- Овладајте областима за штампање, маргинама, оријентацијом и величином папира како бисте избегли сечење.
- Користите исправно скалирање (1x1, колоне или редови) и увек проверите у прегледу.
- Кључне разлике између програма Excel за веб и гоогле Табеле: избор страница, ограничења и нумерисање.
- Опције за штампање више листова/књига, одређених табела и генерисање пдф очишћен.
Савладавање штампања у Екселу није само клик на дугме и укрштање прстију; када је лист пун података, било какве погрешно постављене маргине, неправилна оријентација или нетачна скала може да поквари резултат. Ако сте наишли на поломљене табеле, странице које се не уклапају или чудне скокове, ево како да их избегнете корак по корак.
У овом свеобухватном, практичном водичу, саставили смо основне ствари за штампање из програма Excel (за рачунаре и веб) и Google табела. Научићете како да припремите табелу, дефинишите области штампања, подесите маргине и оријентацију, скалирање на страницу, штампање само селекције или одређене табеле, штампање више листова или радних свезака одједном, па чак и шта се мења у програму Excel за веб. Поред тога, додајемо савете за квалитет, уштеду мастила и како генерисати чист PDF.
Основна подешавања пре штампања у Екселу
Пре штампања, вреди одвојити минут за припрему. У програму Excel за рачунаре, најбржи начин за приступ прегледу и опцијама је Датотека > Штампај (или Ctrl+P), где се отвара интерфејс са прегледом са десне стране и подешавањима са леве стране. Тамо можете изабрати штампач, копије и проверити како ће страница изгледати.
Да бисте прецизно подесили дизајн, идите на Изглед странице или Својства штампања: оријентација (портрет/пејзаж), величина папира и маргине„Нормалне“ или „Уске“ маргине добро функционишу у зависности од садржаја; ако треба да прецизно подесите подешавања, користите Прилагођене маргине да бисте подесили милиметарску величину сваке стране.
Оријентација је кључна: ако је ваша табла широка, хоризонтална оријентација Ово ће спречити сечења; ако је виши него што је широк, вертикала ће бити читљивија. Промените опцију из Изглед странице > Оријентација и проверите преглед да бисте се уверили да нема висећих колона.
Ако желите да све стане на један лист, проверите скалирање. У Екселу можете изабрати "Прилагоди лист једној страници„Уклопи све колоне на једну страницу“ или „Уклопи све редове на једну страницу“Свака опција компресује другачије; контролишите величину текста како не би изгледао микроскопски.
Добра навика је да дефинишете тачну област за штампање када не желите да одштампате цео лист. Изаберите опсег и идите на Распоред странице > Област штампања > Подесите област штампањаНа овај начин избегавате незгодне маргине или непотребан празан простор.
Штампајте више листова и књига одједном
Ако треба да издвојите неколико табова из исте датотеке, не морате то да радите један по један. У Ексел радној свесци, изаберите све листове за штампање (Ctrl+клик на картице) и отворите Датотека > Штампај. На овај начин, активни листови се шаљу на штампач заједно у једној групи.
Шта ако треба да одштампате неколико књига истовремено? Могуће је ако све датотеке сте ставили у исту фасциклуУ програму Excel идите на File > Open, држите притиснут тастер Ctrl и изаберите сваку радну свеску коју желите да одштампате, а затим изаберите Print. Ово је савршена пречица за месечне извештаје или серије извештаја.
Када штампате комбинацију листова, проверите преглед да бисте видели да ли је неки од њих заостао. различита размера или оријентацијаУ тим случајевима, уједначите основне параметре (оријентацију, величину папира и скалирање) пре слања групе штампачу.
Ако сте заинтересовани да све сачувате у датотеку уместо директно на папир, можете да изаберете генерисање излазне датотеке. У реду за штампање изаберите Штампач > Штампање у датотеку, притисните Штампај и унесите име датотеке када се то од вас затражи. Ово је корисно за интерне процесе прегледа или архивирања.
Одштампајте цео лист, само његов део или одређену табелу
Када вам није потребна цела радна свеска, Excel вам омогућава да прецизно подесите шта тачно иде на штампач. У панелу за штампање можете бирати између Избор, активни листови, цела радна свеска или табелаПрилагодите ову опцију према свом циљу како бисте избегли расипање папира.
Да бисте одштампали само опсег, прво изаберите ћелије, а затим у Датотека > Штампај изаберите Избор штампањаПроверите преглед: Ако исецање није онако како сте желели, затворите преглед, подесите опсег и поновите поступак. То је најчистији начин да добијете само важне детаље.
