Google Takvim'in Rahatsız Etmeyin modu: Toplantıları nasıl sessize alabilir, reddedebilir ve düzenli kalabilirsiniz?

 

Programınız dolup taştığında ve sürekli uyarılar geldiğinde, yapmanız gereken şey, taahhütlerinizin kontrolünü kaybetmeden gürültüyü azaltmaktır. Google Takvim, odaklanmak için zaman ayırmaktan toplantıları otomatik olarak reddetmeye kadar "rahatsız etmeyin" için çeşitli yollar sunar. İşin püf noktası her fonksiyonu iyi bir şekilde birleştirmek. Ne elde etmek istediğinize bağlı olarak: Sohbette sessizliği sağlamak, meslektaşlarınıza bildirim göndermek veya yeni davetleri durdurmak.

Bu makale, odaklanma süresi, çalışma saatleri, Meşgul etiketi ve Ofis Dışında durumu hakkında bilmeniz gereken her şeyi, ayrıca bildirim ayarlarını ve bazı gerçek dünya örneklerini (tüm gün süren etkinlikler veya hafta sonu stresi gibi) tek bir yerde bir araya getiriyor. Somut adımları, bilinen sınırlamaları ve pratik çözümleri bulacaksınız. böylece uygunsuz zamanlarda kimse sizi rahatsız etmesin, önemli bilgileri kaybetmeyin.

Google Takvim'de "Rahatsız etmeyin" ifadesi bugün ne anlama geliyor?

Google Takvim'de her şeyi eşit şekilde etkileyen tek bir "rahatsız etmeyin" düğmesi yoktur, ancak bir araya getirildiğinde bu etkiyi yaratan birkaç seçenek vardır. Temel unsurlar şunlardır: Konsantrasyon süresi, Ofis dışında olma durumu, Çalışma saatleri ve Meşgul durumuHer biri sorunu farklı bir açıdan ele alıyor: Sohbet bildirimlerini sessize almak, toplantıları reddetmek veya müsait zaman aralıklarınız hakkında bilgi vermek.

El Konsantrasyon süresi Kuruluşunuzun sohbetini sessize alabileceğiniz ve toplantıları otomatik olarak reddedebileceğiniz zamanlanmış bloklar oluşturun. İş günü boyunca yoğun çalışmalar için mükemmeldir. Bu blok süresince Takvim zamanınızı korur. Ve eğer isterseniz yeni atamalara zorlanmaktan kaçının.

Eyalet Ofisin dışında Tatiller veya yokluklar için idealdir. Etkinleştirildiğinde, takvim bu tarihlerdeki davetleri otomatik olarak reddeder ve müsait olmadığınızı gösterir. Bilgisayardan veya mobil cihazdan programlanabiliyor. ve periyodik devamsızlıklarda tekrar imkânı sağlar.

W Çalışma saatleri Başkalarına genellikle günün hangi saatinde müsait olduğunuzu gösterirler. Sizi bu saatler dışında davet etmeye çalışan herkes, uygun bir zaman olmadığını belirten bir uyarı görür. Bu özellik Google Workspace hesapları için tasarlanmıştır ve iş ile kişisel zaman arasında sağlıklı sınırlar koymaya yardımcı olur.

Son olarak, kullanılabilirlik Özgür/İşgal Edilmiş Etkinlikler ve görevler için programınızı engelleyip engellemediklerini işaretleyin. Takvime yakın zamanda etiket atama özelliği eklendi. Görevlerle "meşgul" (sadece etkinliklere değil), ayrıca bunların üzerine toplantı planlamanızı da engeller ve sistem davetleri otomatik olarak reddedebilir. Görevlere uygulanan bir nevi "Rahatsız Etmeyin" özelliği. İlk olarak Google Workspace'te yaratılan ve daha sonra daha yaygın olarak kullanılan.

Her özelliği ve gereksinimleri kimler kullanabilir?

Hesap türünüze bağlı olarak önemli nüanslar vardır. Odaklanma Zamanını planlamak için bir iş veya okul hesabına ihtiyacınız var. (Google Workspace). Benzer şekilde, Çalışma Saatleri kurumsal ortamlara yöneliktir ve Çalışma Alanı ayarlarında görünür. Ücretsiz bir Google hesabı kullanıyorsanızDaha az gelişmiş seçenek göreceksiniz.

