Kā izveidot atgādinājumus, izmantojot Copilot operētājsistēmā Windows, un maksimāli izmantot tos

Si usas Windows a diario y empiezas a trastear con Copilot, tarde o temprano te vas a preguntar cómo puede ayudarte a no olvidar tareas, reuniones ni correos importantes. La buena noticia es que Microsoft está empujando fuerte para que Copilot pase de ser “un chatbot simpático” a un auténtico asistente personal que te avisa cuando toca, tanto en el PC como en el móvil.

A lo largo de este artículo vas a ver, con todo lujo de detalles, cómo aprovechar Copilot para crear recordatorios en Windows, recibir avisos en el móvil, gestionar compromisos que salen en tus correos, preparar agendas de reuniones en Outlook y entender qué hace Copilot con toda esa información que “recuerda” sobre ti y tus conversaciones.

Qué puede hacer Copilot con los recordatorios en Windows y Outlook

Copilot se está convirtiendo en un centro neurálgico donde se cruzan tu correo, tu calendario, tus tareas y tus avisos al móvil, de forma que los recordatorios no se queden aislados en una sola aplicación, sino que se sincronicen entre Windows, la web y tu smartphone.

En el ecosistema de Microsoft 365, Copilot puede ayudarte a:

• Detectar promesas y encargos en tus correos de Outlook y transformarlos en recordatorios accionables sin que tengas que escribir nada.
• Crear tareas en Microsoft To Do con fecha y hora para que recibas una alerta cuando se acerque el plazo.
• Redactar correos de seguimiento de forma guiada, con asunto y cuerpo bien pulidos, basados en el contexto de la conversación previa.
• Proponer líneas de asunto más efectivas para tus mensajes importantes, mejorando la tasa de apertura.
• Priorizar la bandeja de entrada según urgencia y relevancia, combinando IA con la Bandeja de entrada Prioritarios.
• Programar recordatorios con notificación al móvil gracias a la nueva función Reminders en la app de Copilot para Android, iOS y Windows 11.

La clave es que muchos de estos recordatorios no son simples notas sueltas: Copilot los integra con tu buzón, tu calendario y tus apps de productividad, de modo que la información relevante aparece justo cuando la necesitas.

Cómo crear recordatorios con Copilot que lleguen al móvil

Una de las novedades más interesantes es Reminders, una función que permite que Copilot te envíe notificaciones de recordatorio directamente al teléfono, incluso aunque hayas creado el aviso desde Windows 11 o desde la web.

Microsoft está desplegando Reminders de forma gradual, tanto en Android como en iOS, con soporte limitado en la versión web. La idea es muy sencilla: le pides a Copilot que te recuerde algo y el asistente genera un recordatorio que se dispara a una hora concreta o tras un intervalo de tiempo.

Por ejemplo, puedes escribir algo como:

• “Recuérdame llamar al cliente a las 19:00”.
• “Recuérdame revisar el informe en 20 minutos”.

Copilot usa la hora y fecha locales del dispositivo desde el que se crea el recordatorio para programar el aviso. Lo habitual es que la notificación llegue prácticamente en el momento exacto, incluso con intervalos de pocos minutos.

Eso sí, aquí no hay magia si no das permisos: para que te lleguen estos avisos al teléfono necesitas tener instalada la app de Copilot en el móvil y haber concedido permisos de notificaciones en Android o iOS. Si desactivas las notificaciones del sistema, no verás los avisos aunque crees el recordatorio desde Windows o la web.

Crear recordatorios desde Copilot en la web y en Windows 11

En la versión web, Copilot empieza a comportarse como un producto maduro en lo que respecta a los recordatorios, ya que dispone de un pequeño centro de gestión donde puedes ver, crear y revisar tus avisos sin depender solo de comandos de chat.

El flujo típico en la web es:

1. Accede a Copilot en tu navegador e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.
2. Abre el menú de tu perfil (normalmente en la esquina superior derecha).
3. Atlasiet opciju “Atgādinājumi” (Recordatorios).
4. Noklikšķiniet uz “Create a reminder” para iniciar la creación de un nuevo aviso.
5. Especifica el mensaje del recordatorio (qué quieres que te recuerde) y cuándo quieres recibir la notificación.

Desde ahí puedes consultar qué recordatorios tienes activos, modificarlos o eliminarlos. Lo bueno es que estos avisos se sincronizan con la app de Copilot si usas la misma cuenta, por lo que los recibirás en tu móvil siempre que tengas las notificaciones activadas.

