Digitalno podpisovanje dokumentov v sistemu Windows: popoln in praktičen vodnik

Danes podpisujemo dokumente, ne da bi zapustili svoje računalnike, Windows pa ponuja več načinov za varno podpisovanje. Od digitalnih podpisov s potrdili do podpisov, vidnih v PDF-jih , vključno s podpisnimi vrsticami sistema Office in uradnimi rešitvami, kot je AutoFirma, vse obstaja v istem okolju. Razumevanje, kaj posamezna možnost počne, kdaj jo uporabiti in kako jo pravilno konfigurirati, je ključnega pomena za preprečevanje izgube časa in napak.

V naslednjih vrsticah smo na preprost način zbrali vse bistvene informacije iz najbolj zanesljivih virov : funkcije programov Word , Excel in PowerPoint; kaj točno je digitalni podpis in njegova povezava s potrdili; kako namestiti potrdilo v sistem Windows; kako uporabljati AutoFirma za PDF-je; in alternative, kot so Adobe Acrobat Reader, spletna orodja ali celo Microsoft Edge in Google Dokumenti. Cilj je, da od tu naprej veste, kako izbrati pravo orodje in ga korak za korakom uporabljati brez težav.

Kaj je digitalni podpis in zakaj je pomemben?

Digitalni podpis je v bistvu šifriran elektronski pečat, ki potrjuje pristnost digitalne vsebine (dokumentov, sporočil, makrov). Njegova funkcija je dvojna: povezati dokument s podpisnikom in zagotoviti, da vsebina od podpisa ni bila spremenjena.

Za obstoj digitalnega podpisa je potrebno digitalno potrdilo, povezano s podpisnikom. Ko delite podpisan dokument, sta vključena vaše potrdilo in javni ključ , kar prejemnikom omogoča , da preverijo veljavnost podpisa pri zaupanja vrednem izdajatelju.

Ko je digitalni podpis veljaven, zagotavlja štiri temeljna jamstva: avtentičnost podpisnika, integriteto dokumenta, neizpodbitnost (podpisnik ne more zanikati avtorstva) in v določenih kontekstih potrditev, če obstaja varen časovni žig.

Da bi bilo vse to izpolnjeno, mora biti izpolnjenih več pogojev: podpis mora biti veljaven, potrdilo ne sme biti poteklo , založnik ali podpisnik mora veljati za zaupanja vrednega in potrdilo mora prihajati od akreditiranega overitelja.

Digitalna potrdila in overitelji potrdil (CA)

Digitalno potrdilo deluje kot vaša elektronska identiteta in se uporablja za ustvarjanje digitalnih podpisov. Izda ga overitelj (CA), ki deluje kot notar: izdaja potrdila, potrjuje njihovo veljavnost in vzdržuje sezname preklicanih in potečenih veljavnosti. Potrdila imajo običajno omejeno obdobje veljavnosti (na primer eno leto), po katerem se podaljšajo ali zamenjajo.

Potrdilo je mogoče pridobiti prek komercialnih izdajateljev ali organizacij, ki jih zagotavljajo. Obstajajo tudi subjekti (podjetja, vladne agencije), ki izdajajo svoja potrdila, vedno z namenom zagotoviti, da tretje osebe lahko preverijo digitalne podpise.

S tehničnega vidika potrdilo zagotavlja javni ključ, potreben za potrditev zasebnega ključa, ki ga uporabljate za podpis. Zahvaljujoč temu paru ključev se lahko digitalni podpisi uporabljajo kot zanesljiva metoda za preverjanje pristnosti digitalnih informacij.

Če boste podpisane dokumente delili z drugimi in želite, da lahko brezhibno preverijo vaš podpis, je najbolje, da pridobite potrdilo od priznanega overitelja potrdil (CA) . Potrdilo lahko celo ustvarite za takojšnje podpisovanje; v tem primeru ga lahko preverite v osebni shrambi potrdil sistema Windows (na primer v Internet Explorerju: Orodja > Internetne možnosti > Vsebina > Potrdila > Osebno).

Podpisi v programu Microsoft Office: Podpis in nevidne črte

Microsoft Office vam omogoča delo z dvema ključnima konceptoma: vidnimi vrsticami za podpis in vstavljanjem nevidnih digitalnih podpisov . Vsaka možnost obravnava različne potrebe, vendar obe lahko zagotovita pristnost in zaščito dokumenta.

Podpisna vrstica deluje kot vizualna oznaka v dokumentu (Word ali Excel), ki označuje, kje naj bi nekdo podpisal. Avtor lahko določi, kdo naj podpiše, in doda navodila; ko prejemnik odpre datoteko, vidi vrstico in obvestilo, ki zahteva njegov podpis.

