Kako korak za korakom očistiti podvojene podatke v bazah podatkov

Ko delate z bazami podatkov, preglednice ali informacijskih sistemov, Podvojeni podatki lahko postanejo pravi glavobolPonavljajoči se zapisi, imena, napisana na tisoč različnih načinov, slabo oblikovani datumi ali dodatni presledki naredijo analize nezanesljive in vam izgubljajo čas z ročnim preverjanjem, kaj bi vam sistem lahko pomagal očistiti v nekaj sekundah.

Dobra novica je, da obstajajo Zmogljiva orodja za iskanje, označevanje in odstranjevanje podvojenih podatkov tako v Excelu kot google Listi kot v baze podatkov SQL ali orodja za upravljanje bibliografij. Razumevanje njihovega delovanja, razlik in tveganj, ki jih predstavljajo (na primer brisanje informacij, ki jih boste kasneje morda spregledali), je ključnega pomena za organiziranost podatkov in njihovo brezskrbno analizo.

Zakaj se pojavljajo podvojeni podatki in zakaj so problem?

V praksi, Podvojitve nastanejo zaradi človeške napake, ponavljajočega se uvoza ali slabo usklajenih sistemov.Obrazci, ki so poslani dvakrat, datoteke, ki so združene brez predhodnega čiščenja, ali integracije med aplikacijami, ki ne preverjajo pravilno podatkov, so idealno gojišče za to, da se vaš sistem napolni s podvojenimi zapisi.

Poleg očitnih dvojnikov boste našli tudi majhne razlike, ki dejansko predstavljajo iste podatkeImena z mešanimi velikimi in malimi črkami, dodatnimi presledki, različnimi okrajšavami ali datumi z različnimi oblikami zapisa, ki jih sistem ne prepozna kot enake, čeprav je osebi očitno, da se nanašajo na isto stvar.

Vpliv je znaten: Statistika je popačena; število strank ali pacientov je napihnjeno.V e-poštnih kampanjah se e-poštna sporočila ponavljajo, računi se podvajajo ali pa je število naročil precenjeno. To lahko vodi do slabih odločitev, dodatnih stroškov in znatnega pomanjkanja zaupanja v kakovost podatkov.

Zato se je vredno pred ustvarjanjem nadzornih plošč ali naprednih analiz posvetiti nekaj časa. Odlično orodje za čiščenje podatkov za odkrivanje in popravljanje neskladijOdstranjevanje dvojnikov je osrednji del tega postopka, vendar ne edini: morate tudi homogeniziraj besedilo, odstranite nenavadne presledke in normalizirajte datume.

Zaznavanje in označevanje podvojenih podatkov v preglednicah

Orodja, kot je Excel, ponujajo zelo priročne funkcije za hitro prepoznati, katere vrednosti se ponavljajo v obsegu celicPreden karkoli izbrišete, je priporočljivo uporabiti vizualno obliko, ki vam pomaga pregledati in se mirno odločiti, kaj želite obdržati.

Zelo pogost način za začetek je ... Pogojno oblikovanje za označevanje vrednosti, ki se pojavijo več kot enkratNa ta način ne spremenite vsebine celic, ampak jih preprosto označite, da jih lahko analizirate.

Tipičen potek dela vključuje najprej izbiro celic, ki jih je treba pregledati, nato pa uporabo Pravilo pogojnega oblikovanja, ki označuje podvojene elemente z drugačno barvo ozadja ali pisavoTo vam omogoča prepoznavanje vzorcev: na primer, da vidite, ali se oseba na seznamu strank pojavi večkrat ali ali so bile določene kode izdelkov registrirane večkrat.

Poleg tega lahko to samodejno označevanje kombinirate s filtri v sami preglednici, da Oglejte si samo vrstice, na katere vplivajo podvojeni elementi, in jih preglejte eno za drugo.To vam daje nadzor in zmanjšuje tveganje za nenamerno brisanje pomembnih informacij.

Varno odstranite podvojene vrednosti v Excelu

Ko vam je jasno, katere ponovitve niso potrebne, Excel vključi posebno funkcijo, imenovano »Odstrani podvojene vrstice«, ki trajno izbriše ponovljene vrsticeTukaj morate biti previdni, saj tistega, kar izbrišete, ni enostavno obnoviti, če niste shranili kopije.

