Características de la Administración de Proyectos y Software

1. Características de colaboración

Las características de colaboración representan una importante consideración de compra. La gestión de proyectos y carteras es un esfuerzo de equipo, por lo que colaborar y compartir documentos es vital. Esto incluye características que permiten a los usuarios hacer preguntas y resolver problemas relacionados con proyectos, tareas, recursos, programas y otros problemas.

¿Las capacidades de colaboración del software permiten que los gerentes y los miembros del equipo trabajen juntos fácilmente en la priorización, la asignación de recursos y el flujo de procesos? ¿Puede el equipo profundizar en un proyecto, recurso o tarea específica al colaborar? ¿Están disponibles las capacidades de redes sociales empresariales, la mensajería instantánea y otras herramientas de colaboración fáciles de usar? Esta es una de las características de la administración de proyectos esenciales.

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2. Capacidades globales y móviles

Muchas empresas ejecutan múltiples proyectos en todo el mundo, por lo que es importante medir la capacidad del software de gestión de cartera y proyectos para respaldar las operaciones internacionales. Esto podría incluir una función de conversión de moneda, así como soporte en múltiples idiomas.

Muchas organizaciones también tienen una gran fuerza de trabajo móvil, por lo que la capacidad de admitir el acceso móvil a las funciones  es clave. El acceso móvil al software de gestión de proyectos y carteras permite a los usuarios aprovechar las mejores  características, independientemente del lugar desde el que trabajan, y puede ayudar a fomentar una mejor colaboración.

3. Soporte de datos y gobierno

Los beneficios de un buen software con buenas características de la administración de proyectos se alcanzan cuando los sistemas obtienen datos sobre todos los aspectos del proyecto para ejecutivos y gerentes de proyectos, de modo que puedan tomar decisiones sobre priorización, recursos, presupuestos y cronogramas. Por lo tanto, tiene sentido que la importancia de una plataforma sea compatible con la recopilación, el análisis y el intercambio de datos.

Es posible que los datos provengan de sistemas financieros, de recursos humanos y otros sistemas, por lo que el software de administración de cartera y proyectos necesita automatización y flujo de datos. ¿La plataforma admite la exportación de datos en los formatos de archivo más comunes de la industria, tanto de fuentes internas como externas?

La gobernabilidad de los datos, incluida la calidad y seguridad de los datos, es otra consideración a tener en cuenta en las características de la gestión de proyectos. Esto incluye la capacidad de eliminar el ingreso de datos redundantes, así como identificar y corregir datos que violan los criterios de reglas de negocios preconfigurados, que las organizaciones pueden modificar según sea necesario.

Las capacidades de seguridad incluyen controles de acceso a datos, como la capacidad de establecer permisos basados ​​en roles.

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4. Expansibilidad, escalabilidad, flexibilidad

Para las empresas en crecimiento, la capacidad de una plataforma para expandirse y escalarse para satisfacer la creciente demanda de los usuarios, así como para respaldar un número creciente de proyectos, es vital. ¿La plataforma incluye módulos que brindan flexibilidad y permiten una fácil expansión específica del proyecto? ¿Permite a los usuarios activar y desactivar las funciones según sus necesidades en un momento dado? Esta es una de las características de la administración de proyectos de un software más importantes.

5. Integración con otros sistemas

El software deberá trabajar en conjunto con otros sistemas para que la organización pueda obtener importantes beneficios del software de gestión de carteras y proyectos. Esto permite a los usuarios realizar una variedad de tareas relacionadas con el análisis del proyecto.

Estos pueden incluir sistemas financieros, gestión de servicios/aplicaciones de cronometraje, sistemas de gestión de proyectos, plataformas de inteligencia empresarial y plataformas ERP.

¿Porqué usar un Software de Administración de Proyectos?

Contar con este tipo de sistema con excelentes características de la administración de proyectos le brindará la garantía de que sus proyectos se completarán de manera adecuada y eficiente. A continuación, se enlistan una serie de ventajas competitivas de las que usted disfrutará al implementar un software de administración de proyectos en su compañía:

• Colaboración en tiempo real

  Un sistema en la nube puede brindar a los usuarios la capacidad de trabajar en colaboración en un espacio compartido sin sacrificar el enfoque de cada usuario, además, los líderes de proyecto tendrán la facilidad de trabajar en múltiples proyectos y vigilar el desempeño de sus subordinados mientras que los gerentes pueden estar al tanto de todo a medida que suceden las cosas sin afectar afectar la productividad de otros.

• Compartir documentos

  Parte de la función de colaboración en tiempo real es la capacidad de compartir y trabajar en documentos con otros miembros de su equipo. Esto se puede hacer más fácil con las soluciones de administración de proyectos que le permiten a la empresa integrar aplicaciones de almacenamiento en la nube de terceros en el sistema, haciendo que la colaboración a larga distancia sea un esfuerzo más simple.

• Administración de costos

  Un buen sistema de administración de proyectos ofrece a sus usuarios informes precisos que ayudarán a la proyección de costos, identificando fuentes de costos excesivos y agilizando la la producción para abordar cualquier problema de costos actual.

• Reportes en tiempo real

  Los sistemas en la nube puedes generar reportes que simplifican la información relevante de la empresa para volverla más comprensible para el usuario. Esto resulta fundamental para identificar los KPIS adecuados para evaluar el rendimiento del equipo de trabajo.

• Documentación más sencilla

  En relación con un manejo más sencillo, el software de gestión de proyectos también facilita la documentación. Esto significa que los proyectos se pueden usar para el análisis y la reimplementación en el futuro, y las soluciones proporcionadas por equipos anteriores pueden ser implementadas por otros equipos en proyectos futuros.

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