Microsoft 365 與 Google Workspace 的比較以及企業遷移

如果你已經與 您目前使用的是 Google Workspace，並且正在考慮切換到 Microsoft 365。你可能已經讓團隊裡一半的人對 Gmail、雲端硬碟和文件讚不絕口……而另一半人則信誓旦旦地說沒有它們就寸步難行。 WordExcel 和 PowerPoint 無法存活下去。這種情況比看起來更普遍：一些組織多年來一直在投資 Google 產品，並對用戶進行培訓，但仍有很高比例的員工更喜歡微軟生態系統。

在這種情況下，通常的問題是： 繼續使用 Google Workspace，將所有內容移轉到 Microsoft 365，或勉強共存 繼續在電腦上安裝 Office，並在雲端硬碟中儲存檔案。當然，另一個關鍵問題出現了：如何執行以下操作 有序遷移電子郵件、檔案、行事曆和權限 在不破壞任何現有系統，也不讓使用者閒置一週的前提下，讓我們冷靜地、用非常務實的方法來分析這一切。

Microsoft 365：嚴苛業務環境的強大生態系統

當我們談論 Microsoft 365（以前稱為 Office 365） 我們指的是一個將傳統桌面應用程式與雲端服務、高級安全功能和現代協作工具結合的平台。換句話說，它將傳統的 Word 和 Excel 與 Teams 整合在一起。 的SharePointOneDrive 以及整個 Microsoft 管理和安全性設定。

其中最著名的組成部分包括： 辦公桌面和網路應用程式 （Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Access、Publisher），以及協作工具，例如： Teams、SharePoint 和 OneDrive企業服務，例如 Exchange Online 或 Power Platform，以及不斷成長的安全解決方案，例如 Microsoft Defender 和合規性功能。

Microsoft 365 的一大優點就是… 完全離線功能即使失去網路連接，使用者仍然可以繼續使用 Word、Excel 或 PowerPoint 的所有資源，這對於經常出差的公司、建築工地、網路連接較差的分支機構，或者僅僅是喜歡先將本地文件保存到本地再進行同步的傳統模式的用戶來說，都是至關重要的。

此外，該平台的設計非常注重… 與基礎設施集成 Windows 和 Active Directory因此，它特別適合那些已經在 Microsoft 環境中運行的組織，這些組織的伺服器、網域和業務應用程式都是基於內部技術。

不太有利的一面是，Microsoft 365 存在一些問題。 配置和管理複雜性管理中心功能非常強大，但要充分利用其各項功能需要一定的技術知識。對於不熟悉微軟生態系統的使用者來說，學習曲線可能也比較陡峭，尤其是那些來自純Web環境（例如Google Workspace）的使用者。

Google Workspace：輕鬆協作的雲端體驗

Google Workspace（前身為 G Suite）從一開始就秉持著這樣的理念： 所有操作都在瀏覽器中即時進行。無需安裝大型軟體包：文件、表格、幻燈片、Gmail、日曆、會議…所有功能都可透過網頁或行動裝置存取。 應用程序 超輕量手機，設計用於隨時隨地使用。

套房的核心部分包括： Gmail、雲端硬碟、文件、表格、投影片、行事曆、聊天和會議此外，它還包含 Forms、Sites、Keep、Jamboard 和 AppSheet 等實用工具。換句話說，它能滿足您的企業電子郵件需求。 存儲 在雲端提供基本的辦公室套件、視訊通話和內部訊息功能，並非常注重簡潔性。

Google Workspace最大的優勢在於… 同時協作處理文件多個使用者可以同時編輯文件，即時查看更改，並在文件內進行評論、建議和聊天，無需擔心版本控製或文件鎖定。對於分散式團隊、新創公司和組織結構非常扁平的公司來說，這簡直是個福音。

另一個備受重視的點是它的 乾淨和最小的界面這使得大多數用戶只需幾分鐘就能上手，尤其是那些已經在使用個人 Gmail 或 Google 雲端硬碟帳戶的用戶。對於 IT 團隊規模較小的組織而言，這種簡單性可以減少故障發生和支援時間。

