- Riadenie hromadného prideľovania licencií v Office 365 zabraňuje duplicite a znižuje náklady.
- Skupiny Azure AD vám umožňujú automatizovať udeľovanie a rušenie licencií podľa roly.
- PowerShell je nevyhnutný na auditovanie, odstraňovanie a aktualizáciu licencií pre viacerých používateľov naraz.
- Definovanie jasných profilov medzi plánmi ako E3 a F3 pomáha optimalizovať využitie licencií.
Správa licencií v Office 365 Toto sa môže stať skutočným problémom, keď organizácia rastie, vznikajú nové oddelenia alebo sa menia pracovné modely. Je veľmi bežné, že používatelia časom hromadia predplatné, ktoré nepotrebujú, že sa rôzne plány prekrývajú alebo že licencie zostávajú aktívne pre ľudí, ktorí už nemajú mať prístup k určitým službám.
V tomto kontexte hromadné odstraňovanie a aktualizácia používateľských licencií v Office 365 Toto sa stáva kľúčovou úlohou pre úsporu nákladov, predchádzanie duplicite a zabezpečenie toho, aby každý zamestnanec mal len to, čo skutočne potrebuje pre svoju prácu. Napríklad v mnohých spoločnostiach boli licencie E3 prideľované bez rozdielu, pričom v skutočnosti je veľká časť zamestnancov vhodnejšia pre základnejšie plány, ako je F3, určené pre zamestnancov prvej línie.
Prečo je dôležité kontrolovať licencie v Office 365
Správne priraďte licencie Nie je to len otázka vnútornej organizácie; má to aj priamy vplyv na mesačný účet za Microsoft 365. Ak sa plány nesprávne kombinujú alebo sa udržiavajú nepotrebné licencie, rozpočet na IT prudko stúpne bez toho, aby to spoločnosti prinieslo akúkoľvek pridanú hodnotu.
Typickými prípadmi sú tie, v ktorých Používatelia majú pridelenú licenciu E3 okrem inej licencie, ktorú skutočne potrebujú.ako napríklad F3 alebo iné špecifické programy. Výsledkom je, že používatelia majú nadbytočné služby, aplikácie, ktoré nikdy nepoužijú, a úložisko, ktoré nepotrebujú, zatiaľ čo finančné oddelenie sa čuduje, prečo sa predplatné mesiac čo mesiac zvyšuje.
Okrem toho, z hľadiska riadenia, centrálne kontrolovať, ktoré licencie sa vzťahujú na každý typ používateľa Pomáha štandardizovať prostredie, uplatňovať konzistentné bezpečnostné politiky a zjednodušiť technickú podporu. Dobre definovaný profil pre každú pozíciu umožňuje oveľa rýchlejšie zaškolenie a ukončenie zamestnanca.
Preto mnoho organizácií vytvára kontajnery alebo skupiny v službe Azure Active Directory (AAD) takže licencovanie je automatické. V závislosti od oddelenia, pozície alebo pridelenej skupiny dostane používateľ špecifickú kombináciu licencií. To výrazne zjednodušuje nástup nových zamestnancov, ale zároveň to zreteľnejšie ukazuje, kedy sa v minulosti niečo pokazilo a je potrebné to napraviť vo všetkých oblastiach.
Keď sa zistí, že napr. Celá skupina už nejaký čas používa licencie E3, pričom by mali byť licencie F3.Už nestačí manuálne odstraňovať a pridávať licencie pre jednotlivých používateľov. Je čas zvážiť stratégie hromadného odstraňovania a aktualizácie s využitím nástrojov Microsoft 365 a automatizácie prostredníctvom PowerShellu, pravidiel priradenia založených na skupinách alebo nástrojov ako Kopilot pre manažment.
Typický scenár: Nesprávne pridelené licencie E3 a F3
Problém, ktorý sa opakuje v mnohých spoločnostiach, je nasledovný: Licencie E3 sa už nejaký čas „štandardne“ udeľujú takmer každému.bez akejkoľvek hĺbkovej analýzy toho, aké služby každý zamestnanec skutočne potreboval. O niekoľko rokov neskôr, pri preskúmaní nákladov, sa zistilo, že veľká časť zamestnancov by mohla bez problémov pracovať s licenciami F3, ktoré sú určené pre používateľov v prvej línii alebo pre zamestnancov, ktorí využívajú iba základné služby.
