Slik konverterer du DOCX-filer til PDF riktig

Å konvertere Word-filer til PDF virker enkelt, men hvis du vil gjøre det riktig og uten å miste designetDet er mer enn det man ser ved første øyekast. Med DOC- og DOCX-formater, lagringsalternativer, nettbaserte verktøy, Windows-programmer og funksjoner som OCR er det lett å bli forvirret eller ende opp med en PDF som ikke vises riktig på andre enheter.

I denne guiden finner du alt du trenger for å Konverter DOCX-dokumenter til PDF samtidig som formateringen beholdesEnten du vil konvertere en enkelt fil eller trenger å utføre en batchkonvertering, dekker vi alt. Vi ser også på hvordan du håndterer skannede dokumenter, hvilke OCR-innstillinger som skal aktiveres, og en veldig nyttig Word-makro for å automatisere prosessen hvis du jobber med mange filer.

Hva betyr det egentlig å konvertere DOCX til PDF «riktig»?

Når vi snakker om å gjøre det «riktig», handler det ikke bare om at filen åpnes i PDF-format, men om... Resultatet respekterer designet til den originale DOCX-filen.Skrifttyper, marger, overskrifter, sidetall, tabeller, innebygde bilder osv. Med andre ord, den som åpner PDF-filen på mobiltelefonen sin, en datamaskinleser eller i skyen vil se den nøyaktig likt.

PDF-formatet har blitt den universelle standarden for deling av dokumenterDet spiller ingen rolle om du åpner den med Adobe Acrobat, i en nettleser, i en enkel leser eller fra Google Drive: designet forblir det samme. Dette er det stikk motsatte av hva som kan skje med en DOCX-fil hvis mottakeren ikke har samme versjon av Word, ikke har skrifttypene dine installert eller bruker et annet tekstbehandlingsprogram.

Konvertering av DOCX til PDF oppnår også det. filstørrelsen reduseres i mange tilfellerDette gjør det enkelt å sende via e-post, dele via meldinger eller laste opp til lagringstjenester. Selv når PDF-filen er komprimert, forblir visningen stabil og konsistent på alle enheter.

En viktig ting å forstå er at mange nettbaserte verktøy og programmer lar deg konvertere et bredt utvalg av formater til PDFikke bare DOCX: presentasjoner, bilder og fotoerRegneark og til og med skannede dokumenter kan konverteres. Men for at konverteringen skal være «riktig», må du velge riktig verktøy, metode og utdatainnstillinger.

DOCX vs. DOC: Hvorfor filtyper er viktige

Siden 2007 har Microsoft vært forpliktet til formatet DOCX som en videreutvikling av den klassiske DOCSelv om mange tror at den ene erstattet den andre, er realiteten at begge deler fortsatt eksisterer og sameksisterer i tusenvis av kontorer og datamaskiner i dag.

En DOCX-fil er ikke en monolittisk fil slik DOC pleide å være, men snarere en sett med filer gruppert i en ZIP-filInnenfor den «pakken» har du XML-tekst, grafikk, stiler og andre strukturerte data, som Word tolker og viser i riktig format.

Den strukturen basert på Office Open XML gjør DOCX til et format mer moderne, fleksibel og effektivTeksten og designet er kodet på en åpen måte, mens visse grafiske elementer eller spesifikke deler kan fortsette å bruke eldre binære formater, hvorav noen er beskyttet av patenter eller dekket av spesifikke lisenser.

Når du konverterer DOCX til PDF, fører den interne organiseringen bedre til et stabilt sluttresultat. I motsetning til dette kan DOC-dokumenter, spesielt hvis de er veldig gamle eller fulle av makroer og eldre elementer, oppføre seg mer uberegnelig. uforutsigbar under konverteringmed endringer i avstand, forskjellige sideskift eller skriftfeil.

Derfor, hvis du har gamle dokumenter i DOC-format og ønsker å lagre dem som PDF-filer, anbefales det å oppdater dem først til DOCX fra Word, lagre en kopi i det nye formatet, og deretter gjøre den endelige konverteringen til PDF fra den moderniserte versjonen.

Fordeler med å konvertere DOCX til PDF før du deler dokumentene dine

Når du forstår hvordan filene er strukturert, er det lettere å se hvorfor det nesten alltid lønner seg. Konverter til PDF før du sender et dokumentFordelene er ganske klare, både profesjonelt og personlig.

