- Kesilmeleri önlemek için baskı alanlarını, kenar boşluklarını, yönlendirmeyi ve kağıt boyutunu ayarlayın.
- Doğru ölçeklendirmeyi (1x1, sütunlar veya satırlar) kullanın ve her zaman önizlemede doğrulayın.
- Excel web ve Excel'deki temel farklar Google Sayfalar: sayfa seçimi, sınırlamalar ve numaralandırma.
- Birden fazla sayfa/kitap, belirli tablolar yazdırma ve oluşturma seçenekleri PDF temizlendi.
Excel'de yazdırmada ustalaşmak sadece bir düğmeye basıp parmaklarınızı çaprazlamak değildir; sayfa verilerle dolu olduğunda, yanlış yerleştirilmiş kenar boşlukları, uygunsuz yönlendirme veya yanlış ölçek Sonucu mahvedebilir. Bozuk tablolar, sığmayan sayfalar veya garip atlamalarla karşılaştıysanız, bunlardan adım adım nasıl kaçınabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz.
Bu kapsamlı ve pratik kılavuzda, Excel'den (masaüstü ve web) ve Google E-Tablolar'dan yazdırma için temel bilgileri derledik. Sayfayı nasıl hazırlayacağınızı öğreneceksiniz. baskı alanlarını tanımlayın, kenar boşluklarını ve yönlendirmeyi ayarlayın, bir sayfaya ölçeklendirme, yalnızca bir seçimi veya belirli bir tabloyu yazdırma, birden fazla sayfayı veya çalışma kitabını aynı anda yazdırma ve hatta Excel for Web'de ne gibi değişiklikler yapılacağı gibi konularda da yardımcı oluyoruz. Ayrıca, kalite ipuçları, mürekkep tasarrufu ve temiz bir PDF oluşturma hakkında da bilgi veriyoruz.
Excel'de yazdırmadan önce temel ayarlar
Yazdırmadan önce, hazırlık yapmak için bir dakika ayırmaya değer. Masaüstü için Excel'de, önizleme ve seçeneklere erişmenin en hızlı yolu: Dosya > Yazdır (veya Ctrl+P), arayüzün sağda önizleme, solda ayarlarla açıldığı yer. Burada yazıcıyı seçebilir, kopyalayabilir ve sayfanın nasıl görüneceğini kontrol edebilirsiniz.
Tasarımı ince ayar yapmak için Sayfa Düzeni veya Yazdırma Özellikleri'ne gidin: yönlendirme (portre/manzara), kağıt boyutu ve kenar boşluklarıİçeriğe bağlı olarak "Normal" veya "Dar" kenar boşlukları iyi çalışır; ayarları ince ayarlamanız gerekiyorsa, her bir tarafı milimetre boyutunda yapmak için Özel Kenar Boşlukları'nı kullanın.
Yönlendirme önemlidir: Eğer tahtanız genişse, yatay yönlendirme Bu, kesintileri önleyecektir; eğer genişliğinden daha uzunsa, dikey daha okunaklı olacaktır. Sayfa Düzeni > Yönlendirme seçeneğini değiştirin ve önizlemede asılı sütun olmadığından emin olun.
Her şeyin tek bir sayfaya sığmasını istiyorsanız ölçeklendirmeyi kontrol edin. Excel'de şunları seçebilirsiniz: "Sayfayı bir sayfaya sığdır”, “Tüm sütunları bir sayfaya sığdır” veya “Tüm satırları bir sayfaya sığdır”Her seçenek farklı şekilde sıkıştırır; mikroskobik görünmemesi için metin boyutunu kontrol edin.
Tüm sayfayı yazdırmak istemediğinizde, yazdırılacak alanı tam olarak tanımlamak iyi bir alışkanlıktır. Aralığı seçin ve şuraya gidin: Sayfa Düzeni > Yazdırma Alanı > Yazdırma Alanını AyarlaBu şekilde, garip kenar boşluklarından veya gereksiz boşluklardan kaçınmış olursunuz.
Birden fazla sayfayı ve kitabı aynı anda yazdırın
Aynı dosyadan birkaç sekmeyi çıkarmanız gerekiyorsa, bunu tek tek yapmanıza gerek yok. Excel çalışma kitabında, yazdırılacak tüm sayfaları seç (Sekmelere Ctrl+tıklayın) ve Dosya > Yazdır'ı açın. Bu şekilde, etkin sayfalar tek bir parti halinde yazıcıya gönderilir.
Peki ya aynı anda birkaç kitap yazdırmanız gerekirse? tüm dosyaları aynı klasöre koyarsınExcel'de Dosya > Aç'a gidin, Ctrl tuşunu basılı tutun ve yazdırmak istediğiniz her çalışma kitabını seçip Yazdır'ı seçin. Bu, aylık raporlar veya rapor serileri için mükemmel bir kısayoldur.