Да ли радите са Ексел табелама (Уметање > Табела)? Ако изаберете било коју ћелију у табели, можете је изабрати приликом штампања. „Одштампај изабрану табелу“ у Подешавањима. На овај начин видите само ту табелу, уредно урамљену и без икаквих спољних елемената.
У програму Excel за веб такође можете да одштампате избор или цео лист из Датотека > Штампај > ШтампајАко сте означили ћелије, а затим се предомислили, промените опције на „Цела радна свеска“ пре него што кликнете на дугме Штампај; преглед ће вам одмах показати како ће изгледати.
Када је ваша табела или опсег веома велики, имајте на уму ограничења: у програму Excel за веб препоручује се штампање табеле. ако имате мање од 10.000 ћелијаЗа веће огласе, најбоље је да отворите датотеку у апликацији за рачунаре и да је управљате одатле.
Преглед, области штампања и скалирање на страницу
Преглед је ваш најбољи пријатељ: отворите Датотека > Штампај или користите Ctrl+P да бисте видели документ онако како ће га штампач примити. Како примењујете промене оријентације, маргина или размере, сличица се ажурира тако да не морате да снимате у мраку.
Ако подесите област штампања, а затим желите да је промените, једноставно поново изаберите ћелије и поновите поступак. Распоред странице > Област штампања > Подесите област штампањаСваки нови избор преписује претходни, а преглед ће потврдити ваш избор.
Када постоје скривени редови или колоне, имајте ово на уму: у програму Excel за веб, окултно се не штампаАко желите да их укључите, откријте те редове/колоне пре штампања. Приметићете то по недостајућим заглављима или дуплим линијама у налепницама; изаберите суседна заглавља, кликните десним тастером миша и изаберите Откриј.
Ако ваша радна свеска има скривене листове, они се неће појавити у резултату док их не откријете. Кликните десним тастером миша на било коју картицу и, ако видите опцију шоу, значи да постоје скривени табови; прикажите их, изаберите оне које су вам потребне и поново одштампајте.
Да би се садржај уклопио на један лист, постоји неколико тактика: „Прилагоди лист једној страници“ смањује сав садржај;Уклопи све колоне на једну страницу„ збија ширину и шири редове преко више вертикалних страница; „Уклопи све редове на једну страницу“ ради супротно. Ако ниједна од опција не чини ваш текст читљивим, прилагодите скалу ручним процентом.
Још неколико подешавања која праве разлику: исправна величина папира (нпр. А4) и маргине. Уска маргина вам даје више простора за податке, али пазите да не остављате заглавља или подножја преблизу ивици; ако вам је потребна прецизност, користите прилагођене маргине.
У подешавањима штампања можете такође да изаберете да штампате на једној или на обе стране. Режим штампања дуга ивица припрема читање као књигу (окрећући странице на страну), док кратка ивица То је календарски стил (окренут је наопачке). Изаберите онај који најбоље одговара типу документа.
Ако штампате више копија документа са више страница, подесите опцију на испреплетаноСа колацијом, штампач штампа комплетне сетове 1-2-3, 1-2-3; без колације, штампа 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, што компликује накнадно сортирање.
Важан детаљ у програму Excel за веб: није могуће уметање, преглед или штампање бројева страница из прегледача. Ако су вам потребна нумерисана заглавља или подножја, отворите датотеку у апликацији за рачунаре, додајте бројеве у распореду странице и одштампајте одатле.
Ексел за веб и Гугл табеле: Разлике и како добро штампати
У програму Excel за веб, препоручује се Користите команду Print у програму Excel а не прегледача. Идите на Датотека > Штампај > Штампај и изаберите између Тренутни избор или Цела књига. Било какве промене избора захтевају затварање прегледа, подешавање избора и поновно штампање.
Ако желите да се уверите да све одговара, изаберите одговарајућу размеру и потврдите помоћу сличице за преглед. Чак и ако садржај одговара, ако видите да величина текста пада пренискоМожда ћете желети да поделите свој извештај на више страница и користите понављајуће наслове на врху како би био читљивији.
У Google табелама, путања је слична: Датотека > Штампај или икона штампача. Одатле бирате величину папира, оријентацију, маргине и скалирање. Ако желите само регион, изаберите „Одштампај изабрано подручје“Ако желите да све стане на једну страницу, користите опцију „Прилагоди страници“.
