Ako otvoriť PDF súbor priamo vo Worde a upraviť jeho text

Ak vám niekedy niekto poslal PDF dokument a pomyslel si: „Kiežby som mohol v texte zmeniť pár vecí,“ ste na správnom mieste. V dnešnej dobe... Otvorte PDF súbor priamo vo Worde a upravte jeho obsah Je to oveľa jednoduchšie, ako sa zdá, a to ako v Windows ako v Maca s online aj offline možnosťami.

V nasledujúcich riadkoch uvidíte krok za krokom, ako na to Microsoft WordAké má tento systém obmedzenia a kedy sa oplatí ho použiť? špecializovaný prevodník PDF do Wordu alebo editor PDFA čo citlivejšie prvky, ako sú tabuľky, poznámky pod čiarou, formuláre alebo naskenované súbory PDF? Cieľom je, aby ste vedeli, ktorú možnosť si vybrať, v závislosti od typu súboru PDF, ktorý máte.

Čo presne je PDF a prečo nie je také jednoduché ho upravovať?

Predtým, ako začneme s otváraním súborov, je užitočné pochopiť, čo sa za týmto formátom skrýva. PDF (Portable Document Format) je typ súboru, ktorý Zachováva vzhľad pôvodného dokumentu.bez ohľadu na zariadenie alebo operačný systém, z ktorého ho otvoríte.

To znamená, že PDF súbor môže zobraziť Formátovaný text, rôzne fonty, odkazy, obrázky, vektorová grafika a dokonca aj zvuk alebo video, vždy s rovnakým vzhľadom v systémoch Windows, macOS, GNU/Linux, mobilných zariadeniach atď. Práve preto sa tak často používa pre zmluvy, faktúry, správy alebo formuláre, ktoré by sa nemali dať ľahko upravovať.

Kľúčové je, že PDF je pevný formát návrhuSúbor ukladá presné miesto na stránke, kam sa nachádza každý text, každý obrázok a každý grafický objekt, ale nie nevyhnutne to, ako spolu súvisia na „logickej“ úrovni.

Väčšine PDF súborov chýbajú jasné štrukturálne informácie o odseky, stĺpce alebo tabuľkyNapríklad tabuľka môže byť uložená ako sada vodorovných a zvislých čiar a blokov textu bez explicitného vzťahu medzi nimi. Pre čítačku PDF to vyzerá perfektne, ale pre program, ktorý sa ju snaží rekonštruovať (ako napríklad Word), nie je také zrejmé, kde končí jedna bunka a začína ďalšia.

Okrem toho rôzne programy generujú súbory PDF veľmi odlišnými spôsobmi: niektoré zahŕňajú Neviditeľný text, zvláštne výrezy, obrázky obsahujúce text alebo nekonvenčné čiarové ohraničenia. To všetko znamená, že dva súbory PDF, ktoré sa na obrazovke zobrazujú identicky, sú vo vnútri skonštruované veľmi odlišne.

Otvorte PDF súbor vo Worde na úpravu textu

V niekoľkých verziách programu Microsoft Word to už teraz umožňuje otvorte priamo Súbory PDF a previesť ich do editovateľných dokumentovWord vytvorí kópiu PDF súboru, transformuje ho do formátu .docx a pokúsi sa výsledok čo najviac priblížiť originálu.

Táto funkcia funguje obzvlášť dobre, keď súbor Obsahuje prevažne textSprávy, akademické práce, právne dokumenty, manuály atď. V týchto prípadoch dokáže Word rekonštruovať odseky, názvy, mnohé zoznamy a dobrú časť rozloženia s pomerne prijateľnou úrovňou presnosti.

Niečo dôležité: Word sa nedotýka pôvodného PDF súboruPrečíta obsah, vygeneruje nový dokument programu Word a zobrazí vám kópiu pripravenú na úpravu. Ak nie ste s výsledkom spokojní, môžete súbor .docx kedykoľvek odstrániť a bez problémov pokračovať v používaní pôvodného PDF.

Musíme však byť realisti: hoci cieľom Wordu je, aby výsledný dokument pripomínal PDF, v mnohých prípadoch vzhľad nebude rovnakýnajmä ak bol pôvodný súbor z hľadiska dizajnu veľmi prepracovaný s mnohými stĺpcami, zložitými tabuľkami alebo grafickými prvkami.

