Kako dodati žig in podpis v Wordu korak za korakom

Če vsakodnevno delate z Wordovimi dokumenti, jih boste prej ali slej potrebovali dodajte žig, podpis ali oboje v vaših datotekah, ne da bi jih morali tiskati, ročno podpisovati in ponovno skenirati. Ta tradicionalni postopek poleg tega, da je počasen, otežuje organizacijo vaših dokumentov in se ne ujema dobro z današnjim digitalnim delovnim okoljem.

Dobra novica je, da Word ponuja več načinov podpisi v Wordu, pečati in podpisne vrstice neposredno na dokumentuUporabite lahko karkoli, od skenirane slike vašega pečata do digitalnega podpisa s certifikatom, vključno s preprostimi elektronskimi podpisi in specializiranimi zunanjimi rešitvami, ki jim zagotavljajo okrepljeno pravno veljavnost.

Kaj točno je žig ali podpis v Wordu in za kaj se uporablja?

V kontekstu Besede govorjenje o pečatu ali podpisu pomeni sklicevanje na vizualni ali digitalni elementi, ki potrjujejo dokumentTo je lahko slika pečata vašega podjetja, skenirana kopija vašega lastnoročnega podpisa ali digitalni podpis, ki temelji na potrdilu.

Ko podjetje izda pogodbe, potrdila, ponudbe ali račune, običajno potrebuje pečat podjetja, ki vsebuje podatke, kot so ime podjetja, naslov, telefonska številka ali davčna številkaTa pečat služi kot identifikator organizacije in kot znak pristnosti dokumenta.

Poleg pečata je zelo pogosto, da se vključi osebni ročno napisan ali elektronski podpis odgovorne osebeTa podpis izraža pripravljenost za sprejetje vsebine dokumenta in ima lahko, odvisno od uporabljene vrste podpisa, pravne učinke, primerljive s podpisom na papirju.

V Wordu lahko delate s tremi glavnimi vrstami "podpisov": digitaliziran ročno napisan podpis (kot slika), vizualni elektronski podpis in digitalni podpis na podlagi potrdilaVsak ima drugačno raven varnosti in drugačen način vstavljanja, čeprav jih je vse mogoče dodati, ne da bi zapustili sam program.

Razlike med elektronskim podpisom in digitalnim podpisom v Wordu

Preden začnete pisati o Wordu, je pomembno, da je jasno, da Elektronski podpis in digitalni podpis nista sinonima, čeprav se v vsakdanjem jeziku uporabljajo, kot da bi bili.

Po eni strani Elektronski podpis se običajno nanaša na vizualno predstavitev Podpis: slika vašega podpisa, besedilo, napisano v posebni pisavi, ali poteza, narisana z miško ali digitalnim pisalom na zaslonu na dotik. V bistvu gre za vidno oznako, ki označuje, da je oseba podpisala.

Po drugi strani pa Digitalni podpis je visoko varen kriptografski mehanizemTemelji na digitalnih potrdilih, ki jih izda overitelj, in ustvari šifriran overitveni pečat, ki je vdelan v dokument, da se zagotovi identiteta podpisnika in zaznajo morebitne poznejše spremembe.

Čeprav je elektronski podpis lahko omejen na preprosto sliko, Digitalni podpis doda tehnične informacije, kot so potrdilo, datum in čas podpisa.... in celo revizijske podatke. To je možnost, ki se uporablja, kadar želite povečati pravno veljavnost in integriteto dokumenta.

V mnogih državah, vključno z Evropska unija, Združene države Amerike, Združeno kraljestvo ali KanadaElektronski podpisi so pravno zavezujoči, če je mogoče dokazati namen podpisa in so izpolnjene določene zahteve glede identifikacije in varnosti. Digitalni podpisi, ki temeljijo na potrdilih, se na splošno štejejo za napredno ali kvalificirano obliko elektronskega podpisa.

Pripravite žig ali ročno napisan podpis za uporabo v Wordu

Če želite, da ima vaš Wordov dokument tisti "staromodni" občutek z vaš pečat podjetja ali vaš skeniran ročno napisan podpisPrvi korak je ustvariti digitalno različico tega pečata ali podpisa. Tukaj je več načinov, kako to storiti, odvisno od opreme, ki jo imate na voljo.