Табеле вам омогућавају да изаберете које листове желите да одштампате, подесите форматирање и поравнање и видите резултате уживо. Баш као у Екселу, За веома широке столове, вреди прећи на хоризонталну оријентацију. и штедљиво компресујте колоне како бисте избегли губитак читљивости.
Да бисте завршили процес са професионалним резултатом, навикните се да користите преглед и стандардизујете подешавања: иста величина папира, конзистентне маргине и скала која не жртвује величину фонта. Кохерентност између листова Знатно побољшава читање када штампате књигу са више картица.
Корисне пречице и опције: преглед, брзи избор и својства
Пречица на тастатури Ctrl+P директно отвара приказ за штампање са сличица са десне странеТо је најбржи начин да проверите преломе, заглавља и преломе без напуштања табеле. Ако нешто не одговара, вратите се корак уназад, исправите то и поново проверите.
У панелу Штампачи можете променити активни уређај из падајућег менија „Штампач“. Ако управљате са више штампача (нпр. штампачи у боји и монохроматски), селектор вам штеди долазак и одлазакПоред тога, дугме Својства отвара опције драјвера специфичне за штампач (квалитет, лежиште, тип папира).
За табеле је добра идеја да селектујете целу структуру пре штампања. Кликните на прву ћелију, држите тастер Shift и изаберите последњу да бисте је покрили. све колоне и редове у табели без превише скроловања. На овај начин можете бити сигурни да случајно нећете пресећи колону.
Када табела има више приказа или филтера, обратите пажњу на то шта се приказује на екрану. Excel ће одштампати оно што је видљиво на основу избора и подешене области, тако да ако постоји филтриране или скривене колоне, означите да ли заиста желите да их искључите из рада или више волите да их прикажете пре штампања.
Квалитет, уштеде и PDF: последњи трикови који праве разлику
Ако је документ за испоруку или архивирање, размислите о креирању PDF-а. У програму Excel на рачунару можете користити Датотека > Сачувај као или Извози у ПДФ Након конфигурисања задатка штампања (оријентација, маргине, скала и површина), добићете верну, лако дељиву датотеку која се не оштећује приликом отварања.
У Google табелама је још једноставније: Датотека > Преузми > PDF. Панел са подешавањима је веома сличан панелу за штампање, тако да можете поново користите иста подешавања да бисте добили чист ПДФ из првог покушаја.
Ако вам је потребан међуфајл за штампање уместо папира, изаберите опцију Одштампајте у датотеку На листи штампача кликните на Штампај и дајте му име када се то од вас затражи. На овај начин можете сачувати тачно оно што бисте послали штампачу.
Да бисте побољшали квалитет без повећања трошкова, подесите режим штампања на „Нацрт“ приликом штампања. само желиш брзе тестове и сачувајте висок квалитет за коначну верзију. Избор папира који је одговарајући за ваш документ (на пример, стандардни папир за табеле и дебљи папир за презентације) значајно побољшава осећај и читљивост.
Ако често штампате, размислите о коришћењу поузданог, компатибилног материјала и контролишите боју само када то додаје вредност. За чисто нумеричке извештаје, монохроматски са добрим контрастом обично је довољно и економичније.
Постоје онлајн сервиси за штампање који вам омогућавају да отпремите ПДФ, изаберете врсту папира (у боји или црно-бели) и завршну обраду. Ово је корисно када немате штампач при руци Или су вам потребни средњи тиражи са конзистентним квалитетом; правилна припрема датотеке (маргине, размер, оријентација) осигураће беспрекоран резултат.
Са свим горе наведеним, већ имате састојке за штампање без проблема: припремите лист, дефинишите област, подесите маргине и оријентацију, одлучите да ли ћете скалирати на једну страницу или распоредити на неколико, користите преглед за валидацију и, када дође време, конвертовати у PDF или датотеку да би се сачувао оригинал савршено за дељење или штампање.
Штампање табела постаје мање мучно када се упустите у рутину: преглед, обрисани параметри и конзистентност на свим листовима. Подешавање селекције, скалирања и маргина, Постићи ћете чист, читљив и професионалан резултат и у Екселу (за десктоп и веб) и у Гугл табелама, без изненађења или „прегрижених“ страница.
Страствени писац о свету бајтова и технологије уопште. Волим да делим своје знање кроз писање, и то је оно што ћу радити на овом блогу, показивати вам све најзанимљивије ствари о гаџетима, софтверу, хардверу, технолошким трендовима и још много тога. Мој циљ је да вам помогнем да се крећете у дигиталном свету на једноставан и забаван начин.