Det mest åpenbare er at alle vil se det sammeHvis du sender en DOCX-fil, kan mottakeren åpne den med en annen versjon av Word, med LibreOffice eller til og med med en svært begrenset mobilapp. I den prosessen er det relativt vanlig at sideskift endres, tabeller forskyves eller bilder blir forvrengt. I PDF forblir innholdet "frosset" i layouten.

En annen viktig fordel har å gjøre med kompatibilitet med lesere og enheterEn PDF kan åpnes i nettlesere, spesialiserte lesere, mobilapper og skytjenester som Google Drive uten at du trenger Word. Dette forenkler ting betraktelig når du deler informasjon med personer utenfor organisasjonen din eller som ikke har Office installert.

Det er også en fordel når det gjelder arkivering og bevaring: PDF-filer, spesielt hvis de er opprettet med gode kompatibilitetsalternativer, er mer egnet som et endelig format for å lagre signerte versjoner, lukkede presentasjoner, offisielle rapporter eller juridiske dokumenter, der du ikke vil at det skal gjøres utilsiktede endringer i teksten.

I tillegg til alt dette finnes det konverterings- og redigeringsverktøy som tilbys av mange spesialiserte PDF-plattformer: du kan kombinere filerLegg til sider, annoter, signer eller passordbeskytt, med utgangspunkt i en original DOCX-fil som du ikke trenger å gå tilbake til hver gang du vil dele den.

Grunnleggende metoder for å konvertere DOCX til PDF uten komplikasjoner

Hvis du bare trenger å overføre én eller noen få filer, kan du bruke standardalternativene som allerede er inkludert i Word og mange nettjenester. De er raske, designet for den gjennomsnittlige brukeren, og hvis dokumentet ikke er for komplekst, fungerer de vanligvis. respekterer originalens design ganske godt.

Den mest direkte måten fra Microsoft Word er å bruke funksjonen til Lagre som PDF eller eksporterI de fleste moderne versjoner åpner du ganske enkelt DOCX-dokumentet, går til Fil-menyen og velger alternativet for å lagre som PDF. Der kan du justere ting som sideområde, kvalitet eller legge til vannmerker.

En annen mulighet er å bruke online konverteringstjenester som støtter Last opp en DOCX-fil fra datamaskinen eller fra skyen og last ned den resulterende PDF-filen. De fleste viser et lite panel der du ser meldinger som «Laster opp fil 0 av 0» eller «Gjenværende tid – sekunder – Opplastingshastighet – MB/s» mens filen behandles på serverne deres.

Etter opplastingen vil du se en melding som ligner på «Konvertering av Word til PDF…Og etter noen få sekunder vil du kunne laste ned det endelige dokumentet. Noen av disse nettstedene har «Informasjons»-seksjoner eller seksjoner som forklarer tilleggsverktøyene deres for å jobbe med PDF-filer, for eksempel redigering, sammenslåing, komprimering eller sidenummerering.

I tillegg tilbyr mange nettjenester spesifikke alternativer som OCR-konvertering, språkvalg, filtre for å forbedre skannet tekst eller innstillinger for å bevare layouten så mye som mulig, noe som er nyttig når DOCX-filen inneholder bilder, avanserte stiler eller komplekse tabeller.

PDF24 Creator og andre alternativer for Windows

Hvis du jobber i Windows og ofte konverterer dokumenter, kan det være svært nyttig å installere et dedikert verktøy, i stedet for å alltid stole på Word eller nettjenester. En av de mest kjente løsningene er PDF24 Creator, et gratisprogram som fungerer som en slags «sveitserkniv» for PDF-filer.

PDF24 Creator har funksjoner som ligner på de på mange nettsteder, men i en desktopversjon: Lag PDF-filer fra et hvilket som helst program som tillater utskrift.Du kan kombinere filer, omorganisere sider, komprimere dokumenter eller konvertere mellom forskjellige formater. For DOCX til PDF tilbyr den flere alternativer, for eksempel utskrift til den virtuelle skriveren PDF24 eller direkte konvertering.

Fordelen med å bruke en slik applikasjon er at Du unngår å laste opp sensitive dokumenter til eksterne servere.Dette er noe mange bedrifter og fagfolk verdsetter av personvernhensyn. Videre kan du jobbe med store mengder filer uten å være like avhengig av opplastingshastighet eller begrensningene til nettverktøy.

