Consells per imprimir fulls de càlcul d'Excel sense errors

Dominar la impressió a l'Excel no és només donar-li al botó i creuar els dits; quan el full és ple de dades, qualsevol marge mal posat, orientació inadequada o escala incorrecta pot arruïnar el resultat. Si t'has trobat amb taules tallades, pàgines que no hi caben o salts estranys, aquí aprendràs a evitar-ho pas a pas.

En aquesta guia pràctica i extensa reunim allò essencial per imprimir des d'Excel (escriptori i web) i Google Sheets. Veuràs com preparar el full, definir àrees d'impressió, ajustar marges i orientació, escalar a una pàgina, imprimir només una selecció o una taula concreta, treure diversos fulls o llibres de l'estirada, i fins i tot què canvia a Excel per a la Web. A més, afegim recomanacions de qualitat, estalvi de tinta i com generar un PDF net.

Configuració bàsica abans d'imprimir a Excel

Abans de llançar la impressió, val la pena dedicar un minut a la preparació. A Excel per a escriptori, l'accés més ràpid a la vista prèvia i opcions és Fitxer > Imprimeix (o Ctrl+P), on s'obre la interfície amb la vista prèvia a la dreta i la configuració a l'esquerra. Aquí podràs triar impressora, còpies i revisar com quedarà la pàgina.

Per afinar el disseny, passeu per Disseny de pàgina o per les propietats d'impressió: orientació (vertical/horitzontal), mida del paper, i marges. Els marges “Normal” o “Estret” funcionen bé segons el contingut; si necessites ajustar amb precisió, fes servir Marges personalitzats per mil·limetrar cada costat.

L'orientació és clau: si la vostra taula és ampla, orientació horitzontal evitarà talls; si és més alta que ampla, la vertical serà més llegible. Canvieu l'opció des de Disseny de pàgina > Orientació i valideu a la vista prèvia que no quedin penjant columnes.

Si el que busques és que tot càpiga en un full, revisa l'escalat. A Excel pots seleccionar "Ajustar full a una pàgina”, “Ajustar totes les columnes a una pàgina” o “Ajustar totes les files a una pàgina”. Cada opció comprimeix de manera diferent; controla la mida del text perquè no quedi microscòpic.

Un bon hàbit és definir làrea exacta a imprimir quan no vols treure el full sencer. Selecciona el rang i vés a Disseny de pàgina > Àrea d'impressió > Establir àrea d'impressió. Així evites marges rars o espais en blanc innecessaris.

Imprimir diversos fulls i llibres alhora

Si has de treure diverses pestanyes del mateix fitxer, no cal anar una per una. Al llibre d'Excel, selecciona tots els fulls a imprimir (Ctrl+clic a les pestanyes) i obre Fitxer > Imprimeix. D'aquesta manera, els fulls actius s'envien junts a la impressora en un únic lot.

I si necessites imprimir diversos llibres simultàniament? És possible si col·loques tots els fitxers a la mateixa carpeta. Des d'Excel, aneu a Fitxer > Obre, manteniu premut Ctrl i seleccioneu cada llibre que voleu imprimir; després tria Imprimir. És una drecera perfecta per a informes mensuals o sèries de reports.

Quan imprimiu una combinació de fulls, reviseu la vista prèvia per si alguna s'ha quedat amb un escala o orientació diferents. En aquests casos, unifiqueu els paràmetres bàsics (orientació, mida de paper i escalat) abans d'enviar el lot a la impressora.

Si t'interessa portar-te tot a un fitxer en comptes de directament al paper, pots optar per generar un fitxer de sortida. A la cua d'impressió, escolliu Impressora > Imprimir a arxiu, prem Imprimir i escriu el nom del fitxer quan se sol·liciti. És útil per a processos de revisió o fitxer intern.

Imprimir tot el full, només una part o una taula concreta

Quan no necessites el llibre complet, l'Excel et deixa fitar exactament què surt per la impressora. Al panell d'impressió podeu triar entre Selecció, Fulls actius, Tot el llibre o Taula. Ajusta aquesta opció segons el teu objectiu i així evites paper desaprofitat.

Per imprimir només un rang, seleccioneu abans les cel·les i, a Fitxer > Imprimeix, trieu Imprimir selecció. Comproveu la vista prèvia: si la retallada no queda com volies, tanca la vista, ajusta el rang i repeteix. És la manera més neta de treure únicament allò important.

Treballes amb taules d'Excel (Inserir > Taula)? Si selecciones qualsevol cel·la de la taula, en anar a imprimir podràs marcar “Imprimir taula seleccionada” a Configuració. Així treus només aquesta taula ben enquadrada i sense elements externs.