Ustvarjanje vrstice za podpis v Wordu ali Excelu

Če želite vstaviti vrstico za podpis, postavite kazalec na želeno mesto, pojdite na zavihek Vstavljanje in v skupini Besedilo izberite Vrstica za podpis . Ko se odprejo nastavitve, lahko izpolnite različna polja, ki se bodo prikazala pod vrstico.

• Predlagani podpisnikPolno ime osebe, ki mora podpisati.
• Naziv podpisnikapoložaj ali funkcija podpisnika.
• E-poštni naslov podpisnika: referenčni e-poštni naslov.
• Instrucciones: na primer »preglejte vsebino pred podpisom«.

Poleg tega lahko omogočite te možnosti: dovolite komentarje pri podpisovanju (za označevanje namena podpisa) in prikažite datum podpisa poleg podpisa. Če potrebujete več vrstic, postopek ponovite tolikokrat, kot želite.

Podpišite vrstico za podpis v Wordu ali Excelu

Podpis vrstice združuje dva učinka: doda vidno predstavitev vašega podpisa in vključi digitalni podpis. Preprosto kliknite z desno tipko miške na vrstico in izberite Podpiši; če ste v zaščitenem pogledu in je datoteka zaupanja vredna, kliknite Vseeno uredi.

V polju za podpis lahko izbirate med tremi možnostmi: napišete svoje ime poleg X, podpišete ročno s funkcijo vnosa rokopisa ali izberete sliko skeniranega podpisa . Ko izberete način, potrdite s Podpiši in na dnu dokumenta se bo prikazal gumb Podpisi.

Odstranjevanje digitalnih podpisov v Wordu ali Excelu

Če želite odstraniti vidni podpis, odprite datoteko, z desno miškino tipko kliknite vrstico s podpisom in izberite Odstrani podpis . Potrdite z »Da« in dokument bo brez tega podpisa.

Nevidni digitalni podpisi (Word, Excel in PowerPoint)

Nevidni digitalni podpis zagotavlja tudi pristnost, celovitost in izvor dokumenta, vendar brez prikaza podpisne poteze. V podpisanih datotekah boste na dnu videli gumb Podpisi, podrobnosti o podpisu pa v razdelku Datoteka > Informacije.

Če ga želite dodati, odprite Datoteka > Informacije, izberite možnost dodajanja digitalnega podpisa , preberite sporočilo programa, potrdite in v polju Podpiši navedite namen podpisa. Nato kliknite Podpiši; datoteka bo postala samo za branje , da se preprečijo nadaljnje spremembe.

Če ga želite kasneje odstraniti, pojdite v Datoteka > Informacije, odprite ploščo Podpisi , kliknite puščico poleg imena podpisa in izberite Odstrani podpis; potrdite z »Da« in nevidni podpis bo odstranjen iz dokumenta.

Aplikacije za podpisovanje v sistemu Windows: kaj uporabljati in kdaj

Obstajata dve glavni vrsti orodij: tista, ki jih že uporabljate vsak dan (kot sta Adobe Acrobat ali Microsoft Word ), in namenske aplikacije za elektronski podpis . Prva so priročna, če lahko program sam podpiše isto vrsto dokumenta, ki ga ustvari.

Vendar ima ta pristop jasne omejitve: vse aplikacije za ustvarjanje dokumentov ne morejo podpisati dokumentov in v mnogih primerih bo prejemnik potreboval isto aplikacijo za preverjanje podpisa. Tukaj pridejo na vrsto namenska orodja za podpisovanje, ki lahko podpišejo katero koli vrsto datoteke in so poleg tega na voljo brezplačno.

V Španiji je vodilna aplikacija AutoFirma, ki jo zagotavlja javna uprava. AutoFirma omogoča lokalno podpisovanje dokumentov v namiznih sistemih Windows (Windows, Linux in macOS) z grafičnim vmesnikom in se integrira s shrambo potrdil sistema Windows.

AutoFirma: varen prenos in namestitev

Za prenos programa AutoFirma je priporočljivo, da vedno obiščete uradno spletno stran Ministrstva za gospodarske zadeve in digitalno transformacijo, natančneje razdelek za prenose . Tam boste našli namestitvene programe za Windows (32 in 64 bit), Linux in Mac.

V računalniku s 64-bitnim sistemom Windows 10 bi na primer prenesli paket AutoFirma64.zip , ga razpakirali in zagnali namestitveni program AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe. Čarovnik je zelo preprost: sledite korakom in ga po končanem delu zaprite; s tem bo AutoFirma nameščena in pripravljena za uporabo.

