- Otomatik kaydetme özelliği, aktif bir Microsoft 365 aboneliği ve dosyanın OneDrive veya SharePoint'te bulunmasını gerektirir.
- Bu işlevin çalışabilmesi için modern dosya formatlarının (.docx, .xlsx, .pptx) kullanılması şarttır.
- Veri kaybını önlemek için bulut tabanlı otomatik kaydetme ile yerel otomatik kaydetme arasında önemli bir fark vardır.
Eminim daha önce sizin de başınıza gelmiştir: Saatlerce bir rapor veya sunum üzerinde çalışıyorsunuz ve aniden bilgisayarınız yeniden başlatmaya karar veriyor veya elektrikler kesiliyor. Baştan başlamak veya bazen var olmayan geçici dosyalarla uğraşmak gerçek bir kabus. Bu tür sürprizlerden kaçınmak için Microsoft, değişikliklerinizi anında kaydeden ve her iki dakikada bir Ctrl+S tuşuna basma stresini ortadan kaldıran bir sistem uyguladı.
Basit gibi görünse de, sistemin sorunsuz çalışması için bilmeniz gereken birkaç püf noktası ve koşul var. Programı açmak yeterli değil; dosya konumunu doğru şekilde yapılandırmanız ve formatın uygun olduğundan emin olmanız gerekiyor. Aşağıda, Word, Excel ve PowerPoint'te bu aracı nasıl ustaca kullanacağınızı adım adım açıklıyoruz, böylece tamamen gönül rahatlığıyla çalışabilirsiniz.
Otomatik kaydetme için temel gereksinimler
Otomatik kaydetme seçeneğinin gri renkte görünmemesi için belirli kriterlerin karşılanması gerekir. Öncelikle, aktif bir Microsoft 365 aboneliğiniz olmalıdır. Daha eski veya lisanssız bir sürüm kullanıyorsanız, bu seçenek kullanılamaz. Ayrıca, belge yerel sabit sürücünüze kaydedilmemeli; OneDrive veya SharePoint'te barındırılmalıdır.
Bir diğer önemli nokta ise dosya biçimidir. Sistem yalnızca .docx, .xlsx ve .pptx uzantılı modern Office Open XML biçimlerini tanır. Daha eski dosyalarla (.doc, .xls veya .ppt) çalışıyorsanız, otomatik kaydetme çalışmaz. Bu durumda çözüm basittir: Dosya sekmesine gidin, Bilgi'ye tıklayın ve belgeyi geçerli biçime güncellemek için Dönüştür seçeneğini seçin.
Otomatik kaydetme özelliğini adım adım nasıl etkinleştirirsiniz?
Yeni bir belge oluştururken veya mevcut bir belgeyi kaydederken bu özelliği etkinleştirmek istiyorsanız, işlem oldukça basittir. Öncelikle Dosya sekmesine gidin ve Farklı Kaydet'i seçin . Ardından, OneDrive hesabınızı (kişisel, iş veya okul) seçin ve dosyayı kaydetmek istediğiniz klasörü belirleyin. Dosyaya bir ad verip onayladıktan sonra, otomatik kaydetme özelliği otomatik olarak etkinleşecektir.
Dosyayı zaten bulutta saklıyorsanız ancak baştan itibaren aktif olmasını sağlamak istiyorsanız, en iyi yol belgeyi doğrudan Microsoft 365 uygulaması üzerinden açmak, OneDrive hesabınızı seçmek ve listeden dosyayı seçmektir. Belgeleri Windows Dosya Gezgini veya Mac Finder'dan açmaktan kaçınmak önemlidir, çünkü bu bazen otomatik kaydetmeyi devre dışı bırakabilir ve dosyayı uygulama içinden yeniden başlatmanızı gerektirebilir.
