Características de la Administración de Proyectos y Software

Hoy toca hablar de las características de la administración de proyectos con la ayuda de los software de gestión de proyectos y las herramientas de colaboración interna y externa que están por todas partes. Gratuitos o de pago, simples o complejos, la oferta es infinita.

Estos software pueden ayudar enormemente a mejorar la comunicación y el ritmo de trabajo, siempre que sepas lo que necesitas. La gran variedad de opciones, en realidad, puede confundirte, pero no te estreses, deja que este blog te guíe para elegir el más adecuado.

caracteristicas-de-la-administracion-de-proyectos

Índice De Contenidos

    ¿Qué es un software de administración de proyectos?

    Antes de ir a las características de la administración de proyectos, debemos saber de qué van estos softwares que nos ayudarán con el proyecto.

    Para una definición básica del software de administración de proyectos, este sistema es básicamente una herramienta que ayuda a los dueños de negocios, a los gerentes de proyectos y personas a hacer un seguimiento del progreso de los entregables.

    Estas herramientas facilitan la colaboración, el seguimiento y la realización de tareas a medida que se realizan. También es una gran herramienta para compartir conocimientos, ya que fomenta la documentación adecuada en toda la organización.

    En un estudio de caso realizado por el Project Management Institute, la empresa Du Telecom pudo alcanzar una tasa de crecimiento del 32% en sus primeros cuatro años. La empresa atribuye este crecimiento a tener prácticas seguras de gestión de proyectos.

    Esto subraya lo importante que es tener una implementación y administración segura del proyecto y el uso de un software de administración de proyectos puede ayudarlo con este objetivo.

    Características de la Administración de Proyectos en Software

    Existen varias características de la administración de proyectos en un software que debes esperar esencialmente de un sistema para administración de proyectos confiable. La función básica de estos sistemas es el seguimiento de proyectos. Por ejemplo: debe poder visualizar quien está trabajando en que parte del proyecto, cuellos de botella y la descripción general de todo el proyecto.

    Además entre las características de administración de proyectos que tiene este tipo de software está que te permitirán mejorar la comunicación, te brindará informes precisos y te ayudará a generar los mejores informes para tu negocio. Incluso te dan la opción de configurar paneles de control si quieres echar un vistazo rápido a cómo estás actualmente.

    1. Características de colaboración

    Las características de colaboración representan una importante consideración de compra. La gestión de proyectos y carteras es un esfuerzo de equipo, por lo que colaborar y compartir documentos es vital. Esto incluye características que permiten a los usuarios hacer preguntas y resolver problemas relacionados con proyectos, tareas, recursos, programas y otros problemas.

    ¿Las capacidades de colaboración del software permiten que los gerentes y los miembros del equipo trabajen juntos fácilmente en la priorización, la asignación de recursos y el flujo de procesos? ¿Puede el equipo profundizar en un proyecto, recurso o tarea específica al colaborar? ¿Están disponibles las capacidades de redes sociales empresariales, la mensajería instantánea y otras herramientas de colaboración fáciles de usar? Esta es una de las características de la administración de proyectos esenciales.

    2. Capacidades globales y móviles

    Muchas empresas ejecutan múltiples proyectos en todo el mundo, por lo que es importante medir la capacidad del software de gestión de cartera y proyectos para respaldar las operaciones internacionales. Esto podría incluir una función de conversión de moneda, así como soporte en múltiples idiomas.

    Lee También:   6 Mejores Programas De Fotografía Para Mac

    Muchas organizaciones también tienen una gran fuerza de trabajo móvil, por lo que la capacidad de admitir el acceso móvil a las funciones  es clave. El acceso móvil al software de gestión de proyectos y carteras permite a los usuarios aprovechar las mejores  características, independientemente del lugar desde el que trabajan, y puede ayudar a fomentar una mejor colaboración.

    3. Soporte de datos y gobierno

    Los beneficios de un buen software con buenas características de la administración de proyectos se alcanzan cuando los sistemas obtienen datos sobre todos los aspectos del proyecto para ejecutivos y gerentes de proyectos, de modo que puedan tomar decisiones sobre priorización, recursos, presupuestos y cronogramas. Por lo tanto, tiene sentido que la importancia de una plataforma sea compatible con la recopilación, el análisis y el intercambio de datos.