Microsoft tilbyr også diverse PDF-konverteringsverktøy i sitt økosystem. Du finner verktøy i Microsoft Store som lar deg... Installer DOCX til PDF-konverterere designet for å integreres med Word eller andre Office-programmer på Windows, med gratis nedlastinger og installasjoner i mange tilfeller.

Hvis du allerede bruker skrivebordsapplikasjoner regelmessig til å administrere dokumenter, kan det være verdt å vurdere om en [plattform/plattform] passer for deg. alt-i-ett-løsninger som disse Eller hvis du foretrekker å holde deg til den klassiske Word-kombinasjonen pluss en online-konverterer når du trenger det.

Massekonvertering av DOCX til PDF ved hjelp av en makro i Word

Ting blir virkelig interessante når du må Konverter en haug med DOCX-filer til PDF samtidigÅ gjøre det én etter én blir raskt et ork, og selv om det finnes tredjepartsverktøy som automatiserer det, har du mange ganger allerede alt du trenger installert: Microsoft Word og VBA-makroer.

Tenk deg at du har dusinvis eller hundrevis av rapporter, kontrakter eller akademiske artikler i DOCX-format, og du vil konvertere dem alle til PDF for arkivering eller sending. I stedet for å åpne hver fil og lagre den manuelt, kan du bruke en... makro som itererer gjennom alle dokumentene i en mappe og generer PDF-versjonen din automatisk.

En bruker som befant seg i akkurat denne situasjonen, ønsket å konvertere et stort antall DOCX-filer til PDF i bulk, og fant ikke en enkel metode som krevde «bare noen få klikk». For å løse problemet ba de en AI (i dette tilfellet Gemini) om hjelp. vil generere en Word-makro i stand til å gjøre denne jobben i omganger, og resultatet var så nyttig at han bestemte seg for å dele det som en trinnvis veiledning.

Prosessen innebærer å opprette en mappe med alle filene som skal konverteres, åpne Word, opprette en ny makro og lime inn den oppgitte koden. Derfra, med et enkelt klikk på makroen, tar Word seg av resten. Åpne hver fil, eksporter den som en PDF, og lukk den. uten å lagre endringer i originalen, og gjenta syklusen til det ikke er flere DOC-filer igjen i mappen.

Slik lager du en makro for batchkonvertering trinn for trinn

For å bruke denne metoden for massekonvertering på din egen datamaskin er den generelle prosedyren veldig enkel, selv om redigering av makroer kan virke litt skremmende første gang. Når du har gjort det én gang, vil du se at Det er ikke så mystisk..

Det første du må gjøre er å opprette en mappe på datamaskinen din og plasser alle DOCX-filene inni (eller DOC, avhengig av hvordan du tilpasser makroen) som du vil konvertere til PDF samtidig. Jo mer organiserte de er, desto enklere blir det å finne både originaldokumentene og de tilhørende PDF-filene senere.

Deretter åpner du Microsoft Word (enhver relativt ny versjon vil fungere; for eksempel fungerer Office 365 uten problemer) og laster inn et hvilket som helst dokument, uansett hvilket. Hvis filen kommer fra en annen kilde og du får en beskyttelsesadvarsel, husk å aktivere redigering å kunne jobbe med makroer uten unødvendige begrensninger.

Gå deretter til «Vis»-fanen på båndet og finn knappen for MakroerKlikk der, skriv inn et midlertidig navn for den nye makroen (ikke bekymre deg, det vil bli justert i koden senere) og klikk på «Opprett» for å åpne Visual Basic-editoren der du limer inn innholdet som har blitt delt i veiledningen.

I vinduet som åpnes, vil du se en automatisk generert kodeblokk. Merk alt, slett det, og lim inn makroteksten som er oppgitt i veiledningen, som inneholder prosedyren «Lagre alle som PDF». Når du er ferdig, lukk makroredigeringsprogrammet for å gå tilbake til Word, og gå tilbake til makromenyen fra «Vis»-fanen for å Kjør makroen Lagre alle som PDF, hvem som skal utføre magien.

Hva gjør egentlig makroen LagreAlleSomPDF i Word?

Makroen som deles i veiledningen er skrevet i VBA (Visual Basic for Applications) og kalles Lagre alt som PDFFunksjonen er å skanne en mappe med dokumenter og automatisk konvertere dem alle til PDF, først ber den deg om å velge katalogen der de er lagret og hvor PDF-filene skal genereres.

Så snart den er utført, åpnes en dialogboks av typen msoFileDialogMappevelgerDette er rett og slett et standardvindu for å velge mappen du vil bruke. Dialogbokstittelen er satt til «Velg mappe for å lagre PDF-filer», flervalg er deaktivert, og en innledende listevisning er satt for å forenkle søking.