不太正面的一面是… 對網路連線的依賴 差異非常明顯：離線模式確實存在，但遠不及微軟桌面應用程式的成熟度。此外，雖然與 Office 文件的兼容性已顯著提升，但在[系統/應用程式/等等]中開啟或編輯複雜的 Excel 或 Word 文件仍然可能存在問題。 “Google文檔” 或床單。

主要對比：使用者體驗、協作和存儲

如果我們專注於使用者的日常需求，Microsoft 365 可以提供 具有更多選項和可能性的介面介面上佈滿了選單、選項卡和進階設定。這對於精通 Excel 或 Word 的使用者來說非常理想，但對於基礎使用者而言可能過於複雜。

另一方面，Google Workspace 則押注於… 更簡潔的設計，功能以情境方式呈現。這隱藏了一些複雜性，避免用戶迷失方向。雖然這加快了用戶接受新系統的速度，但一些高級用戶仍然希望在處理非常複雜的文件時有更深入的選項。

在協作方面，Microsoft 365 尤其依賴 Teams、SharePoint 和 Office 中的協作創作Teams整合了聊天、頻道、視訊通話以及對託管在OneDrive或SharePoint上的文件進行協作編輯的功能。雖然桌面版和線上版之間的體驗有時不太一致，但共同創作功能運作良好。

谷歌工作空間方面則擁有 即時協作嵌入DNA中所有功能都旨在實現快速共享、同步編輯和評論。 Meet 與日曆和文件的集成，讓您可以輕鬆地從電子郵件或文件無縫切換到視訊通話。

在文件儲存和管理方面，OneDrive 和 SharePoint 提供了 高度結構化的文獻庫模型它可以對權限、審批流程、元資料和保留策略進行精細控制。另一方面，Google Drive 則以其簡潔性脫穎而出（當然，還有其他一些替代方案，例如…）。 質子驅動）：無需額外應用程式即可實現強大的搜尋、靈活的共享和幾乎任何文件的預覽。

安全性、合規性和與其他系統的集成

當我們談論 安全和補償Microsoft 365 在高度監管的行業（金融、醫療保健、公共管理）中通常具有優勢，因為它包含高級 DLP、資訊治理、Microsoft Defender、對身分和存取的非常精細的控制等選項，以及廣泛的認證目錄（GDPR、HIPAA、ISO 27001 等）。

Google Workspace 在這方面也不遜色： 充分利用谷歌的全球基礎設施和安全措施具備雙重驗證、網路釣魚防護和 惡意軟件Vault 提供資料保留和電子取證功能，以及上下文存取控制。然而，在高度複雜的場景下，某些控制措施的粒度不如微軟的同類產品。

在與其他應用程式整合方面，微軟擁有主場優勢，因為該公司已經具備了… Windows 環境、Azure、.NET 應用程式或傳統商業解決方案Power Platform（Power Automate、Power Apps、Power BI、Power Pages）可讓您自動化流程、建立低程式碼應用程序，並透過高度原生整合連接來自多個資料來源的資料。

Google Workspace 非常適合 高度雲端原生的組織許多 SaaS 應用程式都大量使用 Google Cloud Platform。插件市場和開放 API 允許連接第三方服務，但在某些情況下，可能需要更多地依賴客製化開發或外部整合。

在通訊和視訊會議方面， 團隊和 谷歌見面 它們完全能夠滿足大多數公司的需求。在需要整合企業電話（Teams Phone）或大型現場活動的場合，Teams 往往會獲得高分；而 Meet 則因其簡潔性和在 Google 生態系統中的良好運作而備受讚賞。

根據公司類型和規模，哪個平台最適合？

組織結構對決策有很大影響。 具有傳統層級結構和非常明確的部門劃分的公司由於 Microsoft 365 具有精細的控制功能，能夠按區域配置非常精細的策略，並且易於與舊系統集成，因此通常是更好的選擇。 數據庫 公司的。

在組織中 扁平化組織結構、多功能團隊和高度橫向協作的文化Google Workspace 特別方便：每個人都可以即時分享、評論和協作，而無需過多擔心底層「文件架構」。

