שליטה בהדפסה באקסל אינה רק לחיצה על כפתור והצלבת אצבעות; כאשר הגיליון מלא בנתונים, כל שוליים שגויים, כיוון לא נכון או קנה מידה שגוי יכול להרוס את התוצאה. אם נתקלתם בטבלאות שבורות, עמודים שלא מתאימים או קפיצות מוזרות, הנה איך להימנע מהם שלב אחר שלב.
במדריך מקיף ומעשי זה, ריכזנו עבורכם את כל הדברים החיוניים להדפסה מאקסל (לשולחן העבודה ולאינטרנט) ומגוגל גיליונות אלקטרוניים. תלמדו כיצד להכין את הגיליון, הגדרת אזורי הדפסה, התאמת שוליים וכיוון, קנה מידה לעמוד, להדפיס רק קטע נבחר או טבלה ספציפית, להדפיס מספר גיליונות או חוברות עבודה בו זמנית, ואפילו מה משתנה ב-Excel באינטרנט. בנוסף, אנו מוסיפים טיפים לאיכות, חיסכון בדיו וכיצד ליצור PDF נקי.
הגדרות בסיסיות לפני הדפסה באקסל
לפני ההדפסה, כדאי להקדיש רגע להכנה. ב-Excel למחשב שולחני, הדרך המהירה ביותר לגשת לתצוגה המקדימה ולאפשרויות היא קובץ > הדפסה (או Ctrl+P), שם נפתח הממשק עם התצוגה המקדימה מימין וההגדרות משמאל. שם תוכלו לבחור את המדפסת, את העותקים ולבדוק כיצד ייראה הדף.
כדי לכוונן את העיצוב, עבור אל פריסת עמוד או מאפייני הדפסה: כיוון (לאורך/לרוחב), גודל נייר ושולייםשוליים "רגילים" או "צרים" יעבדו היטב בהתאם לתוכן; אם עליך לכוונן את ההגדרות, השתמש בשוליים מותאמים אישית כדי להתאים כל צד לגודל מילימטר.
כיוון הוא המפתח: אם הלוח שלך רחב, כיוון אופקי זה ימנע חיתוכים; אם הוא גבוה יותר מרוחב, האנכי יהיה קריא יותר. שנה את האפשרות מ-Page Layout > Orientation ובדוק את התצוגה המקדימה כדי לוודא שאין עמודות תלויות.
אם אתם מחפשים שהכל יתאים לגיליון אחד, בדקו את קנה המידה. באקסל תוכלו לבחור "התאמת גיליון לעמוד אחד", "התאם את כל העמודות לעמוד אחד" או "התאם את כל השורות לעמוד אחד"כל אפשרות דוחסת בצורה שונה; שלוט בגודל הטקסט כך שהוא לא ייראה מיקרוסקופי.
הרגל טוב הוא להגדיר את האזור המדויק להדפסה כאשר אינך רוצה להדפיס את כל הגיליון. בחר את הטווח ועבור אל פריסת עמוד > אזור הדפסה > הגדרת אזור הדפסהבדרך זו תמנעו שוליים מגושמים או שטח לבן מיותר.
הדפס מספר גיליונות וספרים בו זמנית
אם עליך לחלץ מספר טאבים מאותו קובץ, אינך צריך לעשות זאת בנפרד. בחוברת העבודה של אקסל, בחר את כל הגיליונות להדפסה (לחיצה על הכרטיסיות תוך כדי לחיצה על Ctrl) ופתח את קובץ > הדפסה. בדרך זו, הגיליונות הפעילים נשלחים למדפסת יחד בקבוצה אחת.
מה אם צריך להדפיס כמה ספרים בו זמנית? זה אפשרי אם אתה שם את כל הקבצים באותה תיקייהמאקסל, עבור אל קובץ > פתיחה, החזק את מקש Ctrl לחוץ, ובחר כל חוברת עבודה שברצונך להדפיס, לאחר מכן בחר הדפס. זהו קיצור דרך מושלם לדוחות חודשיים או סדרות דוחות.
בעת הדפסת שילוב של גיליונות, בדוק את התצוגה המקדימה כדי לראות אם מישהו מהם נשאר מאחור. קנה מידה או כיוון שוניםבמקרים אלה, יש לאחד את הפרמטרים הבסיסיים (כיוון, גודל נייר וקנה מידה) לפני שליחת האצווה למדפסת.