Ako krok za krokom otvoriť PDF z programu Word

Proces prevodu PDF súboru do upraviteľného dokumentu programu Word je veľmi jednoduchý, či už ste v Windows Rovnako ako na Macu. Stačí mať Nainštalovaný a aktualizovaný program Microsoft Word.

1. Otvorte Word bez načítania akéhokoľvek dokumentuMôžete to urobiť z ponuky Štart (vo Windowse) alebo z priečinka Launchpad/Aplikácie (v Macu). Zobrazí sa tak domovská obrazovka Wordu s vašimi šablónami a naposledy použitými súbormi.

2. Prejdite na kartu „Súbor“ a vyberte možnosť „Otvoriť“V tejto sekcii kliknite na tlačidlo „Prehľadávať“ a otvorte prieskumníka súborov. Vyhľadajte súbor PDF, ktorý chcete upraviť, na pevnom disku, v službe OneDrive alebo v priečinku, kde je uložený.

3. Vyberte PDF a stlačte tlačidlo „Otvoriť“V tomto momente Word zobrazí upozornenie, že súbor prevedie na upraviteľný dokument programu Word. Zvyčajne sa v ňom uvádza niečo ako „proces môže chvíľu trvať a výsledok nemusí vyzerať úplne rovnako ako pôvodný súbor PDF, najmä ak obsahuje veľa grafiky“.

4. Prijmite konverziuPo kliknutí na tlačidlo „OK“ sa Word pustí do práce: rekonštruuje text, zmení umiestnenie obrázkov, vygeneruje tabuľky a reorganizuje obsah. V závislosti od veľkosti a zložitosti PDF súboru to môže trvať od niekoľkých sekúnd až po podstatne dlhšie, ak ide o veľmi veľký súbor.

5. Upravte dokument ako akýkoľvek iný súbor programu Word.Po otvorení kópie môžete meniť odseky, opravovať chyby, pridávať alebo odstraňovať text, upravovať štýly alebo pridávať nové prvky. Po dokončení budete môcť Uložte súbor ako .docx alebo znova ako PDF, podľa toho, čo potrebujete.

Rýchla metóda: Presuňte PDF súbor na domovskú obrazovku programu Word

Ak používate Windows a chcete pracovať ešte rýchlejšie, existuje veľmi praktický trik. Namiesto toho, aby ste prešli na Súbor > Otvoriť, môžete presuňte PDF súbor priamo do domovského okna programu Word.

S otvoreným programom Word (bez načítaného dokumentu) vyhľadajte súbor PDF v Prieskumníkovi súborov. Kliknite na súbor a presuňte ho do okna programu WordPo jeho uvoľnení sa zobrazí rovnaké oznámenie o konverzii PDF na upraviteľný dokument ako v predchádzajúcej metóde.

Po kliknutí na tlačidlo OK program Word vykoná konverziu rovnakým spôsobom a vygeneruje dokument s textom, obrázkami, tabuľkami a odkazmi Vždy, keď je to možné. Je to úplne rovnaká funkcia, len jednoduchšia pri práci s viacerými PDF súbormi za sebou.

Otváranie a úprava súborov PDF vo Worde na Macu

V systéme macOS je postup jednoduchý: verzia programu Word pre Mac tiež umožňuje otvoriť súbory PDF ako upraviteľné dokumenty bez ďalších krokov.

Primero, Otvorte Microsoft Word na počítači MacV hornom paneli s ponukami prejdite na „Súbor“ a potom na „Otvoriť“. Pomocou prieskumníka súborov vyhľadajte súbor PDF, vyberte ho a kliknite na „Otvoriť“ rovnako ako pri akomkoľvek inom dokumente.

Word vám zobrazí varovnú správu, ktorá informuje o tom, že sa to chystá Previesť PDF do súboru WordMôže to chvíľu trvať a môžu sa vyskytnúť mierne vizuálne rozdiely oproti originálu, najmä ak mal veľa grafických prvkov alebo zložité rozloženie.

Po prijatí sa vygeneruje nový súbor .docx, do ktorého môžete pridávať, mazať alebo upravovať text, meniť formátovanie, vkladať obrázky alebo meniť usporiadanie obsahu bez potreby externých nástrojov. Neskôr budete môcť Uložte tento súbor ako dokument programu Word alebo ho exportujte späť do formátu PDF z možností uloženia alebo exportu.