Birden fazla sayfanın birleşimini yazdırdığınızda, herhangi birinin geride kalıp kalmadığını görmek için önizlemeyi kontrol edin. farklı ölçek veya yönelimBu durumlarda, partiyi yazıcıya göndermeden önce temel parametreleri (yönlendirme, kağıt boyutu ve ölçekleme) birleştirin.
Her şeyi doğrudan kağıda kaydetmek yerine bir dosyaya kaydetmek istiyorsanız, bir çıktı dosyası oluşturmayı seçebilirsiniz. Yazdırma kuyruğunda, Yazıcı > Dosyaya Yazdır, Yazdır'a basın ve istendiğinde dosya adını girin. Bu, dahili inceleme veya arşivleme süreçleri için kullanışlıdır.
Sayfanın tamamını, yalnızca bir kısmını veya belirli bir tabloyu yazdırın
Çalışma kitabının tamamına ihtiyacınız olmadığında, Excel yazıcıya tam olarak neyin gideceğini ayarlamanıza olanak tanır. Yazdırma panelinde şunlar arasından seçim yapabilirsiniz: Seçim, Etkin Sayfalar, Tüm Çalışma Kitabı veya TabloKağıt israfını önlemek için bu seçeneği hedefinize göre ayarlayın.
Yalnızca bir aralığı yazdırmak için önce hücreleri seçin ve Dosya > Yazdır'da şunu seçin: Seçimi yazdırÖnizlemeyi kontrol edin: Kırpma istediğiniz gibi değilse, önizlemeyi kapatın, aralığı ayarlayın ve işlemi tekrarlayın. Bu, yalnızca önemli ayrıntıları elde etmenin en temiz yoludur.
Excel tablolarıyla mı çalışıyorsunuz (Ekle > Tablo)? Tablodaki herhangi bir hücreyi seçerseniz, yazdırırken de seçebilirsiniz. “Seçili tabloyu yazdır” Ayarlar'da. Bu şekilde, yalnızca o masayı, düzgün bir şekilde çerçevelenmiş ve herhangi bir dış unsur olmadan görürsünüz.
Excel for web'de ayrıca sayfanın bir bölümünü veya tamamını yazdırabilirsiniz. Dosya > Yazdır > YazdırHücreleri işaretledikten sonra fikrinizi değiştirdiyseniz, Yazdır düğmesine tıklamadan önce seçenekleri "Tüm Çalışma Kitabı" olarak değiştirin; önizleme anında nasıl görüneceğini gösterecektir.
Tablonuz veya aralığınız çok büyük olduğunda sınırlamaları unutmayın: Web için Excel'de tabloyu yazdırmanız önerilir. 10.000'den az hücreniz varsaDaha büyük listeler için dosyayı masaüstü uygulamasında açıp oradan yönetmeniz en iyisidir.
Önizleme, yazdırma alanları ve bir sayfaya ölçekleme
Önizleme en iyi dostunuzdur: açın Dosya > Yazdır veya Ctrl+P kullanın Belgeyi yazıcı tarafından alınacağı şekilde görüntülemek için. Yönlendirme, kenar boşlukları veya ölçekte değişiklik yaptıkça, küçük resim güncellenir, böylece karanlıkta çekim yapmak zorunda kalmazsınız.
Bir yazdırma alanı belirledikten sonra bunu değiştirmek isterseniz, hücreleri tekrar seçip işlemi tekrarlayın. Sayfa Düzeni > Yazdırma Alanı > Yazdırma Alanını AyarlaHer yeni seçim bir öncekinin üzerine yazılır ve önizleme seçiminizi onaylar.
Gizli satırlar veya sütunlar olduğunda şunu aklınızda bulundurun: Web için Excel'de, okült basılmıyorBunları eklemek istiyorsanız, yazdırmadan önce bu satırları/sütunları gizleyin. Bunu, etiketlerdeki eksik başlıklardan veya çift satırlardan fark edeceksiniz; bitişik başlıkları seçin, sağ tıklayın ve Göster'i seçin.
Çalışma kitabınızda gizli sayfalar varsa, siz bunları gizleyene kadar çıktıda görünmezler. Herhangi bir sekmeye sağ tıklayın ve seçeneği görürseniz gösteri, gizli sekmeler olduğu anlamına gelir; bunları gösterin, ihtiyacınız olanları seçin ve tekrar yazdırın.
