Hur man lägger till en stämpel och signatur i Word steg för steg

Om du arbetar med Word-dokument dagligen kommer du förr eller senare att behöva lägg till en stämpel, en signatur eller båda i dina filer utan att behöva skriva ut, signera för hand och skanna igen. Denna traditionella process, förutom att vara långsam, komplicerar organiseringen av dina dokument och passar inte bra in i dagens digitala arbetsmiljö.

Den goda nyheten är att Word erbjuder flera sätt att signaturer i Word, sigill och sigillrader direkt på dokumentetDu kan använda allt från en skannad bild av ditt sigill till en digital signatur med ett certifikat, inklusive enkla elektroniska signaturer och specialiserade externa lösningar för att ge dem förstärkt juridisk giltighet.

Vad är egentligen en stämpel eller signatur i Word och vad används den till?

I Word-sammanhang innebär det att tala om ett sigill eller en underskrift att man hänvisar till visuella eller digitala element som validerar ett dokumentDessa kan vara en bild av ditt företags sigill, en skannad kopia av din handskrivna underskrift eller en digital underskrift baserad på ett certifikat.

När ett företag utfärdar kontrakt, certifikat, offerter eller fakturor behöver det vanligtvis ett företagssigill som innehåller information såsom företagsnamn, adress, telefonnummer eller skatteidentifikationsnummerDet sigillet fungerar som en identifierare för organisationen och som en äkthetsstecken för dokumentet.

Förutom sigillet är det mycket vanligt att inkludera en personlig handskriven eller elektronisk signatur av den ansvariga partenDenna underskrift uttrycker villigheten att acceptera dokumentets innehåll och kan, beroende på vilken typ av underskrift som används, ha rättsverkningar som är jämförbara med en underskrift på papper.

I Word kan du arbeta med tre huvudtyper av "signaturer": den digitaliserade handskrivna signaturen (som en bild), den visuella elektroniska signaturen och den certifikatbaserade digitala signaturenVar och en har en annan säkerhetsnivå och ett annat sätt att infogas, även om alla kan läggas till utan att lämna själva programmet.

Skillnader mellan elektronisk signatur och digital signatur i Word

Innan du börjar sätta din prägel på Word är det viktigt att vara tydlig med att Elektronisk signatur och digital signatur är inte synonymer, även om de i vardagligt språkbruk används som om de vore det.

Å ena sidan, elektronisk signatur avser vanligtvis den visuella representationen Signaturen: en bild av din signatur, text skriven i ett speciellt teckensnitt eller ett streck ritat med en mus eller digital stylus på en pekskärm. Det är i grunden ett synligt märke som indikerar att personen har skrivit under.

Å andra sidan, En digital signatur är en kryptografisk mekanism med hög säkerhetDen är baserad på digitala certifikat utfärdade av en certifieringsutfärdare och genererar en krypterad autentiseringssigill som är inbäddad i dokumentet för att garantera undertecknarens identitet och upptäcka eventuella efterföljande ändringar.

Även om en elektronisk signatur kan begränsas till att vara en enkel bild, En digital signatur lägger till teknisk information som certifikat, datum och tid för signaturen....och till och med revisionsdata. Detta är alternativet som används när du vill maximera dokumentets juridiska giltighet och integritet.

I många länder, inklusive Europeiska unionen, USA, Storbritannien eller KanadaElektroniska signaturer är juridiskt bindande förutsatt att avsikten att signera kan påvisas och vissa identifierings- och säkerhetskrav är uppfyllda. Digitala signaturer baserade på certifikat anses generellt vara en avancerad eller kvalificerad form av elektronisk signatur.

Förbered stämpeln eller den handskrivna signaturen för användning i Word

Om du vill att ditt Word-dokument ska ha den där "gammaldags" känslan med ditt företagssigill eller din skannade handskrivna underskriftDet första steget är att skapa en digital version av sigillet eller signaturen. Här finns flera sätt att göra detta beroende på vilken utrustning du har tillgänglig.

Det mest klassiska sättet är att skriva din signatur eller stämpla ditt sigill. på ett vitt papper, helst utan linjer eller markeringarJu renare och skarpare utskriften är, desto bättre kommer den att se ut i det digitala dokumentet.

Sedan kan du använda en skanner för att digitalisera det arket och spara det som en bildfil på din dator. De vanliga format som Word hanterar utan problem är .bmp, .jpg, .gif och .png, det senare är särskilt intressant eftersom det möjliggör en transparent bakgrund om det bearbetas korrekt.