    Es posible que los datos provengan de sistemas financieros, de recursos humanos y otros sistemas, por lo que el software de administración de cartera y proyectos necesita automatización y flujo de datos. ¿La plataforma admite la exportación de datos en los formatos de archivo más comunes de la industria, tanto de fuentes internas como externas?

    La gobernabilidad de los datos, incluida la calidad y seguridad de los datos, es otra consideración a tener en cuenta en las características de la gestión de proyectos. Esto incluye la capacidad de eliminar el ingreso de datos redundantes, así como identificar y corregir datos que violan los criterios de reglas de negocios preconfigurados, que las organizaciones pueden modificar según sea necesario.

    Las capacidades de seguridad incluyen controles de acceso a datos, como la capacidad de establecer permisos basados ​​en roles.

    4. Expansibilidad, escalabilidad, flexibilidad

    Para las empresas en crecimiento, la capacidad de una plataforma para expandirse y escalarse para satisfacer la creciente demanda de los usuarios, así como para respaldar un número creciente de proyectos, es vital. ¿La plataforma incluye módulos que brindan flexibilidad y permiten una fácil expansión específica del proyecto? ¿Permite a los usuarios activar y desactivar las funciones según sus necesidades en un momento dado? Esta es una de las características de la administración de proyectos de un software más importantes.

    5. Integración con otros sistemas

    El software deberá trabajar en conjunto con otros sistemas para que la organización pueda obtener importantes beneficios del software de gestión de carteras y proyectos. Esto permite a los usuarios realizar una variedad de tareas relacionadas con el análisis del proyecto.

    Estos pueden incluir sistemas financieros, gestión de servicios/aplicaciones de cronometraje, sistemas de gestión de proyectos, plataformas de inteligencia empresarial y plataformas ERP.

    ¿Porqué usar un Software de Administración de Proyectos?

    Contar con este tipo de sistema con excelentes características de la administración de proyectos le brindará la garantía de que sus proyectos se completarán de manera adecuada y eficiente. A continuación, se enlistan una serie de ventajas competitivas de las que usted disfrutará al implementar un software de administración de proyectos en su compañía:

    • Colaboración en tiempo real

      Un sistema en la nube puede brindar a los usuarios la capacidad de trabajar en colaboración en un espacio compartido sin sacrificar el enfoque de cada usuario, además, los líderes de proyecto tendrán la facilidad de trabajar en múltiples proyectos y vigilar el desempeño de sus subordinados mientras que los gerentes pueden estar al tanto de todo a medida que suceden las cosas sin afectar afectar la productividad de otros.

    • Compartir documentos

      Parte de la función de colaboración en tiempo real es la capacidad de compartir y trabajar en documentos con otros miembros de su equipo. Esto se puede hacer más fácil con las soluciones de administración de proyectos que le permiten a la empresa integrar aplicaciones de almacenamiento en la nube de terceros en el sistema, haciendo que la colaboración a larga distancia sea un esfuerzo más simple.

    • Administración de costos

      Un buen sistema de administración de proyectos ofrece a sus usuarios informes precisos que ayudarán a la proyección de costos, identificando fuentes de costos excesivos y agilizando la la producción para abordar cualquier problema de costos actual.

    • Reportes en tiempo real

      Los sistemas en la nube puedes generar reportes que simplifican la información relevante de la empresa para volverla más comprensible para el usuario. Esto resulta fundamental para identificar los KPIS adecuados para evaluar el rendimiento del equipo de trabajo.

    • Documentación más sencilla

      En relación con un manejo más sencillo, el software de gestión de proyectos también facilita la documentación. Esto significa que los proyectos se pueden usar para el análisis y la reimplementación en el futuro, y las soluciones proporcionadas por equipos anteriores pueden ser implementadas por otros equipos en proyectos futuros.

    Te puede interesar: 7 Mejores Programas de Gestión de Proyectos Para Mac

    Lee También:   6 Alternativas A Advanced Systemcare: Programas Para La Optimización De Rendimiento

    ►TAMBIÉN TE PUEDE INTERESAR◄

    Deja una respuesta

    Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

    Subir

    Utilizo cookies propias, de análisis y de terceros para mejorar la experiencia de navegación por mi web. Y en algunos artículos, para mostrarte publicidad relacionada con tus preferencias según el análisis de tu navegación. Pero solo es para seguir ofreciéndote contenido de calidad en el blog de manera totalmente gratuita. Puedes informarte más profundamente sobre qué cookies estoy utilizando y desactivarlas si quieres (algo que agradecería que no hicieras) Quiero saber más