Hvis du klikker på «Avbryt» i dialogboksen, oppdager makroen at brukeren har avbrutt handlingen og avslutter uten å gjøre noe. Hvis du velger en mappe, sørger koden for at banen slutter med den tilsvarende omvendte skråstrekningen, og sammenkobler den om nødvendig, slik at filnavnene er dannet riktig når rute og navn kombineres.

Før konverteringen starter, lukker makroen alle dokumenter som kan være åpne i Word, ved hjelp av instruksjonen Dokumenter.Lukk med wdPromptToSaveChangesPå denne måten, hvis du har dokumenter med ulagrede endringer, kan du bestemme i det øyeblikket om du vil lagre dem eller ikke, men det forhindrer at de forstyrrer masseprosessen.

Derfra starter en løkke som bruker funksjonen Dir$ For å finne alle filer med filtypen .doc i den valgte mappen. For hver fil den finner, åpner den den i Word, beregner navnet uten filtypen (for å bruke den på nytt i PDF-filen), utfører ExportAsFixedFormat-metoden som spesifiserer wdExportFormatPDF som utdatatype, og lukker originaldokumentet uten å lagre endringene. Løkken fortsetter til det ikke er flere filer igjen som samsvarer med mønsteret.

Detaljer og begrensninger for konverteringsmakroen

Selv om makroer er svært nyttige, er det flere nyanser som er verdt å avklare. for å unngå skremsler eller misforståelserEn av dem er at i den opprinnelig delte versjonen er søkefilteret satt til «*.doc»-filer, noe som betyr at det bare vil behandle dokumenter i klassisk DOC-format, og ikke DOCX.

Hvis du vil jobbe med DOCX, må du juster Dir$-mønsteret til «*.docx» Eller du kan opprette en ekstra løkke som iterererer gjennom begge formatene. I begge tilfeller er prinsippet det samme: koden åpner dokumenter, eksporterer innholdet til PDF og lukker dem uten å berøre originalen, slik at kildedokumentasjonen forblir intakt.

Et annet viktig poeng er at makroen som standard Den åpner ikke de genererte PDF-filene Når den er konvertert, settes OpenAfterExport-parameteren til False. Dette er praktisk for å konvertere store mengder filer, ettersom det forhindrer at skjermen blir oversvømt med PDF-visningsvinduer etter hver konvertering.

Det er også verdt å merke seg at siden alle Word-dokumenter lukkes ved oppstart, er det lurt å lagre alt åpent arbeid på forhånd. Ellers vil du se advarsler som ber deg om å bestemme om du vil lagre hver fil eller ikke, noe som vil forsinke prosessen og kan forstyrre automatiseringen du sikter mot.

Til slutt, selv om makroen fokuserer på .doc-filer i det opprinnelige eksemplet, er logikken den bruker helt gyldig for å lage mer avanserte variasjoner: du kan Legg til filtre etter navn, undermapper eller til og med kvalitetsalternativer Hvis du er komfortabel med VBA, kan du tilpasse verktøyet til dine spesifikke konverteringsbehov i Word.

OCR-konvertering: når dokumentene dine skannes

Et annet vanlig scenario er dokumenter som ikke inneholder redigerbar «ekte» tekst, men i utgangspunktet er skannede bilder i en PDF- eller DOCX-filHvis du prøver å konvertere det til PDF uten videre behandling, vil du fortsatt ende opp med en fil der du ikke kan velge tekst eller søke etter nøkkelord.

For disse tilfellene tilbyr mange konverteringsverktøy et alternativ som kalles optisk tegngjenkjenning (OCR). Funksjonen er å analysere bildene på hver side, finne bokstavene og rekonstruere teksten slik at du deretter kan kopiere, endre eller indeksere den i en intern søkemotor.

Disse plattformene har vanligvis en boks eller bryter merket noe sånt som «Konverter med OCR», ledsaget av en advarsel som for eksempel «De skannede sidene blir konvertert til tekst som du kan redigere.«Du vil ofte se ikoner med tilleggsinformasjon som forklarer at denne funksjonen er ment for filer der teksten ikke kan redigeres, noe som er mest vanlig i skannede dokumenter.»

