Tips voor het foutloos afdrukken van Excel-spreadsheets

Het onder de knie krijgen van het afdrukken in Excel is niet alleen een kwestie van op een knop klikken en je vingers kruisen; als het werkblad vol staat met gegevens, verkeerd geplaatste marges, onjuiste oriëntatie of onjuiste schaal kan het resultaat verpesten. Als je kapotte tabellen, niet-passende pagina's of vreemde sprongen bent tegengekomen, lees dan hier hoe je ze stap voor stap kunt vermijden.

In deze uitgebreide, praktische gids hebben we de basisprincipes voor het afdrukken vanuit Excel (desktop en web) en Google Sheets verzameld. Je leert hoe je je spreadsheet instelt, afdrukgebieden definiëren, marges en afdrukstand aanpassen, schalen naar een pagina, alleen een selectie of een specifieke tabel afdrukken, meerdere werkbladen of werkmappen tegelijk afdrukken en zelfs wat er verandert in Excel voor het web. Bovendien geven we tips over kwaliteit, inktbesparing en hoe je een schone PDF genereert.

Basisinstellingen voor het afdrukken in Excel

Voordat u gaat printen, is het de moeite waard om even de tijd te nemen om de afdruk voor te bereiden. In Excel voor desktop is de snelste manier om toegang te krijgen tot de voorvertoning en opties: Bestand > Afdrukken (of Ctrl+P), waar de interface opent met de voorvertoning aan de rechterkant en de instellingen aan de linkerkant. Daar kunt u de printer kiezen, kopieën maken en bekijken hoe de pagina eruit zal zien.

Om het ontwerp nauwkeurig af te stemmen, gaat u naar Pagina-indeling of Afdrukeigenschappen: oriëntatie (staand/liggend), papierformaat en margesAfhankelijk van de inhoud werken 'Normale' of 'Smalle' marges goed. Als u de instellingen wilt verfijnen, gebruikt u Aangepaste marges om elke zijde op millimeters af te stemmen.

Oriëntatie is de sleutel: als je board breed is, landschap oriëntatie Dit voorkomt inkortingen; als het hoger is dan breed, is de verticale lijn beter leesbaar. Wijzig de optie via Pagina-indeling > Oriëntatie en controleer de voorvertoning om er zeker van te zijn dat er geen hangende kolommen zijn.

Als je alles op één werkblad wilt laten passen, controleer dan de schaal. In Excel kun je "Blad op één pagina passen”, “Alle kolommen op één pagina passen” of “Alle rijen op één pagina passen”Elke optie comprimeert anders. Pas de tekstgrootte aan, zodat deze er niet microscopisch uitziet.

Een goede gewoonte is om het exacte gebied te definiëren dat u wilt afdrukken als u niet het hele vel wilt afdrukken. Selecteer het bereik en ga naar Pagina-indeling > Afdrukgebied > Afdrukgebied instellenZo vermijdt u lastige marges of onnodige witruimte.

Meerdere vellen en boeken tegelijk afdrukken

Als u meerdere tabbladen uit hetzelfde bestand wilt extraheren, hoeft u dat niet één voor één te doen. In de Excel-werkmap: Selecteer alle bladen om af te drukken (Ctrl+klik op de tabbladen) en open Bestand > Afdrukken. Op deze manier worden de actieve vellen in één batch naar de printer gestuurd.

Wat als u meerdere boeken tegelijk moet printen? Het is mogelijk als je zet alle bestanden in dezelfde mapGa in Excel naar Bestand > Openen, houd Ctrl ingedrukt en selecteer elke werkmap die u wilt afdrukken. Kies vervolgens Afdrukken. Dit is een perfecte snelkoppeling voor maandelijkse rapporten of rapportreeksen.

Wanneer u meerdere vellen tegelijk afdrukt, controleer dan in het voorbeeld of er vellen zijn overgebleven. verschillende schaal of oriëntatieIn deze gevallen moet u de basisparameters (afdrukstand, papierformaat en schaal) uniform maken voordat u de batch naar de printer stuurt.