Ayrıca, susturmak için Odaklanma Süresi boyunca Google Chat bildirimleri Kuruluşunuzda Sohbet özelliğinin etkinleştirilmiş olması ve odak bloğunun 24 saatten az sürmesi gerekir. Bu şartları sağlamazsanız Sohbet sessize alma özelliği kullanılamayacaktır. o belirli olayda.

Google Takvim'de Odaklanma Zamanı nasıl planlanır?

Hava Konsantrasyon zamanı, başlangıç ​​ve bitiş saatleriyle ve yalnızca web arayüzündeki Gün veya Hafta görünümlerinden oluşturulur. Adım adım yapılandırma şu şekildedir bilgisayardan:

1. Tarayıcınızda Google Takvim'i açın ve şuraya gidin: Günlük veya Haftalık görünüm.
2. Rezervasyon yaptırmak istediğiniz zaman aralığına tıklayın konsantrasyonunuz.
3. Editörün üst kısmında, şunu seçin: Konsantrasyon süresi.
4. Bloğun başlangıç ​​ve bitiş saatlerini ayarlayın.
5. Tercihlerinizi ayarlayın:
   • Sohbet bildirimleri almak istiyorsanız, "Rahatsız Etmeyin" seçeneğinin işaretini kaldırın Sohbet için.
   • Eğer bloğu zırhlamak istiyorsanız, "Toplantıları otomatik olarak reddet" seçeneğini etkinleştirin.
6. Tıklayın kurtarmak.

Varsayılan davranışı değiştiren iki ayrıntıya dikkat edin. Seçeneğin işaretini kaldırırsanız Sohbet için Rahatsız Etmeyin Bir blok oluştururken, bu tercih gelecekteki konsantrasyon dönemlerinde varsayılan olarak kullanılacaktır. Ve doğal olarak, Bu bloklar yeni veya planlanmış toplantıları kabul etmiyorDilerseniz bu ayarı yalnızca yeni davetlerin reddedileceği şekilde değiştirebilirsiniz.

Bir odak bloğunu düzenleyin, silin veya tekrarlayın

Mevcut bir bloğu değiştirmek için onu bilgisayarınızdaki takviminizden açın. Odaklanma olayları kulaklık simgesiyle gösterilir.Böylece kolayca bulabilirsiniz. Etkinliğe tıklayın, Düzenle'ye basın, değişiklikleri yapın ve kaydedin.

Silmeniz gerekiyorsa, etkinliğin kendisine gidin ve şunu seçin: Etkinliği silTakvim, yalnızca o örneği mi yoksa tekrarlanan bir blok ise tüm seriyi mi kaldırmak istediğinizi soracaktır. Boşlukları gidermenin hızlı bir yoludur. planlarınız değiştiğinde.

Konsantrasyonunuzun tekrarlanmasını mı istiyorsunuz? Etkinliği açın, Düzenle'ye gidin ve "Tekrarlanmıyor" seçeneğinin yanındaki menüyü açın. Bir frekans seçebilirsiniz günlük, haftalık, aylık, yıllık veya özelleştirilmiş bir şekilde kaydedin ve kaydedin.

Focus Time'ın gizliliği, rengi ve görünürlüğü

Etkinlik düzenleyicide, takvim adının altında şu seçeneği göreceksiniz: Varsayılan görünürlükGenişletin ve bu bloğun Genel mi yoksa Özel mi olacağını seçin. Çalışma ortamlarında Görünürlük, hassas ayrıntıları ifşa etmeden başkalarının sizin müsaitliğinizi anlamasına yardımcı olur.

Ayrıca bir atama yapmak da mümkündür belirli renk Odak bloklarınıza. Düzenle'ye gidin, Renk'e dokunun, birini seçin ve kaydedin. Takvim o rengi hatırlayacak Gelecekteki ralli etkinliklerinizde tutarlı bir estetik yakalamak istiyorsanız.

