- Kuasai kawasan cetakan, jidar, orientasi dan saiz kertas untuk mengelakkan potongan.
- Gunakan penskalaan yang betul (1x1, lajur atau baris) dan sentiasa sahkan dalam pratonton.
- Perbezaan utama dalam web Excel dan Google Helaian: pemilihan halaman, had dan penomboran.
- Pilihan untuk mencetak berbilang helaian/buku, jadual tertentu dan menjana PDF dibersihkan.
Menguasai percetakan dalam Excel bukan hanya tentang mengklik butang dan menyilang jari anda; apabila helaian penuh dengan data, sebarang margin yang salah letak, orientasi yang tidak betul atau skala yang salah boleh merosakkan hasilnya. Jika anda mengalami jadual yang rosak, halaman yang tidak sesuai atau lompatan aneh, berikut ialah cara untuk mengelakkannya langkah demi langkah.
Dalam panduan praktikal yang komprehensif ini, kami telah menyusun perkara penting untuk mencetak daripada Excel (desktop dan web) dan Helaian Google. Anda akan belajar cara menyediakan helaian, tentukan kawasan cetakan, laraskan jidar dan orientasi, skala ke halaman, cetak hanya pilihan atau jadual tertentu, cetak berbilang helaian atau buku kerja sekaligus, dan juga perkara yang berubah dalam Excel untuk web. Selain itu, kami menambah petua berkualiti, penjimatan dakwat dan cara menjana PDF yang bersih.
Tetapan asas sebelum mencetak dalam Excel
Sebelum mencetak, anda perlu mengambil masa seminit untuk menyediakan. Dalam Excel untuk desktop, cara terpantas untuk mengakses pratonton dan pilihan ialah Fail > Cetak (atau Ctrl+P), di mana antara muka dibuka dengan pratonton di sebelah kanan dan tetapan di sebelah kiri. Di sana anda boleh memilih pencetak, menyalin dan menyemak rupa halaman tersebut.
Untuk memperhalusi reka bentuk, pergi ke Tata Letak Halaman atau Ciri Cetak: orientasi (potret/landskap), saiz kertas dan jidarMargin "Biasa" atau "Sempit" berfungsi dengan baik bergantung pada kandungan; jika anda perlu memperhalusi tetapan, gunakan Margin Tersuai untuk bersaiz milimeter setiap sisi.
Orientasi adalah kunci: jika papan anda lebar, orientasi mendatar Ini akan menghalang pemotongan; jika ia lebih tinggi daripada lebar, menegak akan lebih mudah dibaca. Tukar pilihan daripada Tata Letak Halaman > Orientasi dan semak pratonton untuk memastikan tiada lajur tergantung.
Jika anda sedang mencari segala-galanya untuk dimuatkan pada satu helaian, semak penskalaan. Dalam Excel anda boleh memilih "Muatkan helaian pada satu halaman”, “Suaikan semua lajur pada satu halaman” atau “Suaikan semua baris pada satu halaman”Setiap pilihan memampatkan secara berbeza; kawal saiz teks supaya ia tidak kelihatan mikroskopik.
Tabiat yang baik adalah untuk menentukan kawasan yang tepat untuk dicetak apabila anda tidak mahu mencetak keseluruhan helaian. Pilih julat dan pergi ke Tata Letak Halaman > Kawasan Cetakan > Tetapkan Kawasan Cetakan. Dengan cara ini anda mengelakkan margin janggal atau ruang kosong yang tidak perlu.
Cetak beberapa helaian dan buku serentak
Jika anda perlu mengekstrak beberapa tab daripada fail yang sama, anda tidak perlu melakukannya satu demi satu. Dalam buku kerja Excel, pilih semua helaian untuk dicetak (Ctrl+klik pada tab) dan buka Fail > Cetak. Dengan cara ini, helaian aktif dihantar ke pencetak bersama-sama dalam satu kelompok.
Bagaimana jika anda perlu mencetak beberapa buku pada masa yang sama? Ia adalah mungkin jika anda meletakkan semua fail dalam folder yang samaDaripada Excel, pergi ke Fail > Buka, tahan Ctrl dan pilih setiap buku kerja yang ingin anda cetak, kemudian pilih Cetak. Ini adalah jalan pintas yang sempurna untuk laporan bulanan atau siri laporan.