Tek bir sayfaya sığdırmak için birkaç taktik vardır: "Sayfayı tek sayfaya sığdır" tüm içeriği küçültür;Tüm sütunları tek bir sayfaya sığdır" genişliği sıkıştırır ve satırları birden fazla dikey sayfaya yayar; "Tüm satırları tek sayfaya sığdır" ise tam tersini yapar. Seçeneklerin hiçbiri metninizi okunaklı hale getirmiyorsa, ölçeği manuel bir yüzdeyle özelleştirin.
Fark yaratan bir diğer ayar ise: doğru kağıt boyutu (örneğin, A4) ve kenar boşlukları. Dar bir kenar boşluğu size veriler için daha fazla alan sağlar, ancak üstbilgi veya altbilgileri kenara çok yakın bırakmamaya dikkat edin; hassasiyete ihtiyacınız varsa Özel Kenar Boşlukları'nı kullanın.
Yazdırma ayarlarında tek tarafa veya çift tarafa yazdırmayı da seçebilirsiniz. Yazdırma modu uzun kenar bir kitap gibi okumaya hazırlanır (sayfaları yanlara doğru çevirirken), kısa kenar Takvim tarzındadır (ters çevrilmiştir). Belge türüne en uygun olanı seçin.
Çok sayfalı bir belgenin birden fazla kopyasını yazdırıyorsanız, seçeneği şu şekilde ayarlayın: iç içe geçmişHarmanlama ile yazıcı 1-2-3, 1-2-3 şeklinde tam setler halinde yazdırır; harmanlama olmadan ise 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3 şeklinde yazdırır, bu da sonraki sıralamayı zorlaştırır.
Excel for Web'de önemli bir ayrıntı: mümkün değil sayfa numaralarını ekle, görüntüle veya yazdır Tarayıcıdan. Numaralandırılmış üstbilgi veya altbilgilere ihtiyacınız varsa, dosyayı masaüstü uygulamasında açın, Sayfa Düzeni'ne numaraları ekleyin ve oradan yazdırın.
Web için Excel ve Google E-Tablolar: Farklar ve İyi Yazdırma
Web için Excel'de önerilir Excel'in Yazdır komutunu kullanın ve tarayıcının değil. Dosya > Yazdır > Yazdır'a gidin ve Geçerli Seçim veya Kitabın Tamamı arasında seçim yapın. Seçimde herhangi bir değişiklik yapmak için önizlemenin kapatılması, seçimin ayarlanması ve tekrar yazdırılması gerekir.
Her şeyin uyduğundan emin olmak istiyorsanız, uygun ölçeği seçin ve önizleme küçük resmiyle onaylayın. İçerik uysa bile, metin boyutu çok düşüyorRaporunuzu birden fazla sayfaya bölmek ve daha okunabilir hale getirmek için en üstte tekrarlanan başlıklar kullanmak isteyebilirsiniz.
Google E-Tablolar'da yol benzerdir: Dosya > Yazdır veya yazıcı simgesi. Buradan kağıt boyutunu, yönünü, kenar boşluklarını ve ölçeklendirmeyi seçersiniz. Yalnızca bir bölge istiyorsanız, "Seçili alanı yazdır"Her şeyi tek bir sayfaya sığdırmak istiyorsanız "Sayfaya Sığdır" seçeneğini kullanın.
Sayfalar, hangi sayfaların yazdırılacağını seçmenize, biçimlendirmeyi ve hizalamayı ayarlamanıza ve sonuçları canlı olarak görüntülemenize olanak tanır. Tıpkı Excel'de olduğu gibi, Çok geniş tablolar için yatay yönelime geçmekte fayda var. ve okunabilirliği kaybetmemek için sütunları ölçülü bir şekilde sıkıştırın.
İşlemi profesyonel bir sonuçla tamamlamak için önizlemeyi kullanmaya ve ayarlarınızı standartlaştırmaya alışın: aynı kağıt boyutu, tutarlı kenar boşlukları ve yazı tipi boyutundan ödün vermeyen bir ölçek. Yapraklar arasındaki tutarlılık Birden fazla sekmesi olan bir kitabı yazdırdığınızda okumayı büyük ölçüde iyileştirir.
Kullanışlı kısayollar ve seçenekler: önizleme, hızlı seçim ve özellikler
Ctrl+P klavye kısayolu doğrudan yazdırma görünümünü açar sağdaki küçük resimSayfadan ayrılmadan kesmeleri, başlıkları ve satır sonlarını kontrol etmenin en hızlı yoludur. Bir şey uymuyorsa, bir adım geri gidin, düzeltin ve tekrar kontrol edin.
Yazıcılar panelinde, "Yazıcı" açılır menüsünden etkin aygıtı değiştirebilirsiniz. Birden fazla yazıcıyı (örneğin renkli ve siyah beyaz) yönetiyorsanız, seçici gelip gitmenizi engellerAyrıca Özellikler düğmesi yazıcıya özgü sürücü seçeneklerini (kalite, tepsi, kağıt türü) açar.