由於規模龐大，擁有數千名員工的大型企業往往選擇 Microsoft 365 或 Google Workspace 企業版計劃 這取決於他們是優先考慮嚴格的監管合規性和與傳統系統的整合（對微軟更有利），還是優先考慮敏捷性和大規模的即時協作（與Google更一致）。

在中型公司中，兩者 Microsoft 365商業高級版 如 Google Workspace 商務 Plus 它們在價格、功能和安全性方面提供了非常合理的組合。決定性因素通常是現有環境：如果您已經在使用經典的 Office 和 Windows 系統，那麼您很可能會選擇微軟；如果您的業務最初是基於雲端，使用 Gmail 和 Web 應用，那麼Google通常會勝出。

對於員工人數少於 50 人的小型企業和新創公司而言，易用性和 IT 預算通常會影響決策。 Google Workspace 創業版 它有助於實現超快速啟動，同時 Microsoft 365 商業基礎版或商業標準版 如果您還想為多個設備提供按用戶授權的桌面應用程序，那麼它們就非常有吸引力了。

設備的作用：100% 基於 Mac 的企業以及 OneDrive 的風險

當它們發揮作用時 所有使用者都在以下環境中工作： 免費下載然而，這項決定還有一些其他的細微差別。許多系統管理員反映，Google Drive 在 macOS 上的運作相當穩定，其同步用戶端雖然並非完美無缺，但在高負載情況下，其問題通常比某些版本的 OneDrive 更少。

在小型創意企業或建築、設計或行銷工作室中，經常會發現 特別重視儲存穩定性的全Mac團隊在這些情況下，對 Microsoft 365 作為電子郵件、辦公室應用程式和協作平台的承諾，可能會與對 OneDrive 的不信任，尤其是對 Mac 上 SharePoint 的大量使用產生衝突。

例如，對於一個小型辦公室來說， 八位目前使用 GoDaddy 電子郵件和 Dropbox 的專業人士 對於文件共享而言，困境顯而易見：如果電子郵件、會議和辦公室任務促使您使用 Microsoft 365，但 Google Drive 的雲端儲存功能似乎更強大，那麼您需要仔細考慮潛在的同步問題對 macOS 的影響。

在這些情況下，建議研究文件數量、文件大小以及處理需求。 複雜庫和 SharePoint 元數據 他們會考慮將所有內容遷移到微軟，或將部分作業保留在 Google Drive 上是否合理，甚至根據內容的類型及其重要性，結合不同的解決方案。

另一方面，微軟一直在逐步改進… 適用於 Mac 的 OneDrive 用戶端以及與 Finder 的集成這減少了幾年前經常出現的同步問題。即便如此，對於對任何文件問題都高度敏感的公司（例如處理藍圖、3D模型和大量文件的建築公司），建議在全面切換之前進行試點測試。

從 Google Workspace 到 Microsoft 365：哪些內容可以遷移，哪些內容無法遷移

如果您決定從 Google Workspace 切換到 Microsoft 365，首先需要先明確的是： 可以遷移哪些類型的資料？有哪些限制？在一個標準項目中，以下內容可以轉移 發布電子郵件、行事曆和聯絡人的基本規則。此外，您還可以將檔案從 Google 雲端硬碟移至 OneDrive 和 SharePoint，同時保留大部分元資料和權限。

用戶遷移通常在以下情況下進行： 批次或批號這樣就可以分階段進行專案：在 Microsoft 365 中建立郵箱，定義每個批次的進入人員，並在受控的時間窗口內遷移人員群組，以減少對日常營運的影響。

必須先擁有域名。 已在 Microsoft 365 中驗證 在進行任何重要操作之前，您應該已經配置好必要的 DNS 記錄，尤其是 TXT 和 MX 記錄。這部分通常需要與主機或 DNS 提供者協調，以避免電子郵件服務中斷。