En Windows 11 el enfoque es todavía más natural. No tienes que navegar por menús si no quieres: basta con que le hables al asistente y le pidas lo que necesitas. Por ejemplo, puedes abrir Copilot en Windows 11 y escribir o dictar algo como:

“Recuérdame cancelar la suscripción esta tarde” o “Recuérdame pagar el alquiler el día 3 a las 10”.

Copilot interpretará el mensaje, detectará la fecha y la hora y creará el recordatorio correspondiente. Cuando llegue el momento, tendrás la notificación en tu móvil y, según el despliegue, también en los dispositivos donde Copilot esté activo con tu cuenta.

Recordatorios recurrentes y contenido dinámico

Además de los avisos de una sola vez, Copilot admite atkārtoti atgādinājumi. Esto es especialmente útil para tareas que se repiten a menudo: llamadas semanales, revisiones mensuales, reportes periódicos, etc.

Por ejemplo, puedes configurar recordatorios:

• Cada lunes para revisar las métricas de la semana anterior.
• El primer día de cada mes para cerrar la facturación.
• Todas las tardes a una hora concreta para hacer una copia de seguridad rápida.

La parte más curiosa es lo que Microsoft denomina dinamisks saturs. No se trata solo de que el recordatorio salte cada día o cada semana, sino de que el mensaje del propio recordatorio pueda cambiar en cada ejecución.

El ejemplo que se está utilizando como guiño es algo sencillo pero ilustrativo: pedir a Copilot que te enseñe una palabra nueva en portugués cada día. En ese caso, el recordatorio no sería siempre el mismo texto, sino que el contenido podría variar para que no estés leyendo idéntico mensaje cada mañana.

Esto abre la puerta a recordatorios que no solo avisen, sino que también incorporen información o tareas en constante renovación, lo que los hace más útiles para rutinas de aprendizaje continuo o revisiones periódicas con datos actualizados.

Límites de recordatorios según tu tipo de cuenta

Como ocurre ya con otras plataformas de IA, Microsoft introduce algunos límites en función del tipo de cuenta que utilices para Copilot, especialmente ahora que los recordatorios empiezan a mezclarse con otras capacidades avanzadas no asistenta.

En el caso de Reminders, los límites actuales anunciados son:

• Usuarios con cuenta gratuita: pueden crear hasta 5 recordatorios activos.
• Microsoft 365 abonenti: disponen de hasta 20 recordatorios.

El tope puede parecer algo ajustado si quieres usar Copilot como gestor total de tareas, pero es suficiente para cubrir las alertas importantes y los hábitos recurrentes más críticos: pagos, llamadas, proyectos en curso o tratamientos médicos, por ejemplo.

En cualquier caso, estos límites pueden cambiar con el tiempo a medida que Microsoft ajuste el modelo de negocio de Copilot, del mismo modo que ha ocurrido con otras IAs que han ido ampliando o modulando el número de acciones disponibles en sus planes gratuitos y de pago.

Recordatorios y seguimiento automático desde Outlook con Copilot

Si tu flujo de trabajo pasa por el correo electrónico (y el de casi todo el mundo lo hace), Copilot en Outlook añade una capa de inteligencia que va mucho más allá de un simple aviso: escanea las conversaciones en busca de compromisos, peticiones y tareas encubiertas y te ofrece convertirlas en recordatorios accionables.

Cuando en un hilo de correo aparece texto del estilo “te paso el informe el viernes” o “¿puedes revisarlo?”, Copilot clasifica automáticamente esa información en tres categorías:

• Saistība (compromiso): promesas de hacer algo.
• Pieprasīt (petición): cuando alguien te pide que hagas una acción concreta.
• Follow-up (seguimiento): necesidades de retomar un tema más adelante.

Al detectar uno de estos casos, Outlook con Copilot muestra un banner contextual sobre el correo con varias opciones rápidas, normalmente centradas en marcar la tarea como completada (Done) o en crear un recordatorio (“Remind me”).

Si eliges la opción de recordatorio, Copilot genera una tarea en Microsoft To Do con la fecha sugerida (por ejemplo, el viernes en el que se supone que alguien te mandará un informe) y configura una alerta asociada. Todo esto sin salir de la vista de lectura de Outlook, lo que ahorra muchos clics y olvidos.

