策略教學：如何選擇軟體來實現公司數位轉型

採取 公司數位化 這不僅僅是安裝幾個程式就完事；它還涉及重新審視你的工作方式、你為客戶創造的價值，以及你未來幾年的發展計畫。許多中小企業由於害怕改變、缺乏相關知識，或者因為「這種方式過去一直很有效」而不斷推遲這項決定。

問題在於，這種心態在今天卻是個陷阱： 市場已經變得數位化、要求高、節奏快。不做出改變的公司將面臨被淘汰的真正風險。好消息是，現在入門從未如此簡單便捷：從免費的雲端工具到先進且全面的管理平台，各種規模、產業和預算的公司都能找到合適的解決方案。

企業數位轉型究竟意味著什麼？

當我們談到公司數位轉型時，我們指的不是「從Excel切換到稍微現代的程式」；我們指的是… 將目前採用人工、紙本或分散方式的流程遷移到互聯的數位環境中這既需要工具，也需要不同的工作組織方式。

實際上，數位化是 將實體操作轉換為數位流程訂單、發票、合約、註冊、行銷活動、客戶服務、庫存……並非所有任務都能 100% 數位化，但很大一部分可以，而正是這些數位化工作才能帶來效率和可擴展性方面的差異。

此外，這個過程幾乎總是需要審查一些基本問題，例如 商業模式、商業策略、物流、溝通管道和人員管理這不僅僅是關於科技：而是關乎重新思考如何創造和傳遞價值。

在歐洲，這種變化被認為具有如此重要的戰略意義，以至於出現了諸如…之類的項目。 數位工具包和下一代基金其設計目的是讓中小企業和自僱人士無需進行大量初始投資即可為其數位化解決方案提供資金。

數位化與數位轉型之間的區別

術語很容易混淆，但區分它們很重要： 數位化和數位轉型並非同一概念。它們相輔相成，但卻處於不同的領域。

La 數字化 專注於 將類比過程轉換為數位過程 在不大幅改變流程本質的前提下。例如：從實體文件櫃過渡到基於雲端的文件管理系統，使用 電子簽名 與其手寫簽名，不如掃描送貨單並將其儲存在管理系統中。

La 數字化轉型 它更進一步（甚至更進一步）：它假設 以數位化為核心重新思考公司，將策略重點放在客戶身上。 並依賴 人工智慧、自動化等技術利用雲端運算、大數據或電子商務重新設計產品、服務和工作方式。

數位化是將你現有的工作「轉換」成數位格式，而數位轉型則是將你現有的工作「轉換」成數位格式。 改變遊戲規則：你如何做決定，如何銷售，如何與客戶和供應商建立關係，如何組織內部人才，或如何創新。

沒有數位化，轉型就無從談起。 為了數位化而數位化 （沒有策略地安裝工具）無法為你帶來如今脫穎而出所需的競爭優勢。

西班牙商業數位化現況概述

在西班牙，數位化進步是著眼於長遠的： 基礎設施完善，援助充足，但先進企業與落後企業之間仍有顯著差距。.

根據最新的歐洲指標，該國在以下方面取得了顯著進展： 企業對連接性、光纖和 5G 部署以及技術的採用情況光纖網路已覆蓋約 95% 的家庭，5G 網路幾乎覆蓋了所有人口，包括許多農村地區。

數位經濟的規模已經大約 佔GDP的22% 預計在自動化、電子商務和數位服務的推動下，這一數字將繼續每年增長幾個百分點。

即便如此，許多中小企業和微型企業仍然只使用 基本工具（電子郵件、辦公室軟體等等）無需跳到解決方案 IA大數據或先進的雲端技術可以倍增您的生產力和分析能力。

另一個重要的挑戰在於… 數字技能 就勞動市場而言：技術人才短缺，且人們對技術有過度恐懼。因此，越來越多的公共和私營部門推出了提供數位技能、數據、人工智慧和其他技術培訓的計畫。 網絡安全.