Als u alles liever in een bestand opslaat in plaats van rechtstreeks op papier, kunt u ervoor kiezen om een ​​uitvoerbestand te genereren. Kies in de afdrukwachtrij Printer > Afdrukken naar bestand, druk op Afdrukken en voer de bestandsnaam in wanneer daarom wordt gevraagd. Dit is handig voor interne controle of archiveringsprocessen.

Print het hele blad, slechts een deel ervan of een specifieke tabel

Als u niet de hele werkmap nodig hebt, kunt u met Excel precies bepalen wat er naar de printer gaat. In het afdrukvenster kunt u kiezen tussen Selectie, actieve werkbladen, volledige werkmap of tabelPas deze optie aan op basis van uw doel om papierverspilling te voorkomen.

Om alleen een bereik af te drukken, selecteert u eerst de cellen en kiest u in Bestand > Afdrukken de optie AfdrukselectieControleer de voorvertoning: Als de uitsnede niet naar wens is, sluit dan de voorvertoning, pas het bereik aan en herhaal. Dit is de meest overzichtelijke manier om alleen de belangrijke details vast te leggen.

Werkt u met Excel-tabellen (Invoegen > Tabel)? Als u een cel in de tabel selecteert, kunt u deze selecteren wanneer u afdrukt. “Geselecteerde tabel afdrukken” in Instellingen. Zo zie je alleen die tabel, netjes omkaderd en zonder externe elementen.

In Excel voor het web kunt u ook een selectie of het hele blad afdrukken Bestand > Afdrukken > AfdrukkenAls u cellen hebt gemarkeerd en later van gedachten verandert, wijzigt u de opties in 'Hele werkmap' voordat u op de knop Afdrukken klikt. U ziet dan direct in het voorbeeld hoe het eruit zal zien.

Wanneer uw tabel of bereik erg groot is, houd dan rekening met de beperkingen: in Excel voor het web is het aanbevolen om een ​​tabel af te drukken. als u minder dan 10.000 cellen hebtVoor grotere vermeldingen kunt u het beste het bestand openen in de desktop-app en het daar beheren.

Voorbeeld, afdrukgebieden en schalen naar een pagina

Preview is je beste vriend: open Bestand > Afdrukken of gebruik Ctrl+P om het document te bekijken zoals het door de printer wordt ontvangen. Terwijl u wijzigingen aanbrengt in de oriëntatie, marges of schaal, wordt de miniatuur bijgewerkt, zodat u niet in het donker hoeft te fotograferen.

Als u een afdrukbereik hebt ingesteld en dit later wilt wijzigen, selecteert u de cellen opnieuw en herhaalt u de procedure. Pagina-indeling > Afdrukgebied > Afdrukgebied instellenElke nieuwe selectie overschrijft de vorige en het voorbeeld bevestigt uw selectie.

Houd het volgende in gedachten als er verborgen rijen of kolommen zijn: in Excel voor het web, het occulte wordt niet gedruktAls u het wilt opnemen, maakt u die rijen/kolommen zichtbaar voordat u afdrukt. U merkt dit aan ontbrekende kopteksten of dubbele lijnen in de labels; selecteer de aangrenzende kopteksten, klik met de rechtermuisknop en kies Zichtbaar maken.

Als uw werkmap verborgen werkbladen heeft, worden deze pas in de uitvoer weergegeven nadat u ze zichtbaar maakt. Klik met de rechtermuisknop op een tabblad en als u de optie tonen, betekent dat er verborgen tabbladen zijn. Toon ze, selecteer de tabbladen die u nodig hebt en druk opnieuw af.

Om de inhoud op één vel te laten passen, zijn er verschillende tactieken: met 'Vel op één pagina passen' wordt alle inhoud verkleind;Alle kolommen op één pagina plaatsen"compacteert de breedte en verdeelt de rijen over meerdere verticale pagina's; "Alle rijen op één pagina passen" doet het tegenovergestelde. Als geen van de opties uw tekst leesbaar maakt, kunt u de schaal handmatig aanpassen met een percentage.