Ktoré časti PDF sa vo Worde najhoršie konvertujú

Keďže konverzia sa pri interpretácii obsahu PDF spolieha na zložité pravidlá, existujú určité prvky, ktoré sa tradične Spôsobujú viac problémov pri konverzii do Wordu.Je dobré sa s nimi oboznámiť, aby ste sa vyhli prekvapeniam.

L tabuľky s vlastným rozstupom buniek Toto sú typické prípady. Keď má tabuľka veľmi tesné vnútorné okraje, kombinácie buniek alebo nezvyčajné formátovanie, Word ju dokáže zhruba rekonštruovať, ale nie vždy dokonale zachová pôvodné zarovnanie alebo veľkosť každej bunky.

Stane sa niečo podobné farby a orámovanie stránkyFarebné pozadia, ozdobné rámčeky alebo veľmi prepracované rozloženia stránok sa môžu stratiť alebo zjednodušiť. Word má tendenciu uprednostňovať upraviteľnosť textu pred tým, aby stránka vyzerala úplne rovnako ako v PDF.

El sledovanie zmien Textové rámce, poznámky pod čiarou pokrývajúce viac ako jednu stranu, koncové poznámky, interné záložky PDF, značky prístupnosti a komentáre, ktoré sú často vložené do niektorých PDF súborov, sa často konvertujú nesprávne alebo vôbec nie. V mnohých prípadoch sa vykreslia ako obyčajný text alebo sa stratia ako pokročilé funkcie.

Pokiaľ ide o multimediálne prvky, ako napr. zvukové, video alebo interaktívne komponenty (tlačidlá, dynamické formuláre, skripty atď.), Word ich ako také nekonvertuje. Zvyčajne zmiznú alebo sa zredukujú na jednoduchú statickú reprezentáciu alebo text.

undefined komplexné zdrojové efektyNapríklad špeciálne osvetlenie alebo tieňovanie sa často v dokumente programu Word zobrazia ako malé grafiky. Vizuálne môžu vyzerať podobne, ale už sa nesprávajú ako upraviteľný text; namiesto toho fungujú ako vložené obrázky.

Čo sa stane, keď je PDF súbor plný grafiky alebo ide o sken?

Priama konverzia vo Worde je primárne určená pre „skutočné“ PDF súbory, teda tie, ktoré obsahujú Prístupné digitálne textové a grafické objektyKeď PDF súbor pozostáva prevažne z obrázkov alebo ide o naskenovaný dokument, veci sa dosť zmenia.

Ak súbor obsahuje prevažne grafiku akéhokoľvek druhu (ilustrácie, zložité diagramy, infografiky, plány…), je možné, že Word zobrazí celú stránku ako jeden obrázok v dokumente. V takom prípade, aj keď ho vidíte vo Worde, obsah je obrázok a text sa nedá priamo upravovať.

Niečo podobné sa deje so skenovanými súbormi PDF: to, čo máte, nie je „skutočný“ text, ale fotografia alebo obrázok papierového dokumentuSamotný program Word nedokáže automaticky previesť tento obrázok na presne upraviteľný text, ak PDF ešte neobsahuje rozpoznateľnú textovú vrstvu.

V týchto prípadoch je potrebné použiť systém OCR (optické rozpoznávanie znakov)Tento nástroj analyzuje obrázok, rozpoznáva písmená a z toho, čo vidí, generuje upraviteľný text. Mnoho nástrojov na konverziu PDF do Wordu obsahuje túto možnosť OCR pre naskenované súbory PDF.

Ak používate online službu, ako napríklad iLovePDF, môžete pred konverziou vybrať možnosť OCR, aby sa program pokúsil o konverziu. extrahovať text z obrázkaVo svojej desktopovej verzii aplikácia zvyčajne automaticky zistí, či je dokument naskenovaný, a aktivuje funkciu rozpoznávania bez toho, aby ste museli čokoľvek robiť.

Ako funguje konverzia PDF do Wordu interne

Keď otvoríte PDF súbor vo Worde alebo použijete špecializovaný prevodník, prebieha v zákulisí pomerne zložitý proces. Program musí analyzovať každý prvok PDF súboru a určiť, ktorému objektu Wordu zodpovedáodseky, nadpisy, zoznamy, tabuľky, obrázky, textové polia atď.