Apabila anda mencetak gabungan helaian, semak pratonton untuk melihat sama ada mana-mana helaian telah tertinggal. skala atau orientasi yang berbezaDalam kes ini, satukan parameter asas (orientasi, saiz kertas dan penskalaan) sebelum menghantar kumpulan ke pencetak.
Jika anda berminat untuk menyimpan semuanya ke fail dan bukannya terus ke kertas, anda boleh memilih untuk menjana fail output. Dalam baris gilir cetakan, pilih Pencetak > Cetak ke Fail, tekan Cetak dan masukkan nama fail apabila digesa. Ini berguna untuk semakan dalaman atau proses pengarkiban.
Cetak keseluruhan helaian, hanya sebahagian daripadanya, atau jadual tertentu
Apabila anda tidak memerlukan keseluruhan buku kerja, Excel membolehkan anda memperhalusi perkara yang diberikan kepada pencetak. Dalam panel cetak, anda boleh memilih antara Pemilihan, Helaian Aktif, Keseluruhan Buku Kerja atau Jadual. Laraskan pilihan ini mengikut matlamat anda untuk mengelakkan kertas terbuang.
Untuk mencetak julat sahaja, mula-mula pilih sel dan, dalam Fail > Cetak, pilih Pilihan cetakan. Semak pratonton: Jika pemangkasan tidak seperti yang anda mahu, tutup pratonton, laraskan julat dan ulangi. Ini adalah cara paling bersih untuk mendapatkan butiran penting sahaja.
Adakah anda bekerja dengan jadual Excel (Sisipkan > Jadual)? Jika anda memilih mana-mana sel dalam jadual, anda boleh memilihnya apabila anda mencetak. "Cetak jadual yang dipilih" dalam Tetapan. Dengan cara ini, anda hanya melihat jadual itu, berbingkai kemas dan tanpa sebarang unsur luaran.
Dalam Excel untuk web anda juga boleh mencetak pilihan atau keseluruhan helaian daripada Fail > Cetak > CetakJika anda menandai sel dan kemudian menukar fikiran anda, tukar pilihan kepada "Seluruh Buku Kerja" sebelum mengklik butang Cetak; pratonton akan serta-merta menunjukkan kepada anda bagaimana ia akan kelihatan.
Apabila jadual atau julat anda sangat besar, ingat hadnya: dalam Excel untuk web, mencetak jadual adalah disyorkan. jika anda mempunyai kurang daripada 10.000 selUntuk penyenaraian yang lebih besar, sebaiknya buka fail dalam apl desktop dan uruskannya dari sana.
Pratonton, kawasan cetak dan skala ke halaman
Pratonton ialah kawan baik anda: buka Fail > Cetak atau gunakan Ctrl+P untuk melihat dokumen kerana ia akan diterima oleh pencetak. Semasa anda menggunakan perubahan pada orientasi, jidar atau skala, lakaran kenit dikemas kini supaya anda tidak perlu merakam dalam gelap.
Jika anda menetapkan kawasan cetakan dan kemudian ingin menukarnya, hanya pilih semula sel dan ulangi. Tata Letak Halaman > Kawasan Cetakan > Tetapkan Kawasan CetakanSetiap pilihan baharu menimpa pilihan sebelumnya, dan pratonton akan mengesahkan pilihan anda.
Apabila terdapat baris atau lajur tersembunyi, ingat perkara ini: dalam Excel untuk web, ilmu ghaib tidak dicetakJika anda ingin memasukkannya, nyahsembunyikan baris/lajur tersebut sebelum mencetak. Anda akan melihat ini dengan tiada pengepala atau garisan berganda dalam label; pilih pengepala bersebelahan, klik kanan dan pilih Nyahsembunyikan.
Jika buku kerja anda mempunyai helaian tersembunyi, ia tidak akan muncul dalam output sehingga anda menyahsembunyikannya. Klik kanan mana-mana tab, dan jika anda melihat pilihan Tunjukkan, bermakna terdapat tab tersembunyi; tunjukkannya, pilih yang anda perlukan, dan cetak sekali lagi.
Untuk memuatkan pada satu helaian terdapat beberapa taktik: "Suaikan helaian ke satu halaman" mengecilkan semua kandungan;Muatkan semua lajur pada satu halaman" memampatkan lebar dan menyebarkan baris merentasi berbilang halaman menegak; "Muat semua baris pada satu halaman" adalah sebaliknya. Jika tiada pilihan menjadikan teks anda boleh dibaca, sesuaikan skala dengan peratusan manual.