Súbežne s tým boli vytvorené skupiny alebo kontajnery v Azure AD Na zlepšenie automatického prideľovania licencií podľa roly alebo oddelenia. Napríklad jedna skupina pre kancelárie, iná pre zamestnancov predajne, ďalšia pre logistiku atď. Každá z nich má priradenú špecifickú licenciu (E3, F3, Business Premium atď.), aby sa uľahčila registrácia používateľov.
Výsledkom je, že existujú osoby s dvojitým pridelením: starý vodičský preukaz E3 a nový vodičský preukaz F3 Toto sa aplikuje automaticky na základe členstva v skupine. Výsledkom je zbytočná spotreba licencií a nečistá konfigurácia, čo komplikuje akékoľvek následné audity alebo zmeny.
Otázka, ktorú si v tejto chvíli kladie veľa ľudí, je jasná: Dá sa licencia E3 masívne odobrať všetkým používateľom, ktorí by teraz mali mať iba F3, a naopak, ak by došlo k opaku? Odpoveď je áno, ale je potrebné zvážiť niekoľko stratégií a nástrojov, aby sa to urobilo bezpečne a bez toho, aby niekto zostal bez kritických služieb.
Predtým, ako sa čohokoľvek dotknete, je nevyhnutné podrobne analyzovať, ktoré skupiny prideľujú ktoré licencieAko sú nakonfigurované staršie alokácie a aké kombinácie plánov sa vyskytujú. Rýchly audit pomocou administračného portálu, služby Azure AD a v prípade potreby aj dotazov PowerShell pomáha predchádzať chybám a navrhnúť plán riadneho čistenia.
Natívne možnosti na portáli správcu služby Microsoft 365
Východiskovým bodom pre mnohých administrátorov je Centrum spravovania Microsoft 365kde je možné používateľské licencie relatívne ľahko skontrolovať a upraviť. Hoci to nie je najsilnejší nástroj na skutočne rozsiahle zmeny, umožňuje prvý prístup a je užitočný pre menšie úpravy.
V sekcii aktívnych používateľov Môžete filtrovať podľa typu licencie a hromadne vybrať používateľov, ktorí majú napríklad E3. Portál vám potom umožňuje upraviť pridelenie a zrušiť výber určitých plánov alebo služieb. Tento prístup má však jasné obmedzenia, keď chcete vykonať dôkladné vyčistenie alebo pri kombinovaní skupinovo udelených licencií s priamo priradenými licenciami.
Ďalším aspektom, na ktorý treba pamätať, je to Licencie použité prostredníctvom skupín v Azure AD majú pri správe prioritu.Ak je používateľovi priradená licencia za príslušnosť k skupine, túto konkrétnu časť licencie nemožno manuálne odstrániť na portáli Microsoft 365 bez toho, aby sa zároveň upravilo jeho členstvo v skupine alebo nastavenia skupiny.
Pre organizácie s mnohými používateľmi je webový portál nedostatočný. Skutočná hromadná správa vyžaduje spoliehanie sa na PowerShell a možnosti alokácie založené na skupináchNapriek tomu je portál užitočný na rýchle overenie výsledkov zmien, kontrolu stavu konkrétneho používateľa alebo na pôsobenie na malé skupiny ľudí s veľmi špecifickými potrebami.
Skrátka aj keď Centrum spravovania služby Microsoft 365 je dobrým kontrolným bodom.To zvyčajne nestačí na riešenie rozsiahleho odoberania a aktualizácie licencií, najmä ak je potrebné rozlišovať medzi rôznymi zdrojmi prideľovania a kombinovať rôzne typy plánov, ako napríklad E3 a F3.
Prideľovanie a odoberanie licencií na základe skupín v službe Azure AD
Azure Active Directory (dnes Microsoft Enter ID) Dlhodobo zahŕňa možnosť priradenia licencií na základe skupiny. Táto funkcia umožňuje používateľom automaticky prideliť jednu alebo viacero licencií po pridaní do skupiny a stratiť tieto licencie po odstránení zo skupiny. Je to veľmi efektívny spôsob štandardizácie konfigurácií podľa roly.
Ak už boli vytvorené dva kontajnery alebo skupiny v Azure AD na automatické priradenie licencií (napríklad jeden pre používateľov E3 a druhý pre používateľov F3), kľúčom je skontrolovať, ktorí používatelia patria do každej skupiny a ako sa tieto členstvá prekrývajú s licenciami priradenými manuálne v minulosti.
