So sánh Microsoft 365 và Google Workspace: Quá trình chuyển đổi trong doanh nghiệp.

Nếu bạn đã làm việc với Bạn đang sử dụng Google Workspace và cân nhắc chuyển sang Microsoft 365.Có lẽ một nửa nhóm của bạn rất hài lòng với Gmail, Drive và Docs… và nửa còn lại thì thề rằng nếu không có chúng thì mọi thứ sẽ không thể hoạt động được. TừExcel và PowerPoint không thể tồn tại được. Tình trạng này phổ biến hơn chúng ta tưởng: các tổ chức đã đầu tư vào Google trong nhiều năm, đã đào tạo người dùng của họ, nhưng vẫn có một tỷ lệ rất cao người dùng thích hệ sinh thái của Microsoft hơn.

Trong bối cảnh này, câu hỏi thường gặp là liệu Tiếp tục sử dụng Google Workspace, chuyển toàn bộ sang Microsoft 365, hoặc cùng tồn tại một cách miễn cưỡng. Tiếp tục với việc cài đặt Office trên máy tính và các tệp trong Drive. Và tất nhiên, một vấn đề quan trọng khác nảy sinh: làm thế nào để thực hiện một Di chuyển có trật tự email, tập tin, lịch và quyền truy cập Không gây ra bất kỳ sự cố nào và không khiến người dùng phải chờ đợi cả tuần. Chúng ta hãy cùng phân tích mọi thứ một cách bình tĩnh và thực tế.

Microsoft 365: Một hệ sinh thái mạnh mẽ dành cho môi trường kinh doanh đòi hỏi cao.

Khi chúng ta nói về Microsoft 365 (trước đây là Office 365) Chúng tôi đang đề cập đến một nền tảng kết hợp các ứng dụng máy tính để bàn truyền thống với dịch vụ đám mây, bảo mật nâng cao và các công cụ cộng tác hiện đại. Nói cách khác, nó kết hợp Word và Excel truyền thống với Teams. SharePointOneDrive và toàn bộ hệ thống quản trị và bảo mật của Microsoft.

Trong số những thành phần nổi tiếng nhất của nó có thể kể đến... Ứng dụng văn phòng trên máy tính để bàn và web (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher), cùng với các công cụ cộng tác như... Nhóm, SharePoint và OneDriveCác dịch vụ doanh nghiệp như Exchange Online hoặc Power Platform, và một loạt các giải pháp bảo mật ngày càng phát triển như Microsoft Defender và các tính năng tuân thủ.

Một trong những điểm mạnh lớn của Microsoft 365 là... Chức năng ngoại tuyến đầy đủNgười dùng có thể tiếp tục làm việc với tất cả các tài nguyên của Word, Excel hoặc PowerPoint ngay cả khi mất kết nối internet, điều này rất quan trọng đối với các công ty thường xuyên đi công tác, công trường xây dựng, chi nhánh có kết nối kém hoặc đơn giản là những người dùng thích mô hình truyền thống là lưu trữ tệp cục bộ rồi đồng bộ hóa sau.

Hơn nữa, nền tảng này được thiết kế rất phù hợp cho tích hợp với cơ sở hạ tầng Cửa sổ và Active DirectoryDo đó, giải pháp này đặc biệt phù hợp với các tổ chức đã sử dụng môi trường Microsoft, với máy chủ, tên miền và ứng dụng kinh doanh dựa trên công nghệ nội bộ.

Về mặt hạn chế, Microsoft 365 mang một số nhược điểm nhất định. độ phức tạp của cấu hình và quản trịTrung tâm quản trị rất mạnh mẽ, nhưng cần có kiến ​​thức kỹ thuật để tận dụng tối đa các chức năng của nó. Quá trình học hỏi cũng có thể khó khăn hơn đối với những người dùng chưa quen thuộc với hệ sinh thái của Microsoft, đặc biệt là những người đến từ các môi trường hoàn toàn dựa trên web như Google Workspace.