Om du inte har en skanner är ett annat praktiskt alternativ att använda kameran på din mobilTa ett välbelyst foto av din stämpel eller signatur på det vita pappersarket och se till att ramen är rak och utan skarpa skuggor. Sedan behöver du överföra bilden till din dator (via kabel, e-post, molnlagring etc.).

Om du föredrar ett mer professionellt och renare resultat kan du använda onlineverktyg för att ta bort den vita bakgrunden från ett fotoTill exempel tjänster som låter dig ladda upp en bild och beskära eller göra allt transparent utom sigillet eller signaturen, vilket genererar en PNG med en transparent bakgrund som integreras mycket bättre i dokumentet.

Hur man skannar eller digitaliserar stämpeln i rätt format

För att göra det enkelt att placera din stämpel i Word och återanvända den rekommenderas spara bilden i ett standardformat med hög kvalitetGenerellt sett är .png och .jpg de bekvämaste alternativen att arbeta med.

Om du använder en skanner, brukar dess egen programvara göra det möjligt för dig att Välj utdatafiltyp och upplösningI de flesta fall är en upplösning på 150–300 dpi (punkter per tum) är mer än tillräckligt för att stämpeln ska se skarp ut på skärmen och vid utskrift.

Efter skanningen, spara filen med ett identifierbart namn, något i stil med "sello_empresa.png" eller "firma_maria_garcia.jpg", i en mapp där du vet att du hittar den (till exempel i Dokument > Signaturer eller liknande).

Om du tog bilden med din mobiltelefon kan du, när du har den på din dator, Öppna den i valfri enkel editor (med hjälp av systemets egen fotoredigerare, Paint eller ett liknande program) för att trimma onödiga marginaler och centrera stämpeln eller signaturen korrekt. Detta gör det enklare att ändra storlek i Word.

I vissa fall kan du vara intresserad av att gå ett steg längre och Ta bort den vita bakgrunden helt med hjälp av en onlinetjänst för transparenta bakgrunderDu laddar upp bilden, väljer de områden som ska tas bort och descargas Resultatet är en transparent PNG. Denna bild kommer sedan att integreras i Word-texten på ett mycket renare sätt.

Infoga en bild av din stämpel eller handskrivna signatur i Word

När du har förberett bilden av sigillet eller sigillet är nästa steg Infoga den i Word-dokumentet där du behöver den.Processen är mycket enkel och fungerar på liknande sätt i båda. Windows som i macOS.

Börja med att öppna dokumentet och placera markören där du vill placera stämpeln: normalt den sista delen av dokumentet, ett signaturavsnitt eller ett reserverat utrymme För det behöver du inte vara extremt exakt; du kan flytta bilden senare.

I menyfliksområdet i Word går du till fliken "Föra in" och välj alternativet "Bilder"Beroende på din version av Word ser du något i stil med "Den här enheten..." eller "Bild från fil". Klicka där för att öppna filhanteraren.

Navigera sedan genom dina mappar tills du hittar filen. Bild av stämpeln eller signaturen du har sparat (jpg, png, bmp, gif, etc.)Markera den och klicka på "Infoga" eller "Öppna". Word placerar omedelbart bilden i dokumentet, vid markörens position.

Det är möjligt att första gången du infogar bilden verkar överdrivet stor och täcker en del av textenOroa dig inte, för i nästa steg får du se hur du klipper ut den, justerar storleken och får den att passa in i det utrymme som är avsett för signaturen.

Klipp ut och spara signaturen eller stämpeln som en bild redo för återanvändning

När din signatur eller stämpel matas in i Word för första gången behöver den troligtvis en liten beskärningsjustering att eliminera överskottsmarginaler och bara behålla den användbara delen.

Klicka på bilden för att markera den och låsa upp fliken ”Bildformat” eller ”Format” i menyfliksområdet. Inom den fliken hittar du verktyget "Trim"När den är aktiverad visas mörka kontroller i bildens kanter.

Dra kontrollerna inåt tills endast sigillet eller sigillet du är intresserad av förblir synligtNär du är klar klickar du utanför bilden igen eller trycker på Enter för att bekräfta beskärningen. Nu har du en ren version, utan onödiga ramar.

Om du vill kunna återanvända denna signatur på andra dokument utan att behöva upprepa hela processen är det lämpligt att Spara som en separat, beskuren bildfilFör att göra detta, högerklicka på bilden och välj "Spara som bild...".

