Chế độ Không làm phiền của Google Calendar: cách tắt tiếng, từ chối cuộc họp và giữ mọi thứ ngăn nắp

 

Khi lịch trình của bạn quá tải và các cảnh báo liên tục xuất hiện, điều bạn cần là giảm thiểu tiếng ồn mà không làm mất kiểm soát các cam kết của mình. Google Calendar cung cấp nhiều cách để "không làm phiền", từ việc chặn thời gian để tập trung đến tự động từ chối các cuộc họp. Bí quyết là phải kết hợp tốt từng chức năng. tùy thuộc vào mục đích bạn muốn đạt được: im lặng trong mục Trò chuyện, thông báo cho đồng nghiệp hoặc dừng nhận lời mời mới.

Bài viết này tập hợp mọi thông tin bạn cần biết về thời gian tập trung, giờ làm việc, nhãn Bận và trạng thái Vắng mặt, cùng với cài đặt thông báo và một số ví dụ thực tế (chẳng hạn như các sự kiện diễn ra cả ngày hoặc căng thẳng vào cuối tuần). Bạn sẽ tìm thấy các bước cụ thể, những hạn chế đã biết và các giải pháp thực tế. để không ai có thể ngắt lời bạn khi không phù hợp mà không làm mất đi thông tin quan trọng.

Ngày nay, "Không làm phiền" có nghĩa là gì trong Google Lịch?

Google Calendar không có nút "không làm phiền" duy nhất có tác dụng như nhau đối với mọi thứ, nhưng nó có một số tùy chọn khi kết hợp lại sẽ đạt được hiệu quả đó. Các yếu tố chính là: Thời gian tập trung, Ngoài văn phòng, Giờ làm việc và Trạng thái bận rộnMỗi giải pháp giải quyết vấn đề theo một góc độ khác nhau: tắt thông báo trò chuyện, từ chối cuộc họp hoặc thông báo về các khoảng thời gian rảnh của bạn.

El Thời gian tập trung Tạo các khối thời gian để bạn có thể tắt tiếng trò chuyện của tổ chức và tự động từ chối các cuộc họp. Tính năng này hoàn hảo cho công việc chuyên sâu trong ngày làm việc. Trong khoảng thời gian đó, Lịch sẽ bảo vệ thời gian của bạn. Và nếu muốn, hãy tránh bị ép buộc phải bổ nhiệm vào vị trí mới.

Nhà nước Bên ngoài văn phòng Tính năng này lý tưởng cho các kỳ nghỉ hoặc vắng mặt. Khi được kích hoạt, lịch sẽ tự động từ chối lời mời vào những ngày đó và hiển thị rằng bạn không rảnh. Có thể lập trình từ máy tính hoặc thiết bị di động. và cho phép lặp lại những lần vắng mặt định kỳ.

các Giờ làm việc Chúng cho người khác biết bạn thường rảnh vào thời gian nào trong ngày. Bất kỳ ai cố gắng mời bạn vào ngoài những giờ đó sẽ thấy cảnh báo rằng đó không phải là thời điểm thích hợp. Tính năng này dành cho tài khoản Google Workspace và giúp thiết lập ranh giới lành mạnh giữa thời gian làm việc và thời gian cá nhân.

Cuối cùng, tính khả dụng Rảnh rỗi/Có người ở Đối với các sự kiện và nhiệm vụ, hãy đánh dấu xem chúng có chặn lịch trình của bạn hay không. Gần đây, Lịch đã bổ sung tính năng gán nhãn. “Bận rộn” với các nhiệm vụ (không chỉ đối với các sự kiện), do đó chúng cũng ngăn bạn lên lịch các cuộc họp dựa trên chúng và hệ thống có thể tự động từ chối lời mời. Đây là một dạng chế độ "Không làm phiền" áp dụng cho các tác vụ. được tạo lần đầu tiên trong Google Workspace và sau đó được triển khai rộng rãi hơn.