Word používa systém pravidiel na odvodenie štruktúry: pozrite sa na pozícia textu, veľkosť písma, zarovnanie, zalomenie riadkov a grafické blokyS týmito informáciami sa pokúste zrekonštruovať niečo, čo sa podobá logickému rozloženiu, aj keď pôvodný PDF súbor nemá jasné značky odsekov alebo tabuliek.

Problém je v tom, že ako sme už spomenuli, PDF súbory zvyčajne ukladajú iba informácie o „kresbe“ (kam každý prvok patrí), nie informácie o „význame“ (čo predstavuje). Preto môžu rôzne programy reprezentovať ten istý obsah s veľmi odlišnými vnútornými štruktúrami, pričom používajú skrytý text, prekrývajúce sa vrstvy, masky a ďalšie zdroje.

Toto všetko spôsobuje, že Dokonalá konverzia neexistuje v 100 % prípadov.Dva súbory, ktoré vyzerajú rovnako, môžu vo Worde vytvoriť úplne odlišné výsledky v závislosti od toho, ako boli vygenerované a čo... Triky použili softvér, ktorý vytvoril PDF súbor.

Z tohto dôvodu, ak budete pracovať s veľmi citlivými dokumentmi (ako sú zmluvy s prísnym formátovaním, oficiálne správy alebo veľmi zložité vedecké publikácie), najrozumnejšie je urobiť dôkladne skontrolujte konvertovaný dokument aby sa zabezpečilo, že obsah a význam zostanú zachované, aj keď sa vzhľad mierne zmení.

Prevodníky PDF do Wordu: online a offline možnosti

Okrem natívnych funkcií programu Word existujú aj špecifické nástroje na Konvertovať súbory PDF do upraviteľných dokumentov programu WordSú veľmi užitočné, keď nemáte nainštalovaný Microsoft Word alebo keď potrebujete ďalšie funkcie, ako napríklad pokročilé OCR, dávkovú konverziu alebo viac výstupných formátov.

Služby ako iLovePDF vám umožňujú transformovať súbory PDF priamo do súborov .docx. z prehliadača, Musíte len Nahrajte súbor, počkajte na konverziu a stiahnite si dokument programu Word.Ich hlavnou výhodou je pohodlie: môžete ich používať z akéhokoľvek zariadenia s pripojením na internet bez nutnosti inštalácie čohokoľvek.

Tieto služby zvyčajne ponúkajú konverziu online a tiež desktopové verzieDesktopová aplikácia je užitočná, ak pracujete offline, ak spracovávate citlivé dokumenty, ktoré nechcete nahrávať do cloudu, alebo ak potrebujete spracovať veľa súborov naraz v dávkach.

Napríklad v prípade iLovePDF máte k dispozícii funkcie ako napríklad Konverzia naskenovaných PDF súborov pomocou OCR, hromadné spracovanie viacerých súborov, konverzia do iných formátov balíka Office (Excel, PowerPoint) alebo obrázky a dokonca aj nástroje na odomknutie súborov PDF chránených heslom pred ich konverziou.

Pokiaľ ide o bezpečnosť, renomované platformy šifrujú prevody pomocou SSL a automatické mazanie súborov Po určitom čase niektoré spĺňajú medzinárodné normy ako ISO 27001 alebo GDPR, čo je dôležité, ak narábate s dokumentmi s osobnými údajmi alebo dôvernými informáciami.

Kedy použiť editor PDF namiesto prevodu do Wordu

Niekedy je najpraktickejšie nekonvertovať PDF do Wordu, ale priamo upraviť PDF. Programy ako Adobe Acrobat Alternatívne editory PDF vám umožňujú otvoriť súbor, zmeniť text, upraviť obrázky, vyplniť a podpísať formuláre, pridať anotácie a uložiť ho späť ako PDF bez zmeny formátu.

Táto možnosť je obzvlášť výhodná, keď chcete len robiť malé úpravyOpravte slovo, zvýraznite pasáž, pridajte svoj digitálny podpis alebo vyplňte polia formulára. V mnohých základných prehliadačoch PDF (vrátane tých v niektorých prehliadačoch alebo OSTeraz môžete podčiarkovať, komentovať alebo podpisovať bez toho, aby ste museli používať Word.

Ak nemáte platený editor PDF, vždy sa môžete obrátiť na Bezplatné alebo online alternatívy, ktoré vám umožňujú upravovať text a obrázky v rámci PDF, aj keď s určitými obmedzeniami. Je to dobrý kompromis, ak nechcete príliš meniť pôvodný formát.