I dialogrutan som öppnas väljer du mappen där du vill spara filen, anger ett tydligt namn och väljer format (till exempel PNG för att bevara transparens och god kvalitetFrån och med det ögonblicket, när du än behöver stämpeln, infoga helt enkelt bilden från filen du har sparat.

Justera stämpelns storlek och position på dokumentet

När bilden nu är beskuren är nästa steg anpassa dess storlek och position till dokumentets designDetta säkerställer att det inte stör texten och att det ser professionellt ut.

För att ändra storlek, markera bilden och dra de yttre hörnen med hänsyn till proportionernaUndvik att bara använda sidohandtagen, eftersom det kan förvränga signaturen. Helst bör den ha en liknande storlek som den skulle vara på papper: inte så stor att den tar upp hela sidan, och inte heller så liten att den knappt är läsbar.

När det gäller positionering har du flera alternativ genom textbrytning och länka bilder och objektHögerklicka på bilden och välj alternativet "Justera text"I rullgardinsmenyn kan du välja "Kvadratisk", "Smal", "Bakom text", "Framför text" etc., beroende på vilken layout du har i åtanke.

Om du vill att stämpeln ska se ut som om den var tryckt. över texten, men utan att täcka den för mycketDu kan välja "Bakom text" och experimentera med storlek och placering. Om du föredrar att stämpeln fungerar som ett fristående element som flyttar texten runt den, välj en inställning som "Kvadratisk" eller "Smal".

När textbrytningen är konfigurerad, dra bilden med musen. ner till exakt det hörn eller område där du vill att signaturen eller sigillet ska visasDu kan kombinera detta sigill med en handskriven signatur och en signaturrad om du vill ha ett ännu mer formellt utseende.

Skapa en återanvändbar handskriven signatur med ytterligare text

I många företag är signaturen inte begränsad till initialerna: den åtföljs av Fullständigt namn, befattning, telefonnummer eller e-postadressFör att slippa skriva in dessa data varje gång kan du spara dem som ett återanvändbart block i Word.

Proceduren är mycket enkel: först infogar du bilden av den handskrivna signaturen eller sigillet i dokumentet och placerar den på den vanliga platsen. Precis under den skriver du in text som du vill ska medfölja (namn, befattning, avdelning, kontaktinformation etc.) med det typsnittsformat du väljer.

När du har önskad bild- och textkombination markerar du både bilden och de medföljande textraderna. Gå sedan till fliken "Infoga" och leta efter avsnittet "Snabbobjekt" eller "Autotext".beroende på vilken version av Word du använder.

Välj alternativet ”Spara val till snabbdelsgalleriet” eller ”Ny autotext”. En dialogruta öppnas där du kan tilldela ett identifierande namn till det blocket (till exempel ”VD:s signatur”). I gallerifältet väljer du ”Autotext” för att spara den som sådan.

Från och med det ögonblicket, när du vill återanvända hela signaturen, behöver du bara placera markören på den punkt i dokumentet där du behöver den, gå till "Infoga > Snabbdelar > Autotext" och välj namnet på blocket du sparade. Word infogar signaturen, sigillet (om du inkluderade det) och all tillhörande data samtidigt.

Infoga en signaturrad i Word för att ange var du ska signera

Ofta behöver man inte så mycket lägga till sin egen signatur, utan förbered ett dokument som någon annan kan undertecknaI sådana fall är det mycket användbart att infoga en signaturrad som tydliggör var mottagaren ska skriva under.

I Word kallas detta element "Signaturrad" och det är integrerat som ett specialfält. För att lägga till det, klicka på den exakta platsen i dokumentet där du vill att raden ska visas (vanligtvis i slutet, ovanför undertecknarens namn).

Gå till fliken "Föra in" och leta efter gruppen ”Text”. Inuti ser du ett alternativ som heter ”Signaturrad”. Klicka där och välj "Microsoft Office-signaturrad" för att öppna dialogrutan ”Signaturinställningar”.

I det fönstret kan du fylla i olika fält: Föreslagen undertecknares namn, befattning, e-postadress och till och med instruktioner för personen som ska skriva under (till exempel ”Var god och skriv under med ditt fullständiga namn”). Du kan också markera rutor för att tillåta kommentarer från undertecknaren eller för att visa datumet bredvid signaturen.

När du är klar med konfigurationen trycker du på "OK" så infogar Word en rad med ett X till vänster i dokumentet, vilket tydligt anger utrymmet som är reserverat för den handskrivna eller digitala signaturenDet här fältet kan användas senare för att slutföra den digitala signaturen om du har ett giltigt certifikat.