Innenfor OCR-alternativene finnes det vanligvis en «OCR-metode»-velger som lar deg velge om du foretrekker prosessen. Prøv å beholde det originale designet (layoutet) eller prioritere ren tekstgjenkjenning, selv om det betyr at man må ofre noe av layouten (tekstgjenkjenning). Dette andre alternativet kan endre kolonner, tekstbokser eller den nøyaktige plasseringen av elementer.

Du vil også se et felt for å angi «Originalspråket til filen din», der det anbefales å velge alle språkene som vises i dokumentet. Dette lar OCR-motoren... Den gjenkjenner aksenter, spesialtegn og spesifikke ord bedre. av språket, noe som reduserer feil, spesielt i tekniske eller juridiske tekster.

Ytterligere OCR-innstillinger: monokromforbedring og filtre

I tillegg til metoden og språket tilbyr noen verktøy ekstra innstillinger for å forbedre resultatet når skanningene ikke er av særlig god kvalitet. En av disse er alternativet å «Forbedre OCR» ved å konvertere teksten til svart-hvittDet vil si å fjerne alle farger for å oppnå maksimal kontrast mellom tekst og bakgrunn.

Ved å merke av i denne boksen (ofte merket «ocr_monochrome» eller lignende internt), behandles dokumentet i svart-hvitt, noe som kan bidra til at gjenkjenningen bedre skiller mellom bokstaver og tall når originalen er litt uskarp, har skanneskygger eller papiret har gulnet over tid.

Et annet vanlig alternativ er å bruke et filter før OCR, angitt i alternativene med et felt som «Bruk filter». Formålet med dette filteret er rengjør dokumentet for støy, flekker eller ujevn bakgrunn før man prøver å gjenkjenne teksten, noe som ytterligere forbedrer nøyaktigheten i problematiske dokumenter.

Både monokromforbedring og disse filtrene har imidlertid en klar ulempe: når man bruker dem, bemerkes det vanligvis at det resulterende dokumentet vil miste sine opprinnelige fargerMed andre ord, hvis filen hadde fargede logoer, grafikk med gradienter eller spesifikke uthevinger, kan den endelige versjonen se mer enkel visuelt ut, selv om den blir mer lesbar.

Derfor er det verdt å vurdere om du er mer interessert i å bevare den originale fargeestetikken, eller om det i det spesifikke tilfellet er verdt å ofre noe av utseendet for å oppnå en redigerbar og lett søkbar tekstFor eksempel for å arkivere grupper med skannede fakturaer eller kontrakter.

Omfattende verktøy for å administrere PDF-filene dine etter konvertering

Når du har konvertert DOCX-filene dine til PDF, enten det er ved hjelp av Word, makroer, skrivebordsprogrammer eller nettjenester med OCR, oppstår det andre behov knyttet til bruk av disse PDF-filene i hverdagen. Det er her... spesialiserte PDF-plattformer.

Mange av disse verktøyene konverterer ikke bare, men tilbyr også komplette funksjonskataloger For å manipulere PDF-filer: rediger tekst, legg til eller slett sider, signer elektronisk, passordbeskytt, dekrypter, legg til vannmerker, kombiner flere filer eller del en stor fil i flere mindre.

Hvis du jobber med mye dokumentasjon, er det fornuftig å integrere disse verktøyene i den vanlige arbeidsflyten din: du kan konvertere DOCX-filene dine til PDF, gjennomgå dem, gjøre mindre rettelser, optimalisere størrelsen for e-post, og til slutt, Organiser PDF-filene dine i mapper eller dokumentbehandlingssystemer som vil gjøre det enklere for deg å få tilgang til den senere.

Det endelige målet med alle disse verktøyene er å la deg Del PDF-dokumentene dine med best mulig kvalitetsørge for at alle som mottar dem kan åpne og konsultere dem komfortabelt, uten formatproblemer, manglende fonter eller inkompatible programversjoner.

Alt i alt gir det å kombinere en god DOCX-konverteringsmetode med ekstra PDF-redigering, OCR og administrasjonsfunksjoner deg et mye mer robust arbeidsmiljø enn å bare stole på å lagre som en PDF isolert hver gang du trenger å sende et dokument.

Til syvende og sist gir det deg en forståelse av de ulike måtene å konvertere DOCX-filer til PDF på riktig måte – fra grunnleggende Word-lagring til batchkonverteringer med makroer eller bruk av OCR for skanninger. stor fordel når det gjelder deling og arkivering av dokumentasjonDette unngår formatproblemer og sparer betydelig tid når du arbeider med store mengder filer.