Najbolj klasičen način je, da napišete svoj podpis ali odtisnete svoj pečat. na listu belega papirja, po možnosti brez črt ali oznakBolj čist in ostrejši kot je izpis, bolje bo videti v digitalnem dokumentu.

Nato lahko s skenerjem digitalizirajte ta list in ga shranite kot slikovno datoteko v računalniku. Pogoste oblike zapisa, ki jih Word brez težav obravnava, so .bmp, .jpg, .gif in .png, pri čemer je slednja še posebej zanimiva, ker ob pravilni obdelavi omogoča prozorno ozadje.

Če nimate skenerja, je druga praktična možnost uporaba kamera vašega mobilnega telefonaNa belem listu papirja dobro osvetljeno fotografirajte svoj žig ali podpis in se prepričajte, da je okvir raven in brez ostrih senc. Nato boste morali sliko prenesti v računalnik (prek kabla, e-pošte, shrambe v oblaku itd.).

Če želite bolj profesionalen in čistejši rezultat, se lahko zatečete k spletna orodja za odstranjevanje belega ozadja s fotografijeNa primer storitve, ki omogočajo nalaganje slike in obrezovanje ali izdelavo prosojnega vsega razen pečata ali podpisa, s čimer ustvarite PNG s prozornim ozadjem, ki se bo veliko bolje vključil v dokument.

Kako skenirati ali digitalizirati znamko v ustrezni obliki

Za lažjo namestitev žiga v Word in njegovo ponovno uporabo je priporočljivo shranite sliko v standardni, visokokakovostni oblikiNa splošno sta .png in .jpg najprimernejši možnosti za delo.

Če uporabljate optični bralnik, vam njegova programska oprema običajno omogoča Izberite vrsto in ločljivost izhodne datotekeV večini primerov je ločljivost 150–300 dpi (pik na palec) je več kot dovolj, da je žig na zaslonu in pri tiskanju videti oster.

Po skeniranju shranite datoteko z prepoznavnim imenom, kot je “sello_empresa.png” ali “firma_maria_garcia.jpg”, v mapi, kjer veste, da jo boste našli (na primer v mapi Dokumenti > Podpisi ali podobno).

Če ste fotografijo posneli z mobilnim telefonom, jo ​​lahko prenesete na računalnik Odprite ga v katerem koli preprostem urejevalniku (z uporabo urejevalnika fotografij sistema, Paint ali podobnega programa), da obrežete nepotrebne robove in pravilno centrirate žig ali podpis. To bo olajšalo spreminjanje velikosti v Wordu.

V nekaterih primerih vas bo morda zanimalo, da greste še korak dlje in Popolnoma odstranite belo ozadje s spletno storitvijo za prozorno ozadjeNaložite sliko, izberete območja, ki jih želite odstraniti, in descargas Rezultat je prozorna datoteka PNG. Ta slika bo nato na veliko čistejši način integrirana v besedilo programa Word.

V Word vstavite sliko žiga ali ročno napisanega podpisa

Ko imate pripravljeno sliko pečata ali podpisa, je naslednji korak Vstavite ga v Wordov dokument, kamor ga potrebujete.Postopek je zelo preprost in deluje podobno v obeh primerih. Windows kot v macOS.

Začnite tako, da odprete dokument in postavite kazalec na območje, kamor želite namestiti žig: običajno zadnji del dokumenta, razdelek za podpis ali rezerviran prostor Za to. Ni vam treba biti izjemno natančen; sliko lahko premaknete pozneje.

Na traku programa Word pojdite na zavihek "Vstavi" in izberite možnost "Slike"Odvisno od vaše različice Worda boste videli nekaj takega, kot je »Ta naprava ...« ali »Slika iz datoteke«. Kliknite to, da odprete raziskovalec datotek.

Nato se pomikajte po mapah, dokler ne najdete datoteke Slika shranjenega žiga ali podpisa (jpg, png, bmp, gif itd.)Izberite ga in kliknite »Vstavi« ali »Odpri«. Word bo sliko takoj postavil v dokument, na mesto kazalca.