Otomatik Kaydetme ve Otomatik Kurtarma Arasındaki Farklar
Birçok kişi bu iki kavramı karıştırıyor, ancak bunlar farklı şeyler. Otomatik kaydetme, buluttaki dosyalar içindir ve değişiklikleri birkaç saniyede bir kaydeder. Otomatik kurtarma ise, bilgisayarınızda yerel olarak kaydedilen dosyalar içindir. Düzenli aralıklarla (varsayılan olarak her 10 dakikada bir) yedekleme oluşturur, böylece program beklenmedik bir şekilde kapanırsa, en son kaydedilen sürümü kurtarabilirsiniz.
Otomatik kurtarma ayarlarını değiştirmek için Dosya'ya, ardından Seçenekler'e ve son olarak Kaydet bölümüne gidin. Burada zaman aralığını (1 ila 120 dakika arasında) değiştirebilir ve belgeyi kaydetmeden kapatırsanız en son sürümü saklamak için kutuyu işaretleyebilirsiniz. Dosyalarınızı bulutta değil, sabit diskinizde saklamayı tercih ediyorsanız bu çok önemlidir .
Ortak sorunların çözümü
Bazen, otomatik kaydetme düğmesi görünürde hiçbir sebep olmadan kapanır. "Dosyayı yükleyin " yazan bir mesaj görürseniz, o pencereyi kapatıp OneDrive'a kaydetme işlemini tekrarlayabilir veya yeni bir kopya oluşturabilirsiniz. Anahtar mevcutsa ancak kendiliğinden kapanıyorsa, birden fazla kişi aynı anda dosyayı düzenlediği için ortak yazma çakışması olabilir ; bu durumda, dosyayı kapatıp yeniden açmak genellikle sorunu çözer.
Otomatik kaydetmenin mümkün olmadığı özel durumlar vardır. Örneğin, Excel'de VBA makroları içeren çalışma kitaplarında bu özellik genellikle tasarım gereği devre dışıdır. Etkinleştirmek için makroları silmeniz ve dosyayı .xlsx formatına dönüştürmeniz gerekir. Benzer şekilde, bir e-posta ekinden bir belge açarsanız , bulutla senkronize edilmeyen geçici bir yerel kopya oluşturulur, bu nedenle önce manuel olarak OneDrive'a kaydetmeniz gerekir.
Gelişmiş yönetim ve devre dışı bırakma
Eğer herhangi bir nedenle geleneksel yöntemi tercih ediyorsanız ve Office'in her şeyi otomatik olarak kaydetmesini istemiyorsanız, iki seçeneğiniz var. Uygulamanın sol üst köşesindeki ilgili dosya için geçiş düğmesini değiştirebilirsiniz . Eğer bu davranışın tüm belgeleriniz için genel bir davranış olmasını istiyorsanız, Dosya > Seçenekler > Kaydet'e gidin ve " Bulut dosyaları için varsayılan olarak otomatik kaydetme" kutusunun işaretini kaldırın .
Android cihazlarda işlem benzerdir. Dosya oluştururken, konumu seçebilir ve isterseniz Dosya menüsündeki otomatik kaydetme kaydırıcısını devre dışı bırakabilirsiniz . Bu seçenek kapatıldığında, Kaydet düğmesinin başlıkta yeniden görüneceğini ve sürümleriniz üzerinde tam kontrol sahibi olacağınızı unutmayın.
Veri yedekleme sisteminin yapılandırılması, iş akışınızı optimize etmenin ve teknik arızalardan korkmadan yazmaya odaklanmanın en iyi yoludur. İster OneDrive'a anında Microsoft 365 senkronizasyonu yoluyla, ister yerel otomatik kurtarma sürelerinin ayarlanması yoluyla olsun, önemli olan, hiçbir kelimenin kaybolmamasını sağlamak için dosya biçimini ve kullanıcı hesabını her zaman doğrulamaktır.
Genel olarak bayt ve teknoloji dünyası hakkında tutkulu bir yazar. Bilgilerimi yazarak paylaşmayı seviyorum ve bu blogda da bunu yapacağım; size gadget'lar, yazılım, donanım, teknolojik trendler ve daha fazlasıyla ilgili en ilginç şeyleri göstereceğim. Amacım dijital dünyada basit ve eğlenceli bir şekilde gezinmenize yardımcı olmaktır.