Ai có thể sử dụng từng tính năng và yêu cầu

Có những sắc thái quan trọng tùy thuộc vào loại tài khoản của bạn. Để lên lịch Focus Time, bạn cần có tài khoản cơ quan hoặc trường học. (Google Workspace). Tương tự, Giờ làm việc được thiết kế phù hợp với môi trường tổ chức và hiển thị trong cài đặt Không gian làm việc. Nếu bạn sử dụng tài khoản Google miễn phíBạn sẽ thấy ít tùy chọn nâng cao hơn.

Hơn nữa, để im lặng Thông báo Google Chat trong Thời gian tập trung Tổ chức của bạn cần bật tính năng Trò chuyện và khối tiêu điểm phải kéo dài dưới 24 giờ. Nếu bạn không đáp ứng các điều kiện này, tính năng Tắt tiếng trò chuyện sẽ không khả dụng. tại sự kiện cụ thể đó.

Cách lên lịch Thời gian tập trung trong Google Lịch

Thời gian Thời gian tập trung được tạo bằng thời gian bắt đầu và kết thúc, và chỉ từ chế độ xem Ngày hoặc Tuần trong giao diện web. Đây là cách cấu hình từng bước từ máy tính:

1. Mở Google Calendar trong trình duyệt của bạn và đi đến Chế độ xem Ngày hoặc Tuần.
2. Nhấp vào khoảng thời gian bạn muốn đặt chỗ sự tập trung của bạn.
3. Ở đầu trình soạn thảo, chọn Thời gian tập trung.
4. Điều chỉnh thời gian bắt đầu và kết thúc của khối.
5. Đặt tùy chọn của bạn:
   • Nếu bạn muốn nhận thông báo trò chuyện, bỏ chọn “Không làm phiền” để trò chuyện.
   • Nếu bạn muốn bọc thép khối, Kích hoạt “Tự động từ chối cuộc họp”.
6. Bấm vào tiết kiệm.

Lưu ý hai chi tiết thay đổi hành vi mặc định. Nếu bạn bỏ chọn tùy chọn Không làm phiền khi trò chuyện Khi tạo một khối, tùy chọn đó sẽ được sử dụng làm mặc định trong các giai đoạn tập trung trong tương lai. Và, theo mặc định, Các khối này không chấp nhận các cuộc họp mới hoặc theo lịch trìnhNếu muốn, bạn có thể thay đổi cài đặt đó để chỉ từ chối những lời mời mới.

Chỉnh sửa, xóa hoặc lặp lại khối tiêu điểm

Để sửa đổi một khối hiện có, hãy mở khối đó trên máy tính từ lịch của bạn. Sự kiện tiêu điểm được biểu thị bằng biểu tượng tai nghe.Vì vậy, bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng. Nhấp vào sự kiện, nhấn Chỉnh sửa, thực hiện thay đổi và lưu.

Nếu bạn cần xóa nó, hãy vào sự kiện đó và chọn Xóa sự kiệnLịch sẽ hỏi bạn có muốn xóa chỉ trường hợp đó hay toàn bộ chuỗi nếu đó là khối lặp lại. Đây là cách nhanh chóng để xóa bỏ khoảng trống. khi kế hoạch của bạn thay đổi.

Bạn muốn lặp lại sự tập trung của mình? Hãy mở sự kiện, vào mục Chỉnh sửa và mở menu bên cạnh mục "Không lặp lại". Bạn có thể chọn tần số hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm hoặc tùy chỉnh và lưu lại.

Quyền riêng tư, màu sắc và khả năng hiển thị của Focus Time

Trong trình chỉnh sửa sự kiện, bạn sẽ thấy, bên dưới tên lịch, tùy chọn Hiển thị mặc địnhMở rộng và chọn xem khối đó sẽ là Công khai hay Riêng tư. Trong môi trường làm việc Khả năng hiển thị giúp người khác hiểu được tình trạng rảnh rỗi của bạn mà không tiết lộ thông tin nhạy cảm.

Cũng có thể gán một màu sắc cụ thể vào các khối tiêu điểm của bạn. Vào Chỉnh sửa, chạm vào Màu, chọn một màu và lưu. Lịch sẽ nhớ màu đó cho các sự kiện đua xe trong tương lai của bạn nếu bạn muốn duy trì tính thẩm mỹ nhất quán.