Možno je, da prvič, ko vstavite sliko zdi se pretirano veliko in prekriva del besedilaBrez skrbi, saj boste v naslednjem koraku videli, kako ga izrezati, prilagoditi velikost in ga namestiti v prostor, namenjen podpisu.

Izrežite in shranite podpis ali žig kot sliko, pripravljeno za ponovno uporabo

Ko vaš podpis ali žig prvič vnesete v Word, ga boste najverjetneje potrebovali majhna prilagoditev obrezovanja da se odpravijo odvečne marže in ohrani le uporaben del.

Kliknite na sliko, da jo izberete in odklenete zavihek »Oblika slike« ali »Oblika« na traku. Znotraj tega zavihka boste našli orodje "Obreži"Ko je aktivirano, se bodo na robovih slike prikazali temni kontrolniki.

Povlecite te krmilnike navznoter dokler ne ostane viden le pečat ali podpis, ki vas zanimaKo končate, znova kliknite zunaj slike ali pritisnite Enter, da potrdite obrezovanje. Zdaj boste imeli čisto različico brez nepotrebnih robov.

Če želite ta podpis ponovno uporabiti na drugih dokumentih, ne da bi morali ponoviti celoten postopek, je priporočljivo, da Shrani kot ločeno, obrezano slikovno datotekoČe želite to narediti, kliknite z desno miškino tipko na sliko in izberite »Shrani kot sliko ...«.

V pogovornem oknu, ki se odpre, izberite mapo, kamor želite shraniti datoteko, vnesite jasno ime in izberite obliko zapisa (na primer PNG za ohranitev preglednosti in dobre kakovostiOd tistega trenutka naprej, kadar koli potrebujete žig, preprosto vstavite to sliko iz shranjene datoteke.

Prilagodite velikost in položaj žiga na dokumentu

Ko je slika obrezana, je naslednji korak prilagodite njegovo velikost in položaj zasnovi dokumentaTako boste zagotovili, da ne bo motilo besedila in da bo videti profesionalno.

Za spreminjanje velikosti izberite sliko in jo povlecite zunanji koti ob upoštevanju proporcevIzogibajte se uporabi samo stranskih ročajev, saj bi to lahko popačilo podpis. V idealnem primeru bi moral biti podobne velikosti kot na papirju: ne tako velik, da bi zavzel celotno stran, in ne tako majhen, da bi bil komaj berljiv.

Glede pozicioniranja imate na voljo več možnosti z oblivanjem besedila in povezovanje slik in predmetovZ desno miškino tipko kliknite sliko in izberite možnost »Prilagodi besedilo«V spustnem meniju lahko izberete »Kvadrat«, »Ozko«, »Za besedilom«, »Pred besedilom« itd., odvisno od postavitve, ki jo imate v mislih.

Če želite, da je znamka videti, kot da je bila natisnjena. čez besedilo, vendar brez pretirane prekrivnostiIzberete lahko možnost »Za besedilom« in se poigrate z velikostjo in postavitvijo. Če želite, da žig deluje kot samostojen element, ki premika besedilo okoli sebe, izberite nastavitev, kot je »Kvadrat« ali »Ozko«.

Ko je oblom besedila konfiguriran, povlecite sliko z miško. do natančnega kota ali območja, kjer želite, da se pojavi podpis ali pečatTa pečat lahko kombinirate z ročno napisanim podpisom in podpisno vrstico, če želite še bolj formalen videz.

Ustvarite ročno napisan podpis za večkratno uporabo z dodatnim besedilom

V mnogih podjetjih podpis ni omejen na začetnice: spremljajo ga Polno ime, položaj, kontaktna telefonska številka ali e-poštni naslovDa se izognete vsakič novemu vnašanju teh podatkov, vam Word omogoča, da jih shranite kot blok za večkratno uporabo.

Postopek je zelo preprost: najprej v dokument vstavite sliko ročno napisanega podpisa ali pečata in jo postavite na običajno mesto. Tik pod njo vtipkajte besedilo, ki ga želite spremljati (ime, položaj, oddelek, kontaktni podatki itd.) z izbrano obliko pisave.

