Så här visar du dolda rader i Excel steg för steg

Om du ofta arbetar med kalkylblad har du förmodligen gjort dig själv galen någon gång när du letar efter data som verkar ha "försvunnit". Det här är vanligtvis dolda rader i Excel som någon har dolt för att förenkla vyn eller fokusera analysen på en specifik del av tabellen.

När ett kalkylblad delas eller har många användare kan det bli lite kaotiskt: rader som är dolda visas, den första raden eller kolumnen A har försvunnit, filter har delvis tillämpats… Därför är det viktigt att känna till alla sätt att visa dolda rader i Excel och återställa informationen utan att missa något.

Vad innebär det att ha dolda rader och kolumner i Excel?

I Excel behöver du inte ta bort något för att få det att försvinna: du kan dölja rader och kolumner så att de fortfarande finns kvar men inte visas på skärmen eller vid utskrift . Det är ett mycket praktiskt sätt att minska visuell röra när man arbetar med stora tabeller fulla av data.

När du döljer en rad eller kolumn finns informationen fortfarande kvar: formlerna som använder den fortsätter att fungera, och om du sparar filen och skickar den till någon annan kan den personen också visa dessa rader eller kolumner om de vet hur.

Problemet uppstår när rader eller kolumner är dolda utan att du märker det, eller när någon annan gör det och du sedan inte vet hur du ska återställa de "saknade" raderna . Ibland går kalkylbladet till exempel från rad 1 till 737, och du inser att det finns mellanrum däremellan som inte kan markeras , eller att den första raden eller kolumnen A har försvunnit helt.

Dessutom kan rader eller kolumner visas dolda av två huvudskäl: antingen för att döljningsalternativen har använts, eller för att filter har tillämpats som exkluderar vissa rader . I båda fallen finns informationen fortfarande i arbetsboken, men du måste veta vilken metod du ska använda för att visa den igen.

Hur man snabbt döljer och visar kolumner

Innan vi går in på rader är det värt att snabbt granska hur kolumner döljs och visas , eftersom beteendet är mycket likt och du ofta behöver båda samtidigt.

För att dölja kolumner är den typiska processen mycket enkel: markera en eller flera kolumner, högerklicka och välj alternativet "dölj ". Du kan också slå samman kolumner tillsammans eller separat genom att hålla ner Ctrl-tangenten medan du klickar på flera kolumnrubriker.

För att visa kolumner som redan är dolda är den vanliga metoden att markera kolumnerna direkt intill det dolda området och sedan använda alternativet Visa (eller Visa) kolumner från snabbmenyn. Excel identifierar att det finns andra dolda kolumner mellan dessa två och gör dem synliga igen direkt.

Det finns till och med ett sätt att hämta kolumner genom att dubbelklicka på den dubbla linjen som visas mellan rubrikerna när kolumnerna är dolda. Den dubbla linjen är en visuell ledtråd om att något saknas mellan de två bokstäverna, vilket du sedan kan visa.

Visa dolda rader från kontextmenyn

Med rader är systemet mycket likt det för kolumner, och det är vanligtvis den mest direkta metoden när du bara har ett fåtal dolda rader i mitten av arket , inte den första eller de som är långt borta.

För att visa dolda rader som finns bland synliga rader, markera helt enkelt raderna ovanför och under det dolda området och använd snabbmenyn för att högerklicka och välja alternativet " Visa rader " . Excel upptäcker att det finns en serie dolda rader mellan dessa tal och visar dem igen.

Om du till exempel ser att du i sidofältet går från rad 10 till 20 och raderna 11, 12… upp till 19 saknas, markerar du helt enkelt raderna 10 och 20 samtidigt (genom att klicka på siffrorna till vänster) och högerklickar sedan och väljer ”Visa”. Detta gör att alla mellanliggande rader visas igen.

Den här metoden fungerar mycket bra när man vet ungefär var de dolda raderna finns och enkelt kan välja intilliggande rader. Men när den första raden saknas, eller när flera områden är utspridda över arket, behövs en mer holistisk strategi.

Visa den första raden eller kolumnen A när de har försvunnit

En av de mest frustrerande situationerna är när man öppnar en Excel-fil och upptäcker att den första raden (rad 1) eller den första kolumnen (kolumn A) saknas . Man kan inte markera dem direkt eftersom det helt enkelt inte finns några siffror eller bokstäver att klicka på.

I det här scenariot kan du markera hela arket och använda alternativen för att visa rader och kolumner, men det skulle visa alla dolda rader och kolumner samtidigt , vilket inte alltid är önskvärt. Många ark är utformade så att endast en specifik del förblir dold.