Nog een paar instellingen die het verschil maken: de juiste papierformaat (bijv. A4) en marges. Een smalle marge geeft u meer ruimte voor gegevens, maar zorg ervoor dat kop- of voetteksten niet te dicht bij de rand komen. Als u precisie nodig hebt, gebruikt u Aangepaste marges.

In de afdrukinstellingen kunt u ook kiezen om enkelzijdig of dubbelzijdig af te drukken. De afdrukmodus lange zijde bereidt het lezen voor als een boek (door de pagina's zijwaarts om te slaan), terwijl de korte rand Het is een kalendermodel (omgekeerd). Kies het model dat het beste bij het documenttype past.

Als u meerdere exemplaren van een document met meerdere pagina's afdrukt, stelt u de optie in op tussengevoegdMet sortering drukt de printer complete sets af: 1-2-3, 1-2-3. Zonder sortering drukt hij af: 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, wat het sorteren achteraf bemoeilijkt.

Een belangrijk detail in Excel voor het web: het is niet mogelijk paginanummers invoegen, bekijken of afdrukken vanuit de browser. Als u genummerde kop- of voetteksten nodig hebt, opent u het bestand in de desktop-app, voegt u de nummers toe in Pagina-indeling en drukt u vanaf daar af.

Excel voor het web en Google Sheets: verschillen en hoe u goed kunt afdrukken

In Excel voor het web wordt aanbevolen Gebruik de opdracht Afdrukken van Excel en niet die van de browser. Ga naar Bestand > Afdrukken > Afdrukken en kies tussen Huidige selectie of Heel boek. Wijzigingen in de selectie vereisen dat u de voorvertoning sluit, de selectie aanpast en opnieuw afdrukt.

Om er zeker van te zijn dat alles past, selecteert u de juiste schaal en bevestigt u dit met de voorbeeldminiatuur. Zelfs als de inhoud past, ziet u dat de tekstgrootte daalt te laagU kunt uw rapport over meerdere pagina's verdelen en bovenaan dezelfde koppen gebruiken om het leesbaarder te maken.

In Google Spreadsheets is het pad vergelijkbaar: Bestand > Afdrukken of het printerpictogram. Van daaruit kiest u het papierformaat, de afdrukstand, de marges en de schaal. Als u alleen een regio wilt, selecteert u “Geselecteerd gebied afdrukken”Als u alles op één pagina wilt weergeven, gebruikt u de optie 'Aan pagina aanpassen'.

Met Sheets kunt u selecteren welke sheets u wilt afdrukken, de opmaak en uitlijning aanpassen en de resultaten live bekijken. Net als in Excel, Bij zeer brede tafels loont het de moeite om over te stappen op een horizontale opstelling. en comprimeer de kolommen spaarzaam om leesbaarheid te behouden.

Om het proces met een professioneel resultaat af te ronden, moet u wennen aan het gebruik van de voorvertoning en het standaardiseren van uw instellingen: hetzelfde papierformaat, consistente marges en een schaal die niet ten koste gaat van de lettergrootte. Samenhang tussen bladeren Het leest een stuk prettiger als u een boek met meerdere tabbladen afdrukt.

Handige snelkoppelingen en opties: voorbeeld, snelle selectie en eigenschappen

Met de sneltoets Ctrl+P opent u direct de afdrukweergave met de miniatuur rechtsDit is de snelste manier om tekstonderbrekingen, kopteksten en tekstonderbrekingen te controleren zonder het werkblad te verlaten. Als iets niet past, ga dan een stap terug, corrigeer het en controleer het opnieuw.

In het paneel Printers kunt u het actieve apparaat wijzigen via het dropdownmenu 'Printer'. Als u meerdere printers beheert (bijvoorbeeld kleur en monochroom), de selector bespaart u heen en weerBovendien opent u met de knop Eigenschappen printerspecifieke driveropties (kwaliteit, lade, papiersoort).

Voor tabellen is het een goed idee om de volledige structuur te selecteren voordat u afdrukt. Klik op de eerste cel, houd Shift ingedrukt en selecteer de laatste om deze te bedekken. alle kolommen en rijen in de tabel zonder te ver te scrollen. Zo voorkom je dat je per ongeluk een kolom afsnijdt.