Preden zaženete to orodje, je zelo priporočljivo Kopirajte izvirni obseg podatkov na drug list ali v varnostno kopijo datotekeNa ta način lahko v primeru čiščenja, ki povzroči nepričakovan rezultat, pregledate, kaj ste odstranili, in brez težav obnovite podatke.

Postopek temelji na izbiri obsega celic, ki jih želite očistiti, in nato na označitvi stolpcev, v katerih je treba primerjati vrednosti, da se ugotovi, ali je vrstica podvojena. Če izberete več stolpcev, bo za dvojnik obravnavana samo vrstica, katere celotna kombinacija se ujema z drugo vrstico.kar je zelo uporabno pri delu s kompleksnimi podatki.

Po potrditvi operacije Excel odstrani dodatne vrstice in Prikaže vam povzetek, koliko dvojnikov je bilo izbrisanih in koliko edinstvenih zapisov je še ostalo.To kratko poročilo vam pomaga preveriti, ali se rezultati ujemajo s pričakovanji, ko ste začeli s čiščenjem.

Upoštevati je treba, da Filtriranje edinstvenih vrednosti ni enako kot odstranjevanje podvojenih vrednosti.Ko filtrirate, so podvojene vrstice le začasno skrite, vendar so še vedno tam; z odstranitvijo podvojenih vrstic se popolnoma izbrišejo. Zato je preudarnejša strategija, da začnete z enoličnim filtrom ali pogojnim oblikovanjem.

Merila za upoštevanje podvojene vrednosti

Ko orodja za preglednice primerjajo podvojene podatke, To storijo na podlagi tega, kar je dejansko vidno v celici, ne na podlagi osnovne interpretirane vrednosti.To ima nekaj zanimivih posledic, ki jih morate poznati, da ne boste deležni presenečenj.

Na primer, dva datuma, ki predstavljata isti dan, se ne smeta šteti za dvojnika, če Eden je napisan kot »08/03/2006«, drugi pa kot »8. marec 2006«.ker je vsebina besedila drugačna, tudi če je pomen enak. Enako se lahko zgodi z imeni in nizi z različnimi presledki ali velikimi začetnicami.

Podobno število, shranjeno kot besedilo, in isto število v numerični obliki Obravnavamo jih lahko kot različne vrednosti. Zato je tako pomembno normalizirati formate, preden poskušamo množično izbrisati podvojene vrstice.

Preden izvedete agresivno čiščenje, je vredno najprej filtrirati za enolične vrednosti ali uporabiti pogojno oblikovanje za potrditev. da merilo primerjave deluje tako, kot verjameteČe na začetku določite ta pravila igre, preprečite izgubo veljavnih podatkov ali nastanek prikritih dvojnikov.

Besedilne funkcije v preglednicah za čiščenje umazanih podatkov

Velik del težav s podvojitvami ne izvira iz ponavljanja popolnoma enake vrednosti, temveč iz dejstva, da Iste informacije so zapisane na nekoliko drugačen načinTukaj pridejo v poštev besedilne funkcije Excela ali Google Preglednic, ki standardizirajo in pripravijo teren pred odstranitvijo ponovitev.

Zelo pogosto najdemo stolpce, kjer so nekatera imena napisana z velikimi črkami, druga z malimi črkami, tretja pa so naključno pomešana. Za njihovo poenotenje obstajajo funkcije, ki Vse pretvorijo v male črke, vse v velike črke ali pa z veliko začetnico napišejo samo prvo črko vsake besede.To zagotavlja, da se z imeni »ANA PÉREZ«, »ana pérez« in »Ana Pérez« ravna enako.

Besedila z dodatni presledki, tako znotraj verige kot na začetku ali koncuSpecializirana funkcija lahko odstrani odvečne presledke in med besedami pusti le običajen presledek, s čimer se odpravi »Juan García« ali podobne besedne zveze, ki prekinejo primerjave.

Za podatke, ki so tesno skupaj, kot so kombinirane kode ali imena in priimki v isti celici, je uporabno uporabiti funkcije ekstrakcije in združevanja. Lahko izvleči del besedila kar označuje, s katerega položaja in koliko znakov želite izvleči ali združiti več nizov v enega, da rekonstruirate bolj koherentna polja.

