如何在 Windows 上使用 Copilot 尋找檔案：完整指南和技巧

最後更新： 22/08/2025
作者： 艾薩克
  • 集中搜尋人員、文件和會議 副駕駛.
  • 使用快速存取和進階篩選器來縮小結果範圍。
  • 建議和摘要將引導您找到最相關的內容。
  • 比較 OneDrive 中最多 5 個檔案以選擇正確的版本。

如果您使用 Copilot 和Microsoft 365生態系統，在Windows中快速尋找文件將不再是件難事。無論您是透過內建的 Windows Copilot 功能、Microsoft 365 Copilot 應用程式還是 OneDrive，您都可以在幾秒鐘內找到文件、對話和相關會議，系統提供的建議和篩選器可簡化您的搜尋過程，無需逐一開啟資料夾。

在本實用指南中，我將逐步指導您如何使用 Copilot 查找文件和連結內容，如何利用快速存取、篩選器和推薦功能，以及如何比較 OneDrive 中的版本以確保您保存的是正確的文件。此外，如果您管理企業環境，您還將學習如何使用電子取證和 Microsoft Graph 追蹤和管理 Copilot 活動數據，以及如何調整隱私設定和模型訓練。

使用 Copilot 在 Microsoft 365 和 Windows 中進行搜尋

Microsoft 365 Copilot 應用的搜尋功能集中了聯絡人、聊天記錄、會議和文件。它是查找最近文件、與您共享的項目以及個人化推薦的理想起點，無需離開您的工作流程。

使用 Copilot 定位文檔

Copilot 最實用的功能是，它可以將組織內不同來源的結果結合起來，向您展示您真正需要的內容：從剛剛修改過的文件到包含您要尋找的文件的會議摘要。

如果您在 Windows 系統上使用 Copilot，也可以發起查詢，直接存取您帳戶和 Microsoft 365 中的內容。其目的是節省您在應用程式之間切換的時間，並透過清晰明確的指示幫助您找到所需的文件。

搜尋的突出優勢

  • 強大的過濾功能可縮小結果範圍篩選器可讓您將搜尋範圍縮小到文件、聯絡人、會議、聊天等，當您的組織擁有大量資訊時，可以節省時間。
  • 有用的建議：您將看到建議的文件和會議摘要，以及如何繼續處理該內容而不丟失上下文。
  • 最近總是在手邊：訪問您最近處理過的文件列表，以便立即恢復任務，而無需重複搜尋。

您到底可以搜尋什麼？

搜尋功能支援搜尋人員、文件、圖像、訊息、SharePoint網站等等。例如，即使您不記得確切的資料夾或完整的文件名，也可以快速找到別人最近與您共享的錯誤追蹤文件。

如何逐步執行搜尋

  1. 開啟 Microsoft 365 Copilot 應用 並轉到導航面板的“搜尋”部分。它是相關來源和快捷方式的集中中心。
  2. 寫下您的查詢，查看前幾個結果，或點擊「搜尋」按鈕查看更多符合項目。如果結果範圍較廣，您可以使用篩選條件來最佳化搜尋。

提示：給予具體指示，例如，Ana 在 3 月分享的預算文件，以便 Copilot 更好地理解您的意圖並帶您找到確切的文件。

快速存取和過濾器：您的盟友

快速存取提供三個關鍵部分，方便您輕鬆找到和重新開啟內容。如果您每天處理大量文件，請充分利用這些部分：

  • 最近：最近使用或修改的文件。
  • 共享：其他人與您分享的內容，對於協作非常有用。
  • favoritos：您在 Copilot、OneDrive 或 應用程序 從 Microsoft 365 開始 Word 或 PowerPoint。
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在「快速存取」中使用篩選器來減少干擾項。如果需要進一步細化，可以使用篩選器選單中的「+ 新建」選項，按位置、共享者和所有權進行篩選，即使在符合項目很多的情況下也能幫助您找到所需文件。

建議、摘要和指導通知

「推薦」部分會提供相關的會議摘要和存檔，以及一些實用技巧，幫助您輕鬆邁出下一步。這是一種巧妙的方式，讓您發現可能之前未曾考慮過的相關內容。

如果某個建議與您相關，請開啟該檔案或點擊底部的通知，即可在 Microsoft 365 Copilot 中繼續操作。您可以在 Copilot 中與 Copilot 客服聊天，並要求與該文件相關的其他資訊、說明或操作。