谷歌並非所有功能都能如預期般運作。需要考慮一些限制，例如… 會議室預約資料不遷移日曆中事件顏色遺失、聯絡人部分移轉（每個聯絡人最多三個電子郵件地址）或缺少自訂標籤、聯絡人 URL 或某些特定的 Gmail 類別。

此外，還有 Google API 中的配額與限制 這些因素會影響日曆和聯絡人遷移的表現。因此，儘管初始設定過程只需幾個小時，但完成大量資料的完整遷移通常需要幾天時間。

電子郵件和資料遷移的前提條件和方法

在開始從 Google Workspace 遷移到 Microsoft 365 之前，建議先確保： 負責人都承擔了相應的角色。 在兩種環境中：都需要管理員權限，或至少在 Google 中擁有專案建立者角色，才能註冊 API 並配置存取權限；以及在 Microsoft 365 中擁有管理員權限，才能建立使用者、信箱和連接器，以及其他權限。 之前的備份.

在實踐中，通常是必要的。 建立子網域以路由郵件 在共存期間（例如，一個用於流向 Microsoft 365，另一個用於剩餘流向 Google），並在將所有使用者放入遷移批次之前，在 Microsoft 365 中設定所有使用者。

可用的遷移方法包括從 用於從 Google 遷移的 Microsoft 365 原生工具 可選擇的方案包括專業的第三方解決方案、腳本以及適用於規模較小或高度客製化場景的手動工具。具體方法的選擇取決於郵箱數量、資料量和預算。

精心策劃的專案結合 具有差異同步性的大規模初始遷移 為了盡可能縮短用戶停機時間，我們會在 MX 遷移臨近時進行資料遷移。也就是說，主要資料會在遷移前幾天完成遷移，並在最終遷移前進行最後一次資料匯入，將所有新增資料也匯入進去。

建議制定清晰的內部溝通計劃：提前通知、規劃變更視窗、Outlook、Teams 或其他應用程式的配置說明，以及在最初幾天加強支援管道以解決疑問和小問題。

文件移轉：從 Google Drive 移轉到 OneDrive 和 SharePoint

除了郵寄之外，最需要謹慎處理的步驟之一是… 將檔案從 Google 雲端硬碟遷移到 Microsoft 雲端這時就需要遷移管理器了，它是微軟提供的工具，用於分析、規劃和執行將內容傳輸到 OneDrive 和 SharePoint 的過程，同時保留結構、權限和大部分元資料。

在標準工作流程中，第一件事是 將 Google 環境連接到遷移項目為此，您需要從 Google Workspace Marketplace 安裝 Microsoft 365 遷移應用，並授予其必要的權限。完成後，即可註冊要掃描的帳戶或雲端硬碟單元。

下一步是 分析 Google 雲端硬碟的內容該工具會掃描驅動器，檢測潛在問題（檔案名稱或路徑過長的檔案、不支援的檔案類型、權限錯誤等），並產生可下載的報告，以便您查看哪些因素可能會阻止遷移或哪些問題需要事先修正。

當一組硬碟單元顯示為「準備遷移」時，您可以 新增至遷移清單並審核目標路由調整哪些內容會傳送到個人 OneDrive，哪些內容會傳送到與團隊或部門關聯的 SharePoint 庫。

關鍵部分是 Google 與 Microsoft 365 之間的身分分配必須將網域、使用者和群組從一端對應到另一端，以便在遷移完成後，讀取和編輯權限與原始情況保持合理的一致性。

遷移管理器精簡版：簡化中小企業的遷移流程

對於擁有少於 100 個許可證的中小型企業，微軟創建了 遷移管理器精簡版這是標準遷移管理器的簡化版，旨在幫助中小企業和合作夥伴將內容從 Google Drive 遷移到 Microsoft 365，而無需費力處理所有進階選項。

這種精簡模式來自 預設在中小企業租戶中啟用 建立遷移專案並從 Microsoft 365 管理中心存取它時，在設定和遷移/匯入部分中，選擇 Google 雲端硬碟或 Google Workspace 作為來源。