Google Workspace: Cộng tác trên nền tảng đám mây dễ dàng

Google Workspace (trước đây là G Suite) ra đời ngay từ đầu với ý tưởng rằng: Mọi thứ diễn ra trên trình duyệt và trong thời gian thực.Không cần cài đặt các gói phần mềm nặng nề: Docs, Sheets, Slides, Gmail, Calendar, Meet… tất cả đều có thể truy cập từ web hoặc từ máy tính. ứng dụng Điện thoại di động siêu nhẹ được thiết kế để hoạt động ở bất cứ đâu.

Phần quan trọng nhất của dãy phòng bao gồm: Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Lịch, Trò chuyện và Gặp gỡNgoài ra, nó còn bao gồm các tiện ích như Forms, Sites, Keep, Jamboard và AppSheet. Nói cách khác, email doanh nghiệp của bạn đã được đáp ứng đầy đủ. lưu trữ Trên nền tảng đám mây, cung cấp các bộ ứng dụng văn phòng cơ bản, cuộc gọi video và nhắn tin nội bộ, với trọng tâm chính là sự đơn giản.

Điểm mạnh lớn nhất của Google Workspace nằm ở... cộng tác đồng thời trên các tài liệuNhiều người dùng có thể chỉnh sửa một tệp cùng lúc, xem các thay đổi theo thời gian thực, bình luận, đề xuất và trò chuyện ngay trong tài liệu mà không cần lo lắng về kiểm soát phiên bản hay khóa tệp. Đối với các nhóm làm việc từ xa, các công ty khởi nghiệp và các công ty có cấu trúc tổ chức rất phẳng, đây thực sự là một lợi thế lớn.

Một điểm được đánh giá cao khác là giao diện gọn gàng và tối thiểuĐiều này cho phép hầu hết người dùng làm quen với nó chỉ trong vài phút, đặc biệt nếu họ đã sử dụng tài khoản Gmail cá nhân hoặc Google Drive. Đối với các tổ chức có đội ngũ CNTT nhỏ, sự đơn giản này giúp giảm thiểu sự cố và thời gian hỗ trợ.

Mặt trái của vấn đề là... sự phụ thuộc vào kết nối internet Sự khác biệt khá rõ rệt: chế độ ngoại tuyến có tồn tại, nhưng chúng chưa đạt đến mức độ hoàn thiện như các ứng dụng máy tính để bàn của Microsoft. Hơn nữa, mặc dù khả năng tương thích với các tệp Office đã được cải thiện đáng kể, nhưng các tài liệu Excel hoặc Word phức tạp vẫn có thể gặp vấn đề khi mở hoặc chỉnh sửa trên [hệ thống/ứng dụng/nền tảng]. Google Docs hoặc Tờ.

So sánh chính: trải nghiệm người dùng, khả năng cộng tác và dung lượng lưu trữ

Nếu tập trung vào nhu cầu hàng ngày của người dùng, Microsoft 365 cung cấp... giao diện với nhiều tùy chọn và khả năng hơnVới các dải ruy băng chứa đầy menu, tab và cài đặt nâng cao. Điều này rất phù hợp cho những người dùng khai thác tối đa khả năng của Excel hoặc Word, nhưng có thể gây khó khăn cho người dùng cơ bản hơn.

Ngược lại, Google Workspace lại đặt cược vào... Thiết kế gọn gàng hơn với các tính năng được hiển thị theo ngữ cảnh.Điều này giúp che giấu một số phức tạp để người dùng không bị lạc lối. Nó đẩy nhanh quá trình làm quen, mặc dù một số người dùng nâng cao sẽ cảm thấy thiếu các tùy chọn chuyên sâu hơn đối với các tài liệu rất phức tạp.