A Excel per a la Web també pots imprimir una selecció o el full complet des de Arxiu > Imprimir > Imprimir. Si vas marcar cel·les i després canvies d'idea, canvia a “Tot el llibre” a les opcions abans de donar al botó Imprimir; la vista prèvia us mostrarà a l'instant com quedarà.

Quan la teva taula o rang és molt gran, recorda les limitacions: a l'Excel per a la Web, la impressió d'una taula està recomanada si té menys de 10.000 cel·les. Per a llistats més grans, l'ideal és obrir el fitxer a l'app d'escriptori i gestionar-lo des d'allà.

Vista prèvia, àrees d'impressió i escalat a una pàgina

La vista prèvia és la teva millor amiga: obre Fitxer > Imprimeix o utilitza Ctrl+P per veure el document tal com el rebrà la impressora. A la vegada que apliques canvis en orientació, marges o escala, la miniatura s'actualitza perquè no disparis a cegues.

Si establiu una àrea d'impressió i després voleu canviar-la, només cal tornar a seleccionar les cel·les i repetir Disseny de pàgina > Àrea d'impressió > Establir àrea d'impressió. Cada nova selecció sobreescriu l'anterior, i la vista prèvia us confirmarà l'enquadrament.

Quan hi ha files o columnes ocultes, tingueu-ho en compte: en Excel per a la Web, allò ocult no s'imprimeix. Si voleu incloure'l, mostra aquestes files/columnes abans de llançar la impressió. Ho notaràs per encapçalats faltants o línies dobles als rètols; selecciona les capçaleres adjacents, clic dret i tria Mostrar.

Si el teu llibre té fulls ocults, no apareixeran a la sortida fins que els mostris. Fes clic dret a qualsevol pestanya, i si veus l'opció Mostra, significa que hi ha pestanyes ocultes; mostra-les, selecciona les necessàries i torna a imprimir.

Per quadrar en un sol full hi ha diverses tàctiques: “Ajustar full a una pàgina” encongeix tot el contingut; “Ajustar totes les columnes a una pàgina" compacta l' amplada i reparteix les files en diverses pàgines verticals ; " Ajustar totes les files en una pàgina " fa el contrari . Si cap opció et deixa el text llegible , personalitza l' escala amb un percentatge manual " .

Una altra parella d'ajustos que marquen diferència: el mida de paper correcta (p. ex., A4) i els marges. Un marge estret et dóna més camp de dades, però vigila que no quedin encapçalats o peus massa a prop de la vora; si necessites precisió, fes servir Marges personalitzats.

A la configuració d'impressió podeu escollir a més imprimir a una cara oa doble cara. La modalitat de vora llarga prepara la lectura com un llibre (passen les pàgines pel costat), mentre que el vora curta és tipus calendari (es gira per la part superior). Trieu la que millor encaixi amb el tipus de document.

Si imprimiu diverses còpies d'un document de diverses pàgines, fixeu l'opció de intercalat. Amb intercalat, la impressora treu jocs complets 1-2-3, 1-2-3; sense intercalar, t'imprimeix 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, cosa que complica l'ordenat posterior.

Un detall important a Excel per a la Web: no és possible inserir, veure ni imprimir números de pàgina des del navegador. Si necessiteu capçaleres o peus amb numeració, obriu el fitxer a l'aplicació d'escriptori, afegiu els números a Disseny de pàgina i envieu la impressió des d'allà.

Excel per a la Web i Google Sheets: diferències i com imprimir bé

A Excel per a la Web, el recomanable és utilitzar l'ordre Imprimir Excel i no el del navegador. Accedeix per Fitxer > Imprimir > Imprimir i escull entre Selecció actual o Tot el llibre. Qualsevol canvi de selecció requereix tancar la vista prèvia, ajustar la selecció i tornar a imprimir.

Si vols assegurar-te que tot entra, selecciona l'escala adequada i confirma a la miniatura de vista prèvia. Encara que el contingut càpiga, si veus que la mida del text baixa massa, potser us interessi dividir l'informe en diverses pàgines i aprofitar títols repetits a la part superior perquè sigui més llegible.

A Google Sheets, la ruta és similar: Fitxer > Imprimeix o la icona d'impressora. Des d'aquí tries mida de paper, orientació, marges i escalat. Si només vols una regió, marca “Imprimir àrea seleccionada”; si us interessa que tot entri en una pàgina, feu servir l'opció “Ajustar a la pàgina”.

Sheets permet seleccionar quins fulls imprimir, ajustar format i alineació i veure en viu el resultat. Igual que a Excel, davant de taules molt amples compensa passar a orientació horitzontal i comprimir columnes amb moderació per no perdre llegibilitat.