要開始使用它，您需要檢查您是否具備以下條件： 目標租戶擁有足夠的權限 （通常是 SharePoint 或類似平台的全域管理員角色），並且用於連接的 Google 帳戶對要移轉的磁碟機和使用者帳戶具有讀取權限。

專案建立完成後，將按照清晰的引導流程進行操作：連接來源系統、內容審核、定義目標系統、分配身份，以及啟動遷移並監控進度。對於許多中小企業而言，這可以顯著減少所需的技術工作量。

即使採用這種簡化的方法，仍然建議… 有移民方面經驗的人至少要查看分析報告，並驗證 SharePoint 和 OneDrive 中的庫拓撲結構是否反映了公司的實際運作方式，而不僅僅是 Drive 中內容的字面複製。

Google Workspace 與 Microsoft 365 之間的成本、投資報酬率與定價迷思

多年來，人們一直認為這是理所當然的。 Google Workspace 比 Microsoft 365 「更便宜」。部分原因是許多人最初使用的是免費版的 G Suite 或將個人 Gmail 帳戶轉換為工作工具，而沒有明顯的直接成本。

然而，隨著Google逐步取消以企業為導向的免費方案並整合訂閱模式，這種情況也隨之改變。 價格優勢正逐漸消失。如今，真正的比較不僅要看每月的許可費，還要看總擁有成本：與其他應用程式的整合、管理時間、安全需求、團隊生產力等等。

諸如總體經濟影響報告之類的研究 微軟團隊 節目 極高的投資報酬率 分析會議時間減少、差旅取消、團隊協調性提升、決策速度加快的情況。

在那些原本組織架構非常分散的組織中，採用 Google Workspace 也會出現類似的情況： 將所有內容遷移到協作雲平台 它減少了資訊孤島，改善了新員工的入職流程，並使遠距辦公成為可能，而無需大規模的基礎設施部署。

歸根究底，關鍵在於分析我們繼續現狀的真正代價： 個人辦公室許可證Dropbox 或類似儲存服務、第三方電子郵件服務 備用 分散的、額外的安全解決方案…並將其與 Microsoft 365 或 Google Workspace 等整合套件的成本和功能進行比較。

高級安全、混合辦公和工作場所現代化

的延伸 混合辦公和遠距辦公 因此，僅僅擁有辦公室軟體和電子郵件已經遠遠不夠。企業需要能夠保護任何裝置上的資料、支援從任何地點進行安全身份驗證並允許集中監控潛在威脅的解決方案。

微軟透過以下工具大大增強了這方面的功能。 Microsoft 365 Defender 企業版它將惡意軟體防護、漏洞管理、資訊治理和自動化事件回應結合起來，採用 XDR（擴展檢測和回應）方法，將端點、身分、電子郵件和應用程式放在一起進行檢查。

對於正在替換的組織而言 遺留設備、本機伺服器和舊解決方案 由於雲端服務，這類整合平台大大簡化了生活：需要維護的產品種類更少，需要控制的窗口也更少，而且可以更清楚地了解誰訪問了什麼。

谷歌也重申了對安全的承諾： 高階端點管理控制、情境安全規則、稽核工具 並持續努力保護帳戶免受網路釣魚和劫持攻擊。在大多數應用程式都基於雲端並透過最新瀏覽器存取的環境中，這種模式非常適用。

無論哪種情況，挑戰通常在於正確的初始配置以及訓練使用者習慣諸如以下操作的做法： 多重身份驗證 (MFA)負責任的密碼管理和可疑電子郵件的識別。

選擇 Microsoft 365 和 Google Workspace，以及從 Google 遷移的計劃 遷移到微軟生態系統並非易事，也並非僅僅取決於許可價格：公司文化、使用的設備類型（Windows、Mac、行動裝置）、所在產業、安全性和合規性的重要性、與複雜文件的兼容性，以及最重要的，團隊日常協作的實際方式，都會產生影響；對這些因素了解得越透徹，遷移專案設計得越完善——電子郵件、日曆、聯絡人和文件及其權限——所選平台就越有意義，人們就越容易接受它，而不會感到困擾，並且會覺得生產力工具現在真正為他們服務，而不是與他們作對。