公司不數位化的優勢與風險

數位化的原因並非出於技術上的突發奇想，而是與以下因素有關： 生產力、成本、競爭力與生存消費者習慣的改變、混合辦公模式的興起、利潤壓力以及市場瞬息萬變，使得這種改變不再是可選項。

主要優點包括： 即時協作、全天候任何設備存取、減少紙張使用和手動操作擁有數位化工作流程的企業即使在辦公室關閉的情況下，也可以進行銷售、提供服務、開立發票或提供支援。

被排除在外是要付出代價的： 競爭力下降、人為錯誤增加、反應速度降低、客戶體驗惡化許多代表性的商業失敗案例（百視達、柯達、諾基亞…）的共同點是它們未能及時適應數位時代，這絕非巧合。

總而言之，雖然有些公司利用科技以更少的資源創造更多價值並開拓新市場， 那些尚未實現數位轉型的企業仍然被困在僵化、昂貴且緩慢的體制中。 最終導致這種模式無法持續。

公司數位轉型所需的7種關鍵軟體類型

在選擇具體工具之前，了解以下幾點非常重要： 各類軟體構成了組織的數位「骨幹網路」。你不需要一次全部實施，但你需要清楚每項措施涵蓋的內容以及它們之間的關聯。

1. ERP 或企業資源規劃軟體

企業資源計畫（ERP）系統是許多公司的核心： 它將財務、採購、銷售、庫存、生產以及在許多情況下，人力資源集中管理。 將所有資料保存在單一資料庫中。這樣可以避免重複、錯誤以及對現實情況的矛盾描述。

這些系統允許 將公司視為一個相互關聯的整體進行看待和管理。倉庫的運作會影響採購、現金流量和銷售預測。透過一套優秀的ERP系統，您可以實現發票開立、銀行對帳、預算管理和會計報表的自動化。

市場提供各種級別的解決方案：從完整的套件到… SAP、Microsoft Dynamics、Odoo 或選擇 Gael Cloud，它為中小企業提供輕量級的解決方案，結合了發票、基本會計和庫存控制功能。

重要的是，您要選擇一個能夠適應您企業規模和複雜程度的ERP系統，並且該系統能夠提供… 雲端版本、整合和可擴充性 這樣兩年後就不會落後了。

2. BPM 或業務流程管理軟體

業務流程管理 (BPM) 不僅僅是一種工具，它幾乎是一種工作理念： 持續分析、重新設計和優化公司的關鍵流程。.

BPM平台允許 繪製工作流程圖，自動化重複性任務，明確職責，並衡量時間和瓶頸。他們通常依靠業務規則、自動化甚至人工智慧來提出改進建議或檢測效率低下之處。

BPM 的最大價值在於它迫使你 重新檢視你做事方式的基礎。哪些步驟是多餘的，哪些任務可以自動化，哪些審核是不必要的，哪些環節浪費了時間。

一旦實施，您的組織將獲得以下收益： 敏捷性、可追溯性和變革能力調整流程不再是一場持續數月的拉鋸戰，而是軟體本身的配置過程。

3. 數位通訊和協作工具

如果說疫情教會了我們什麼，那就是：沒有良好的內部溝通，公司就會崩潰。如今，沒有良好的內部溝通，公司根本無法參與競爭。 提供訊息傳遞、視訊通話、專案頻道和協作工作的平台.

像這樣的工具 斯萊克， 微軟團隊， 飛漲， Google 諮詢 甚至 Whatsapp 組織良好的企業允許 減少對郵件的依賴，加快決策速度，並保持可追溯性 對話和協議。

理想情況下，您應該採用能夠與其他工具（ERP、CRM、專案管理等）整合的解決方案。 存儲 在雲端）以便團隊 無需頻繁切換平台即可共享文件、任務和更新。.

關鍵在於制定明確的規則：哪些內容透過聊天管理，哪些內容透過電子郵件管理，哪些內容留在專案經理中…並防止該工具變成持續不斷的噪音，而不是成為盟友。

4. 行銷自動化軟體

現代行銷不能再用電子表格和孤立的行銷活動來管理了： 整個銷售漏斗中的個人化和客戶追蹤需要自動化。.