Trong sự hợp tác, Microsoft 365 đặc biệt dựa vào... Teams, SharePoint và tính năng cộng tác soạn thảo trong Office.Teams tích hợp trò chuyện, kênh, cuộc gọi video và chỉnh sửa cộng tác các tài liệu được lưu trữ trên OneDrive hoặc SharePoint. Chức năng cộng tác soạn thảo hoạt động tốt, mặc dù trải nghiệm đôi khi không nhất quán giữa phiên bản máy tính để bàn và phiên bản trực tuyến.

Về phần mình, Google Workspace có... Sự hợp tác thời gian thực được tích hợp trong DNAMọi thứ đều được thiết kế để chia sẻ nhanh chóng, chỉnh sửa đồng thời và bình luận. Khả năng tích hợp của Meet với Lịch và tài liệu giúp việc chuyển đổi liền mạch từ email hoặc tài liệu sang cuộc gọi video trở nên vô cùng dễ dàng.

Trong lĩnh vực lưu trữ và quản lý tập tin, OneDrive và SharePoint cung cấp các giải pháp sau: mô hình thư viện tài liệu có cấu trúc caoVới khả năng kiểm soát chi tiết các quyền truy cập, quy trình phê duyệt, siêu dữ liệu và chính sách lưu giữ. Mặt khác, Google Drive nổi bật nhờ sự đơn giản (và có những lựa chọn thay thế như...) ổ đĩa proton): Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ, chia sẻ nhanh chóng và xem trước hầu hết mọi loại tệp mà không cần ứng dụng bổ sung.

Bảo mật, tuân thủ quy định và tích hợp với các hệ thống khác

Khi chúng ta nói về bảo mật và tuân thủMicrosoft 365 thường có lợi thế trong các lĩnh vực được quản lý chặt chẽ (tài chính, chăm sóc sức khỏe, hành chính công) vì nó bao gồm các tùy chọn như DLP nâng cao, quản trị thông tin, Microsoft Defender, kiểm soát danh tính và quyền truy cập rất chi tiết, cùng với một danh mục chứng nhận rộng lớn (GDPR, HIPAA, ISO 27001, v.v.).

Google Workspace cũng không hề kém cạnh trong lĩnh vực này: Hãy tận dụng cơ sở hạ tầng toàn cầu và các biện pháp bảo mật của Google.với xác thực hai bước, bảo vệ chống lừa đảo và phần mềm độc hạiVault hỗ trợ lưu trữ dữ liệu và tìm kiếm điện tử, cũng như kiểm soát truy cập theo ngữ cảnh. Tuy nhiên, một số chức năng kiểm soát kém chi tiết hơn so với của Microsoft trong các tình huống phức tạp.

Về khả năng tích hợp với các ứng dụng khác, Microsoft có lợi thế sân nhà khi công ty đã có sẵn các ứng dụng khác. Môi trường Windows, Azure, ứng dụng .NET hoặc các giải pháp kinh doanh truyền thống.Nền tảng Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages) cho phép bạn tự động hóa các quy trình, tạo ứng dụng mã nguồn thấp và kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau với mức độ tích hợp gốc cao.

Google Workspace hoàn toàn phù hợp với các tổ chức có nền tảng đám mây caoVới nhiều ứng dụng SaaS và việc sử dụng rộng rãi Nền tảng đám mây Google (Google Cloud Platform), kho plugin và các API mở cho phép kết nối với các dịch vụ của bên thứ ba, mặc dù trong một số trường hợp, có thể cần phải dựa nhiều hơn vào phát triển tùy chỉnh hoặc tích hợp bên ngoài.

Trong lĩnh vực giao tiếp và hội nghị truyền hình, Đội và Google Meet Chúng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của hầu hết các công ty.Teams thường được đánh giá cao trong các môi trường cần tích hợp hệ thống điện thoại doanh nghiệp (Teams Phone) hoặc các sự kiện trực tiếp quy mô lớn, trong khi Meet được đánh giá cao nhờ sự đơn giản và khả năng hoạt động tốt trong hệ sinh thái của Google.

Nền tảng nào phù hợp nhất dựa trên loại hình và quy mô của công ty?

Cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng rất lớn đến quyết định. các công ty có cấu trúc phân cấp truyền thống và các bộ phận được phân định rõ ràngMicrosoft 365 thường phù hợp hơn nhờ khả năng kiểm soát chi tiết, khả năng cấu hình các chính sách rất cụ thể theo từng khu vực và dễ dàng tích hợp với các hệ thống cũ. cơ sở dữ liệu doanh nghiệp.

Trong các tổ chức với cấu trúc phẳng, các nhóm đa chức năng và văn hóa hợp tác theo chiều ngang cao.Google Workspace đặc biệt tiện lợi: mọi người chia sẻ, bình luận và cộng tác trong thời gian thực mà không cần quá lo lắng về "cấu trúc tài liệu" bên trong.

Do quy mô lớn, các tập đoàn lớn với hàng nghìn nhân viên thường lựa chọn... Gói Microsoft 365 hoặc Google Workspace Enterprise Điều này tùy thuộc vào việc họ ưu tiên tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và tích hợp với các hệ thống cũ (phù hợp hơn với Microsoft) hay sự linh hoạt và cộng tác thời gian thực trên quy mô lớn (phù hợp hơn với Google).

Tại các công ty quy mô vừa, cả Microsoft 365 Business Premium như Google Workspace Business Plus Chúng cung cấp sự kết hợp rất hợp lý giữa giá cả, chức năng và bảo mật. Yếu tố quyết định thường là môi trường hiện có: nếu bạn đã sử dụng Office và Windows truyền thống, bạn có thể sẽ chọn Microsoft; nếu doanh nghiệp của bạn bắt đầu trên nền tảng đám mây với Gmail và các ứng dụng web, Google thường thắng thế.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp có dưới 50 người, quyết định thường bị ảnh hưởng bởi tính dễ sử dụng và ngân sách CNTT. Người mới bắt đầu kinh doanh trên Google Workspace Nó tạo điều kiện cho việc khởi nghiệp cực nhanh, trong khi Microsoft 365 Business Basic hoặc Business Standard Chúng rất hấp dẫn khi bạn cũng muốn bao gồm các ứng dụng máy tính để bàn với giấy phép sử dụng cho mỗi người dùng trên nhiều thiết bị.

Vai trò của thiết bị: Các doanh nghiệp sử dụng hoàn toàn máy Mac và những rủi ro liên quan đến OneDrive.

Khi chúng xuất hiện môi trường nơi tất cả người dùng làm việc với MacTuy nhiên, quyết định này còn có những điểm khác biệt nhỏ. Nhiều quản trị viên hệ thống cho biết Google Drive hoạt động khá ổn định trên macOS, với một ứng dụng đồng bộ hóa, dù không hoàn hảo, nhưng thường ít gặp sự cố hơn một số phiên bản OneDrive trong các trường hợp đòi hỏi cao.

Trong các doanh nghiệp sáng tạo nhỏ hoặc các studio kiến ​​trúc, thiết kế hay marketing, việc tìm thấy... là điều khá phổ biến. Các nhóm chỉ sử dụng máy Mac và đặc biệt coi trọng sự ổn định lưu trữ.Trong những trường hợp này, cam kết sử dụng Microsoft 365 như một nền tảng cho email, ứng dụng văn phòng và cộng tác có thể xung đột với sự thiếu tin tưởng đối với OneDrive và, trên hết, việc sử dụng SharePoint rộng rãi trên máy Mac.

Ví dụ, đối với một văn phòng nhỏ, Tám chuyên gia hiện đang sử dụng email GoDaddy và Dropbox. Đối với việc chia sẻ tập tin, vấn đề nan giải rất rõ ràng: nếu email, các cuộc họp và công việc văn phòng khiến bạn nghiêng về Microsoft 365, nhưng lưu trữ đám mây có vẻ mạnh mẽ hơn trên Google Drive, bạn cần cân nhắc kỹ tác động của các vấn đề đồng bộ hóa tiềm ẩn trên macOS.