Odporúčaná stratégia zvyčajne zahŕňa rozhodnúť sa pre jasný objektívny modelTáto mapa definuje, ktoré licenčné plány zodpovedajú každému typu úlohy, ktoré skupiny budú tieto úlohy predstavovať a ktorí používatelia by mali byť v každej skupine. Po definovaní tejto mapy je ďalším krokom úprava členstva v skupinách a umožnenie službe Azure AD automaticky používať a odstraňovať licencie.
Na vyriešenie problému duplicitné licencie medzi E3 a F3Štandardný postup spočíva v identifikácii používateľov, ktorí by mali mať licencie F3, zabezpečení ich zaradenia do správnej skupiny a odstránení všetkých prebytočných licencií E3. Naopak, ak existujú zamestnanci, ktorých licencia by mala byť prevedená z F3 na E3, presunú sa do príslušnej skupiny a ich staré priradenia sa odstránia.
Hlavnou výhodou tohto prístupu je, že Pravidlá zostávajú v priebehu času rovnaké.Nejde o jednorazovú zmenu, ale o trvalý spôsob, ako zabezpečiť, aby sa akékoľvek nové prijatie, ukončenie pracovného pomeru alebo zmena zamestnania automaticky prejavila v pridelenom type licencie, čím sa zabráni postupnému hromadeniu nesprávnych licencií, ktoré často pozorujeme po niekoľkých rokoch používania platformy.
Používanie PowerShellu na hromadné odstraňovanie a aktualizácie
Keď je počet používateľov veľký Alebo, ak je scenár zložitý, PowerShell sa stáva nepostrádateľným nástrojom na správu licencií Office 365 vo veľkom meradle. Prostredníctvom modulov Microsoft 365, Azure AD alebo MSOnline je možné dotazovať, priraďovať a rušiť licencie pre stovky alebo tisíce používateľov len pomocou niekoľkých dobre navrhnutých príkazov.
Typický prístup pozostáva z Pripojenie k prostrediu Microsoft 365 cez PowerShellExtrahujte zoznam používateľov a ich aktuálnych licencií a na základe týchto informácií vytvorte pravidlá, ktoré detekujú duplikáty. Môžete napríklad vygenerovať správu so všetkými používateľmi, ktorí majú licenciu E3 a zároveň patria do skupiny, ktorá im udeľuje licenciu F3.
Na základe tejto správy je navrhnutý skript, ktorý Odoberte licenciu E3 všetkým používateľom, ktorí by ju nemali mať.zabezpečenie toho, aby si zachovali svoju licenciu F3 a nestratili tak prístup k službám, ktoré skutočne potrebujú. Podobne je možné urobiť aj opak: identifikovať používateľov, ktorých funkčnosť je nedostatočná a ktorí by mali prejsť z F3 na E3, priradiť im novú licenciu a zrušiť starú.
PowerShell tiež umožňuje dokumentovať a auditovať celú operáciuDáta je možné exportovať do súboru CSV pred a po zmenach, čo vám umožní porovnať, koľko licencií bolo vydaných, koľko používateľov zmenilo plány a približný ekonomický dopad čistenia. Táto sledovateľnosť je nevyhnutná na zdôvodnenie práce vedeniu a na vrátenie zmien v prípade potreby.
Pri práci so skriptami, ktoré hromadne upravujú licencie, je však kľúčové Vždy najskôr otestujte s malou podskupinou používateľovMalá pilotná skupina nám umožňuje overiť, či je logika skriptu správna, či nikto nezostáva bez kritických služieb a či sa zmeny odrážajú podľa očakávaní v administračnom portáli a v používateľskom rozhraní.
Najlepšie postupy pred vykonaním hromadných zmien licencií
Predtým, ako sa ako blázon ponáhľate do hrania s licenciamiJe vhodné dodržiavať niekoľko odporúčaní, aby ste minimalizovali riziká a predišli nepríjemným prekvapeniam. Hoci pokušenie uvoľniť licencie a znížiť náklady môže byť silné, zle vykonané čistenie môže spôsobiť, že ľudia stratia prístup k e-mailu, službe Teams alebo iným kľúčovým nástrojom uprostred pracovného dňa.
Prvý z nich je vykonať kompletnú inventúru aktuálnych licenciíAké typy plánov sa používajú (E3, F3, Business atď.), koľko licencií na každý plán bolo zakúpených a koľko z nich sa skutočne používa? Tento úvodný prehľad je nevyhnutný pre pochopenie problému, posúdenie potenciálnych úspor a definovanie konečného cieľa.