Ko imate želeno kombinacijo slike in besedila, izberite sliko in pripadajoče vrstice z besedilom. Nato pojdite na zavihek »Vstavi« in poiščite razdelek »Hitri elementi« ali »Samobesedilo«.odvisno od različice Worda, ki jo uporabljate.

Izberite možnost »Shrani izbor v galerijo hitrih delov« ali »Novo samodejno besedilo«. Odpre se pogovorno okno, kjer lahko dodelite identifikacijsko ime temu bloku (na primer »Podpis generalnega direktorja«). V polju galerije izberite »Samodejno besedilo«, da ga shranite kot takega.

Od tistega trenutka naprej, kadar koli želite ponovno uporabiti celoten podpis, morate le postaviti kazalec na mesto v dokumentu, kjer ga potrebujete, in iti na »Vstavi > Hitri deli > Samodejno besedilo« in izberite ime shranjenega bloka. Word bo hkrati vstavil podpis, pečat (če ste ga vključili) in vse povezane podatke.

V Word vstavite vrstico za podpis, da označite, kje naj se podpiše

Pogosto ni toliko potrebno dodati lastnega podpisa, temveč pripraviti dokument, ki ga bo podpisal nekdo drugV takih primerih je zelo koristno vstaviti podpisno vrstico, ki jasno pove, kje naj se prejemnik podpiše.

V Wordu se ta element imenuje "Podpisna vrstica" in je integrirano kot posebno polje. Če ga želite dodati, kliknite na točno mesto v dokumentu, kjer želite, da se vrstica prikaže (običajno na koncu, nad imenom podpisnika).

Pojdite na zavihek "Vstavi" in poiščite skupino »Besedilo«. V njej boste videli možnost z imenom »Vrstica za podpis«. Kliknite tja in izberite »Vrstica za podpis Microsoft Officea« , da odprete pogovorno okno »Nastavitve podpisa«.

V tem oknu lahko izpolnite različna polja: Predlagano ime podpisnika, položaj, e-poštni naslov in celo navodila za osebo, ki bo podpisovala (na primer »Prosimo, podpišite se s svojim polnim imenom«). Polja lahko tudi označite, da dovolite komentarje podpisnika ali da prikažete datum poleg podpisa.

Ko končate s konfiguracijo, kliknite »V redu« in Word bo v dokument vstavil vrstico z X na levi, kar jasno označuje prostor, rezerviran za ročno napisan ali digitalni podpisTo polje lahko kasneje uporabite za dokončanje digitalnega podpisa, če imate veljavno potrdilo.

Kako digitalno podpisati Wordov dokument s certifikatom

Če je vaš cilj dati dokument močnejša plast varnosti in avtentičnosti, lahko uporabite digitalni podpisi ki jih Word podpira prek digitalnih potrdil, nameščenih v računalniku.

Najprej morate imeti nameščeno veljavno digitalno potrdilo (izdal zaupanja vreden overitelj potrdil). Brez tega potrdila Word ne bo mogel ustvariti pravega digitalnega podpisa, čeprav boste lahko dodali slike elektronskih podpisov.

Ko je potrdilo zdaj na voljo, se v dokumentu premaknite na območje, kamor ste ga postavili vrstica podpisa Microsoft OfficeDvokliknite to vrstico ali kliknite z desno miškino tipko in izberite možnost »Podpiši«.

V polje, ki se prikaže, lahko vnesete svoje ime oz. Naložite sliko svojega ročno napisanega podpisa, ki bo služila kot vizualna predstavitevKo kliknete gumb »Podpiši«, bo Word uporabil vaše potrdilo za ustvarjanje digitalnega pečata in ga povezal s tem poljem za podpis.

Rezultat je dokument, ki ne le vizualno prikazuje podpis, temveč je tudi zaščiten pred nepooblaščenimi spremembami. Vse nadaljnje spremembe vsebine bi digitalni podpis postal neveljavenTo zagotavlja dodatna jamstva v okoljih, kjer je celovitost dokumentov ključnega pomena.