För att markera den första raden eller kolumnen A utan att se den kan du använda namnrutan , vilket är rutan som visas bredvid formelfältet, där du normalt ser referensen till den aktiva cellen.

Klicka bara i namnrutan, skriv A1 och tryck på Enter. Detta markerar den första cellen i kalkylbladet, även om rad 1 eller kolumn A är helt dold och inte synlig på skärmen.

Ett annat liknande alternativ är att använda kommandot Gå till från fliken Start. I gruppen Redigering kan du öppna "Sök och markera" och sedan välja "Gå till". I fönstret som öppnas skriver du A1 i referensrutan och klickar på OK. Återigen kommer Excel att navigera till den ursprungliga cellen, även om den är i ett dolt område.

När du har aktiv cell A1 kan du gå till gruppen med alternativ relaterade till celler där radhöjd och kolumnbredd eller kommandon för att visa och dölja styrs, och tillämpa ändringen endast på den specifika raden eller kolumnen.

Hämta rader och kolumner från Format-menyn

Excel erbjuder en ganska omfattande panel för att hantera vad som är synligt eller dolt i kalkylbladet. Denna finns på fliken Start, i gruppen Celler , närmare bestämt under alternativet "Format". Det här avsnittet innehåller inställningar för radhöjd, kolumnbredd och synlighet.

När du har valt den cell eller det område du vill återställa (till exempel den där A1-filen vi pratade om) kan du gå till Hem, leta upp gruppen Celler och klicka på Format . En meny visas med flera olika avsnitt för att arbeta med arket.

I synlighetsinställningarna ser du ett avsnitt som heter något i stil med "Dölj och visa ". Där kan du välja att visa rader eller kolumner beroende på vad som för närvarande är dolt. Detta är användbart när du vill se till att endast specifika rader eller kolumner ändras , och inte hela arket.

Dessutom har du i samma formateringsområde även alternativen för "Radhöjd" och "Kolumnbredd" . Om raderna inte är dolda utan reducerade till praktiskt taget noll höjd kan du ange ett höjdvärde (till exempel 15 eller vad du vanligtvis använder) och återställa dem till sin normala storlek, vilket gör dem synliga igen.

Den här metoden undviker att använda det allmänna kommandot för att visa allt och låter dig exakt justera när och var saknade rader eller kolumner dyker upp igen , vilket är mycket användbart i delade filer där du inte vill ångra andras arbete.

Markera hela arket för att visa dolda rader och kolumner

Det finns situationer där du inte är säker på hur många rader eller kolumner som är dolda eller var de är. I dessa fall är det mest praktiska tillvägagångssättet att använda en "fullständig svepning" och markera hela kalkylbladet för att visa alla dolda element samtidigt.

För att markera hela arket kan du klicka på den lilla knappen som finns i det övre vänstra hörnet, precis vid skärningspunkten mellan rad- och kolumnrubrikerna. Om du klickar där markeras alla synliga och dolda celler i arket i ett steg.

När allt är markerat kan du återigen använda Hem-menyns sökväg, gruppen Celler, alternativet Format och inom "Dölj och visa" välja Visa rader eller Visa kolumner . Excel tar bort dolningen på alla ställen där den tillämpades.

Den här tekniken är mycket bekväm, men den har nackdelen att den förstör designen som baseras på att dölja rader eller kolumner som var logiska för rapporten. Med andra ord, om någon hade förberett kalkylbladet för att bara visa specifika delar, kommer du att lämna dem alla synliga.

Därför är det bäst att reservera det här systemet för när du verkligen behöver hitta alla dolda rader i Excel eftersom du granskar en fil eller försöker felsöka problem och du inte har något emot att allt är synligt så att du kan organisera det igen senare.

Använda "Gå till Special" och markera synliga celler

Ett annat mycket intressant verktyg för att hitta och hantera dolda områden är funktionen "Gå till special" , som hjälper dig att bara arbeta med de celler som faktiskt är synliga på skärmen efter att du har tillämpat filter eller dolt dem.

Det första steget är att öppna dialogrutan "Gå till", vilket du kan göra genom att trycka på F5 -tangenten eller använda sökalternativen i menyfliksområdet. När fönstret är öppet kan du klicka på knappen "Special" längst ner, där avancerade val sparas.

Bland de olika alternativen är ett mycket användbart alternativ "Endast synliga celler" . Om du väljer och accepterar detta kommer Excel endast att välja de celler som är synliga och ignorera rader eller kolumner som har dolts av filter eller andra metoder.