Potom je vhodné klasifikovať používateľov podľa profilov používaniaAdministratívni pracovníci, personál predajne, technici, manažéri atď. Každá z týchto skupín má zvyčajne iné potreby, čo sa odráža v licenčných plánoch, ktoré im najlepšie vyhovujú. Táto klasifikácia bude tvoriť základ alokácie na základe skupín v službe Azure AD.
Je tiež dôležité oznámiť zmeny dotknutým oddeleniamAj keď by si používatelia v ideálnom prípade nemali nič všimnúť (pretože jednoducho menia licencie a zároveň si zachovávajú základné služby), vždy existuje možnosť straty prístupu k menej významnej aplikácii, ktorú niekto používal. Informovanie príslušných pracovníkov pomáha zvládnuť akékoľvek problémy.
Nakoniec je vhodné pripraviť plán zvráteniakópie predchádzajúcich zoznamov licencií, alokačné skripty, ktoré umožňujú vrátenie konkrétnych licencií skupine používateľov, ak sa niečo pokazí, a primerané časové okno na vykonanie počiatočného testovania mimo špičky organizácie.
Uplatňovaním týchto osvedčených postupov hromadné odstraňovanie a aktualizácia licencií v Office 365 Prestáva byť rizikovou operáciou a stáva sa kontrolovaným projektom s jasnými cieľmi a ľahko merateľnou návratnosťou investícií.
Vyhnite sa duplicite a optimalizujte náklady s E3 a F3
Jedným z hlavných cieľov kontroly licencií Ide o to, aby mal každý ten správny plán bez preplácania. Konkrétne pri E3 a F3 existuje často značný potenciál úspor, pretože E3 je oveľa komplexnejší a drahší plán, zatiaľ čo F3 je viac zameraný na pracovníkov, ktorí nepotrebujú všetky tie pokročilé funkcie.
Pre optimalizáciu je často užitočné definovať jasné kritériá na rozhodnutie, kto by mal mať E3 a kto by mal mať F3Napríklad E3 je určený pre zamestnancov, ktorí intenzívne používajú desktopové aplikácie, potrebujú rozšírené úložisko alebo vyžadujú pokročilé funkcie zabezpečenia a dodržiavania súladu; a F3 je určený pre pracovníkov v prvej línii, mobilných zamestnancov, ktorí majú prístup iba k e-mailu, službe Teams a niektorým základným aplikáciám.
Na základe týchto kritérií sa preskúmava súčasná situácia a hromadne presúvať licencieTo zahŕňa nahradenie E3 licenciou F3 pre používateľov, ktorí nepotrebujú celý plán. V mnohých prípadoch táto jednoduchá úprava, ak sa vykoná starostlivo, uvoľní veľké množstvo licencií E3, ktoré je možné prerozdeliť na dôležitejšie profily, alebo, čo je ešte lepšie, zníži počet zakúpených licencií.
Kľúč je v nenechávajte staré licencie „visieť“Ak je používateľ teraz riadený skupinou Azure AD, ktorá mu priraďuje prístup F3, nemá zmysel, aby si zároveň udržiaval priame priradenie E3. Odstránenie týchto nezrovnalostí je to, čo skutočne prináša výsledky optimalizácie nákladov.
S kombináciou Počiatočná analýza, inteligentné používanie skupín a automatizácia pomocou PowerShelluJe úplne možné, aby licenčné prostredie pre Office 365 bolo oveľa prehľadnejšie, konzistentnejšie a úspornejšie bez toho, aby to ohrozilo produktivitu alebo bezpečnosť používateľov.
Dodržiavaním tohto štruktúrovaného prístupu môžu organizácie premena starého licenčného chaosu na realitu v organizovanom systéme, kde má každý používateľ presne to, čo potrebuje. To sa premieta do menšieho počtu incidentov, jednoduchšej správy a konzistentných úspor na účte za Microsoft 365, ktoré sa časom stanú ťažko ignorovateľnými.
Vášnivý spisovateľ o svete bajtov a technológií všeobecne. Milujem zdieľanie svojich vedomostí prostredníctvom písania, a to je to, čo urobím v tomto blogu, ukážem vám všetko najzaujímavejšie o gadgetoch, softvéri, hardvéri, technologických trendoch a ďalších. Mojím cieľom je pomôcť vám orientovať sa v digitálnom svete jednoduchým a zábavným spôsobom.