Hur man signerar ett Word-dokument digitalt med ett certifikat

Om ditt mål är att ge dokumentet ett starkare lager av säkerhet och autenticitet, kan du använda digitala signaturer som Word stöder via digitala certifikat installerade på datorn.

Det första du behöver är att ha ett giltigt digitalt certifikat installerat (utfärdat av en betrodd certifieringsutfärdare). Utan det certifikatet kan Word inte skapa en riktig digital signatur, men du kan lägga till bilder av elektroniska signaturer.

När certifikatet nu är tillgängligt, flytta inom dokumentet till det område där du placerade signaturrad av Microsoft OfficeDubbelklicka på den raden eller högerklicka och välj alternativet "Signera".

I rutan som visas kan du ange ditt namn eller Ladda upp en bild av din handskrivna signatur som en visuell representationNär du klickar på knappen "Signera" använder Word ditt certifikat för att generera den digitala sigillen och länka den till signaturfältet.

Resultatet är ett dokument som inte bara visar signaturen visuellt utan också är skyddat mot obehöriga ändringar. Eventuella efterföljande ändringar av innehållet skulle göra den digitala signaturen ogiltigDetta ger ytterligare garantier i miljöer där dokumentintegritet är avgörande.

Lägga till en enkel elektronisk signatur som en bild i Word

I många fall behöver du inte ett certifikat eller en så komplex infrastruktur, utan helt enkelt Lägg till din signatur snabbt och enkelt för att påskynda sändningen av dokument. I det scenariot räcker det att skapa en enkel elektronisk signatur i form av en bild.

Proceduren är väldigt lik den vi såg för stämpeln. Skriv din signatur för hand. Ta ett tydligt foto eller skanna det på ett vitt papper. och spara den på din dator som en .jpg- eller .png-fil. Om du vill att den ska se mer elegant ut kan du använda en ritplatta eller en pekskärm för att rita signaturen direkt i ett ritprogram.

När du har filen kan du öppna den i en bildredigerare om du anser det nödvändigt. justera ljusstyrka, kontrast, beskära kanter eller rensa upp ojämnheterDetta kommer att göra att det ser tydligare och mer professionellt ut i Word.

Öppna sedan dokumentet i Word, placera markören där du vill att signaturen ska visas och gå till "Infoga > Bilder > Den här enheten"Markera signaturfilen och klicka på "Infoga". Därifrån behöver du bara ändra storlek och position, precis som du skulle göra med vilket annat foto som helst.

Denna visuella elektroniska signatur kan kombineras med ytterligare text (namn, befattning, företag) och ett digitaliserat företagssigill. Även om den inte har samma kryptografiska vikt som en digital signatur, Det är fullt giltigt i många vardagliga sammanhang och ger snabbhet och bekvämlighet..

Fördelar och begränsningar med Words inbyggda signatur och sigill

Ordet har utvecklats mycket och erbjuder idag ganska omfattande signaturfunktioner för grundläggande och måttlig användningMed dem kan du signera själv, lämna utrymme för andra att signera och spara återanvändbara signaturblock med dina data.

Bland fördelarna är det faktum att Du behöver inte lämna Word för att signera eller förbereda dokument.Du kan återanvända signaturen och sigillet så många gånger du vill, och du har rimlig kontroll över det slutliga resultatets visuella utseende.

Det är också väldigt bekvämt att kunna kombinera, i ett enda dokument, skannad handskriven signatur, företagssigill, signaturrader och, om så krävs, en certifikatbaserad digital signaturDetta gör att vi kan täcka allt från enkla interna dokument till mer formella avtal.

Words inbyggda funktioner har dock vissa begränsningar. De har inte alla de Avancerade spårbarhets-, revisions-, leverans- och spårningsalternativ som specialiserade plattformar för elektroniska signaturer erbjuder. De är inte heller utformade för att hantera arbetsflöden med flera undertecknare, automatiska påminnelser eller integrationer med andra företagssystem.

Därför, när mängden dokument som ska undertecknas växer eller Du måste följa strängare reglerDet kan vara intressant att överväga att använda externa lösningar som integreras med Word och utökar dessa funktioner.

Använd specialiserade lösningar för att signera Word-dokument

Det finns applikationer på marknaden som är speciellt utformade för omfattande hantering av elektroniska signaturer och dokumentarbetsflödenDessa plattformar är utformade för att skapa, skicka, signera och lagra kontrakt, budgetar eller andra typer av filer med en hög säkerhets- och automatiseringsnivå.