更多搜尋方式

搜尋體驗與其他 Microsoft 365 工作流程和應用程式集成，因此您可以自然地在推薦內容、最近使用的文件和 Copilot 臨時查詢之間切換，而不會迷失方向。

Copilot 在應用程式中位於什麼位置？

Copilot 會出現在 Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook 網頁版的「開始」標籤中。如果您還擁有 Microsoft 365 桌面應用程序，Copilot 也會顯示在這些應用程式中，這樣您就可以直接在您喜愛的工具中搜尋和處理內容。

確保使用正確的帳戶

請確保您已使用有效的 Copilot 授權登入 Microsoft 365。這對於在您的工作環境中查看功能並獲得結果至關重要。

  • 家庭用戶：您需要 Microsoft 365 個人版或家用版，或 Copilot Pro。
  • 商業用戶：需要 Business Basic、Standard、Premium、E3、E5、F1 或 F3 等計劃，以及 Microsoft 365 Copilot。

對於新文件或本機文件，請注意：如果您處理的是未儲存的文檔或本機磁碟上的文檔，則 Microsoft 365 視窗頂部的主要活動帳戶必須擁有 Copilot 授權。

隱私和連接體驗：查看

有兩個隱私設定如果被停用，可能會導致 Copilot在應用程式中隱藏。請依照以下快速步驟啟用所需功能：

  1. 開啟 Word、Excel 或 PowerPoint 然後轉到“檔案”>“帳戶”
  2. 在“帳戶隱私”下，選擇“管理設定”.
  3. 啟動分析內容的體驗 y 所有體驗均已關聯 以確保全面運作。

在Mac上：開啟 Word，前往“偏好設定”>“隱私權”，並啟用分析內容和所有關聯體驗的體驗。

Copilot 中的模型訓練控制

您可以選擇是否允許將您的對話用於訓練生成式人工智慧模型。如果您停用此選項，您過去、現在和未來的對話將不再用於此目的，變更將在 30 天內生效。

  • 您對訓練的控制 讓你決定是否使用你的對話來訓練模型 IA 生成性。如果您停用此選項，您過去、現在和將來的對話將不再用於此目的，變更將在 30 天內生效。
  • 在 copilot.microsoft.com：個人資料 > 個人資料名稱 > 隱私權 > 文字或語音訓練模型。
  • 在 Windows 版 Copilot 中：個人資料 > 設定 > 隱私權 > 文字或語音訓練模型。
  • 在 Copilot 手機應用程式中：選單 > 個人資料 > 帳號 > 隱私權 > 文字或語音模型訓練。
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請注意：根據微軟隱私權聲明，此設定不會阻止其他用於產品增強或安全性的常規用途。

使用 Copilot 在 OneDrive 中比較並找到正確的版本

透過 OneDrive 中的 Copilot 功能，您可以選擇最多 5 個檔案並比較差異，而無需單獨開啟每個文件。當同一文件有多個版本時，此功能非常適合識別正確的版本。

典型應用情境：合約分析、履歷審核、文件版本控制、法律文件比較、不同時期財務分析、供應商投標評估。

使用方法：

  1. 前往 onedrive.com 並使用您的工作、學校或個人帳號登入。
  2. 最多選擇 5 個文件 並透過工具列上的按鈕啟動 Copilot 命令 透過選擇「比較檔案」或從「更多操作」>「Copilot」>「比較檔案」中進行選擇。
  3. 副駕駛面板將會打開。 並且您可以透過後續問題繼續聊天，以了解變更、相似之處或關鍵元資料。

它傳回的內容包括：按日期、時間、標題、作者、最後修改時間、內容摘要、位置和參與者等進行差異比較，以便立即決定使用哪個文件。

上傳檔案至 Copilot：格式與限制

您可以將圖片和某些類型的檔案直接上傳到 Copilot 聊天。上傳後，Copilot 會分析並提取訊息，以回答問題或幫助您完成特定任務。

安全性和保留期限：共用檔案將安全儲存最多 30 天，然後自動刪除。微軟不會使用此內容來訓練模型。

支援的格式：

  • 文件: PDF、DOCX、XLSX、PPTX。
  • 意象：PNG、JPEG、PJP、JFIF。
  • 文字和修訂：TXT、文本、JSON、CSV、MD。

最大檔案大小：每個檔案 50 MB。

充電方式：

  1. 點擊“開啟 (+)”圖示並選擇“上傳”.
  2. 選擇設備上的文件；將附加到聊天會話。
  3. 提出你的問題例如，描述一下這張圖片或根據這份文件你推薦什麼。
  4. 在同一主題中提出後續問題 深化分析。