Dodajte preprost elektronski podpis kot sliko v Wordu

V mnogih primerih ne potrebujete potrdila ali tako zapletene infrastrukture, ampak preprosto Dodajte svoj podpis hitro in enostavno za pospešitev pošiljanja dokumentov. V tem primeru je dovolj ustvariti osnovni elektronski podpis v obliki slike.

Postopek je zelo podoben tistemu, ki smo ga videli za žig. Podpis napišite ročno. Na belem listu papirja naredite jasno fotografijo ali jo skenirajte. in jo shranite v računalnik kot datoteko .jpg ali .png. Če želite, da je videti bolj elegantno, lahko za to uporabite grafično tablico ali napravo na dotik. nariši podpis neposredno v aplikaciji za risanje.

Ko imate datoteko, jo po potrebi odprite v urejevalniku slik. prilagodite svetlost, kontrast, obrezovanje robov ali čiščenje nepopolnostiZaradi tega bo v Wordu videti bolj jasno in profesionalno.

Nato odprite dokument v Wordu, postavite kazalec tja, kamor želite vstaviti podpis, in pojdite na »Vstavi > Slike > Ta naprava«Izberite datoteko s podpisom in kliknite »Vstavi«. Od tam boste morali le spremeniti velikost in položaj, tako kot pri kateri koli drugi fotografiji.

Ta vizualni elektronski podpis je mogoče kombinirati z dodatnim besedilom (ime, položaj, podjetje) in digitaliziranim korporativnim pečatom. Čeprav nima enake kriptografske teže kot digitalni podpis, Popolnoma velja v mnogih vsakdanjih kontekstih in zagotavlja hitrost ter udobje..

Prednosti in omejitve izvornega podpisa in pečata v Wordu

Beseda se je zelo razvila in danes ponuja dokaj obsežne funkcije podpisa za osnovno in zmerno uporaboZ njimi se lahko podpišete, pustite prostor za podpis drugih in shranite bloke podpisov za večkratno uporabo s svojimi podatki.

Med prednostmi je dejstvo, da Za podpisovanje ali pripravo dokumentov vam ni treba zapustiti Worda.Podpis in pečat lahko ponovno uporabite kolikokrat želite, in imate razumen nadzor nad vizualnim videzom končnega rezultata.

Prav tako je zelo priročno, da lahko v enem samem dokumentu združite, skeniran ročno napisan podpis, pečat podjetja, podpisne vrstice in po potrebi digitalni podpis na podlagi potrdilaTo nam omogoča, da pokrijemo vse od preprostih internih dokumentov do bolj formalnih pogodb.

Vendar pa imajo izvorne funkcije programa Word določene omejitve. Nimajo vseh Napredne možnosti sledljivosti, revizije, pošiljanja in sledenja ki jih ponujajo specializirane platforme za elektronski podpis. Prav tako niso zasnovane za upravljanje delovnih procesov z več podpisniki, samodejnimi opomniki ali integracijami z drugimi sistemi podjetja.

Zato, ko se količina dokumentov, ki jih je treba podpisati, poveča ali Upoštevati morate strožje predpiseMorda bi bilo zanimivo razmisliti o uporabi zunanjih rešitev, ki se integrirajo z Wordom in razširjajo te zmogljivosti.

Uporabite specializirane rešitve za podpisovanje Wordovih dokumentov

Na trgu obstajajo aplikacije, posebej zasnovane za celovito upravljanje elektronskih podpisov in delovnih tokov dokumentovTe platforme so zasnovane za ustvarjanje, pošiljanje, podpisovanje in shranjevanje pogodb, proračunov ali drugih vrst datotek z visoko stopnjo varnosti in avtomatizacije.

Velika prednost te vrste rešitve je, da Ponujajo enako izkušnjo in funkcije na različnih napravahNe glede na to, ali delate z računalnikom, Mactablični računalnik ali mobilni telefon. Na ta način se izognete manjšim razlikam v Wordu med platformami in poenostavite delo ekipe.

Druga ključna funkcija je izboljšana varnost. Ta orodja Običajno ustvarijo potrdila s časovnim žigom, ki beležijo dejavnost, povezano z vsakim podpisom. in ponujajo natančnejši nadzor dostopa. To doda dodatno plast zaščite pred nepooblaščenim posegom.