אם אתם מעוניינים לשמור הכל בקובץ במקום ישירות על נייר, תוכלו לבחור ליצור קובץ פלט. בתור ההדפסה, בחרו מדפסת > הדפסה לקובץ, לחץ על הדפס והזן את שם הקובץ כשתתבקש. זה שימושי לתהליכי סקירה פנימיים או אחסון בארכיון.
הדפס את הגיליון כולו, רק חלק ממנו, או טבלה ספציפית
כאשר אינך זקוק לכל חוברת העבודה, Excel מאפשר לך לכוונן בדיוק מה הולך למדפסת. בחלונית ההדפסה, תוכל לבחור בין בחירה, גליונות פעילים, חוברת עבודה שלמה או טבלההתאם אפשרות זו בהתאם למטרה שלך כדי למנוע בזבוז נייר.
כדי להדפיס טווח מסוים בלבד, תחילה בחר את התאים, ולאחר מכן, תחת קובץ > הדפסה, בחר בחירת הדפסהבדוק את התצוגה המקדימה: אם החיתוך אינו כפי שרצית, סגור את התצוגה המקדימה, התאם את הטווח וחזר על הפעולה. זוהי הדרך הנקייה ביותר לקבל רק את הפרטים החשובים.
האם אתה עובד עם טבלאות אקסל (הוספה > טבלה)? אם תבחר תא כלשהו בטבלה, תוכל לבחור אותו בעת ההדפסה. "הדפס את הטבלה שנבחרה" בהגדרות. בדרך זו, תראו רק את הטבלה הזו, ממוסגרת בצורה מסודרת וללא אלמנטים חיצוניים.
ב-Excel באינטרנט ניתן גם להדפיס בחירה או את הגיליון כולו מ קובץ > הדפסה > הדפסהאם סימנתם תאים ולאחר מכן שיניתם את דעתכם, שנו את האפשרויות ל"חוברת עבודה שלמה" לפני לחיצה על כפתור ההדפסה; התצוגה המקדימה תראה לכם באופן מיידי כיצד היא תיראה.
כאשר הטבלה או הטווח שלך גדולים מאוד, זכור את המגבלות: ב-Excel באינטרנט, מומלץ להדפיס טבלה. אם יש לך פחות מ-10.000 תאיםעבור רישומים גדולים יותר, עדיף לפתוח את הקובץ באפליקציית שולחן העבודה ולנהל אותו משם.
תצוגה מקדימה, אזורי הדפסה ושינוי קנה מידה לעמוד
תצוגה מקדימה היא החברה הכי טובה שלך: פתוח קובץ > הדפסה או השתמשו ב-Ctrl+P כדי להציג את המסמך כפי שיתקבל על ידי המדפסת. כאשר אתה מחיל שינויים בכיוון, בשוליים או בקנה מידה, התמונה הממוזערת מתעדכנת כך שלא תצטרך לצלם בחושך.
אם הגדרת אזור הדפסה ולאחר מכן ברצונך לשנות אותו, פשוט בחר מחדש את התאים וחזר על הפעולה. פריסת עמוד > אזור הדפסה > הגדרת אזור הדפסהכל בחירה חדשה דורסת את הקודמת, והתצוגה המקדימה תאשר את בחירתך.
כאשר יש שורות או עמודות מוסתרות, זכור זאת: ב-Excel באינטרנט, הנסתר לא מודפסאם ברצונך לכלול אותן, בטל את ההסתרה של שורות/עמודות אלו לפני ההדפסה. תבחין בכך על ידי כותרות חסרות או קווים כפולים בתוויות; בחר את הכותרות הסמוכות, לחץ לחיצה ימנית ובחר בטל הסתרה.
אם חוברת העבודה שלך מכילה גיליונות מוסתרים, הם לא יופיעו בפלט עד שתבטל את הסתרתם. לחץ לחיצה ימנית על כל כרטיסייה, ואם אתה רואה את האפשרות הצג, פירושו שישנן כרטיסיות נסתרות; הצג אותן, בחר את הדרושות לך והדפס שוב.
כדי להתאים גיליון לדף אחד ישנן מספר טקטיקות: "התאמת גיליון לעמוד אחד" מכווץ את כל התוכן;התאם את כל העמודות לעמוד אחד"מצמצם את הרוחב ומפזר את השורות על פני מספר עמודים אנכיים; "התאם את כל השורות לעמוד אחד" עושה את ההפך. אם אף אחת מהאפשרויות לא הופכת את הטקסט לקריא, התאם אישית את קנה המידה באמצעות אחוז ידני.