行銷自動化平台（例如） HubSpot、ActiveCampaign、Mailchimp、Brevo 或其他）允許 將潛在客戶細分，利用自動化內容進行培育，啟動多通路行銷活動，並即時衡量結果。.

這些工具可以充當虛擬助手， 發送 電子郵件 它根據用戶行為，按購買機率對潛在客戶進行評分，並發送購物車遺棄提醒。 或重新啟動不活躍客戶。

此外，它們還提供強大的功能。 分析模組 SEO社群媒體和報道這有助於您了解哪些行動有效，哪些方面失去了吸引力，以及如何優化您的行銷投資。

5. 專案和任務經理

當工作量增加、團隊規模擴大時，紙本清單和交叉郵件溝通就變得效率低。這時， 專案和任務經理它們作為一個共用控制面板，用於處理所有需要完成的操作。

像這樣的工具 Trello、Asana、Monday、Notion、Jira 或 ClickUp 允許 查看專案、分配任務、設定截止日期、附加文件並即時追蹤進度。通常帶有看板視圖、日曆或甘特圖。

它的優勢體現在兩個方面：一方面， 它們可以防止健忘和任務未完成。另一方面，它們使管理團隊能夠了解工作量、延遲情況以及各領域之間的依賴關係。

選擇哪一個取決於您需要的是輕量級的日常任務管理工具，還是能夠管理專案組合、高級整合和複雜模板的更強大的系統。

6. CRM 或客戶關係管理系統

CRM（客戶關係管理）是讓您能夠…的工具。 集中管理所有關於客戶和銷售機會的信息聯絡方式、互動記錄、提案、事件記錄、購買歷史等。

解決方案如 Salesforce、HubSpot CRM、Zoho CRM、Pipedrive、Monday CRM、SendPulse 或 Gael Cloud 幫忙 建立銷售流程，實現後續跟進自動化，並協調銷售和客戶服務團隊。.

一個好的客戶關係管理系統（CRM）會成為你的「企業記憶」： 不會錯失任何銷售線索，會優先考慮各種商機，客戶會獲得更個人化的服務。 管理人員可以分析轉換率、銷售週期和收入預測。

當與行銷自動化和ERP系統整合後，公司可以獲得客戶的360度全方位視圖： 從他如何認識你，到他消費的產品以及消費頻率，都一一列舉出來。包括它所獲得的支持。

7. 雲端儲存和文件管理

雲端儲存是數位化進程中的重要推動因素之一，因為它允許 隨時隨地存取文檔，即時協作，大幅減少紙本工作。.

平台喜歡 Google Drive、Dropbox、OneDrive 或更進階的文件管理系統，例如 DocuWare。 促進 建立安全儲存庫、檔案版本控制、依使用者或部門定義權限，並實現審核工作流程自動化。.

在紙張用量大的環境中，以下因素會發揮作用： 具備OCR功能的文件數位化軟體 （光學字元辨識）技術可以將掃描件轉換為可編輯和可搜尋的訊息，而不僅僅是靜態影像。

解決方案如 RICOH Streamline NX 或 DocuWare 它們可以檢測文件類型，提取關鍵數據（發票號碼、供應商、日期、金額）以及 自動將它們發送到相應的系統或部門減少人工勞動和人為錯誤。

