Penyingkiran dan kemas kini lesen pukal dalam Office 365

Urus lesen dalam Office 365 Ini boleh menjadi masalah besar apabila organisasi berkembang, jabatan baharu diwujudkan, atau model kerja berubah. Adalah perkara biasa bagi pengguna untuk mengumpul langganan yang tidak diperlukan dari semasa ke semasa, untuk pelan yang berbeza bertindih, atau untuk lesen kekal aktif bagi mereka yang sepatutnya tidak lagi mempunyai akses kepada perkhidmatan tertentu.

Dalam konteks itu, penyingkiran dan pengemaskinian lesen pengguna secara besar-besaran dalam Office 365 Ini menjadi tugas utama untuk menjimatkan kos, mengelakkan pertindihan dan memastikan setiap pekerja hanya mempunyai apa yang mereka benar-benar perlukan untuk peranan mereka. Di banyak syarikat, sebagai contoh, lesen E3 telah diberikan secara sembarangan, sedangkan pada hakikatnya sebahagian besar kakitangan lebih sesuai dengan pelan yang lebih asas seperti F3, yang direka untuk pekerja barisan hadapan.

Mengapakah penting untuk mengawal lesen dalam Office 365

Tetapkan lesen dengan betul Ia bukan sekadar soal organisasi dalaman; ia juga mempunyai kesan langsung terhadap bil bulanan Microsoft 365. Jika pelan digabungkan secara salah atau lesen yang tidak perlu dikekalkan, bajet IT akan melonjak naik tanpa memberikan sebarang nilai tambahan kepada syarikat.

Kes-kes tipikal adalah kes-kes di mana Pengguna mempunyai lesen E3 yang diberikan sebagai tambahan kepada lesen lain yang sebenarnya mereka perlukan.seperti F3 atau pelan khusus lain. Ini mengakibatkan pengguna mempunyai perkhidmatan berlebihan, aplikasi yang tidak akan mereka gunakan dan storan yang tidak mereka perlukan, sementara jabatan kewangan tertanya-tanya mengapa langganan meningkat bulan demi bulan.

Tambahan pula, dari perspektif tadbir urus, mengawal secara berpusat lesen yang terpakai kepada setiap jenis pengguna Ia membantu menyeragamkan persekitaran, mengaplikasikan dasar keselamatan yang konsisten dan memudahkan sokongan teknikal. Profil yang jelas untuk setiap peranan membolehkan onboarding dan offboarding pekerja yang lebih pantas.

Itulah sebabnya banyak organisasi mewujudkan bekas atau kumpulan dalam Azure Active Directory (AAD) supaya pelesenan adalah automatik. Bergantung pada jabatan, jawatan atau kumpulan yang ditugaskan, pengguna menerima kombinasi lesen tertentu. Ini sangat memudahkan proses onboarding pekerja baharu, tetapi ia juga menjadikannya lebih jelas apabila sesuatu telah berlaku pada masa lalu dan perlu diperbetulkan secara menyeluruh.

Apabila dikesan bahawa, sebagai contoh, Seluruh kumpulan telah menggunakan lesen E3 untuk beberapa waktu sekarang, sedangkan ia sepatutnya lesen F3.Tidak lagi mencukupi untuk mengalih keluar dan menambah lesen secara manual mengikut pengguna. Sudah tiba masanya untuk mempertimbangkan strategi penyingkiran dan peningkatan besar-besaran, memanfaatkan alatan dan automasi Microsoft 365 melalui PowerShell, peraturan tugasan berasaskan kumpulan atau alatan seperti Juruterbang pembantu untuk pengurusan.