En stor fördel med den här typen av lösning är att De erbjuder samma upplevelse och funktioner på olika enheterOavsett om du arbetar från en dator, Macsurfplatta eller mobil. På så sätt undviker du de mindre skillnaderna i Word mellan plattformar och förenklar teamets arbete.

En annan viktig funktion är förbättrad säkerhet. Dessa verktyg De genererar vanligtvis tidsstämplade certifikat som registrerar aktiviteten relaterad till varje signatur. och erbjuder finare åtkomstkontroller. Detta ger ett extra skyddslager mot obehörig manipulering.

Dessutom tillåter många plattformar Ladda ner de signerade dokumenten i ditt önskade format, vanligtvis PDF eller DOCX, med den elektroniska signaturen och det bifogade certifikatet. Även om du också kan exportera till PDF med Word och sedan signera, är stegen mer manuella och mindre automatiserade än i en dedikerad lösning.

I miljöer där kontrakt eller andra känsliga dokument hanteras i stor skala kan den här typen av system göra en enorm skillnad i tidsbesparingar och kontroll genom hela signeringsprocessen.

Integrera elektroniska signaturer med Word med hjälp av tillägg

Om du vill dra nytta av Words bekvämlighet men samtidigt har avancerade signatur- och spårningsfunktionerEtt mycket intressant alternativ är att installera ett tillägg för elektroniska signaturer direkt i själva Word.

Dessa tillägg finns vanligtvis i de officiella Microsoft-katalogerna. För att installera dem, öppna valfritt dokument i Word, gå till fliken "Infoga" och välj "Hämta tillägg"I sökfältet skriver du namnet på den signaturlösning du är intresserad av och klickar på "Lägg till" eller "Installera".

När tillägget har lagts till visas det vanligtvis en ny flik i menyfliksområdetOm du klickar på någon av dessa åtgärder öppnas en sidopanel där du kan logga in eller skapa ett gratis konto på signeringsplattformen.

Från den panelen kan du välja om du vill självsignera dokumentet, skicka det till tredje part för att de ska signera det eller helt enkelt kontrollera statusen för ett dokument du redan har skickat. Tillägget hanterar sändningsprocessen, aviseringar, insamling av signaturer och nedladdning av slutresultatet.

När alla parter har skrivit under får du tillgång till dokumentet från Word. dokument som redan är ifyllt, ett intyg eller en signaturrapport som samlar in nödvändig data för att bevisa processens giltighet, vilket är särskilt användbart i affärsmiljöer.

Signera Word-filer direkt från en extern plattform

Ett annat vanligt arbetssätt innebär Ladda upp Word-filen direkt till plattformen för elektroniska signaturerIstället för att hantera det från tillägget i Word. Den här metoden kan vara mer praktisk om du tillbringar större delen av din tid på verktygets webbplats.

Det typiska arbetsflödet börjar med att man loggar in på plattformen och väljer alternativet att skapa ett nytt dokumentSedan kan du dra din Word-fil, ladda upp den från din dator eller till och med från kompatibla molntjänster.

När du väl har laddat har du vanligtvis två alternativ: konvertera dokumentet till ett redigerbart format som är specifikt för plattformen, så att du kan ändra texter och fält direkt där, eller behålla den som en icke-redigerbar fil och begränsa dig till att placera signaturområdena och andra ifyllbara fält.

På redigeringsskärmen väljer du helt enkelt fälttypen "Signatur" eller liknande och dra den till det område av dokumentet där du vill att den ska vara.Sedan tilldelar du varje signaturruta till motsvarande mottagare, eller tilldelar den till dig själv om du signerar personligen.

När det är dags att skriva under kan du Ladda upp en bild av din signatur, rita den direkt eller generera en textsignatur.Plattformen spelar in processen och låter dig ladda ner det slutliga dokumentet i PDF- eller DOCX-format med alla signaturer inkluderade, redo att arkiveras eller vidarebefordras.

Med alla dessa alternativ, från enkel bildskanning till digitala signaturer med certifikat eller integrerade externa lösningar, blir Word en mycket flexibelt verktyg att hantera signaturer och sigill. Att dra nytta av digitalisering av ditt sigillMed inbyggda signaturrader och återanvändbara block kan du effektivisera ditt arbete med formella dokument och, vid behov, förlita dig på specialiserade plattformar för att ge mer säkerhet, spårbarhet och kontroll över hela signeringsprocessen.