公司領域及推薦軟體類型

為了避免迷失在浩瀚的選擇海洋中，繪製地圖很有幫助。 每個領域通常使用哪些工具？這些工具涵蓋哪些流程？大致來說，這張照片看起來是這樣的：

• 財會帳單處理、銀行對帳、預算編制、稅務。他們通常依賴 ERP和財務軟體 （Gael Cloud、SAP、Sage、Odoo、QuickBooks、Alegra、Zoho Books…）
• 營運、物流和庫存他們需要：庫存控制、生產計劃、配送路線和品質控制。 ERP、物流軟體和規劃工具 （Odoo、TMS、供應鏈解決方案）。
• 銷售與電子商務商業通路、實體銷售點、網路商店，這些都是系統的一部分。 客戶關係管理系統 (CRM)、電子商務平台和銷售點系統 (POS)。 （Shopify、WooCommerce、Jumpseller、Salesforce、HubSpot、Bsale、Monday CRM…）
• 行銷和社群媒體競選活動， 電子郵件營銷搜尋引擎優化（SEO）、數據分析、社群媒體管理。他們通常會使用 自動化和分析工具 （HubSpot、ActiveCampaign、Semrush、Mailchimp、Hootsuite、SocialGest…）
• RECURSOS HUMANOS薪資管理、工時追蹤、假期管理、招募和績效評估。他們依賴於 人力資源軟體 （Factorial、Buk、Talana、Workday、Deel、專有雲端解決方案）。
• 儲存和文檔文件管理、備份和存取權限是必需的。 雲端平台和文件管理系統 （Google Drive、Dropbox、OneDrive、DocuWare）。
• 支援和售後服務工單、聊天、服務台、支援自動化，這些都屬於這一類。 客戶服務工具 （Zendesk、Intercom、Help Scout、HubSpot Service Hub…）
• 創意和內容領域設計、影片、內容 生成式人工智能。他們使用 創意和人工智慧平台 （Adobe Creative Cloud、Canva、Figma、VEED、 ChatGPT（中途，碧玉，雙子座…）。

關鍵不在於擁有一切，而在於… 找出目前最「停滯不前」的領域，以及哪種類型的軟體能在短期內產生最大的影響。然後逐步建構一個連貫的架構。

管理軟體類型：專用軟體、ERP軟體、客製化軟體和協作平台

一旦明確了要數位化的流程，接下來就要決定哪種軟體方案最適合： 按功能劃分的專業解決方案、ERP系統、客製化開發或靈活的協作平台.

按功能分類的專業商業軟體

這些工具旨在解決 很好，具體問題：客戶關係管理、會計、專案、支援、行銷等。它們通常實施起來很快，並且具有許多完善的功能。

它的優勢在於 專業化、易於實施和頻繁更新它融合了該行業的最佳實踐，而您幾乎無需做任何事情。

反之，它們也可能導致 資料碎片化、累積的授權成本以及一定的僵化 在採用高度特定的流程時，您還需要高度依賴供應商的路線圖。

整合商業ERP

ERP系統的目標是成為公司的整合「骨幹網路」： 同一平台內的多個模組（財務、採購、銷售、物流、生產、人力資源）.

其主要優點是 流程和資料的集中化每個人都使用相同的訊息，避免了資訊孤島，提高了報告和監管控制的一致性。

付出的代價通常是 實施起來更複雜、成本更高，而且有一定的僵化性和對供應商的依賴。 為了進行深入調整，因此，正確定義範圍並從關鍵模組入手至關重要。

客製化開發

客製化開發在以下情況下發揮作用： 你的工作方式非常獨特，沒有標準解決方案可以完全適用。 或者當你想透過軟體創造直接的競爭優勢時。

精心策劃，它能給你 完全適應您的流程，掌控系統的演進和所有權並能根據業務發展進行調整。

但這也暗示著 前期成本高，需要一支可靠的技術團隊，需要承擔維護和升級的責任。如果沒有明確的策略，它可能會過時或變成瓶頸。

協作式和低程式碼工作平台

近年來，允許雲端平台發展的雲端平台層出不窮。 無需深入編程即可建立自己的解決方案基於模板、模組和自動化流程。

他們允許 更大的靈活性、更低的部署成本以及業務團隊更大的自主權這使得流程能夠在不完全依賴 IT 的情況下不斷發展。

它們通常是理想的 需要秩序和自動化，但又不想採用傳統ERP或昂貴客製化開發方案的成長型企業有些產品，例如 Zinkee，其設計也旨在承受嚴苛的操作環境。

就像所有事物一樣，它們也有其細微差別： 他們要求有人承擔平台「所有者」的角色。 從內部來看，如果使用者數量大幅成長，則需要監控成本，並非所有系統對於關鍵流程都同樣穩健。