Senario biasa: Lesen E3 dan F3 diberikan secara salah

Satu masalah yang berulang di banyak syarikat adalah seperti berikut: Buat seketika sekarang, lesen E3 telah diberikan "secara lalai" kepada hampir semua orang.tanpa sebarang analisis mendalam tentang perkhidmatan yang sebenarnya diperlukan oleh setiap pekerja. Bertahun-tahun kemudian, apabila mengkaji semula kos, didapati bahawa sebahagian besar kakitangan boleh bekerja dengan baik dengan lesen F3, yang direka untuk pengguna barisan hadapan atau pekerja yang hanya menggunakan perkhidmatan asas.

Secara selari, mereka telah diciptakan kumpulan atau bekas dalam Azure AD Untuk menambah baik peruntukan lesen secara automatik mengikut peranan atau jabatan. Contohnya, satu kumpulan untuk pejabat, satu lagi untuk kakitangan kedai, satu lagi untuk logistik, dsb. Setiap satu daripadanya mempunyai lesen khusus yang berkaitan dengannya (E3, F3, Business Premium, dsb.) untuk memudahkan pendaftaran pengguna.

Hasilnya ialah terdapat orang yang mempunyai tugasan dwi: lesen E3 lama dan lesen F3 baharu Ini digunakan secara automatik berdasarkan keahlian kumpulan. Ini mengakibatkan penggunaan lesen yang tidak perlu dan konfigurasi yang tidak bersih, sekali gus merumitkan sebarang audit atau perubahan berikutnya.

Soalan yang ramai orang tanya pada ketika ini adalah jelas: Bolehkah lesen E3 dikeluarkan secara besar-besaran daripada semua pengguna yang sepatutnya hanya mempunyai F3, dan sebaliknya jika sebaliknya telah berlaku? Jawapannya ya, tetapi beberapa strategi dan alat mesti dipertimbangkan untuk melakukannya dengan selamat dan tanpa meninggalkan sesiapa pun tanpa perkhidmatan kritikal.

Sebelum menyentuh apa-apa, adalah penting menganalisis secara terperinci kumpulan mana yang menetapkan lesen yang manaCara peruntukan legasi dikonfigurasikan dan kombinasi pelan yang berlaku. Audit pantas menggunakan portal pentadbir, Azure AD dan, jika perlu, pertanyaan PowerShell, membantu mengelakkan ralat dan mereka bentuk pelan pembersihan yang teratur.

Pilihan asli dalam portal pentadbir Microsoft 365

Titik permulaan bagi kebanyakan pentadbir ialah Pusat pentadbir Microsoft 365di mana lesen pengguna boleh disemak dan diubah suai dengan agak mudah. ​​Walaupun bukan alat yang paling berkuasa untuk perubahan yang benar-benar besar, ia membenarkan pendekatan pertama dan berguna untuk pelarasan kecil.

Daripada bahagian pengguna aktif, Anda boleh menapis mengikut jenis lesen dan pilih secara pukal pengguna yang mempunyai, contohnya, E3. Dari situ, portal ini membolehkan anda mengubah suai peruntukan dan membatalkan pilihan pelan atau perkhidmatan tertentu. Walau bagaimanapun, pendekatan ini mempunyai batasan yang jelas apabila anda ingin melakukan pembersihan menyeluruh atau apabila menggabungkan lesen yang diberikan secara berkumpulan dengan lesen yang diberikan secara langsung.

Aspek lain yang perlu diingat ialah Lesen yang dipohon melalui kumpulan dalam Azure AD diutamakan dalam cara ia diuruskan.Jika pengguna diberikan lesen kerana tergolong dalam sesebuah kumpulan, bahagian tertentu lesen tersebut tidak boleh dialih keluar secara manual dalam portal Microsoft 365 tanpa mengubah suai keahlian kumpulan mereka atau tetapan kumpulan tersebut.

Bagi organisasi yang mempunyai ramai pengguna, portal web ini kurang memuaskan. Pengurusan jisim sebenar memerlukan pergantungan pada PowerShell dan keupayaan peruntukan berasaskan kumpulanWalaupun begitu, portal ini berguna untuk mengesahkan hasil perubahan dengan cepat, menyemak status pengguna tertentu atau bertindak terhadap kumpulan kecil orang yang mempunyai keperluan yang sangat spesifik.