Trong những trường hợp này, nên nghiên cứu xem khối lượng tệp, kích thước của chúng và nhu cầu làm việc với chúng có phù hợp hay không. thư viện phức tạp và siêu dữ liệu SharePoint Họ lý ​​giải việc chuyển toàn bộ sang Microsoft, hoặc liệu có hợp lý không khi giữ lại một phần hoạt động trên Google Drive, hoặc thậm chí kết hợp các giải pháp tùy thuộc vào loại nội dung và mức độ quan trọng của nó.

Mặt khác, Microsoft đã và đang không ngừng cải tiến... Ứng dụng OneDrive dành cho Mac và tích hợp với FinderĐiều này giúp giảm thiểu các vấn đề đồng bộ hóa khá thường xuyên xảy ra vài năm trước. Tuy nhiên, đối với các công ty nhạy cảm với bất kỳ vấn đề nào về tệp tin (chẳng hạn như một công ty kiến ​​trúc xử lý bản vẽ thiết kế, mô hình 3D và lượng lớn tài liệu), nên tiến hành thử nghiệm thí điểm trước khi chuyển đổi hoàn toàn.

Từ Google Workspace sang Microsoft 365: những gì có thể di chuyển và những gì không thể

Nếu bạn quyết định chuyển từ Google Workspace sang Microsoft 365, điều đầu tiên cần làm rõ là Những loại dữ liệu nào có thể được di chuyển và những hạn chế nào áp dụng?Trong một dự án tiêu chuẩn, những điều sau đây có thể được chuyển giao bài đăngCác quy tắc cơ bản cho email, lịch và danh bạ. Ngoài ra, bạn có thể di chuyển tệp từ Google Drive sang OneDrive và SharePoint, bảo toàn phần lớn siêu dữ liệu và quyền truy cập.

Việc chuyển đổi người dùng thường được thực hiện trong lô hàng hoặc mẻĐiều này cho phép thực hiện dự án theo từng giai đoạn: các hộp thư được tạo trong Microsoft 365, người được phép nhập dữ liệu vào từng đợt được xác định rõ ràng, và các nhóm người dùng được chuyển đổi theo các khung thời gian được kiểm soát để giảm thiểu tác động đến hoạt động hàng ngày.

Việc sở hữu tên miền là điều cần thiết. Đã được xác minh trong Microsoft 365 Và bạn nên cấu hình các bản ghi DNS cần thiết, đặc biệt là các bản ghi TXT và MX, trước khi thực hiện bất kỳ thao tác quan trọng nào. Phần này thường được phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hoặc DNS để tránh sự cố gián đoạn email.

Không phải mọi thứ trên Google đều hoạt động như mong đợi. Có một số hạn chế cần xem xét, chẳng hạn như... Không có sự chuyển đổi nào về đặt chỗ phòng họp., việc mất màu sắc sự kiện trong lịch, việc chuyển đổi một phần danh bạ (với tối đa ba địa chỉ email cho mỗi liên hệ) hoặc sự thiếu vắng các nhãn tùy chỉnh, URL liên hệ hoặc một số danh mục Gmail cụ thể.

Ngoài ra, còn có hạn mức và hạn chế trong API của Google Những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của quá trình chuyển đổi lịch và danh bạ. Do đó, mặc dù quá trình thiết lập ban đầu chỉ mất vài giờ, nhưng việc chuyển đổi hoàn toàn một lượng lớn dữ liệu thường mất vài ngày để hoàn tất.

Các điều kiện tiên quyết và phương pháp di chuyển email và dữ liệu

Trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi từ Google Workspace sang Microsoft 365, bạn nên đảm bảo rằng: Những người phụ trách có vai trò phù hợp. Trong cả hai môi trường: quyền quản trị hoặc tối thiểu là vai trò người tạo dự án trong Google để đăng ký API và cấu hình quyền truy cập, và quyền quản trị trong Microsoft 365 để tạo người dùng, hộp thư và trình kết nối, cũng như có quyền các bản sao lưu trước đó.