Därifrån kan du använda kortkommandon som Ctrl + Shift + 9 för att visa rader i markeringsområdet, vilket gör att du kan hämta delar av arket utan att behöva röra vid andra. Den här typen av kombination sparar mycket tid när du arbetar med mycket stora ark.

Nyckeln är att "Gå till special" låter dig kontrollera exakt vilken del av arket du vill analysera , vilket fokuserar operationen på synliga celler och minskar risken för att vidröra rader som du föredrar att hålla dolda.

Kortkommandon för att visa rader i Excel

När du spenderar många timmar i Excel gör varje sekund du sparar på att klicka skillnad. Därför är det väldigt praktiskt att memorera några kortkommandon relaterade till att visa dolda rader, särskilt om du arbetar med dataanalys eller redovisning.

En av de vanligaste genvägarna är Ctrl + Shift + 9 , som visar dolda rader så länge motsvarande område är markerat. Om du redan har markerat raderna ovanför och nedanför, eller hela arket, kommer den här genvägen att göra susen direkt.

Det finns liknande kombinationer för kolumner, så du kan växla mellan att dölja och visa med nästan uteslutande tangentbordet. Detta är särskilt användbart i delade filer som ständigt ändras , där data döljs och visas under hela dagen.

Fördelen med att vänja sig vid dessa genvägar är att du inte är så beroende av menyerna i menyfliksområdet och du kan korrigera situationer där rader försvinner på några sekunder , utan att behöva öppna alternativfönster varje gång.

Om du kombinerar kortkommandon med att markera hela arket eller med verktygen "Gå till special" har du ett mycket kraftfullt utbud av alternativ för att hämta dold information utan komplikationer och på det mest smidiga sättet.

Rader dolda av filter: hur man upptäcker och visar dem

Bara för att en rad inte är synlig betyder det inte att den avsiktligt har dolts med hjälp av döljningsalternativet. Ofta har ett filter tillämpats på ett dataområde , och vissa rader exkluderas från resultaten eftersom de inte uppfyller kriterierna.

När du använder filter på en tabell visar Excel bara de rader som matchar de kriterier som valts i varje rubrik. Rader som inte matchar döljs tillfälligt men tas inte bort. Detta är mycket användbart för att analysera delmängder, men det kan vara förvirrande om någon glömmer att filtret är aktiverat.

För att kontrollera, gå till fliken Data i menyfliksområdet och se om alternativet "Filter" är valt. Om det är det, och du ser trattikoner i rubrikerna, betyder det att ett filter är på plats, och vissa rader kan vara dolda av denna anledning.

Det snabbaste sättet att få alla rader som dolts av filter att visas igen är att använda alternativet "Rensa" i gruppen Filterverktyg på fliken Data. Detta tar bort alla kriterier och gör alla rader i det filtrerade området synliga igen.

Det här steget är avgörande när du misstänker att data saknas, eftersom även om det vid första anblicken kan verka som att raderna har dolts, kan de faktiskt bara vara tillfälligt exkluderade av filterinställningarna , vilket kan åtgärdas med ett par klick.

När ingenting verkar fungera: kontrollera radhöjd och delade ark

Det finns särskilt märkliga fall där rader verkar vara dolda, men även efter att alla "visa"-alternativ använts dyker de fortfarande inte upp igen . Detta händer ibland i delade böcker eller böcker som ofta har redigerats av olika personer.

En möjlighet är att någon, istället för att dölja dem med hide-funktionen, lämnade raderna med en minsta radhöjd , praktiskt taget 0, så de är inte synliga. I dessa fall, även om du ber Excel att visa raderna, visas de fortfarande inte eftersom de tekniskt sett inte är dolda; de mäter bara nästan ingenting.

För att utesluta detta problem kan du markera en stor uppsättning rader och använda alternativet "Radhöjd" från Format-menyn i gruppen Celler. Ange ett rimligt värde, till exempel 15,8 eller vad du normalt använder, och tillämpa ändringen på alla markerade rader.

Om raderna visas efter detta var det helt enkelt en fråga om storlek. Detta är ganska vanligt i delade kalkylblad där flera personer redigerar designen, ändrar format och oavsiktligt lämnar "ihoptryckta" rader som misstas för verkligt dolda rader.

Det är också viktigt att komma ihåg att delade arbetsböcker kan ha villkorsstyrda formateringsregler eller skydd som begränsar vad som kan visas eller döljas. Om en användare har skyddat bladet kanske de inte ens låter dig ändra synligheten eller höjden för vissa rader förrän skyddet tas bort.