Sự im lặng của Google Chat trong quá trình tập trung: các điều kiện

Khi sử dụng Focus Time lần đầu tiên, tùy chọn “Không làm phiền” cho Trò chuyện Tính năng này được bật theo mặc định. Điều này có nghĩa là trong thời gian chặn, thông báo tin nhắn sẽ bị tắt tiếng, miễn là tổ chức của bạn đã bật tính năng Trò chuyện và thời gian chặn không quá 24 giờ. Nếu bạn muốn, bạn có thể tắt nó khi tạo hoặc chỉnh sửa sự kiện để tiếp tục nhận thông báo trò chuyện.

Nhãn "Bận" trên các nhiệm vụ và sự kiện: tạm biệt cuộc họp giả mạo

Một tính năng mới đã thay đổi cách nhiều người sắp xếp cuộc sống của họ là khả năng đánh dấu là Cũng bận rộn với công việckhông chỉ các sự kiện. Bằng cách đó, Lịch sẽ chặn khoảng thời gian đó và có thể tự động từ chối yêu cầu họp rơi vào bạn. Trên thực tế, đây là chế độ "không làm phiền" được áp dụng cho các công việc hàng ngày của bạn.

Cách dùng thử rất đơn giản: tạo một nhiệm vụ (hoặc mở một nhiệm vụ hiện có), đặt tên cho nhiệm vụ đó và vào các tùy chọn lịch liên quan đến nhiệm vụ đó. Nơi bạn thấy "Có sẵn" bạn có thể thay đổi thành "Bận"Tính năng này lần đầu tiên xuất hiện trên Google Workspace và sau đó được mở rộng cho nhiều người dùng hơn. Điều này thể hiện sự cải thiện rõ ràng đối với những người sử dụng nhiệm vụ như một kế hoạch làm việc..

Cấu hình giờ làm việc và vị trí

Giờ làm việc cho phép đồng nghiệp của bạn biết khi nào bạn rảnh. Trên máy tính, hãy mở Lịch, nhấp vào biểu tượng bánh răng và vào Cài đặt. Trong bảng bên trái, dưới mục Chung, bạn sẽ thấy Giờ làm việc (hoặc “Giờ làm việc và địa điểm” nếu quản trị viên bật địa điểm mặc định). Kích hoạt giờ làm việc và đánh dấu ngày và khung thời gian.

Bạn có thể chia một ngày thành nhiều phân đoạn theo khả năng của mình, với các nút cho Thêm (+) và Tẩy (-) để quản lý các giai đoạn. Mức độ chi tiết này hữu ích nếu bạn làm việc từ xa., nếu bạn làm việc theo ca hoặc luân phiên giữa công ty và nhà.

Địa điểm làm việc của bạn giúp nhóm biết bạn sẽ ở đâu. Trong Cài đặt, hãy vào "Lịch làm việc và Địa điểm", chọn ngày và giờ làm việc, rồi chỉ định địa điểm cho mỗi ngày. Việc chỉ rõ những ngày bạn sẽ có mặt tại văn phòng sẽ giúp bạn dễ dàng lên lịch họp trực tiếp hơn. và tôn trọng múi giờ.

Chia sẻ những thông tin này có thể ảnh hưởng đến quyền riêng tư, vì vậy, bạn nên điều chỉnh những ai có thể xem thông tin của mình. Trong cùng một miền Không gian làm việc của bạnĐồng nghiệp của bạn sẽ thấy lịch trình của bạn khi sử dụng các mục như "Gặp gỡ" hoặc tab "Tìm thời gian" khi tạo sự kiện. Các khung giờ ngoài giờ làm việc sẽ được hiển thị màu xám.

Trạng thái "Vắng mặt" từ máy tính và điện thoại di động

Để đánh dấu kỳ nghỉ hoặc vắng mặt, hãy tạo sự kiện và chọn loại Bên ngoài văn phòngChọn ngày (và thời gian nếu có) và để Lịch thực hiện công việc. tự động từ chối lời mờiBạn có thể lên lịch để lặp lại nếu bạn vắng mặt thường xuyên và cá nhân hóa tin nhắn từ chối.