El flujo completo de seguimiento que propone Microsoft con esta integración es:

1. Detección automática de un compromiso en el hilo de correo.
2. Creación de la tarea y el recordatorio en To Do con la fecha adecuada.
3. Redacción asistida del correo de seguimiento con Copilot, incorporando los datos relevantes del contexto.
4. Opcionalmente, programación de un segundo aviso si el destinatario no responde en un número de días determinado.

De esta forma, el sistema te ayuda a cerrar tareas al primer intento, disminuyendo los olvidos y manteniendo informados a tus clientes o compañeros sin que tengas que estar haciendo malabares con tu memoria.

Redacción guiada de correos de seguimiento con Copilot

Una vez que Copilot ha detectado un compromiso o una tarea pendiente en un correo, puedes ir un paso más allá y usar la opción “Draft follow-up with Copilot”, disponible desde la misma tarjeta de seguimiento en Outlook.

Al pulsarla, Copilot genera automáticamente un borrador de correo de seguimiento kas ietver:

• Una línea de asunto coherente con el contexto.
• Un cuerpo de mensaje persuasivo y estructurado.
• Y, si procede, el documento u otra información que había quedado pendiente.

En el caso de recordatorios relacionados con pagos, Copilot puede enriquecer aún más el correo, añadiendo detalles como el importe pendiente, la fecha de vencimiento y el enlace de pago, gracias a su integración con Copilot for Finance y los datos del ERP de la organización.

La ventaja es doble: por un lado evitas tener que copiar y pegar datos manualmente desde tu sistema financiero o desde otros documentos; por otro, reduces el tiempo empleado en redactar correos de seguimiento, que muchas veces se parecen bastante entre sí pero requieren cierto cuidado en el tono.

Siempre puedes revisar el borrador, retocar frases o cambiar el enfoque antes de enviarlo. Copilot no te obliga a aceptar su propuesta, simplemente te ofrece una base sólida para que tú decidas el mensaje final.

Sugerencias de líneas de asunto y priorización inteligente de la bandeja

Antes de mandar un correo importante, puedes activar la función “Improve subject line” en Outlook con Copilot. El asistente analizará el contenido del mensaje y propondrá títulos alternativos que maximicen la tasa de apertura, siguiendo buenas prácticas de marketing y comunicación.

En vez de un asunto genérico como “Seguimiento informe”, podrías ver sugerencias del estilo:

• “Seguimiento rápido: informe Q2 pendiente”.
• “Recordatorio de revisión: propuesta comercial lista”.

Este pequeño detalle puede marcar la diferencia a la hora de lograr que un cliente o un compañero abra el correo a tiempo, especialmente cuando su bandeja está saturada de mensajes menos relevantes.

Además, Copilot incluye una función para priorizar la bandeja de entrada (“Prioritize my inbox”), muy útil en cuentas con muchísimo tráfico. Al activarla, la IA analiza la urgencia y relevancia de los correos y eleva los mensajes críticos a la parte superior de la bandeja, trabajando codo con codo con la lógica de la Bandeja de entrada Prioritarios.

Gracias a este sistema, los mensajes que realmente importan no se pierden entre notificaciones menores, promociones o correos masivos. Esto, combinado con los recordatorios y tareas en To Do, crea un entorno en el que es mucho más difícil que se te escape algo importante.

Trucos rápidos para crear recordatorios desde el propio correo

Más allá de los banners y las tarjetas de seguimiento, Microsoft ha introducido atajos de texto para que puedas convertir comandos escritos directamente en el cuerpo del mensaje en recordatorios automáticos.

Un ejemplo especialmente útil es escribir en el propio correo algo como:

“/atgādiniet man nākamnedēļ, ja viņi neatbildēs”.

Cuando usas esa sintaxis, Copilot interpreta el comando y crea una tarea en Microsoft To Do, programando una alerta para dentro de siete días. No tendrás que volver a abrir el hilo ni estar pendiente: la IA te avisará justo cuando toque revisar si hubo respuesta vai ne.

Este tipo de atajos convierte a Copilot en una especie de “capa invisible” sobre tu correo: tú sigues escribiendo como siempre, añades una pequeña instrucción y, en segundo plano, se levantan recordatorios y tareas asociados a tus propias palabras.

Cómo usar Copilot para generar reuniones y agendas rápidamente

Los recordatorios no son solo avisos sueltos; muchas veces desembocan en una reunión que hay que organizar. Aquí Copilot también mete mano, sobre todo en el nuevo Outlook, donde dispone de una opción específica para programar reuniones desde un hilo de correo ya existente.