Konsantrasyon sırasında Google Chat sessizliği: koşullar

Odaklanma Süresini ilk kez kullanırken, seçenek Sohbet için "Rahatsız etmeyin" Varsayılan olarak etkindir. Bu, engelleme sırasında, kuruluşunuzda Sohbet özelliğinin etkinleştirilmiş olması ve engellemenin 24 saatten kısa sürmesi koşuluyla, mesajlaşma bildirimlerinin sessize alınacağı anlamına gelir. İsterseniz etkinliği oluştururken veya düzenlerken bunu devre dışı bırakabilirsiniz Sohbet bildirimlerini almaya devam etmek için.

Görevler ve etkinliklerdeki "Meşgul" etiketi: Sahte toplantılara elveda

Birçok insanın hayatını düzenleme biçimini değiştiren yeni özelliklerden biri, Ayrıca görevlerle meşgulsadece etkinlikler değil. Takvim bunu yaparak o zaman aralığını engeller ve otomatik olarak toplantı isteklerini reddetmek Bu, pratikte günlük işlerinize uygulanan bir "rahatsız etmeyin" modudur.

Bunu denemek çok basit: Bir görev oluşturun (veya mevcut bir görevi açın), ona bir başlık verin ve bu görevle ilişkili takvim seçeneklerine gidin. "Mevcut" gördüğünüz yeri "Meşgul" olarak değiştirebilirsinizBu özellik ilk olarak Google Workspace'e geldi ve daha sonra daha fazla kullanıcıya genişletildi. Bu, görevleri bir çalışma planı olarak kullananlar için açık bir gelişmeyi temsil ediyor..

Çalışma saatlerini ve konumunu yapılandırın

Çalışma Saatleri, iş arkadaşlarınızın ne zaman müsait olduğunuzu bilmelerini sağlar. Bilgisayarınızda Takvim'i açın, dişli simgesine tıklayın ve Ayarlar'a gidin. Sol panelde, Genel altında şunları bulacaksınız: Çalışma saatleri (veya yönetici varsayılan konumu etkinleştirdiyse “Çalışma saatleri ve konum”). Çalışma saatlerini etkinleştirin ve günleri ve zaman dilimlerini işaretler.

Uygunluğunuza göre bir günü birkaç bölüme ayırabilirsiniz, bunun için düğmeler kullanabilirsiniz. eklemek (+) ve kaldırmak (−) dönemleri yönetmek için. Uzaktan çalışıyorsanız bu ayrıntı düzeyi işinize yarayacaktır., eğer vardiyalı çalışıyorsanız veya ofis ile ev arasında dönüşümlü çalışıyorsanız.

Çalışma konumunuz, ekibinizin nerede olacağınızı bilmesine yardımcı olur. Ayarlar'da "Çalışma Programı ve Konumu"na gidin, günlerinizi ve saatlerinizi seçin ve her gün için bir konum atayın. Ofiste olacağınız günleri belirtmeniz, yüz yüze görüşmeleri planlamanızı kolaylaştırır. ve zaman dilimlerine saygı gösterin.

Bu zamanları paylaşmanın gizlilikle ilgili sonuçları olacağından, bilgilerinizi kimlerin görebileceğini ayarlamanız iyi bir fikirdir. Aynı Çalışma Alanı alanınızdaEtkinlik oluştururken "Tanış" veya "Zaman Bul" sekmesi gibi bölümleri kullandığınızda, iş arkadaşlarınız programınızı görebilir. Mesai saatleri dışındaki zaman dilimleri gri renkte gösterilir.

Bilgisayar ve mobil cihazlardan "Ofis dışında" durumu

Tatilleri veya devamsızlıkları işaretlemek için bir etkinlik oluşturun ve türünü seçin Ofisin dışındaTarihleri ​​(ve varsa saatleri) seçin ve Takvim'in işini yapmasına izin verin. davetleri otomatik olarak reddetDüzenli devamsızlıklarınız varsa tekrarlanmasını planlayabilirsiniz ve ret mesajını kişiselleştirin.