快速建議：根據履歷撰寫求職信，或要求提供報告摘要及建議，並附上 APA 格式的引用。

Excel 中的 Copilot 可尋找並瞭解數據

在 Excel 中，Copilot 可以幫助您輕鬆匯入資料、建立和理解公式以及分析資訊。這使得在大型電子表格中尋找數值、趨勢和異常值變得簡單。

  • 輕鬆導入：從網路、OneDrive 或 SharePoint 中的文件或來自組織的通訊中引入資料。
  • 突出顯示、排序和篩選：要求 Copilot 突出顯示帶有數字的單元格或過濾掉高於閾值的值，例如大於五。
  • 公式產生和解釋：建立計算列和行並了解每個公式的工作原理。
  • 洞察：請求圖表、資料透視表、摘要、趨勢或異常值來動態發現模式。

在哪裡可以找到它：主頁標籤上的副駕駛圖示或選定儲存格旁邊的閃爍圖示。

如何開始：確保您的資料處於可讀範圍或表格中，開啟 Copilot，選擇一個建議或提出您的特定請求。

管理員的 Copilot 電子資料展示與活動資料管理

發現

如果您管理 Microsoft 365，則可以使用 eDiscovery（進階版）和 Microsoft Graph Explorer 來尋找和刪除支援的應用程式和服務中的使用者訊息和 Copilot 回覆。這對於刪除與 Copilot 活動相關的敏感資訊或不當內容非常有用。

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權限與限制：您必須是電子取證管理員群組成員才能建立案例，並且必須擁有「搜尋和清除」角色才能刪除資料。每次操作每個郵箱最多可處理 100 個項目，旨在實現敏捷事件回應。

步驟 1：在 eDiscovery（進階版）中建立案例，以管理搜尋和刪除過程。

步驟 2：建立一個集合估算，用於定位要刪除的 Copilot 資料。步驟 5 中的刪除操作將基於該估算傳回的資料。

資料來源：Copilot 在 Excel、Word、PowerPoint、Outlook、OneNote、SharePoint、Whiteboard、Loop、Teams 中的活動以及相關聊天記錄儲存在使用者的郵箱中，類別包括 IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel、.Word、.PowerPoint、Teams、Chat.BizChat、Web.Word、).

搜尋建議：使用「類型」條件並選擇「副駕駛活動」以全面覆蓋數據，新增日期範圍或關鍵字以將收集範圍集中在相關內容上。

識別網路查詢：如果啟用了網路搜索，您可以找到提交給 Bing 的查詢。在查看從電子取證系統下載的項目時，請尋找 WebSearchQuery 欄位。

步驟 3：審核估算結果，確認其中只包含您想要剔除的內容。利用主要位置統計資料來確定相關來源。

步驟 4：刪除受影響信箱前，請先移除所有保留策略，否則郵件內容將會保留。請記下您移除的策略，以便稍後恢復。

步驟 5：使用 Microsoft Graph 刪除資料。在 Graph Explorer 中，使用「搜尋和清除」功能登入帳戶，然後：

  1. 取得案例標識符 路徑為 v1.0/security/cases/ediscoveryCases。
  2. 檢索集合標識符 自 v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{caseId}/searches 起，檢查 contentQuery 中的查詢。
  3. 運行清除 使用 POST 傳送到指定的路由並驗證接受代碼。

PowerShell：或者，使用 ediscovery.ReadWrite.All 範圍連接到 Connect-MgGraph，並啟動 Invoke-MgGraphRequest 執行 purgeData 操作。

步驟 6：驗證刪除。這些項目將被移至隱藏的 SubstrateHolds 資料夾，它們將在那裡保留至少 1 天，直到被系統作業永久刪除（通常在 1 到 7 天之間）。

步驟 7：確認刪除後，恢復信箱的保留和暫停策略。

搜尋時的小細節很重要

當文章指出下一步操作時，通常指的是帶有標籤的介面，您可以在其中切換與搜尋和使用 Copilot 相關的場景或選項。

請記住，Copilot 也存在於 Outlook、Word、PowerPoint 和其他應用程式中，這種跨平台特性讓您更容易找到與您的電子郵件、簡報或日常工作文件相關的文件。

借助 OneDrive 中的集中搜尋、快速存取、推薦、高級篩選器和文件比較功能，您只需幾秒鐘即可找到所需的文件、正確的版本以及解釋為何該文件適合您當前任務的上下文。