Para aprovecharlo, puedes seguir un flujo como este:

1. Abre la conversación de correo electrónico relevante en el nuevo Outlook.
2. Rīkjoslā atlasiet opciju “Programar con Copilot”.
3. Copilot analizará el contenido del hilo y sugerirá un sanāksmes nosaukums un agenda estructurada, además de adjuntar el propio hilo de correo a la cita para que todos tengan el contexto.
4. Noklikšķiniet uz "Ievietot" para aceptar el contenido propuesto (si quieres, podrás editarlo después).
5. Revisa la invitación generada, ajusta hora, participantes o detalles de la agenda y, cuando esté lista, selecciona "Sūtīt".

Con este flujo, Copilot te ahorra el trabajo más mecánico de pasar ideas del correo al calendario, redactar la agenda y copiar información relevante. De nuevo, se trata de transformar conversaciones en acciones concretas ar dažiem klikšķiem.

Es importante tener en cuenta que, si el hilo de correo no contiene demasiada información sobre los pasos siguientes o las acciones futuras, Copilot puede no generar ninguna agenda para la reunión. Del mismo modo, no utilizará ni incluirá contenido que se haya clasificado como confidencial o potencialmente dañino u ofensivo.

En esos casos, el borrador de reunión mantendrá el título original del correo, pero no añadirá contenido generado por la IA, dejándote a ti toda la libertad para definir la estructura y el orden del día de la reunión.

Configuración de recordatorios y seguimientos de correo para citas

Otra pieza relacionada con los recordatorios son los avisos de correo electrónico ligados a citas y reservas, muy útiles cuando trabajas con clientes, pacientes o usuarios que reservan una hora contigo.

En los formularios de tipo de reunión (por ejemplo, en herramientas integradas con el ecosistema Microsoft 365), puedes configurar recordatorios por correo siguiendo un flujo parecido al siguiente:

1. Accede al formulario del tipo de reunión que quieras configurar.
2. Pārejiet uz sadaļu Papildu iestatījumi.
3. Dentro de ella, localiza el apartado de Recordatorios de correo electrónico.
4. Izvēlieties “Agregar un recordatorio de correo electrónico” para abrir el formulario específico de configuración.
5. Elige el periodo de tiempo en el que quieres que se envíe el recordatorio: desde 15 minutos antes, hasta varias horas o incluso hasta dos semanas previas a la reunión.
6. Redacta un mensaje personalizado para el cuerpo del correo, añade enlaces si quieres e incluye el formato que te resulte más cómodo.
7. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet "Saglabāt izmaiņas" para que el recordatorio quede asociado a ese tipo de cita.

Una vez configurado, cualquier cliente que reserve una cita de ese tipo recibirá automáticamente el recordatorio de correo electrónico en el momento indicado, bez nepieciešamības darīt neko citu.

Además, es posible configurar también seguimientos automáticos una vez finalizada la cita. Estos seguimientos se usan, por ejemplo, para pedir comentarios, sugerir la próxima reserva o simplemente agradecer la asistencia, manteniendo viva la relación con el cliente sin esfuerzo manual.

Memoria y personalización de Copilot: qué recuerda y cómo se gestiona

Para que todo este sistema de recordatorios, tareas y seguimientos funcione de forma fluida, Copilot hace uso de una iekšējā atmiņa y de mecanismos de personalización que le permiten adaptar sus respuestas y sugerencias a tu contexto.

La “memoria de Copilot” no requiere licencias adicionales específicas: está disponible tanto para usuarios de Copilot Chat con licencia de Microsoft 365 Copilot como para quienes lo usan sin esa licencia. Lo que sí puede variar es el conjunto de capacidades adicionales que tengas alrededor (como Copilot for Finance u otras integraciones empresariales).

El control general que gobierna esta memoria se denomina personalización mejorada. De forma predeterminada suele venir activado, pero los administradores de inquilinos (tenants) pueden gestionarlo a nivel organizativo a través de las opciones de Microsoft 365 y, si lo desean, mediante scripts apoyados en Microsoft Graph y el tipo de recurso enhancedPersonalizationSetting.

Cuando la personalización mejorada está desactivada para un usuario, éste verá los controles de instrucciones personalizadas, recuerdos guardados e historial de chat en Iestatījumi> Personalizēšana como deshabilitados y no podrá activarlos manualmente.

