Si pierdes una compleja hoja de cálculo de Excel debido a un fallo del programa o a la sobreescritura de datos, podrías perder horas de trabajo y datos valiosos.
Afortunadamente, en muchos casos es posible recuperar archivos de Excel no guardados o sobrescritos, al igual que es posible recuperar archivos de Word.
Esta guía te mostrará paso a paso lo que puede hacer para recuperar un archivo de Excel no guardado.
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Cómo recuperar un archivo Excel no guardado
1. Recupera un archivo Excel sobrescrito con Excel Assurance
En versiones anteriores de Excel, se creaba una copia de seguridad automáticamente al guardar el archivo. Esta copia de seguridad servía de protección contra los cambios accidentales, ya que siempre era posible restaurar la última versión del archivo.
En las versiones actuales de Excel, esta opción sigue existiendo, pero está algo oculta, ya que ahora hay que especificar para cada archivo si se debe hacer una copia de seguridad. Esta opción se puede configurar de la siguiente manera:
- Haz clic en la pestaña «Archivo» y luego en «Guardar como».
- En la siguiente ventana, selecciona «Examinar» y la carpeta en la que deseas guardar el archivo.
- En el cuadro de diálogo «Guardar como», haz clic en «Herramientas» y luego en «Configuración general».
- En este cuadro de diálogo, selecciona «Hacer siempre una copia de seguridad» y confirma haciendo clic en «Aceptar».
A partir de ahora, la copia de seguridad se creará automáticamente con una extensión XLK cada vez que la guarde. Para restaurar esta copia de seguridad, tiene dos opciones: puede sustituir la extensión del archivo de la copia de seguridad por la extensión XLSX y abrir el archivo de la forma habitual. También puede seleccionar la opción Abrir en la pestaña Archivo de Excel. Haz clic en el botón «Examinar» y navega hasta la carpeta donde se encuentra el archivo.
En la ventana de selección de archivos de la parte inferior derecha, elige «Copias de seguridad» en lugar de «Todos los archivos de Excel». Ahora puedes ver todas las copias de seguridad en esa carpeta y abrirlas directamente para guardarlas de nuevo en Excel.
Consejo
También puedes abrir la opción «Abrir» con el atajo de Excel [Ctrl] + [O].
2. Recupera archivos de Excel no guardados de OneDrive
Si guardas archivos de Excel en OneDrive para compartirlos con colegas, colaborar o acceder a ellos desde varios ordenadores, ya tienes una copia automática de la última versión.
OneDrive ofrece un práctico control de versiones, para que puedas acceder a las últimas versiones guardadas de todos tus archivos en cualquier momento. Para ello, basta con seguir los siguientes pasos:
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- Haz clic con el botón derecho en el archivo deseado en la carpeta de OneDrive (en el Explorador de Windows).
- Selecciona «Historial de versiones» en el menú contextual. Aquí puede ver las últimas versiones guardadas del archivo.
- Haz clic en el icono con tres puntos que indica la versión seleccionada. Ahora puedes recuperar o descargar el archivo de Excel con su nombre original, o guardarlo con un nombre diferente para comparar las dos versiones.
Consejo
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3. Recupera un archivo Excel sobrescrito mediante el historial de versiones de Windows
La opción de historial de versiones de Windows 10 guarda regularmente (y en caso de cambios importantes) todos los archivos de su directorio en una unidad externa. Esta opción no sólo protege contra la corrupción del disco duro o los virus, sino también contra la sobrescritura involuntaria de archivos.
Se necesita una memoria USB o una unidad de red para guardar los datos. Si el historial de versiones está activado, puedes restaurar un archivo Excel antiguo de la siguiente manera:
- Selecciona el archivo en el Explorador de Windows y haz clic en el botón «Historial» de la pestaña Inicio.
- Se abre una ventana que muestra la última versión guardada del archivo. Puedes navegar entre las distintas versiones utilizando las flechas situadas a la derecha y a la izquierda de la ventana. De este modo, podrás alcanzar fácilmente el estado deseado del archivo.
- Haciendo clic en el icono de la flecha redonda en el centro, puede restaurar la versión del archivo. Esto sobrescribirá la versión actual del archivo. También puedes hacer clic en el engranaje de la esquina superior derecha y seleccionar «Restaurar a». Ahora puede seleccionar cualquier carpeta en la que desee copiar la versión del archivo.