Per completar el procés amb un resultat professional, acostumeu-vos a utilitzar la vista prèvia ia estandarditzar les vostres configuracions: mateixa mida de paper, marges coherents i una escala que no sacrifiqui la mida de font. La coherència entre fulles millora molt la lectura quan imprimeixes un llibre amb diverses pestanyes.

Dreceres i opcions útils: vista prèvia, selecció ràpida i propietats

La drecera de teclat Ctrl+P obre directament la vista d'impressió amb la miniatura a la dreta. És la manera més ràpida de comprovar talls, salts i encapçalats sense sortir de la fulla. Si alguna cosa no encaixa, torna un pas, corregeix i revisa una altra vegada.

Al panell d'impressores, podeu canviar el dispositiu actiu des del desplegable “Impressora”. Si utilitzeu múltiples impressores (p. ex., color i monocrom), el selector t'estalvia anades i vingudes. A més, el botó de Propietats obre opcions específiques del driver de la impressora (qualitat, safata, tipus de paper).

Per a taules, cal seleccionar tota l'estructura abans d'imprimir. Fes clic a la primera cel·la, mantingues Maj i selecciona l'última per abastar totes les columnes i files de la taula sense desplaçar-te gaire. Així us assegureu de no retallar una columna per accident.

Quan el full tingui múltiples vistes o filtres, fixa't en què s'està mostrant a la pantalla. Excel imprimirà el visible segons la selecció i l'àrea establerta, així que si n'hi ha columnes filtrades o ocultes, revisa si de debò vols excloure-les del paper o prefereixes mostrar-les abans d'imprimir.

Qualitat, estalvi i PDF: trucs finals que marquen la diferència

Si el document és per lliurar o arxivar, considera treure un PDF. A l'Excel d'escriptori podeu utilitzar Fitxer > Desa com o Exporta a PDF després de configurar la impressió (orientació, marges, escala i àrea). Així t'emportes un fitxer fidel, fàcil de compartir i que no es descompon en obrir-lo.

A Google Sheets encara és més directe: Fitxer > Descarregar > PDF. El panell de configuració és molt semblant al d'impressió, per tant pots reutilitzar els mateixos ajustaments per aconseguir un PDF net en el primer intent.

Si necessiteu un fitxer intermedi de la impressió en lloc de paper, seleccioneu l'opció de Imprimir a arxiu al llistat d'impressores, prem Imprimir i anomena'l quan se't sol·liciti. És una manera de conservar exactament el que hauries enviat a la impressora.

Per millorar la qualitat sense disparar el cost, ajusta el mode d'impressió a “Esborrany” quan només vulguis proves ràpides i reserva la qualitat alta per a la versió final. Triar un paper adequat al teu document (per exemple, estàndard per a taules i una mica més gruixut per a presentacions) millora molt la sensació al tacte i la lectura.

Si acostumes a imprimir amb freqüència, considera utilitzar consumibles compatibles de confiança i controla el color només quan aporti valor. Per a informes purament numèrics, monocrom amb bon contrast sol ser suficient i més econòmic.

Hi ha serveis d'impressió en línia que us permeten pujar el PDF, triar el tipus de paper, color o blanc i negre i l'acabat. Són pràctics quan no tens impressora a mà o necessites tiratges mitjans amb qualitat constant; preparar bé el fitxer (marges, escala, orientació) assegurarà un resultat impecable.

Amb tot això, ja tens els ingredients per imprimir sense sobresalts: prepara el full, defineix l'àrea, ajusta marges i orientació, decideix si escalar a una pàgina o repartir-ne en diverses, fes servir la vista prèvia per validar i, quan toqui, passa a PDF o arxiu per conservar un original perfecte per compartir o enviar a impremta.

Imprimir fulls de càlcul deixa de ser dolor quan s'interioritza la rutina: vista prèvia, paràmetres clars i coherència entre fulles. Ajustant la selecció, l'escalat i els marges, aconseguiràs sortides netes, llegibles i professionals tant a Excel (escriptori i web) com a Google Sheets, sense sorpreses ni pàgines “mossegades”.

Article relacionat:

Com imprimir com a PDF a Windows 11: guia completa amb consells i solucions

Isaac

Redactor apassionat del món dels bytes i la tecnologia en general. M'encanta compartir els meus coneixements a través de l'escriptura, i això és el que faré en aquest bloc, mostrar tot el més interessant sobre gadgets, programari, maquinari, tendències tecnològiques, i més. El meu objectiu és ajudar-te a navegar pel món digital de forma senzilla i entretinguda.