V primeru datumov, če prispejo kot besedilo z različnimi slogi, jih je dobro pretvoriti v standardna oblika datuma, ki temelji na letu, mesecu in dnevuNa ta način jih preglednice obravnavajo kot prave datume, pravilno jih je mogoče razvrstiti in primerjave niso več odvisne od vizualnega videza celice.

Filtrirajte edinstvene vrednosti in odstranite podvojene vrednosti v preglednicah

Poleg orodij za oblikovanje in besedilnih funkcij tako Excel kot Google Preglednice omogočata Hitro filtrirajte, da vidite le enolične vrednosti iz stolpca ali niza stolpcevTo je zelo učinkovit način za pregled rezultatov, preden se sprejmejo nepreklicne odločitve.

V nekaterih okoljih lahko uporabite napredne možnosti filtriranja, da navedete, da želite prikazati le vrstice z enoličnimi vrednostmi v enem ali več določenih stolpcih. To filtriranje ne izbriše podatkov, ampak le začasno skrije podvojene podatke., zaradi česar je to zelo preudaren vmesni korak.

Ko potrdite, da vas zanima edinstveni pogled, imate ukazi specifično za Odstranite podvojene podatke neposredno iz menijev podatkovObičajno dostopate do nečesa, kot je »Podatki > Odstrani podvojene podatke«, kjer izberete, na katerih stolpcih želite temeljiti primerjavo.

Druga možnost je uporaba pogojnega oblikovanja za označevanje podvojenih in enoličnih vrednosti, odvisno od vaših potreb. Na primer, lahko: Z živo barvo označite vrstice, ki se pojavijo samo enkrat in analizirati, ali gre za netipične zapise, napake pri nalaganju ali preprosto za redke primere, ki jih je treba ohraniti.

Če delate s spustnimi seznami ali preverjanjem podatkov, je zelo smiselno, da jih tudi očistite. To lahko storite prek menijev za preverjanje. definirajte zaprte sezname, ki preprečujejo vnos tipografskih različic, s čimer se zmanjša pojav lažnih dvojnikov, ki so v resnici le tipkarske napake.

Čiščenje podvojenih podatkov v SQL bazah podatkov z ukazom SELECT DISTINCT

Ko smo prešli iz sveta preglednic v svet podatkovnih bazPristop se nekoliko spremeni. V SQL je eno prvih orodij za upravljanje ponavljajočih se informacij operator DISTINCT, ki se uporablja skupaj z ukazom SELECT za vračanje vrstic brez podvojenih polj v rezultatih poizvedbe.

Ideja je preprosta: pri sestavljanju stavka SELECT lahko dodate ključno besedo DISTINCT, ki označuje, da Želite samo eno ponovitev vsake kombinacije vrednosti v izbranih stolpcih. Na ta način bo poizvedba vrnila eno samo vrstico, če se ista logična vrstica v tabeli ponovi večkrat.

Pomembno je razumeti, da SELECT DISTINCT ne izbriše ničesar iz baze podatkov: Vpliva samo na rezultat, ki ga vidite, ko zaženete poizvedbo.Izvirni podatki v tabelah ostanejo nespremenjeni, kar je odlično za raziskovalno analizo, kjer podatkov še ne želite spreminjati.

Kar zadeva sintakso, splošni vzorec sestavlja kombinacija SELECT DISTINCT s seznamom stolpcev, ki vas zanimajo, sledi stavek FROM, ki označuje tabelo, in po izbiri klavzula WHERE za filtriranje po določenih pogojihNa ta način lahko na primer zahtevate edinstvene stranke samo iz ene države ali različne izdelke iz določene kategorije.

Ta pristop je zelo uporaben, kadar želite rezultate zožiti na nepodvojene vnose, bodisi za Pridobite seznam strank brez podvajanja zaradi več naročil, prikažite seznam različnih kod izdelkov ali ustvarite število edinstvenih elementov v naboru podatkov.

Razlike med DISTINCT in drugimi načini za izogibanje podvajanju v SQL

Čeprav se DISTINCT in UNIQUE morda sliši podobno, V ekosistemu SQL nimajo enake vloge.Funkcija DISTINCT deluje v poizvedbah SELECT in vpliva na vrnjene vrstice; funkcija UNIQUE je običajno povezana z omejitvami v definiciji tabel, kar pomeni, da določena polja ne smejo vsebovati ponovljenih vrednosti.