Tablolar için, yazdırmadan önce tüm yapıyı seçmeniz iyi bir fikirdir. İlk hücreye tıklayın, Shift tuşunu basılı tutun ve onu kaplayacak son hücreyi seçin. tablodaki tüm sütunlar ve satırlar Çok fazla kaydırmadan. Bu şekilde yanlışlıkla bir sütunu kesmediğinizden emin olabilirsiniz.
Sayfada birden fazla görünüm veya filtre varsa, ekranda neyin görüntülendiğine dikkat edin. Excel, seçime ve ayarlanan alana göre neyin görünür olduğunu yazdıracaktır; bu nedenle, filtrelenmiş veya gizli sütunlar, bunları gerçekten makaleden çıkarmak mı istediğinizi yoksa yazdırmadan önce göstermeyi mi tercih ettiğinizi kontrol edin.
Kalite, tasarruf ve PDF: fark yaratan son püf noktaları
Belge teslim veya arşivleme amaçlıysa, bir PDF oluşturmayı düşünebilirsiniz. Masaüstündeki Excel'de, Dosya > Farklı Kaydet veya PDF olarak dışa aktar Yazdırma işini yapılandırdıktan sonra (yönlendirme, kenar boşlukları, ölçek ve alan), açıldığında bozulmayan, güvenilir ve paylaşımı kolay bir dosya elde edersiniz.
Google E-Tablolar'da bu daha da basittir: Dosya > İndir > PDF. Ayarlar paneli, yazdırma paneline çok benzer, böylece aynı ayarları yeniden kullan ilk denemede temiz bir PDF elde etmek için.
Kağıt yerine ara bir yazdırma dosyasına ihtiyacınız varsa, şu seçeneği belirleyin: Dosyaya yazdırmak Yazıcı listesinde Yazdır'a tıklayın ve istendiğinde adını girin. Bu şekilde, yazıcıya göndereceğiniz içeriği tam olarak koruyabilirsiniz.
Maliyeti artırmadan kaliteyi artırmak için, yazdırırken yazdırma modunu “Taslak” olarak ayarlayın. sadece hızlı testler istiyorsun ve son versiyon için yüksek kaliteyi koruyun. Belgeniz için uygun bir kağıt seçmek (örneğin, tablolar için standart kağıt ve sunumlar için daha kalın kağıt), hissiyatı ve okunabilirliği büyük ölçüde artırır.
Sık sık baskı alıyorsanız, güvenilir ve uyumlu sarf malzemeleri kullanmayı düşünün ve yalnızca değer kattığında renk kontrolü yapın. Tamamen sayısal raporlar için, iyi kontrastlı monokrom genellikle yeterli ve daha ekonomiktir.
PDF'i yüklemenize, kağıt türünü (renkli veya siyah beyaz) ve baskı kalitesini seçmenize olanak tanıyan çevrimiçi baskı hizmetleri mevcuttur. Bunlar, elinizde bir yazıcı yoksa Veya tutarlı kalitede orta ölçekli baskılara ihtiyacınız varsa; dosyanızı doğru şekilde hazırlamak (kenar boşlukları, ölçek, yönlendirme) kusursuz bir sonuç almanızı sağlayacaktır.
Yukarıdakilerin hepsiyle, sorunsuz bir şekilde yazdırmak için gereken malzemelere zaten sahipsiniz: sayfayı hazırlayın, alanı tanımlayın, kenar boşluklarını ve yönlendirmeyi ayarlayın, tek sayfaya mı yoksa birkaç sayfaya mı ölçeklendireceğinize karar verin, doğrulamak için önizlemeyi kullanın ve zamanı geldiğinde, orijinalini korumak için PDF'ye veya dosyaya dönüştürün paylaşmak veya yazdırmak için mükemmel.
Rutin hale geldiğinizde elektronik tablo yazdırmak daha az zahmetli hale gelir: önizleme, parametreleri temizleme ve sayfalar arasında tutarlılık. Seçimi, ölçeklemeyi ve kenar boşluklarını ayarlama. Temiz, okunaklı ve profesyonel çıktılar elde edeceksiniz Hem Excel'de (masaüstü ve web) hem de Google Sheets'te, sürprizler veya "ısırılmış" sayfalar olmadan.
Genel olarak bayt ve teknoloji dünyası hakkında tutkulu bir yazar. Bilgilerimi yazarak paylaşmayı seviyorum ve bu blogda da bunu yapacağım; size gadget'lar, yazılım, donanım, teknolojik trendler ve daha fazlasıyla ilgili en ilginç şeyleri göstereceğim. Amacım dijital dünyada basit ve eğlenceli bir şekilde gezinmenize yardımcı olmaktır.