Mobilden (Android o iPhone), düğmeye dokunun Oluşturmak Google Takvim'de (+) işaretini kaldırın ve "Ofis dışında" seçeneğini belirleyin. Aralığı tanımlayın, gerekirse tekrarlamayı yapılandırın, reddetme davranışını ayarlayın ve kaydedin. Gerçekten müsait olmadığınız zamanlarda toplantılara katılmaktan kaçınmanın en doğrudan yoludur..

Google Takvim bildirimleri: türleri ve ayarları

Takvim size şu şekilde bildirimde bulunabilir: e-mailaracılığıyla masaüstü bildirimleri (Tarayıcının dışında, Takvim açıkken) veya pencere içindeki uyarılar Takvimin kendisinden. Bu hatırlatıcıları doğru şekilde ayarlamak, bir etkinliği kaçırmanızı veya uygunsuz zamanlarda kesintiye uğramanızı önler.

Genel ayarları değiştirmek için tarayıcınızda Takvim'i açın ve şuraya gidin: yapılandırmaGenel bölümünde "Bildirim ayarları"na gidin ve bildirimleri nasıl alacağınızı seçin. Masaüstü bildirimlerini etkinleştirirseniz, şu seçeneği görüntüleyebilirsiniz: bildirimleri ertelemek ve ne kadar süreyle erteleneceğini seçebilirsiniz. Ayrıca, yalnızca yanıt verdiğinizde sizi bilgilendiren bir ayar da mevcuttur. "Evet" veya "Belki" bir olay.

Not: Ertelenen bildirimler yalnızca şurada gösterilir: Google ChromeAynı olay için birden fazla uyarı varsa, Ertele düğmesi yalnızca sonuncusunda görünür. "Tarayıcınız bildirimleri desteklemiyor" mesajını görürsenizTekrar düzgün çalışabilmeleri için tarayıcınızı güncellemeniz gerekmektedir.

Belirli bir etkinlik için etkinliği açın ve tuşuna basın düzenlemekBildirimler'de uyarı mı yoksa e-posta mı istediğinize karar verin, önceden bildirimi değiştirin, daha fazla bildirim ekleyin veya gereksiz olanları silin. Değişiklikler diğer misafirleri etkilemez; o etkinlik için kişisel ayarınızdır.

Ayrıca size ait belirli bir takvime ait bildirimleri de ayarlayabilirsiniz: Ayarlar > “Takvim ayarlarım” > takviminizi seçin > “Etkinlik bildirimleri” ve “Tüm gün”. Orada, o takvim için varsayılan olarak hangi bildirimleri istediğinizi tanımlarsınızYenilerini eklersiniz veya artık işe yaramayanları çıkarırsınız.

Başkalarının çalışma saatlerini görün ve anlayın

Aynı etki alanındaysanız ve izniniz varsa, bölümü kullanarak bir meslektaşınızın uygunluğunu kontrol edebilirsiniz. "Tanışmak" Takvimin sol panelinden: Adını veya e-postasını yazın ve aktifse çalışma programını göreceksiniz. Bir diğer seçenek ise "Bir zaman bul" sekmesidir Bir etkinlik oluştururken (şu anda mobil cihazlarda mevcut değil).

Kendi çalışma saatlerinizi takip etmiyorsanız, büyük olasılıkla bir ücretsiz Google hesabıBu işlevi içermeyen bir uygulamadır. Profesyonel ortamlarda, genellikle şu şekilde yönetilir: Google Çalışma Alanı ve yönetici tarafından yapılandırma gerektirebilir.

Gerçek yaşam örnekleri ve pratik çözümler

"Etkinlikler sırasında telefonumu otomatik olarak sessize alıyorum, ancak bir toplantıdan ayrıldığımda Rahatsız Etmeyin özelliğini kapatmak zorunda kalıyorum." Bu senaryo, kuralları karıştırdığımızda yaygındır. Rahatsız Etmeyin telefonu takvimle birlikte. Takvim içerisinde sessizlik öncelikli olarak Sohbet üzerinden yönetilir. Odaklanma Süresi sırasında. Sorununuz telefonunuzun Rahatsız Etmeyin ayarıysa, çözüm telefonunuzun kendi kurallarını gözden geçirmek veya işiniz bittiğinde bunları manuel olarak sonlandırmaktır, çünkü Takvim Cihazın DND'sini kontrol etmez..