Trên thực tế, điều đó thường là cần thiết. Tạo tên miền phụ để định tuyến thư Trong quá trình cùng tồn tại (ví dụ: một quy trình cho luồng chuyển đổi sang Microsoft 365 và một quy trình khác cho luồng chuyển đổi còn lại sang Google) và đảm bảo tất cả người dùng được cấp quyền trong Microsoft 365 trước khi đưa họ vào lô di chuyển.

Các phương pháp di chuyển khả dụng bao gồm từ Các công cụ gốc của Microsoft 365 để chuyển đổi từ Google. Các tùy chọn bao gồm từ các giải pháp chuyên dụng của bên thứ ba đến các tập lệnh và công cụ thủ công cho các trường hợp nhỏ hơn hoặc được tùy chỉnh cao. Việc lựa chọn phương pháp sẽ phụ thuộc vào số lượng hộp thư, khối lượng dữ liệu và ngân sách.

Các dự án được lên kế hoạch tốt kết hợp các cuộc di cư ban đầu quy mô lớn với sự đồng bộ hóa khác nhau Gần thời điểm di chuyển MX, để thời gian gián đoạn đối với người dùng được rút ngắn tối đa. Nghĩa là, dữ liệu chính được di chuyển vài ngày trước đó, và ngay trước khi di chuyển cuối cùng, một lần kiểm tra cuối cùng được thực hiện để đưa vào bất kỳ dữ liệu mới nào đã được thêm vào.

Nên có một kế hoạch truyền thông nội bộ rõ ràng: thông báo trước, khung thời gian thay đổi đã được lên kế hoạch, hướng dẫn cấu hình Outlook, Teams hoặc các ứng dụng khác, và một kênh hỗ trợ được tăng cường trong vài ngày đầu để giải đáp thắc mắc và xử lý các vấn đề nhỏ.

Di chuyển tập tin: từ Google Drive sang OneDrive và SharePoint

Ngoài việc gửi thư, một trong những bước tế nhị nhất là... Di chuyển tập tin từ Google Drive lên đám mây của Microsoft.Đây là lúc Migration Manager phát huy tác dụng, công cụ mà Microsoft cung cấp để phân tích, lập kế hoạch và thực hiện việc chuyển nội dung sang OneDrive và SharePoint trong khi vẫn bảo toàn cấu trúc, quyền truy cập và phần lớn siêu dữ liệu.

Trong quy trình làm việc tiêu chuẩn, điều đầu tiên là... Kết nối môi trường Google với dự án di chuyểnĐể thực hiện việc này, bạn cần cài đặt ứng dụng di chuyển Microsoft 365 từ Google Workspace Marketplace và cấp cho ứng dụng các quyền cần thiết. Sau khi hoàn tất, bạn có thể đăng ký các tài khoản hoặc đơn vị Drive mà bạn muốn quét.

Bước tiếp theo là Phân tích nội dung của Google DriveCông cụ này quét các ổ đĩa, phát hiện các sự cố tiềm ẩn (các tệp có tên hoặc đường dẫn quá dài, các loại tệp không được hỗ trợ, lỗi quyền truy cập, v.v.) và tạo ra các báo cáo có thể tải xuống, cho phép bạn xem xét những gì có thể cản trở quá trình di chuyển hoặc những gì cần được sửa chữa trước đó.

Khi một nhóm thiết bị ổ đĩa được hiển thị là "sẵn sàng để di chuyển", bạn có thể Thêm vào danh sách di chuyển và xem lại các tuyến đường đích.Điều chỉnh nội dung nào được lưu vào OneDrive cá nhân và nội dung nào được lưu vào thư viện SharePoint liên kết với các nhóm hoặc phòng ban.