עוד כמה הגדרות שעושות את ההבדל: ה- גודל נייר נכון (למשל, A4) ושוליים. שוליים צרים נותנים לכם יותר מקום לנתונים, אך היזהרו לא להשאיר כותרות עליונות או תחתונות קרובות מדי לקצה; אם אתם זקוקים לדיוק, השתמשו בשוליים מותאמים אישית.
בהגדרות ההדפסה ניתן גם לבחור להדפיס על צד אחד או על שני הצדדים. מצב ההדפסה קצה ארוך מכין את הקריאה כמו ספר (הופך את הדפים הצידה), בעוד ש קצה קצר זהו סגנון לוח שנה (הוא הפוך). בחר את זה שהכי מתאים לסוג המסמך.
אם אתם מדפיסים מספר עותקים של מסמך מרובה עמודים, הגדר את האפשרות ל משולבעם סידור, המדפסת מדפיסה סטים שלמים 1-2-3, 1-2-3; ללא סידור, היא מדפיסה 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, מה שמסבך את המיון שלאחר מכן.
פרט חשוב ב-Excel for Web: לא ניתן הוספה, צפייה או הדפסה של מספרי עמודים מהדפדפן. אם אתם זקוקים לכותרות עליונות או תחתונות ממוספרות, פתחו את הקובץ באפליקציית שולחן העבודה, הוסיפו את המספרים ב"פריסת עמוד" והדפיסו משם.
Excel לאינטרנט ו-Google Sheets: הבדלים וכיצד להדפיס היטב
ב-Excel for Web, מומלץ השתמש בפקודת ההדפסה של אקסל ולא של הדפדפן. עבור אל קובץ > הדפסה > הדפסה ובחר בין הבחירה הנוכחית או הספר כולו. כל שינוי בבחירה מחייב סגירת התצוגה המקדימה, התאמת הבחירה והדפסה נוספת.
אם ברצונך לוודא שהכל מתאים, בחר את קנה המידה המתאים ואשר באמצעות תמונת התצוגה הממוזערת. גם אם התוכן מתאים, אם אתה רואה ש... גודל הטקסט יורד נמוך מדיייתכן שתרצו לפצל את הדוח שלכם למספר עמודים ולהשתמש בכותרות חוזרות בחלק העליון כדי להפוך אותו לקריא יותר.
ב-Google Sheets, הנתיב דומה: קובץ > הדפסה או סמל המדפסת. משם, ניתן לבחור את גודל הנייר, כיוון ההדפסה, השוליים וקנה המידה. אם רוצים רק אזור, בחרו "הדפס את האזור הנבחר"אם אתם מעוניינים להתאים את הכל לעמוד אחד, השתמשו באפשרות "התאם לעמוד".
גיליונות מאפשרים לך לבחור אילו גיליונות להדפיס, להתאים את העיצוב והיישור ולצפות בתוצאות בזמן אמת. בדיוק כמו באקסל, עבור שולחנות רחבים מאוד, כדאי לעבור לכיוון אופקי. ולדחוס עמודות במשורה כדי למנוע אובדן קריאות.
כדי להשלים את התהליך עם תוצאה מקצועית, התרגלו לשימוש בתצוגה המקדימה ולתקנן את ההגדרות שלכם: גודל נייר זהה, שוליים עקביים וקנה מידה שאינו מקריב גודל גופן. קוהרנטיות בין עלים זה משפר מאוד את הקריאה כשמדפיסים ספר עם מספר לשוניות.
קיצורי דרך ואפשרויות שימושיות: תצוגה מקדימה, בחירה מהירה ומאפיינים
קיצור המקשים Ctrl+P פותח ישירות את תצוגת ההדפסה עם תמונה ממוזערת מימיןזוהי הדרך המהירה ביותר לבדוק מעברים, כותרות וקטעי טקסט מבלי לצאת מהגיליון. אם משהו לא מתאים, חזור שלב אחורה, תקן אותו ובדוק שוב.
בחלונית המדפסות, ניתן לשנות את ההתקן הפעיל מהתפריט הנפתח "מדפסת". אם אתם מנהלים מספר מדפסות (למשל, צבעוניות ומונוכרומטיות), הבורר חוסך לך כניסה ויציאהבנוסף, לחצן המאפיינים פותח אפשרויות ספציפיות למדפסת (איכות, מגש, סוג נייר).