Beberapa tetapan lain yang membuat perbezaan: saiz kertas yang betul (cth., A4) dan margin. Jidar yang sempit memberi anda lebih banyak ruang untuk data, tetapi berhati-hati untuk tidak meninggalkan pengepala atau pengaki terlalu dekat dengan tepi; jika anda memerlukan ketepatan, gunakan Margin Tersuai.
Dalam tetapan cetakan anda juga boleh memilih untuk mencetak pada satu sisi atau kedua-dua belah. Mod cetakan tepi panjang menyediakan bacaan seperti buku (membelek muka surat ke sisi), manakala tepi pendek Ia adalah gaya kalendar (ia terbalik). Pilih yang paling sesuai dengan jenis dokumen.
Jika anda mencetak berbilang salinan dokumen berbilang halaman, tetapkan pilihan untuk selang seliDengan pengumpulan, pencetak mencetak set lengkap 1-2-3, 1-2-3; tanpa pengumpulan, ia mencetak 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, yang merumitkan penyisihan berikutnya.
Butiran penting dalam Excel untuk Web: tidak mungkin sisipkan, lihat atau cetak nombor halaman daripada pelayar. Jika anda memerlukan pengepala atau pengaki bernombor, buka fail dalam apl desktop, tambah nombor dalam Reka Letak Halaman dan cetak dari sana.
Excel untuk Web dan Helaian Google: Perbezaan dan Cara Mencetak Dengan Baik
Dalam Excel untuk Web, adalah disyorkan Gunakan arahan Cetak Excel dan bukan pelayar. Pergi ke Fail > Cetak > Cetak dan pilih antara Pilihan Semasa atau Keseluruhan Buku. Sebarang perubahan pada pemilihan memerlukan menutup pratonton, melaraskan pemilihan dan mencetak semula.
Jika anda ingin memastikan semuanya sesuai, pilih skala yang sesuai dan sahkan dengan lakaran kecil pratonton. Walaupun kandungannya sesuai, jika anda melihatnya saiz teks jatuh terlalu rendahAnda mungkin mahu membahagikan laporan anda kepada berbilang halaman dan menggunakan tajuk berulang di bahagian atas untuk menjadikannya lebih mudah dibaca.
Dalam Helaian Google, laluannya adalah serupa: Fail > Cetak atau ikon pencetak. Dari sana, anda memilih saiz kertas, orientasi, jidar dan penskalaan. Jika anda hanya mahukan rantau, pilih “Cetak kawasan yang dipilih”Jika anda berminat untuk memuatkan segala-galanya pada satu halaman, gunakan pilihan "Suaikan dengan Halaman".
Helaian membolehkan anda memilih helaian yang hendak dicetak, melaraskan pemformatan dan penjajaran serta melihat hasilnya secara langsung. Sama seperti dalam Excel, Untuk jadual yang sangat luas, ia patut bertukar kepada orientasi mendatar. dan mampatkan lajur dengan berhati-hati untuk mengelakkan kehilangan kebolehbacaan.
Untuk melengkapkan proses dengan hasil yang profesional, biasakan menggunakan pratonton dan menyeragamkan tetapan anda: saiz kertas yang sama, jidar yang konsisten dan skala yang tidak mengorbankan saiz fon. Kesepaduan antara daun Ia sangat meningkatkan bacaan apabila anda mencetak buku dengan berbilang tab.
Pintasan dan pilihan yang berguna: pratonton, pemilihan pantas dan sifat
Pintasan papan kekunci Ctrl+P terus membuka paparan cetakan dengan lakaran kecil di sebelah kananIni ialah cara terpantas untuk menyemak rehat, pengepala dan rehat tanpa meninggalkan helaian. Jika ada yang tidak sesuai, undur selangkah, betulkan dan semak semula.
Dalam panel Pencetak, anda boleh menukar peranti aktif daripada menu lungsur turun "Pencetak". Jika anda mengurus berbilang pencetak (cth., warna dan monokrom), pemilih menjimatkan anda datang dan pergi. Selain itu, butang Properties membuka pilihan pemacu khusus pencetak (kualiti, dulang, jenis kertas).