Pendek kata, walaupun Pusat pentadbiran Microsoft 365 ialah titik kawalan yang baik.Ini biasanya tidak mencukupi untuk menangani penyingkiran dan penaiktarafan lesen berskala besar, terutamanya apabila perlu membezakan antara pelbagai sumber peruntukan dan menggabungkan pelbagai jenis pelan seperti E3 dan F3.

Peruntukan dan penyingkiran lesen berasaskan kumpulan Azure AD

Azure Active Directory (hari ini Microsoft Enter ID) Ia telah lama merangkumi pilihan pemberian lesen berasaskan kumpulan. Fungsi ini membolehkan pengguna diberikan satu atau lebih lesen secara automatik apabila ditambah ke dalam kumpulan, dan kehilangan lesen tersebut apabila dialih keluar daripada kumpulan. Ia merupakan cara yang sangat berkesan untuk menyeragamkan konfigurasi mengikut peranan.

Jika mereka telah diciptakan dua bekas atau kumpulan dalam Azure AD untuk menetapkan lesen secara automatik (contohnya, satu untuk pengguna E3 dan satu lagi untuk pengguna F3), kuncinya adalah untuk menyemak pengguna mana yang tergolong dalam setiap kumpulan dan bagaimana keahlian tersebut bertindih dengan lesen yang diberikan secara manual pada masa lalu.

Strategi yang disyorkan biasanya melibatkan memutuskan model objektif yang jelasPeta ini menentukan pelan pelesenan yang sepadan dengan setiap jenis kerja, kumpulan yang akan mewakili kerja tersebut dan pengguna yang sepatutnya berada dalam setiap kumpulan. Setelah peta ini ditakrifkan, langkah seterusnya adalah untuk melaraskan keahlian kumpulan dan membiarkan Azure AD digunakan dan dialih keluar lesen secara automatik.

Untuk menyelesaikan masalah yang lesen pendua antara E3 dan F3Prosedur standard adalah untuk mengenal pasti pengguna yang sepatutnya mempunyai lesen F3, memastikan mereka berada dalam kumpulan yang betul dan mengalih keluar sebarang lesen E3 yang berlebihan. Sebaliknya, jika terdapat kakitangan yang perlu dinaik taraf daripada F3 kepada E3, mereka akan dipindahkan ke kumpulan yang sesuai dan tugasan lama mereka akan dialih keluar.

Satu kelebihan utama pendekatan ini ialah Peraturannya tetap sama dari semasa ke semasa.Ini bukanlah perubahan sekali sahaja, tetapi cara kekal untuk memastikan sebarang pengambilan pekerja baharu, penamatan atau perubahan pekerjaan dicerminkan secara automatik dalam jenis lesen yang diberikan, sekali gus mencegah pengumpulan lesen yang salah secara progresif yang sering kita lihat selepas beberapa tahun menggunakan platform ini.

Menggunakan PowerShell untuk penyingkiran dan kemas kini pukal

Apabila jumlah pengguna adalah besar Atau, jika senarionya rumit, PowerShell menjadi alat yang sangat diperlukan untuk mengurus lesen Office 365 secara besar-besaran. Melalui modul Microsoft 365, Azure AD atau MSOnline, adalah mungkin untuk membuat pertanyaan, menugaskan dan membatalkan lesen untuk ratusan atau ribuan pengguna hanya dengan beberapa arahan yang direka bentuk dengan baik.

Pendekatan tipikal terdiri daripada Sambung ke persekitaran Microsoft 365 melalui PowerShellEkstrak senarai pengguna dan lesen semasa mereka dan, berdasarkan maklumat tersebut, bina peraturan yang mengesan pendua. Contohnya, anda boleh menjana laporan dengan semua pengguna yang mempunyai lesen E3 dan, pada masa yang sama, tergolong dalam kumpulan yang memberikan mereka lesen F3.