Từ điện thoại di động (Android o iPhone), chạm vào nút Tạo (+) trong Google Calendar và chọn "Vắng mặt". Xác định khoảng thời gian, cấu hình lặp lại nếu cần, điều chỉnh hành vi từ chối và lưu. Đây là cách trực tiếp nhất để tránh các cuộc họp khi bạn thực sự không có mặt..

Thông báo của Google Lịch: các loại và cài đặt

Lịch có thể thông báo cho bạn bằng e-mail, thông qua thông báo trên màn hình (bên ngoài trình duyệt, với Lịch mở) hoặc với cảnh báo trong cửa sổ từ chính Lịch. Việc thiết lập những lời nhắc này đúng cách sẽ giúp bạn tránh bỏ lỡ sự kiện hoặc bị làm phiền vào những thời điểm bất tiện.

Để thay đổi cài đặt toàn cầu, hãy mở Lịch trong trình duyệt của bạn và đi tới cấu hìnhTrong phần Chung, hãy vào "Cài đặt thông báo" và chọn cách nhận thông báo. Nếu bạn bật thông báo trên màn hình, bạn có thể hiển thị tùy chọn hoãn thông báo và chọn thời gian trì hoãn. Ngoài ra còn có cài đặt chỉ thông báo cho bạn nếu bạn đã trả lời. “Có” hoặc “Có thể” một sự kiện.

Lưu ý: Thông báo đã tạm dừng chỉ được hiển thị trong Google ChromeVà nếu có nhiều cảnh báo cho cùng một sự kiện, nút Báo lại chỉ xuất hiện ở cảnh báo cuối cùng. Nếu bạn thấy thông báo "Trình duyệt của bạn không hỗ trợ thông báo"Bạn cần cập nhật trình duyệt để chúng hoạt động bình thường trở lại.

Đối với một sự kiện cụ thể, hãy mở sự kiện đó và nhấn Chỉnh sửaTrong Thông báo, hãy quyết định xem bạn muốn nhận cảnh báo hay email, sửa đổi thông báo trước, thêm thông báo hoặc xóa bất kỳ thông báo nào không cần thiết. Những thay đổi này không ảnh hưởng đến những khách khác; là cài đặt cá nhân của bạn cho sự kiện đó.

Bạn cũng có thể điều chỉnh thông báo cho một lịch cụ thể của mình: Cài đặt > “Cài đặt lịch của tôi” > chọn lịch của bạn > “Thông báo sự kiện” và “Cả ngày”. Ở đó, bạn xác định thông báo nào bạn muốn theo mặc định cho lịch đóBạn thêm những mục mới hoặc xóa những mục không còn hữu ích nữa.

Xem và hiểu giờ làm việc của người khác

Nếu bạn ở cùng miền và có quyền, bạn có thể kiểm tra tính khả dụng của đồng nghiệp bằng cách sử dụng phần “Để gặp gỡ” Từ bảng bên trái của Lịch: nhập tên hoặc email của họ và bạn sẽ thấy lịch làm việc của họ nếu họ đang hoạt động. Một tùy chọn khác là tab "Tìm thời gian" khi tạo sự kiện (hiện không khả dụng trên thiết bị di động).

Nếu bạn không theo dõi giờ làm việc của mình, rất có thể bạn đang sử dụng tài khoản Google miễn phíkhông bao gồm chức năng này. Trong môi trường chuyên nghiệp, nó thường được quản lý bởi Không gian làm việc của Google và có thể yêu cầu người quản trị cấu hình.

Các trường hợp thực tế và giải pháp thực tế

“Tôi tự động tắt tiếng điện thoại trong các sự kiện, nhưng tôi phải tắt chế độ Không làm phiền khi rời khỏi cuộc họp.” Tình huống này thường xảy ra khi chúng ta kết hợp các quy tắc Điện thoại Không làm phiền với lịch. Trong Lịch, sự im lặng được quản lý chủ yếu thông qua Trò chuyện. Trong Thời gian Tập trung. Nếu vấn đề của bạn là do cài đặt Không làm phiền trên điện thoại, giải pháp bao gồm việc xem lại các quy tắc của điện thoại hoặc tự tay kết thúc chúng khi bạn hoàn tất, vì Lịch Nó không kiểm soát được DND của thiết bị..