Untuk jadual, adalah idea yang baik untuk memilih keseluruhan struktur sebelum mencetak. Klik sel pertama, tahan Shift, dan pilih yang terakhir untuk menutupnya. semua lajur dan baris dalam jadual tanpa menatal terlalu jauh. Dengan cara ini anda boleh memastikan anda tidak memotong lajur secara tidak sengaja.
Apabila helaian mempunyai berbilang paparan atau penapis, perhatikan perkara yang dipaparkan pada skrin. Excel akan mencetak perkara yang kelihatan berdasarkan pemilihan dan kawasan yang ditetapkan, jadi jika ada lajur yang ditapis atau tersembunyi, semak sama ada anda benar-benar mahu mengecualikannya daripada kertas atau lebih suka menunjukkannya sebelum mencetak.
Kualiti, penjimatan dan PDF: helah terakhir yang membuat perbezaan
Jika dokumen itu adalah untuk penghantaran atau pengarkiban, pertimbangkan untuk membuat PDF. Dalam Excel pada desktop, anda boleh menggunakan Fail > Simpan Sebagai atau Eksport ke PDF Selepas mengkonfigurasi kerja cetakan (orientasi, jidar, skala dan kawasan), anda akan mendapat fail yang setia dan mudah dikongsi yang tidak pecah apabila dibuka.
Dalam Helaian Google ia lebih mudah: Fail > Muat Turun > PDF. Panel tetapan sangat serupa dengan panel cetak, jadi anda boleh gunakan semula tetapan yang sama untuk mendapatkan PDF yang bersih pada percubaan pertama.
Jika anda memerlukan fail cetakan perantaraan dan bukannya kertas, pilih pilihan Cetak ke fail Dalam senarai pencetak, klik Cetak dan namakannya apabila digesa. Dengan cara ini, anda boleh menyimpan dengan tepat apa yang anda akan hantar ke pencetak.
Untuk meningkatkan kualiti tanpa meningkatkan kos, tetapkan mod cetakan kepada "Draf" semasa mencetak. anda hanya mahu ujian cepat dan simpan kualiti tinggi untuk versi akhir. Memilih kertas yang sesuai untuk dokumen anda (contohnya, kertas standard untuk jadual dan kertas yang lebih tebal untuk pembentangan) sangat meningkatkan rasa dan kebolehbacaan.
Jika anda kerap mencetak, pertimbangkan untuk menggunakan bekalan yang boleh dipercayai, serasi dan hanya mengawal warna apabila ia menambah nilai. Untuk laporan berangka semata-mata, monokrom dengan kontras yang baik biasanya mencukupi dan lebih menjimatkan.
Terdapat perkhidmatan percetakan dalam talian yang membolehkan anda memuat naik PDF, memilih jenis kertas (warna atau hitam dan putih), dan kemasannya. Ini berguna apabila anda tidak mempunyai pencetak di tangan Atau anda memerlukan cetakan bersaiz sederhana dengan kualiti yang konsisten; menyediakan fail anda dengan betul (margin, skala, orientasi) akan memastikan hasil yang sempurna.
Dengan semua perkara di atas, anda sudah mempunyai bahan untuk mencetak tanpa masalah: sediakan helaian, tentukan kawasan, laraskan jidar dan orientasi, tentukan sama ada untuk menskalakan ke satu halaman atau merebak ke beberapa halaman, gunakan pratonton untuk mengesahkan dan, apabila tiba masanya, tukar kepada PDF atau fail untuk mengekalkan yang asli sesuai untuk dikongsi atau dicetak.
Mencetak hamparan menjadi kurang menyusahkan apabila anda memasuki rutin: pratonton, parameter jelas dan ketekalan merentas helaian. Melaraskan pemilihan, penskalaan dan margin, Anda akan mencapai hasil yang bersih, mudah dibaca dan profesional kedua-duanya dalam Excel (desktop dan web) dan Helaian Google, tanpa kejutan atau halaman "digigit".
Penulis yang bersemangat tentang dunia bait dan teknologi secara umum. Saya suka berkongsi pengetahuan saya melalui penulisan, dan itulah yang akan saya lakukan dalam blog ini, menunjukkan kepada anda semua perkara yang paling menarik tentang alat, perisian, perkakasan, trend teknologi dan banyak lagi. Matlamat saya adalah untuk membantu anda mengemudi dunia digital dengan cara yang mudah dan menghiburkan.