Berdasarkan laporan tersebut, satu skrip direka bentuk untuk Keluarkan lesen E3 daripada semua pengguna yang sepatutnya tidak memilikinya.memastikan mereka mengekalkan lesen F3 mereka dan oleh itu tidak kehilangan akses kepada perkhidmatan yang benar-benar mereka perlukan. Begitu juga, sebaliknya boleh dilakukan: mengenal pasti pengguna yang fungsinya tidak mencukupi dan siapa yang harus menaik taraf daripada F3 kepada E3, memberikan lesen baharu dan membatalkan lesen lama.

PowerShell juga membenarkan mendokumentasikan dan mengaudit keseluruhan operasiAnda boleh mengeksport data ke CSV sebelum dan selepas perubahan, yang membolehkan anda membandingkan berapa banyak lesen yang telah dikeluarkan, berapa ramai pengguna yang telah menukar rancangan dan anggaran impak ekonomi pembersihan tersebut. Kebolehkesanan ini penting untuk mewajarkan kerja kepada pihak pengurusan dan untuk mengembalikan perubahan jika perlu.

Walau bagaimanapun, apabila menggunakan skrip yang mengubah suai lesen secara beramai-ramai, adalah penting Sentiasa uji dahulu dengan sebilangan kecil penggunaSebuah kumpulan rintis kecil membolehkan kami mengesahkan bahawa logik skrip adalah betul, bahawa tiada siapa yang ditinggalkan tanpa perkhidmatan kritikal dan perubahan tersebut tercermin seperti yang dijangkakan dalam portal pentadbiran dan dalam pengalaman pengguna.

Amalan terbaik sebelum membuat perubahan lesen besar-besaran

Sebelum tergesa-gesa bermain-main dengan lesen seperti orang gilaAdalah dinasihatkan untuk mengikuti beberapa cadangan bagi meminimumkan risiko dan mengelakkan kejutan yang tidak menyenangkan. Walaupun godaan untuk melepaskan lesen dan mengurangkan kos mungkin kuat, pembersihan yang dilaksanakan dengan buruk boleh menyebabkan orang ramai tidak dapat mengakses e-mel, Teams atau alatan penting lain di tengah-tengah hari bekerja.

Perkara pertama ialah menjalankan inventori lengkap lesen semasaApakah jenis pelan yang sedang digunakan (E3, F3, Perniagaan, dll.), berapa banyak lesen bagi setiap pelan yang telah dibeli, dan berapa banyak yang sebenarnya sedang digunakan? Gambaran keseluruhan awal ini adalah penting untuk memahami masalah, menilai potensi penjimatan dan menentukan matlamat utama.

Selepas itu, adalah dinasihatkan kelaskan pengguna mengikut profil penggunaanKakitangan pentadbiran, kakitangan kedai, juruteknik, pengurus, dan sebagainya. Setiap kumpulan ini biasanya mempunyai keperluan yang berbeza, dan ini tercermin dalam pelan pelesenan yang paling sesuai dengan mereka. Klasifikasi ini akan membentuk asas peruntukan berasaskan kumpulan Azure AD.

Ia juga penting memaklumkan perubahan kepada jabatan yang terlibatWalaupun idealnya pengguna tidak sepatutnya perasan apa-apa (kerana mereka hanya menukar lesen sambil mengekalkan perkhidmatan penting), sentiasa ada kemungkinan kehilangan akses kepada aplikasi kecil yang sedang digunakan seseorang. Memastikan kakitangan yang berkaitan dimaklumkan membantu menguruskan sebarang masalah.