Wanneer het werkblad meerdere weergaven of filters heeft, let dan op wat er op het scherm wordt weergegeven. Excel drukt af wat zichtbaar is op basis van de selectie en het ingestelde gebied, dus als er gefilterde of verborgen kolommen, geef aan of u ze echt wilt weglaten uit het papier of ze liever wilt weergeven voordat u ze afdrukt.

Kwaliteit, besparingen en PDF: de ultieme trucs die het verschil maken

Als het document bedoeld is voor bezorging of archivering, overweeg dan om een ​​PDF te maken. In Excel op de desktop kunt u Bestand > Opslaan als of Exporteer naar PDF Nadat u de afdruktaak hebt geconfigureerd (afdrukstand, marges, schaal en gebied), ontvangt u een waarheidsgetrouw, eenvoudig te delen bestand dat niet kapotgaat bij het openen.

In Google Spreadsheets is het nog eenvoudiger: Bestand > Downloaden > PDF. Het instellingenpaneel lijkt erg op het afdrukpaneel, dus je kunt dezelfde instellingen hergebruiken om bij de eerste poging een schone PDF te krijgen.

Als u in plaats van papier een tussentijds afdrukbestand nodig hebt, selecteert u de optie Afdrukken naar bestand Klik in de printerlijst op Afdrukken en geef de printer een naam wanneer daarom wordt gevraagd. Zo behoudt u precies wat u naar de printer zou sturen.

Om de kwaliteit te verbeteren zonder de kosten te verhogen, stelt u de afdrukmodus in op 'Concept' wanneer u afdrukt. je wilt gewoon snelle tests en reserveer hoge kwaliteit voor de definitieve versie. Het kiezen van een papiersoort die geschikt is voor uw document (bijvoorbeeld standaardpapier voor tabellen en dikker papier voor presentaties) verbetert de leesbaarheid aanzienlijk.

Als u regelmatig afdrukt, overweeg dan om betrouwbare, compatibele verbruiksartikelen te gebruiken en kleur alleen te gebruiken wanneer dit een meerwaarde biedt. Voor puur numerieke rapporten, monochroom met goed contrast is meestal voldoende en zuiniger.

Er zijn online printservices waarmee u de PDF kunt uploaden, het papiertype (kleur of zwart-wit) en de afwerking kunt kiezen. Deze zijn handig wanneer je hebt geen printer bij de hand Of u nu middelgrote oplagen met een constante kwaliteit nodig hebt, in dat geval zorgt u ervoor dat het resultaat perfect is als u uw bestand goed voorbereidt (marges, schaal, afdrukstand).

Met al het bovenstaande hebt u de ingrediënten al in huis om zonder problemen te printen: bereid het vel voor, definieer het gebied, pas de marges en de oriëntatie aan, bepaal of u wilt schalen naar één pagina of wilt verspreiden over meerdere pagina's, gebruik de preview om te valideren en, wanneer het tijd is, converteren naar PDF of bestand om een ​​origineel te behouden Ideaal om te delen of af te drukken.

Het afdrukken van spreadsheets wordt een stuk minder lastig wanneer je de routine onder de knie krijgt: een voorbeeldweergave, duidelijke parameters en consistentie tussen de verschillende spreadsheets. Het aanpassen van selectie, schaal en marges, U krijgt een helder, leesbaar en professioneel resultaat zowel in Excel (desktop en web) als in Google Sheets, zonder verrassingen of “gebeten” pagina’s.

Gerelateerd artikel:

Afdrukken als PDF in Windows 11: complete gids met tips en oplossingen

Isaac

Gepassioneerd schrijver over de wereld van bytes en technologie in het algemeen. Ik deel mijn kennis graag door te schrijven, en dat is wat ik in deze blog ga doen: je de meest interessante dingen laten zien over gadgets, software, hardware, technologische trends en meer. Mijn doel is om u te helpen op een eenvoudige en onderhoudende manier door de digitale wereld te navigeren.