Một phần quan trọng là Xác thực danh tính giữa Google và Microsoft 365Các tên miền, người dùng và nhóm phải được ánh xạ từ hệ thống này sang hệ thống khác sao cho, sau khi quá trình di chuyển hoàn tất, quyền đọc và chỉnh sửa vẫn được duy trì ở mức tương đối phù hợp với tình trạng ban đầu.

Migration Manager Lite: giải pháp di chuyển dữ liệu đơn giản hóa dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có ít hơn 100 giấy phép, Microsoft đã tạo ra... Trình quản lý di chuyển LiteMột phiên bản đơn giản và tinh gọn hơn của trình quản lý di chuyển tiêu chuẩn, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các đối tác chuyển nội dung từ Google Drive sang Microsoft 365 mà không cần phải loay hoay với tất cả các tùy chọn nâng cao.

Chế độ Lite này đi kèm Được bật mặc định trên các tài khoản SMB. Khi bạn tạo dự án di chuyển và truy cập dự án đó từ trung tâm quản trị Microsoft 365, trong phần cài đặt và di chuyển/nhập khẩu, hãy chọn Google Drive hoặc Google Workspace làm nguồn.

Để bắt đầu sử dụng, bạn cần kiểm tra xem mình đã có... quyền hạn đầy đủ tại người thuê nhà đích (thường là vai trò quản trị viên toàn cầu, SharePoint hoặc tương tự) và tài khoản Google được sử dụng để kết nối có quyền truy cập đọc vào các ổ đĩa và tài khoản người dùng cần di chuyển.

Sau khi dự án được tạo, một quy trình hướng dẫn rất rõ ràng sẽ được tuân theo: kết nối với nguồn, xem xét nội dung, xác định đích đến, gán định danh và khởi chạy quá trình di chuyển kèm theo giám sát tiến độ. Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều này giúp giảm đáng kể nỗ lực kỹ thuật cần thiết.

Ngay cả với phương pháp đơn giản này, vẫn nên có... người có kinh nghiệm trước đây trong lĩnh vực di cưÍt nhất là để xem xét các báo cáo phân tích và xác nhận rằng cấu trúc thư viện trong SharePoint và OneDrive phản ánh đúng cách thức hoạt động thực tế của công ty, chứ không chỉ là bản sao y nguyên của cấu trúc trong Drive.

Chi phí, lợi tức đầu tư và những hiểu lầm về giá cả giữa Google Workspace và Microsoft 365

Trong nhiều năm qua, người ta vẫn mặc nhiên cho rằng Google Workspace “rẻ hơn” Microsoft 365Điều này một phần là do nhiều người bắt đầu với các phiên bản miễn phí của G Suite hoặc tài khoản Gmail cá nhân được chuyển đổi thành công cụ làm việc mà không phát sinh chi phí trực tiếp rõ ràng.

Tuy nhiên, do Google đã loại bỏ dần các gói miễn phí cho doanh nghiệp và hợp nhất các mô hình đăng ký, nên điều đó... Lợi thế về giá đang dần biến mất.Ngày nay, việc so sánh thực sự phải được thực hiện không chỉ bằng cách xem xét phí bản quyền hàng tháng, mà còn cả tổng chi phí sở hữu: tích hợp với các ứng dụng khác, thời gian quản lý, nhu cầu bảo mật, năng suất nhóm, v.v.

Các nghiên cứu như báo cáo tác động kinh tế tổng thể về Nhóm của Microsoft chỉ lợi nhuận đầu tư rất cao khi phân tích việc giảm thời gian họp, loại bỏ việc đi lại, cải thiện sự phối hợp nhóm và đẩy nhanh quá trình ra quyết định.

Một hiện tượng tương tự cũng xảy ra với việc áp dụng Google Workspace trong các tổ chức bắt đầu từ mô hình rất phân tán: chuyển mọi thứ lên nền tảng đám mây cộng tác. Nó giúp giảm thiểu sự phân mảnh thông tin, cải thiện quá trình hòa nhập của nhân viên mới và giúp làm việc từ xa khả thi mà không cần triển khai cơ sở hạ tầng quy mô lớn.