Namestite digitalno potrdilo v Windows

Za digitalno podpisovanje dokumentov potrebujete veljavno (nepotečeno) potrdilo . Če ga imate v obliki .p12 ali .pfx , ga lahko uvozite v Windows preprosto: dvokliknite datoteko ali kliknite z desno tipko miške in izberite »Namesti PFX«.

Med čarovnikom za uvoz lahko izberete shrambo: Trenutni uporabnik (samo za vašega uporabnika) ali Lokalni računalnik (na voljo vsem uporabnikom v računalniku). Nato preverite, ali je datoteka s potrdilom pravilna, in nadaljujte.

Ko vas čarovnik pozove, vnesite geslo za potrdilo in izberite varnostne možnosti: omogočite zaščito zasebnega ključa in po želji dovolite izvoz . Običajna praksa je, da Windows samodejno izbere shrambo, običajno osebno.

Morda se bo prikazalo okno za potrditev sistema; če ga sprejmete, se bo potrdilo namestilo. Od takrat naprej ga bodo lahko uporabljali Internet Explorer, Edge in Google Chrome ; če uporabljate Firefox, je priporočljivo, da ga namestite tudi v svojo shrambo potrdil.

AutoFirma bo zaznala sistemsko potrdilo, kar vam bo omogočilo podpisovanje datotek brez dodatnih korakov, razen izbire potrdila za vsak podpis.

Podpišite PDF z AutoFirmo

Odprite AutoFirmo in kliknite »Izberi datoteke za podpis«, da dodate PDF. Ker gre za PDF, bo orodje ponudilo dve možnosti: narediti podpis viden v dokumentu in/ali vstaviti vidni vodni žig (na primer logotip).

Če izberete vidni podpis, izberite stran, koordinate, širino in višino polja za podpis. Po želji lahko celo določite, da se na koncu doda stran, kamor se bo podpis namestil.

Priložite lahko sliko skeniranega ročno napisanega podpisa in opisnega besedila pod njim. Upoštevajte, da je ta slika namenjena le estetskim namenom ; sam digitalni podpis zagotavlja uradno veljavnost. Rezultat si lahko predogledate in shranite nastavitve za ponovno uporabo.

Če izberete tudi možnost »Vstavi vidni vodni žig«, vam bo AutoFirma ponudila možnost izbire slike kot vodnega žiga (na primer logotipa), pa tudi njenega položaja in strani, na katerih ga želite uporabiti. Ta vodni žig lahko obstaja hkrati z vašim vidnim podpisom.

Pri podpisovanju izberite potrdilo. AutoFirma bo prikazala potrdila iz shrambe potrdil sistema Windows, omogoča pa tudi iskanje v Firefoxu ali drugih datotekah .p12/.pfx . Glede na konfigurirano raven varnosti lahko zahteva dodatno potrditev ali ključ potrdila.

Izberite, kam želite shraniti končni PDF; AutoFirma privzeto predlaga isti imenik in imenu doda pripono »_signed« . Ko končate, boste videli sporočilo o uspehu in možnost odpiranja nastalega dokumenta z vašim običajnim bralnikom PDF.

V bralniku (na primer Adobe Acrobat Reader) boste videli vidni podpis in kljukico, če ste jo vstavili. Poleg tega bo pregledovalnik prikazal sporočilo, ki označuje, da je dokument podpisan in da so podpisi veljavni . V podoknu za podpis si lahko ogledate podrobnosti podpisa in uporabljenega potrdila.

Podpisovanje PDF-jev z Adobe Acrobat Reader DC

Brezplačna različica programa Adobe Acrobat Reader vključuje orodje Izpolni in podpiši , do katerega lahko dostopate na zavihku Orodja. Odprite ga z naloženo datoteko PDF, da začnete postopek.

Če je to vaš prvi podpis, ustvarite novega s klikom na gumb Podpiši > Dodaj podpis. Lahko vnesete svoje ime, ga narišete z miško ali tablico ali naložite sliko svojega podpisa. Ko ste z rezultatom zadovoljni, kliknite Uporabi.

Kazalec se bo premaknil na blok podpisa, kar vam bo omogočilo , da ga postavite točno tja, kamor bi moral biti v dokumentu. Kliknite, da ga popravite. Nato shranite podpisano datoteko (Datoteka > Shrani). Če želite ohraniti izvirnik nedotaknjen, uporabite »Shrani kot« z drugim imenom.