Poleg tega je lahko v kontekstih z velikimi količinami podatkov uporaba funkcije SELECT DISTINCT zahtevna z vidika zmogljivosti, ker Podatkovni mehanizem mora primerjati vse izbrane stolpce. da ugotovite, katere vrstice so enake. V velikih tabelah ali tabelah z veliko stolpci je to lahko okorno.

Zato je v nekaterih primerih vredno razmisliti o alternativah. Ena najpogostejših je uporaba GROUP BY za združevanje vrstic po enem ali več stolpcih in uporabite agregacijske funkcije (kot so COUNT, MIN ali MAX), ki omogočajo učinkovito povzemanje podatkov.

Zanesete se lahko tudi na stavke, kot je EXISTS preverite, ali so določene vrednosti prisotne v drugi tabeliS tem se izognete združevanju nepotrebnih podvojenih vrstic. Lahko pa uporabite podpoizvedbe z dobro definiranimi stavki SELECT, FROM in WHERE, da bolje določite, katere zapise želite pridobiti.

Ko želite prešteti, koliko edinstvenih vrednosti je v stolpcu, je običajno kombinirati COUNT z DISTINCT, tako da Število različnih elementov dobite neposredno. brez potrebe po ročnem preverjanju vsakega od njih.

Praktični primeri: povpraševanja strank in naslovi brez podvajanj

Predstavljajte si, da delate s tabelo naročil, kjer vsaka vrstica predstavlja opravljen nakup. Pogosto je, da Ista stranka se bo pojavila večkrat, če je oddala več kot eno naročilo.Če želite vsako stranko videti samo enkrat, je SELECT DISTINCT zelo pregledno orodje.

V tem scenariju bi zgradili poizvedbo, ki izbere stolpce za identifikacijo strank (na primer njihov ID in ime) in nanje uporabi funkcijo DISTINCT. seznam prejmem z vsako stranko samo enkrat, čeprav ima izvirna tabela deset različnih vrstnih redov.

Nekaj ​​podobnega se zgodi, če morate videti vse edinstveni naslovi za dostavo, na katere so bili izdelki poslaniČe vsako naročilo vsebuje naslov, bo tabela polna ponovitev; vendar pa lahko z DISTINCT v stolpcih z naslovi ustvarite jedrnat seznam točk dostave.

Ko se želite osredotočiti na stranke z določenega območja, lahko dodate stavek WHERE, ki na primer označuje, da Zanimajo vas samo zapisi iz določene državeNa ta način SELECT DISTINCT deluje na podmnožico tabele in ne na vse podatke.

V zdravstvu ali akademskem področju je operater zelo praktičen tudi za združevanje podatkov pacientov ali avtorjev, ki se pojavljajo večkrat v različnih študijah ali člankih, pri čemer je za namene analize prikazan le en vnos na entiteto.

Upravljanje podvojenih referenc v bibliografskih bazah podatkov

Na področju znanstvene dokumentacije bibliografske baze podatkov običajno ponujajo posebna orodja za odstranjevanje podvojenih referenc Ko iščete po različnih virih, je to ključnega pomena, da preprečite, da bi se vaši pregledi literature napolnili s podvojenimi članki.

V teh sistemih je v meniju orodij običajno ukaz »Odstrani podvojene datoteke«, ki Analizira nabor rezultatov in samodejno odstrani podvojene reference.Sistem običajno sporoči, koliko elementov je bilo izbrisanih in koliko jih je še ostalo v trenutnem naboru.

Na mnogih platformah lahko v razdelku z nastavitvami konfigurirate, da Odstranjevanje podvojenih referenc se izvede samodejno. vsakič, ko izvedete novo iskanje. To prihrani veliko ročnega dela, čeprav je priporočljivo redno preverjati, ali so podvojeni kriteriji pravilni.

Poleg množičnega brisanja vam ti upravitelji omogočajo ročno izbiro določenih referenc in odločitev, ali jih boste obdržali ali izbrisali. Ta ročni pregled je uporaben, kadar sistem ni prepričan, ali sta dva zapisa dejansko isti element. ali če ustrezajo različnim različicam (na primer predtiskom in končnim različicam).

Po odstranitvi dvojnikov se nabor rezultatov posodobi in kaže zmanjšano število referencTa numerični nadzor pomaga potrditi, ali je odpravljanje napak imelo učinek, in dokumentirati postopek v sistematičnih pregledih ali poročilih o iskanju.