Tóm lại, điều quan trọng là phải phân tích xem việc tiếp tục như hiện tại thực sự tốn bao nhiêu chi phí: Giấy phép văn phòng cá nhânDropbox hoặc các dịch vụ lưu trữ tương tự, email của bên thứ ba, các dịch vụ của sao lưu các giải pháp bảo mật riêng lẻ, rải rác… và so sánh với chi phí và khả năng của một bộ giải pháp tích hợp như Microsoft 365 hoặc Google Workspace.

Bảo mật nâng cao, làm việc kết hợp và hiện đại hóa nơi làm việc

Việc mở rộng của làm việc kết hợp và làm việc từ xa Điều này khiến cho việc chỉ có phần mềm văn phòng và email thôi là không còn đủ nữa. Các công ty cần những giải pháp bảo vệ dữ liệu trên mọi thiết bị, tạo điều kiện xác thực an toàn từ bất kỳ địa điểm nào và cho phép giám sát tập trung các mối đe dọa tiềm tàng.

Microsoft đã cải thiện đáng kể khía cạnh này với các công cụ như... Microsoft 365 Defender for Business, tích hợp khả năng bảo vệ khỏi phần mềm độc hại, quản lý lỗ hổng bảo mật, quản trị thông tin và phản hồi sự cố tự động, với phương pháp XDR (phát hiện và phản hồi mở rộng) xem xét đồng thời các thiết bị đầu cuối, danh tính, email và ứng dụng.

Dành cho các tổ chức đang thay thế thiết bị cũ, máy chủ cục bộ và các giải pháp cũ Nhờ các dịch vụ đám mây, các nền tảng tích hợp này giúp đơn giản hóa cuộc sống rất nhiều: ít sản phẩm khác nhau cần bảo trì, ít cửa sổ cần kiểm soát hơn và cái nhìn rõ ràng hơn về việc ai truy cập vào những gì.

Google cũng đã tăng cường cam kết của mình đối với vấn đề bảo mật: Các công cụ quản lý điểm cuối nâng cao, quy tắc bảo mật theo ngữ cảnh, công cụ kiểm toán và nỗ lực không ngừng để bảo vệ tài khoản khỏi các vụ lừa đảo và chiếm đoạt tài khoản. Trong môi trường mà hầu hết các ứng dụng đều dựa trên điện toán đám mây và được truy cập thông qua các trình duyệt hiện đại, mô hình này rất phù hợp.

Trong cả hai trường hợp, thách thức thường nằm ở việc cấu hình ban đầu chính xác và đào tạo người dùng làm quen với các thao tác như sau: xác thực đa yếu tố (MFA)Quản lý mật khẩu một cách có trách nhiệm và nhận diện các email đáng ngờ.

Chọn giữa Microsoft 365 và Google Workspace và đang lên kế hoạch chuyển đổi từ Google. Việc chuyển sang hệ sinh thái của Microsoft không phải là một quyết định đơn giản, cũng không chỉ được giải quyết bằng cách xem xét giá bản quyền: văn hóa công ty, loại thiết bị được sử dụng (Windows, Mac, di động), lĩnh vực hoạt động, tầm quan trọng của bảo mật và tuân thủ quy định, khả năng tương thích với các tài liệu phức tạp, và trên hết, cách thức cộng tác thực tế của các nhóm hàng ngày đều đóng vai trò quan trọng; càng hiểu rõ các yếu tố này và càng thiết kế dự án chuyển đổi tốt hơn—email, lịch, danh bạ và tệp tin với quyền truy cập của chúng—thì nền tảng được chọn càng hợp lý và mọi người càng dễ dàng áp dụng nó mà không gặp khó khăn, với cảm giác rằng, giờ đây, các công cụ năng suất đang hỗ trợ họ chứ không phải cản trở họ.