Podpisujte PDF-je iz spleta s Smallpdf

Če imate raje spletno storitev, pojdite na Smallpdf in naložite dokument z možnostjo » Izberi datoteko« . Ustvarjanje podpisa je prilagodljivo: lahko ga narišete, naložite sliko ali pa ga posnamete s fotoaparatom.

V polje narišite svoj podpis in ko ste zadovoljni, kliknite Shrani . Nato se vrnite v dokument in izberite Postavi podpis, da izberete svoj podpis s seznama (po potrebi jih lahko imate pripravljenih več).

Podpis postavite na želeno mesto in prilagodite njegovo velikost in merilo z razpoložljivimi kontrolniki. Na koncu kliknite UPORABI; sistem bo v nekaj sekundah ustvaril podpisan PDF, ki ga lahko prenesete s klikom na »Prenesi datoteko zdaj«.

Odprite rezultat z bralnikom PDF ali celo z brskalnikom Google Chrome ali Microsoft Edge, da preverite, ali je podpis na mestu in se pravilno prikazuje.

Prijava brez nameščanja: Microsoft Edge

Če ne želite namestiti dodatne programske opreme, Windows ponuja hitro rešitev z brskalnikom Microsoft Edge. Odprite PDF v brskalniku Edge (dvokliknite, če je to vaš privzeti pregledovalnik, ali Odpri z > Microsoft Edge ) in pojdite na ikono Risanje v zgornji vrstici.

Aktivirajte orodje za pero ali svinčnik, prilagodite debelino in barvo ter se podpišite na določenem območju. Ko končate, deaktivirajte način risanja in shranite PDF z ikono za shranjevanje ali »Shrani kot«. To je ročno narisan podpis na dokumentu, uporaben za preproste potrebe, kjer kriptografsko preverjanje ni potrebno.

Druga spletna alternativa: Google Dokumenti

Če vam ni odveč naložiti dokumenta v oblak, lahko PDF naložite v Google Drive , ga kliknete z desno miškino tipko in ga odprete z Google Dokumenti. Sistem bo PDF pretvoril v dokument, ki ga je mogoče urejati, čeprav se lahko postavitev razlikuje, če vsebuje tabele ali kompleksne slike.

Za podpis vstavite sliko svojega podpisa (Vstavi > Slika > Naloži iz računalnika) ali pa ustvarite novega v meniju Vstavi > Risba > Novo z možnostjo Prosta črta . Narišite, prilagodite debelino in barvo ter kliknite »Shrani in zapri«.

Ko imate podpis na dokumentu, ga po potrebi postavite in mu spremenite velikost, da bo videti naraven. Na koncu prenesite rezultat kot dokument PDF iz menija Datoteka > Prenesi > Dokument PDF.

Več informacij in uporabnih virov

Če vas zanima več o delovanju podpisov v Officeu, o zaščiti sporočil v Outlooku z digitalnim identifikatorjem ali o tem, kje najti storitve digitalnega identifikatorja , so na voljo uradni viri in dodatni vodniki. V nekaterih primerih boste našli tudi dokumentacijo PDF o postopku podpisovanja v programu Adobe Acrobat Reader DC ali vodnike za uporabo vladnih orodij.

Ne pozabite, da so podpisi v Wordu, Excelu in PowerPointu lahko vidni (z uporabo vrstic za podpis) ali nevidni , in da v obeh primerih gumb Podpisi in razdelek Informacije na zavihku Datoteka prikazujeta stanje in podrobnosti. AutoFirma pa omogoča podpisovanje katere koli vrste datoteke in deluje izvorno s shrambo potrdil sistema Windows, kar poenostavi postopek.

Kar zadeva podpise, vidne v PDF-jih, lahko polje za podpis kombinirate s sliko in besedilom ter po potrebi z vidnim vodnim žigom v obliki logotipa ali pečata. Ne pozabite, da pravno veljavo zagotavlja digitalni podpis, ki ga podpira potrdilo, medtem ko ima slika podpisa bolj estetsko in lokacijsko funkcijo.

Z vsem zgoraj navedenim ste pokrili celoten spekter digitalnega podpisovanja dokumentov v sistemu Windows: razumeli ste, kaj je digitalni podpis in kakšna so njegova jamstva , poznali ste odnos s potrdili in overitelji potrdil, obvladali ste možnosti sistema Office (vrstice za podpis in nevidni podpisi), dobro izbirali med vsakodnevnimi programi in specifičnimi orodji, kot je AutoFirma, ter končno ravnali z alternativami, kot so Adobe Acrobat Reader, spletne storitve, Edge ali Google Dokumenti, odvisno od tega, kaj vam v danem trenutku ustreza.