Poleg tega številne platforme omogočajo Prenesite podpisane dokumente v želeni obliki, ponavadi PDF ali DOCX z elektronskim podpisom in priloženim potrdilom. Čeprav lahko z Wordom izvozite tudi v PDF in nato podpišete, so koraki bolj ročni in manj avtomatizirani kot v namenski rešitvi.

V okoljih, kjer se pogodbe ali drugi občutljivi dokumenti obravnavajo v velikem obsegu, lahko te vrste sistemov naredijo ogromno razliko pri prihranku časa in nadzoru skozi celoten postopek podpisovanja.

Integracija elektronskih podpisov z Wordom z dodatki

Če želite izkoristiti udobje programa Word, hkrati pa imajo napredne funkcije podpisa in sledenjaZelo zanimiva možnost je namestitev dodatka za elektronski podpis neposredno v sam Word.

Te dodatke običajno najdete v uradnih Microsoftovih katalogih. Če jih želite namestiti, odprite kateri koli dokument v Wordu, pojdite na zavihek »Vstavi« in izberite »Pridobi dodatke«V iskalno vrstico vnesite ime rešitve za podpis, ki vas zanima, in kliknite »Dodaj« ali »Namesti«.

Ko je dodatek dodan, se običajno prikaže nov zavihek na trakuS klikom na katero koli od teh dejanj se odpre stranska plošča, kjer se lahko prijavite ali ustvarite brezplačen račun na platformi za podpisovanje.

Na tej plošči lahko izberete, če želite samopodpišite dokument in ga pošljite tretjim osebam v podpis ali pa preprosto preverite stanje dokumenta, ki ste ga že poslali. Dodatek poskrbi za postopek pošiljanja, obvestila, zbiranje podpisov in prenos končnega rezultata.

Ko bodo vse stranke podpisale, boste imeli dostop iz Worda do dokument je že izpolnjen, potrdilo ali poročilo o podpisu ki zbira podatke, potrebne za dokazovanje veljavnosti postopka, kar je še posebej uporabno v poslovnih okoljih.

Podpišite Wordove datoteke neposredno z zunanje platforme

Drug pogost način dela vključuje naložite Wordovo datoteko neposredno na platformo za elektronski podpisNamesto da ga upravljate iz dodatka v Wordu. Ta pristop je morda bolj priročen, če večino časa preživite na spletnem mestu orodja.

Tipičen potek dela se začne s prijavo v platformo in izbiro možnosti ustvarite nov dokumentNato lahko datoteko Word povlečete, jo naložite iz računalnika ali celo iz združljivih storitev v oblaku.

Ko je naložen, boste običajno imeli dve možnosti: pretvorite dokument v obliko, ki jo je mogoče urejati in je specifična za platformo, tako da lahko besedila in polja spreminjate neposredno tam ali pa jo ohranite kot datoteko, ki je ni mogoče urejati, in se omejite na postavitev območij za podpis in drugih polj, ki jih je mogoče izpolniti.

Na zaslonu za urejanje preprosto izberite vrsto polja »Podpis« ali podobno in povlecite ga na območje dokumenta, kamor ga želite postaviti.Nato vsako polje za podpis dodelite ustreznemu prejemniku ali pa si ga dodelite, če podpisujete osebno.

Ko pride čas za podpis, lahko Naložite sliko svojega podpisa, jo takoj narišite ali ustvarite besedilni podpis.Platforma bo posnela postopek in vam omogočila prenos končnega dokumenta v formatu PDF ali DOCX z vsemi podpisi, pripravljenega za arhiviranje ali posredovanje.

Z vsemi temi možnostmi, od preprostega skeniranja slik do digitalnih podpisov s certifikati ali integriranih zunanjih rešitev, Word postane zelo prilagodljivo orodje za upravljanje podpisov in pečatov. Izkoriščanje prednosti digitalizacija vašega pečataZ vgrajenimi vrsticami za podpis in bloki za večkratno uporabo lahko poenostavite svoje delo s formalnimi dokumenti in se po potrebi zanesete na specializirane platforme, ki celotnemu postopku podpisovanja dodajo več varnosti, sledljivosti in nadzora.