Konverzia do Wordu má väčší zmysel, keď potrebujete úplne prepracovať dokument, zmeniť celé odseky, prepracovať stránky alebo použiť všetky nástroje na úpravu textu vo Worde (štýly, indexy, rozšírené číslovanie atď.).

Majte na pamäti, že aj pri použití editora PDF sa vyskytnú prípady, keď je dokument chránený alebo má uzamknuté textové vrstvy. V takom prípade môžete nástroje kombinovať: prvý odomknúť PDF a potom ho previesť do Wordu alebo ho priamo upraviť podľa vlastného uváženia.

Upravujte súbory PDF z mobilného zariadenia: iPhone a iPad

Keď pracujete z mobilného telefónu alebo tabletu, zvyčajne máte menej možností ako na počítači, ale stále môžete vykonávať malé úpravy PDF súborov z iPhone o iPad bez inštalácie aplikácie komplikované.

Prvý z nich je vyhľadajte PDF súbor vo svojom zariadeníČasto sa bude nachádzať v priečinku Súbory na stiahnutie alebo v aplikácii Súbory. Otvorte ju pre zobrazenie ukážky a na stránke, ktorú chcete upraviť alebo na ktorú chcete pridať poznámky, klepnite na ikonu s tromi bodkami alebo na možnosť označenia.

Aktiváciou nástroja na označovanie sa zobrazí panel s niekoľkými možnosťami: pero, ceruzka, zvýrazňovač a ďalšie užitočné nástroje, ktoré vám umožňujú kresliť ručne, podčiarkovať alebo robiť rýchle anotácie priamo v PDF.

Ak stlačíte tlačidlo tlačidlo so symbolom +Uvidíte ďalšie funkcie, ako sú textové polia, polia pre podpis, lupy na zväčšenie malého písma a niektoré preddefinované prvky. Toto všetko je ideálne pre podpisovať dokumenty, vypĺňať jednoduché informácie alebo zvýrazňovať dôležité detaily.

Ak chcete upraviť samotný text PDF súboru (upraviť odseky, zmeniť obsah atď.), bežnou praxou je Potrebujete špeciálnu aplikáciu na úpravu PDF alebo konverznú službu do Wordu či iných formátov. Natívne funkcie značkovania iOS Zameriavajú sa viac na robenie si poznámok ako na prepisovanie dokumentu.

Prevod Wordu do PDF z Wordu

Rovnako ako môžete otvoriť súbory PDF vo Worde, aby sa dali upravovať, môžete ich aj previesť dokumenty programu Word do formátu pdf jednoducho zvnútra samotného programu, čím sa zachová rozloženie a zabráni sa ostatným v jeho jednoduchej úprave.

V programe Word prejdite na kartu „Súbor“ a zadajte sekciu „Exportovať“Tam nájdete možnosť „Vytvoriť dokument PDF/XPS“. Jej výberom a kliknutím na „Vytvoriť PDF alebo XPS“ sa otvorí okno, v ktorom si môžete vybrať priečinok, do ktorého sa uloží výsledný súbor PDF.

Pred potvrdením môžete kliknúť na „Možnosti…“ upraviť určité parametre exportu, ako napríklad rozsah zahrnutých stránok, spätnú kompatibilitu alebo kvalitu výsledného súboru.

Keď to máte pripravené, stlačte "Publikovať" Word potom vygeneruje PDF súbor. Táto funkcia zaisťuje, že dokument bude vyzerať rovnako na akomkoľvek zariadení, čo je kľúčové, ak ho plánujete zdieľať. správy, životopisy, obchodné ponuky alebo oficiálne dokumenty.

Dnes máme k dispozícii veľmi širokú škálu metód Otvorte PDF súbor priamo vo Worde a upravte jeho text.Od vstavaného nástroja na konverziu v programe Microsoft Word, ktorý je veľmi užitočný pre súbory s vysokým obsahom textu, až po online a desktopové konvertory s OCR pre naskenované súbory PDF a editory PDF určené na retušovanie súboru bez zmeny formátu. Vedieť, ktorá možnosť najlepšie vyhovuje každej situácii – v závislosti od toho, či súbor PDF obsahuje prevažne text, zložitú grafiku, formuláre alebo multimediálne prvky – vám šetrí čas, chráni vaše informácie a umožňuje vám oveľa pohodlnejšie pracovať s digitálnymi dokumentmi.