עבור טבלאות, מומלץ לבחור את המבנה כולו לפני ההדפסה. לחצו על התא הראשון, החזיקו את מקש Shift לחוץ, ובחרו את האחרון כדי לכסות אותו. כל העמודות והשורות בטבלה בלי לגלול יותר מדי. כך תוכלו לוודא שלא תגזרו בטעות עמודה.
כאשר לגיליון יש מספר תצוגות או מסננים, שימו לב למה שמוצג על המסך. Excel ידפיס את מה שנראה בהתבסס על הבחירה והאזור שהוגדר, כך שאם יש עמודות מסוננות או מוסתרות, סמן אם אתה באמת רוצה לא לכלול אותם בעיתון או מעדיף להציג אותם לפני ההדפסה.
איכות, חיסכון ו-PDF: טריקים אחרונים שעושים את ההבדל
אם המסמך מיועד למשלוח או לארכיון, שקלו ליצור קובץ PDF. באקסל במחשב שולחני, תוכלו להשתמש קובץ > שמירה בשם או ייצוא ל- PDF לאחר הגדרת עבודת ההדפסה (כיוון, שוליים, קנה מידה ושטח), תקבלו קובץ נאמן וקל לשיתוף שאינו נשבר בעת פתיחתו.
ב-Google Sheets זה אפילו יותר פשוט: קובץ > הורדה > PDF. לוח ההגדרות דומה מאוד ללוח ההדפסה, כך שתוכלו שימוש חוזר באותן הגדרות כדי לקבל PDF נקי בניסיון הראשון.
אם אתם זקוקים לקובץ הדפסה ביניים במקום נייר, בחרו באפשרות הדפסה לקובץ ברשימת המדפסות, לחצו על הדפס ותן לה שם כשתתבקשו. בדרך זו תוכלו לשמור בדיוק את מה שהייתם שולחים למדפסת.
כדי לשפר את האיכות מבלי להגדיל את העלות, הגדר את מצב ההדפסה ל"טיוטה" בעת ההדפסה. אתה רק רוצה בדיקות מהירות ולשמור על איכות גבוהה לגרסה הסופית. בחירת נייר המתאים למסמך שלך (לדוגמה, נייר סטנדרטי לטבלאות ונייר עבה יותר למצגות) משפרת מאוד את התחושה והקריאה.
אם אתם מדפיסים לעתים קרובות, שקלו להשתמש בחומרים מתכלים אמינים ותואמים ולשלוט בצבע רק כאשר הוא מוסיף ערך. עבור דוחות מספריים גרידא, מונוכרום עם ניגודיות טובה בדרך כלל מספיק וחסכוני יותר.
ישנם שירותי הדפסה מקוונים המאפשרים לך להעלות את קובץ ה-PDF, לבחור את סוג הנייר (צבעוני או שחור-לבן) ואת הגימור. אלה שימושיים כאשר אין לך מדפסת בהישג יד או שאתם זקוקים להדפסות בגודל בינוני באיכות עקבית; הכנת הקובץ שלכם כראוי (שוליים, קנה מידה, כיוון) תבטיח תוצאה ללא רבב.
עם כל האמור לעיל, כבר יש לכם את המרכיבים להדפסה ללא בעיות: הכינו את הדף, הגדירו את האזור, התאימו את השוליים והכיוון, החליטו אם לשנות את גודל הדף לעמוד אחד או לחלק אותו למספר עמודים, השתמשו בתצוגה המקדימה כדי לאמת, וכאשר יגיע הזמן, המרה ל-PDF או קובץ כדי לשמר את המקור מושלם לשיתוף או הדפסה.
הדפסת גיליונות אלקטרוניים הופכת פחות טרחה כשמגיעים לשגרה: תצוגה מקדימה, פרמטרים ברורים ועקביות בין גיליונות. התאמת בחירה, קנה מידה ושוליים, תקבלו תוצאה נקייה, קריא ומקצועית גם באקסל (לשולחן העבודה ולרשת) וגם בגוגל שיטס, בלי הפתעות או דפים "נגיסים".
כותב נלהב על עולם הבתים והטכנולוגיה בכלל. אני אוהב לחלוק את הידע שלי באמצעות כתיבה, וזה מה שאעשה בבלוג הזה, אראה לכם את כל הדברים הכי מעניינים על גאדג'טים, תוכנה, חומרה, טרנדים טכנולוגיים ועוד. המטרה שלי היא לעזור לך לנווט בעולם הדיגיטלי בצורה פשוטה ומשעשעת.