如何為您的企業選擇合適的軟體

選擇軟體並非購買“人人都使用的軟體”， 協調技術、流程、人員和預算務實的做法包含三個關鍵要素。

1. 分析你的實際需求

在比較工具之前，請花點時間 了解今天困擾你的問題：時間浪費在哪裡，錯誤較多的地方在哪裡，哪些重複性任務讓團隊疲憊不堪。 或哪些流程無法擴充。

建立簡潔的關鍵流程圖（銷售、採購、專案、支援、財務…）並進行識別 您希望改進或自動化每個流程的哪個部分？ 未來 6-12 個月內。

還要考慮以下因素： 公司規模、預算、團隊數位化程度與工作方式 （面對面、混合式、遠端）以避免提出無法實施的解決方案。

2. 定義基本功能

有了這張地圖，一份簡短的清單… 軟體中絕對需要的功能整合、看板視圖、文件管理、報告、權限、自動化等。

盡量避免購買“功能最多的那款”，而應專注於… 這將從一開始就創造價值一個更簡潔、更符合你實際情況的系統，通常比一個塞滿無人使用的模組的龐然大物效果要好得多。

它也重視以下方面： 易用性、可自訂性、安全性、可擴展性和支援品質這些功能往往比你一年只用四次的酷炫功能更有用。

3. 根據預算和預期收益調整選擇

費用不僅僅是許可證費用，還包括 實施、訓練、潛在的進一步發展與維護計算初始投入和每月或每年的總成本。

將其與…進行比較 節省時間、減少錯誤或獲得額外收入 透過更有效率的管理，您可以創造更多收益。這將幫助您了解潛在的投資報酬率（ROI）。

盡可能選擇 從小規模開始，逐步擴大：在一個部門進行試點，採用基本版本，然後逐步擴展，按流程分階段進行…這降低了風險，並使團隊能夠適應。

成功實施管理軟體的最佳實踐

如果技術實施混亂，單靠技術本身無法解決任何問題。軟體要真正發揮作用，就必須做到萬無一失。 提高生產力和工作品質建議遵循有序的路線圖。

制定專案計劃並協調管理

首先定義 明確的目標、範圍、責任人、截止日期和成功指標從一開始就讓管理層和受影響地區參與進來，以避免最後一刻的抵制。

將實施方案分為以下幾部分： 各個階段及其具體交付成果 （例如：先是財務，然後是項目，最後是客戶關係管理）有助於控制影響、快速學習並隨時調整。

妥善處理資料遷移

從舊系統（或電子表格）遷移到新平台需要 清理數據，統一標準，並驗證資訊是否正確輸入。 在新模型中。

建議這樣做 在測試環境中進行遷移測試，與關鍵使用者審查結果，並記錄規則 （命名規則、必填欄位、權限）以避免意外情況。

組建團隊並管理變革

軟體專案失敗最常見的原因之一是： 人們要么不知道如何使用該工具，要么看不到它的用途。訓練不能只是「郵寄手冊」那麼簡單。

組織 實作環節著重於實際的日常任務，建立快速指南並指定內部推薦人。 能夠回答問題並為他人提供協助。

溝通好處，傾聽反對意見， 與團隊一起調整流程而不是不加解釋地自上而下地強加改變。

監控、改進並利用更新

一旦專案啟動，就不要認為專案已經完成： 請求回饋、審查指標、發現瓶頸並調整設置持續改進是遊戲的一部分。

還要利用… 供應商更新、新功能或集成 能夠融入您的流程，始終考慮影響力和時間，以免對團隊造成過重負擔。

最終目標是讓軟體不再被視為“又一個工具”，而是開始被認真考慮。 日常生活中助您更有效率、更快速、更輕鬆地工作的得力助手.

當一家公司選擇合適的解決方案，周全地實施，並對員工進行培訓時，科技就能真正成為變革的引擎： 流程變得井然有序，資料變得可操作，溝通暢通無阻，成長不再等同於混亂。歸根結底，這就是關於選擇哪種軟體來實現公司數位轉型的優秀策略教程的精髓：理解這不僅僅是關於程序，而是關於設計一種更聰明、更可持續的工作方式。