Akhir sekali, adalah dinasihatkan untuk membuat persediaan pelan pembalikan: salinan penyenaraian lesen terdahulu, skrip peruntukan yang membenarkan lesen tertentu dikembalikan kepada sekumpulan pengguna jika berlaku masalah dan tempoh masa yang munasabah untuk menjalankan ujian awal semasa waktu luar puncak bagi organisasi.

Dengan mengaplikasikan amalan terbaik ini, penyingkiran pukal dan pengemaskinian lesen dalam Office 365 Ia tidak lagi menjadi operasi yang berisiko dan menjadi projek terkawal, dengan matlamat yang jelas dan pulangan pelaburan yang mudah diukur.

Elakkan pertindihan dan optimumkan kos dengan E3 dan F3

Salah satu objektif utama semakan lesen Ia adalah tentang memastikan semua orang mempunyai pelan yang betul, tanpa membayar lebih. Khususnya, dengan E3 dan F3, selalunya terdapat potensi penjimatan yang ketara, kerana E3 adalah pelan yang jauh lebih komprehensif dan mahal, manakala F3 lebih ditujukan kepada pekerja yang tidak memerlukan semua ciri canggih tersebut.

Untuk mengoptimumkan, ia selalunya berguna tentukan kriteria yang jelas untuk menentukan siapa yang patut mempunyai E3 dan siapa yang patut mempunyai F3Contohnya, E3 adalah untuk kakitangan yang menggunakan aplikasi desktop secara intensif, memerlukan storan yang diperluas atau memerlukan ciri keselamatan dan pematuhan lanjutan; dan F3 adalah untuk pekerja barisan hadapan, kakitangan mudah alih yang hanya mengakses e-mel, Teams dan beberapa aplikasi asas.

Berdasarkan kriteria ini, keadaan semasa dikaji semula dan memindahkan lesen secara beramai-ramaiIni melibatkan penggantian E3 dengan F3 untuk pengguna yang tidak memerlukan pelan penuh. Dalam banyak kes, pelarasan mudah ini, apabila dilakukan dengan teliti, membebaskan sebilangan besar lesen E3 yang boleh ditugaskan semula kepada profil yang lebih kritikal atau, lebih baik lagi, mengurangkan bilangan lesen yang dibeli.

Kuncinya adalah dalam jangan biarkan lesen lama "tergantung"Jika pengguna kini dikawal oleh kumpulan Azure AD yang memberikan mereka F3, adalah tidak masuk akal bagi mereka untuk mengekalkan tugasan E3 secara langsung. Menghapuskan ketidakkonsistenan ini adalah apa yang benar-benar memberikan hasil pengoptimuman kos.

Dengan gabungan Analisis awal, penggunaan kumpulan yang bijak dan automasi dengan PowerShellAdalah sangat mungkin untuk menjadikan persekitaran pelesenan Office 365 lebih bersih, lebih konsisten dan lebih menjimatkan, tanpa menjejaskan produktiviti atau keselamatan pengguna.

Dengan mengikuti pendekatan berstruktur ini, organisasi boleh menjadikan kekusutan pelesenan legasi menjadi kenyataan dalam sistem yang teratur di mana setiap pengguna mempunyai apa yang mereka perlukan. Ini diterjemahkan kepada insiden yang lebih sedikit, pentadbiran yang lebih mudah dan penjimatan yang konsisten pada bil Microsoft 365 yang, dari semasa ke semasa, menjadi sukar untuk diabaikan.

artikel berkaitan:

Di mana untuk mencari lesen Microsoft Office dan Windows yang murah dan sah

Ishak

Penulis yang bersemangat tentang dunia bait dan teknologi secara umum. Saya suka berkongsi pengetahuan saya melalui penulisan, dan itulah yang akan saya lakukan dalam blog ini, menunjukkan kepada anda semua perkara yang paling menarik tentang alat, perisian, perkakasan, trend teknologi dan banyak lagi. Matlamat saya adalah untuk membantu anda mengemudi dunia digital dengan cara yang mudah dan menghiburkan.