"Tüm gün süren etkinlikler de Rahatsız Etmeyin özelliğimi tetikliyor ve bunu istemiyorum." Bu etkinlikleri şu şekilde kategorize etmek faydalı bir fikirdir: 'Mevcut' 'Meşgul' yerine yalnızca hatırlatıcılarsa veya bunları farklı bir takvime taşıyın özel bildirimlerKullanılabilirlik seçeneği ile, İş gününüzü engellemekten kaçınırsınız ve programınızın durumunu izleyen otomatik kurallar üzerindeki etkiyi azaltırsınız.

"Hafta sonları iş hatırlatmaları alıyorum ve bu beni rahatlama modumdan çıkarıyor. Cumartesi ve Pazar günleri sadece iş takvimim için Rahatsız Etmeyin ayarını kullanabilir miyim?" Takvim buna izin veriyor. Takvim bildirimlerini yapılandırınBu nedenle bir yaklaşım, iş takvimi bildirimlerini azaltmak veya devre dışı bırakmak ve ardından istediğiniz zaman yeniden etkinleştirmektir. Bildirimleri haftanın gününe göre sessize almak için yerleşik bir ayar yoktur, ancak bir Tekrarlayan etkinlik: Hafta sonları ofiste olmama davetleri engellemek ve "Yalnızca Evet veya Belki yanıtını verdiysem bana bildir" seçeneğini kullanmak kesintileri en aza indirmek.

Çok önceden gelen bildirimler (bir hafta öncesi, iki gün öncesi vb.) sizi strese sokuyorsa, daha nazik bir strateji geliştirin: tek bir e-posta gönderin. Cuma öğleden sonra Pazartesi ve aynı gün için bir saatlik uyarı. Bu kombinasyon genellikle yeterlidir Cumartesi ve pazar günlerinizi meşgul etmeden.

Yaygın hatalar ve sorunlardan nasıl kurtulursunuz?

Takvim size "Tarayıcı bildirimleri desteklemiyor."Tarayıcınızı güncelleyin. Bu hata, etkinlik bildirimlerinin görüntülenmesini engelliyor." Son versiyonla birlikte sorun genellikle ortadan kalkıyor.Ayrıca tarayıcınızın calendar.google.com adresinden gelen bildirimlere izin verip vermediğini kontrol edin.

Takvim giriş ve çıkış yapmak için kullanılabilir mi? Alternatifler

Google Takvim, etkinlikleri ve toplantıları yönetinZaman takibi için uygun değil. Saatlik faturalandırma yapıyorsanız veya resmi bir kayda ihtiyacınız varsa, başka araçlar kullanmanız gerekecektir. Bazı popüler seçenekler şunlardır: Saatleştir veya ClickUp proje zaman kaydediciNe yaptığınızı yeniden oluşturmak için Takviminizi bir rehber olarak kullanabilirsiniz, ancak resmi sayım bir zaman uygulamasında tutulmalıdır.

Verimlilik açısından, eğer görüntülü görüşme toplantılarında uzun saatler geçiriyorsanız, otomatik transkripsiyon ve özetleme size not alma işinden tasarruf sağlayabilir. Entegrasyonlar Google Buluşması Önemli olanı yakalamanıza, tüm kaydı incelemeden konuyu tamamlamanıza ve günün geri kalanını temel görevlerinize ayırmanıza olanak tanırlar.

Uygun olmadığında rahatsız olmamanın anahtarı, bu işlevleri iyi bir şekilde birleştirmektir: Konsantrasyon süresi kendinizi izole edin ve gerekirse Sohbet'i sessize alın; Ocupado Görevlerde ve etkinliklerde boşlukları kapatmak için; Ofisin dışında net devamsızlıklar için; Çalışma saatleri çevrenizdekileri eğitmek; ve Bildirimler İhtiyaçlarınıza göre uyarlanmış takvim ve etkinlik tabanlı programlar. Bu kombinasyonla, takviminiz sizin için çalışır, tersi değil.