“Các sự kiện cả ngày cũng kích hoạt chế độ Không làm phiền của tôi và tôi không muốn điều đó.” Một ý tưởng hữu ích là phân loại các sự kiện đó thành 'Có sẵn' thay vì 'Bận' nếu chúng chỉ là lời nhắc hoặc chuyển chúng sang một lịch khác với thông báo cụ thểVới tùy chọn có sẵn, Bạn tránh chặn ngày của bạn và bạn giảm tác động đến các quy tắc tự động theo dõi trạng thái lịch trình của bạn.

"Tôi nhận được lời nhắc công việc vào cuối tuần và điều đó khiến tôi mất tập trung. Tôi có thể cài đặt chế độ Không làm phiền chỉ cho lịch làm việc vào Thứ Bảy và Chủ Nhật không?" Calendar cho phép điều này. Cấu hình thông báo lịchVì vậy, một cách tiếp cận là giảm hoặc tắt thông báo lịch làm việc và sau đó bật lại khi bạn muốn. Không có cài đặt tích hợp nào để tắt thông báo theo ngày trong tuần, nhưng bạn có thể tạo Sự kiện định kỳ: Ra khỏi văn phòng vào cuối tuần để chặn lời mời và sử dụng tùy chọn "Chỉ thông báo cho tôi nếu tôi đã trả lời Có hoặc Có thể" giảm thiểu sự gián đoạn.

Nếu bạn cảm thấy căng thẳng vì những thông báo đến quá sớm (một tuần trước, hai ngày trước, v.v.), hãy nghĩ ra một chiến lược nhẹ nhàng hơn: gửi một email duy nhất. Chiều thứ sáu vào thứ Hai và cảnh báo một giờ vào cùng ngày. Sự kết hợp đó thường là đủ mà không ảnh hưởng đến thời gian nghỉ ngơi thứ Bảy và Chủ Nhật của bạn.

Những sai lầm thường gặp và cách thoát khỏi rắc rối

Nếu Lịch cho bạn biết “Trình duyệt không hỗ trợ thông báo."Cập nhật trình duyệt của bạn. Lỗi này ngăn không cho thông báo sự kiện hiển thị." Với phiên bản mới nhất, vấn đề này thường biến mất.Ngoài ra, hãy kiểm tra xem trình duyệt của bạn có cho phép nhận thông báo từ calendar.google.com không.

Có thể sử dụng Calendar để chấm công vào và ra không?

Lịch Google được thiết kế để quản lý sự kiện và cuộc họpKhông dùng để theo dõi thời gian. Nếu bạn tính tiền theo giờ hoặc cần hồ sơ chính thức, bạn sẽ cần sử dụng các công cụ khác. Một số tùy chọn phổ biến là: đồng hồ hóa o el Trình ghi thời gian dự án ClickUpBạn có thể sử dụng Lịch làm hướng dẫn để tái hiện lại những gì mình đã làm, nhưng số liệu chính thức phải được lưu trong ứng dụng thời gian.

Về mặt năng suất, nếu bạn dành nhiều giờ trong các cuộc họp gọi video, tính năng ghi âm và tóm tắt tự động có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian ghi chú. Tích hợp với Google Meet Chúng cho phép bạn ghi lại những thông tin quan trọng, theo dõi mà không cần xem lại toàn bộ bản ghi âm và dành phần còn lại trong ngày cho các nhiệm vụ chính của bạn.

Chìa khóa để không bị làm phiền khi không phù hợp là kết hợp tốt các chức năng này: Thời gian tập trung để tự cô lập mình và nếu cần thiết, tắt tiếng trò chuyện; Ocupado trong các nhiệm vụ và sự kiện để lấp đầy khoảng trống; Bên ngoài văn phòng đối với trường hợp vắng mặt rõ ràng; Giờ làm việc để giáo dục những người xung quanh bạn; và thông báo Lịch trình dựa trên lịch và sự kiện được thiết kế riêng theo nhu cầu của bạn. Với sự kết hợp này, lịch của bạn sẽ hoạt động hiệu quả chứ không phải ngược lại.