La memoria de Copilot se compone, de forma simplificada, de tres grandes bloques:

• Pielāgotas instrukcijas: indicaciones que das a Copilot sobre cómo quieres que responda, qué información tener en cuenta, etc.
• Recuerdos guardados: datos que Copilot almacena explícitamente (por ejemplo, preferencias, proyectos en curso) y que se pueden revisar y eliminar desde la configuración.
• Detalles inferidos del historial de chat: información que Copilot deduce de tus conversaciones para mejorar la experiencia, pero que puede ir actualizándose o descartándose con el tiempo.

Todos estos recuerdos se almacenan en el buzón de Exchange del usuario, concretamente en una carpeta oculta. Por tanto, se aplican las mismas directivas de seguridad y cumplimiento que para el resto de datos de buzón (como el cifrado en reposo o la caja de seguridad del cliente).

Retención, privacidad y gestión administrativa de la memoria

La conservación de estos datos de memoria varía según el tipo de información y según los controles de personalización que estén activados o no, tanto a nivel de administrador como de usuario final.

Gadījumā, ja personalizētas instrukcijas, si la personalización mejorada está desactivada (bien por el administrador, bien por el propio usuario), Copilot dejará de aplicar esas instrucciones, pero no las eliminará por sí mismo. Es decir, se quedan guardadas sin uso hasta que se reactive la personalización o se eliminen manualmente.

Attiecībā recuerdos guardados, se conservan hasta que el usuario los borra explícitamente desde Iestatījumi> Personalizēšana. El hecho de eliminar un chat no implica que se eliminen automáticamente los recuerdos derivados de esa conversación; hay que gestionarlos desde el panel de memoria. Si la personalización mejorada está desactivada, Copilot no aplicará estos recuerdos al chat, pero tampoco los suprime.

Attiecībā uz detalles inferidos del historial de chat, su naturaleza es dinámica: Copilot puede actualizar, sustituir o descartar detalles antiguos a medida que aprende qué es más útil conservar. Además, si un usuario borra todos los chats en los que se mencionaba una información concreta, los rastros de esa pieza se eliminarán de los detalles de historial en un plazo aproximado de siete días.

Cuando la personalización mejorada o el control de historial de chat están deshabilitados, todos los detalles de historial se eliminan después de 30 días, lo que reduce la huella de datos que puede usar Copilot para personalizar respuestas.

Un punto importante es que las directivas y etiquetas de retención configuradas en Microsoft Purview para otros tipos de datos no se aplican directamente a la memoria de Copilot. Por ejemplo, si una organización fija una directiva de “eliminar después de tres meses” para las interacciones de Copilot Chat, eso no implica que las memorias de los usuarios se borren pasado ese tiempo. Actualmente no existen controles específicos para aplicar reglas de retención solo a la memoria.

Por su parte, los administradores pueden responder a solicitudes de interesados relacionadas con la memoria usando herramientas como eDiscovery y el Explorador de Microsoft Graph para buscar, exportar y eliminar datos de memoria de usuarios. En este contexto:

• Los recuerdos guardados y los recuerdos inferidos del historial de chat pueden detectarse mediante eDiscovery.
• Las instrucciones personalizadas no son accesibles a través de estas herramientas, aunque el propio usuario puede exportarlas manualmente desde Configuración > Personalización.

Para localizar datos de memoria en eDiscovery, hay que buscar elementos de la clase <IPM.Contact> en el buzón del usuario. A partir de ahí, el administrador puede también combinarlos con el Explorador de Microsoft Graph para proceder a su eliminación si es necesario.

Por último, conviene saber que las acciones de memoria y personalización no generan, de momento, registros de auditoría específicos en Purview, y que los administradores no pueden limitar qué tipos de información se agregan a la memoria de Copilot (aunque sí pueden activar o desactivar los grandes bloques de personalización). Los chats temporales, eso sí, son detectables en Purview igual que los chats normales.

A efectos prácticos, todo este entramado de memoria y controles se traduce en que Copilot puede usar tus preferencias e historial para ofrecer recordatorios y sugerencias más inteligentes, sin dejar de respetar las políticas de seguridad y privacidad establecidas por tu organización.

Con todas estas piezas combinadas —recordatorios en Windows y móvil, seguimiento automático de correos, agendas de reuniones generadas al vuelo, avisos por correo para citas y una memoria controlada desde Exchange y Purview— Copilot se convierte poco a poco en un asistente capaz de mantener tus compromisos, tareas y comunicaciones bajo control, reduciendo olvidos y trabajo repetitivo tanto en tu día a día personal como en entornos profesionales más exigentes.