Consejo
Hay una forma más sencilla de acceder a las versiones anteriores de un archivo de Excel: haz clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo en Windows y selecciona «Propiedades» en el menú contextual. Puede ver todas las versiones guardadas del archivo en la pestaña «Versiones anteriores» de la ventana. Ahora puedes restaurar el archivo haciendo clic en el botón «Restaurar», o guardar una copia del mismo en otra carpeta.
4. Configuración del historial de archivos
Para que el método descrito anteriormente funcione, primero debes configurar el historial de archivos en Windows:
- Ve al submenú «Copia de seguridad» en el menú de configuración «Actualizaciones y seguridad».
- Haz clic en el botón «Añadir disco» y selecciona la unidad deseada para almacenar los datos. Si hay un disco duro externo o una unidad de red adecuada para almacenar el historial de archivos, se ofrecerá automáticamente.
- Activa la opción «Hacer una copia de seguridad automática de mis archivos».
- Si seleccionas esta opción, el historial de archivos se activará en segundo plano.
- Haz clic en «Más opciones» y luego en «Copia de seguridad ahora» para copiar inmediatamente tus datos existentes en la unidad de copia de seguridad. De lo contrario, no se realizará una copia de seguridad de sus datos hasta el siguiente cambio.
- Selecciona las carpetas de las que quieres hacer una copia de seguridad.
- En el historial de archivos sólo se guardan los archivos que no se pueden recuperar en caso de pérdida, no los programas ni los archivos del sistema operativo. Las carpetas de datos típicas ya están seleccionadas automáticamente para la copia de seguridad en tu perfil de usuario. En Opciones de copia de seguridad puedes añadir otras carpetas a la selección, por ejemplo, si utilizas carpetas de proyecto que no se encuentran en la carpeta de usuario del disco duro.
5. Recupera un archivo de Excel no guardado
Si Excel se bloquea mientras está funcionando, o si de repente tiene un problema de alimentación y pierde un archivo sin guardarlo, normalmente hay formas de recuperar un archivo recién guardado.
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Normalmente se puede recuperar aunque no se haya guardado antes. Esto se debe a que todos los programas de Microsoft Office tienen una opción de autoguardado. Si Excel deja de funcionar y se produce un fallo, el programa ofrece la opción de restaurar el archivo de Excel desde el autoguardado si no se cerró correctamente la última vez.
Puedes restaurar un archivo de Excel desde la ventana de inicio de la siguiente manera:
- Si haces clic en el botón «Mostrar documentos recuperados», verá una lista de los últimos archivos abiertos que no se guardaron correctamente, y la hora del último guardado.
- Con un solo clic puedes restaurar el archivo que necesitas.
- Una vez que haya recuperado el archivo, deberás guardarlo de nuevo como archivo de Excel, ya que el guardado automático se eliminará la próxima vez que se cierre Excel con éxito.
También puedes restaurar los archivos de Excel no guardados más tarde:
Haz clic en «Archivo» en el menú de la cinta y selecciona «Gestionar libro de trabajo» en «Información».
La opción Restaurar libros no guardados permite seleccionar y restaurar archivos de Excel no guardados. Excel almacena los cambios no guardados en la carpeta «C:U.S.A.». También se puede acceder a los archivos aquí.
Las copias de seguridad automáticas evitan la pérdida de datos
Excel tiene una función de copia de seguridad de datos que guarda los cambios a intervalos regulares. Sin embargo, debe activar esta función de antemano:
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- Accede a la pestaña Archivo y selecciona Opciones.
- Selecciona la pestaña «Archivo» y selecciona «Configuración». Selecciona el menú «Guardar» y marca la opción «Guardar datos de AutoRestore cada…».
- Establece el intervalo deseado, después del cual Excel debe guardar los datos.
- Activa la opción «Guardar automáticamente la última versión restaurada si salgo sin guardar». Esto facilita la restauración del último archivo de Excel si se cierra el programa inesperadamente.
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Me llamo Javier Chirinos y soy un apasionado de la tecnología. Desde que tengo uso de razón me aficioné a los ordenadores y los videojuegos y esa afición terminó en un trabajo.
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