Sinchronizuokite užrašus tarp „Google Keep“ ir „OneNote“

Jei naudojate "Google" „OneNote“ – greitoms idėjoms užfiksuoti, o rimtesniems projektams tvarkyti. Natūralu, kad norite, jog abi programos kalbėtų ta pačia kalba. Realybė tokia, kad tiesioginė sinchronizacija tarp „Google Keep“ ir „Microsoft OneNote“ neegzistuoja natūraliai, todėl turite pasikliauti kiekvienos programos funkcijomis ir kai kuriais sparčiaisiais klavišais, kad jūsų užrašai sklandžiai judėtų tarp platformų.

Šiame vadove rasite aiškų kiekvienos programos paaiškinimą, jos privalumus ir trūkumus, kaip bendrinti ir sinchronizuoti „OneNote“ su „OneDrive“ / „SharePoint“, kaip peržiūrėti priklijuojamus lapelius visuose įrenginiuose ir keli realūs būdai perkelti turinį iš „Keep“ į „OneNote“. Be to, pateikiame realių vartotojų atsiliepimus, sąžiningą palyginimą ir galingą būdą sujungti užrašus ir užduotis vienoje vietoje.

Ką turėtumėte žinoti prieš bandydami sinchronizuoti „Google Keep“ ir „OneNote“

Nėra oficialaus dvipusio sinchronizavimo tarp „Google Keep“ ir „OneNote“. „Google Keep“ yra lengva programa, skirta greitiems užrašams, sąrašams ir priminimams; „OneNote“ yra labai vizuali ir galinga skaitmeninė užrašinė, esanti „Microsoft“ ekosistemoje. Kiekviena puikiai sinchronizuojasi su savo debesimi (atitinkamai „Google“ ir „Microsoft“), tačiau pagal numatytuosius nustatymus jos nesinchronizuoja viena su kita.

Laimėjimo strategija – sujungti funkcijas: eksportuoti arba kopijuoti iš „Keep“ ir fiksuoti arba tvarkyti „OneNote“. Yra keli būdai: nukopijuoti užrašus iš „Keep“ į "Google Docs" ir naudoti „OneNote Web Clipper“; siųsti pastabas el. paštu ir pasinaudoti funkcija „Siųsti el. paštu į „OneNote““; arba perkelti pagalbinį turinį į bendrinamus diskus ir iš ten integruoti jį į savo bloknotą.

Pastaba apie šaltinius: dalis reitinguojamo turinio yra iš oficialios „Microsoft“ palaikymo tarnybos (labai patikimos), lyginamieji tinklaraščio straipsniai ir forumai, tokie kaip „Reddit“, kuriuose prieš peržiūrint turinį dažnai rodomi privatumo pranešimai. Tai suteikia jums užuominą: yra vietos praktiškam, gerai struktūrizuotam vadovui, skirtam būtent „sinchronizavimui“ arba, geriau tariant, „sujungimui“ abiejų pasaulių.

„Google Keep“: koks jis yra, kuo jis pranašesnis ir kodėl toks populiarus

„Google Keep“ yra įtraukta į bet kurią „Google“ paskyrą ir veikia debesyje, prieiga pasiekiama iš Android, "iOS" („iOS 12“ arba naujesnė versija) ir žiniatinklis. Jos filosofija – neatidėliotinumas: atversk, užsirašyk ir tęsk savo gyvenimą; be to, ji sinchronizuoja turinį skirtinguose įrenginiuose.

Palaikomų užrašų tipai: Paprastas tekstas rašymui; sąrašai su žymimaisiais langeliais; piešiniai idėjoms piešti ar eskizuoti (galite naudoti tinklelį, taškinį, linijinį arba vientisą foną ir netgi piešti ant paveikslėlių); ir paveikslėlių užrašai, kuriuose galite pridėti pavadinimą ir aprašymą, kad „archyvuotumėte“ vaizdinį elementą.

Integruoti išmanieji priminimai: Galite nustatyti priminimus pagal vietą (pavyzdžiui, kad atvykus į prekybos centrą būtų rodomas jūsų pirkinių sąrašas) arba pagal datą ir laiką, su galimybe juos kartoti; apribojimas yra tas, kad „Keep“ leidžia naudoti tik vieną priminimą vienam užrašui.

Bendrinti ir bendradarbiauti naudojant „Keep“ yra paprasta: Galite pakviesti kitus peržiūrėti ir redaguoti savo užrašus realiuoju laiku – tai idealiai tinka šeimos sąrašams arba greitoms minčių audros sesijoms su komanda – ir papildomai sklandžiai atskirti asmeninius ir darbo užrašus.

Organizacija be rūpesčių: etiketės, spalvos ir svarbių užrašų prisegimas viršuje; „Keep“ taip pat leidžia ieškoti pagal raktinį žodį, etiketę, spalvą ar vaizdą ir atkurti ištrintus ar archyvuotus užrašus, jei šiukšliadėžė dar nebuvo išvalyta.

Kaina ir sandėliavimas: „Keep“ neturi savo „Premium“ plano; ji nemokama ir naudoja jūsų „Google“ paskyros saugyklą. Jei saugote daug informacijos, galite padidinti saugyklos vietą arba perkelti ilgus užrašus į „Google“ dokumentus.

„OneNote“: galinga, itin vizuali skaitmeninė užrašų knygelė, kupina gudrybių

• „Microsoft OneNote“ veikia kaip iškarpų albumas arba kūrybinė užrašų knygelė, kurioje galite rašyti, piešti, komentuoti pieštuku, įterpti garso įrašus, vaizdus ar vaizdo įrašus ir suskirstyti juos į spalvomis koduojamus skyrius ir puslapius. Tai ypač patogu darbalaukio programoje arba planšetiniuose kompiuteriuose su rašikliu, nors ji taip pat pasiekiama mobiliuosiuose įrenginiuose ir žiniatinklyje.
• Organizacija ir etiketės: Jame yra iš anksto nustatytos žymos, pvz., „Svarbu“ arba „Reikia atlikti“, galite kurti pasirinktines žymas ir aiškiai naršyti po užrašines, skyrius ir puslapius; jo „puslapių“ metodas panašus į asmeninį dienoraštį ar wiki.
• Bendradarbiavimas realiuoju laiku: Bendrinti užrašines su kolegomis ar šeima yra paprasta ir galima kartu redaguoti. Be to, „OneNote“ yra debesijos pagrindu sukurta ir palaiko neprisijungus veikiantį režimą, sinchronizuodama pakeitimus, kai vėl prisijungiate prie interneto.
• „OneNote“ rankraštis ir OCR: Ranka rašyti užrašai žiba su rašikliu įrenginiuose Windows, o optinis simbolių atpažinimas ranka rašytą tekstą konvertuoja į ieškomą tekstą; jį taip pat galima naudoti tekstui ar vaizdams paryškinti rašikliu.
• „Web Clipper“ ir integracijos: Žiniatinklio kirpimo programa išsaugo ekrano kopijas, vaizdus ir ištraukas jūsų užrašinėje netempdama puslapio triukšmo; ir, kaip „Microsoft“ ekosistemos dalis, ji integruojasi su „Outlook“ (išskleisdama momentines kopijas). laiškus), „Excel“ (lapų įterpimas), taip pat tokios paslaugos kaip „Email to OneNote“, „Feedly“ ir IFTTT, skirtos automatizavimui išplėsti.
• Kainodaros modelis: „OneNote“ yra nemokama, tačiau kai kurios išplėstinės funkcijos yra patobulintos "Microsoft 365"Verslo versijos apima „Business Basic“ (apie 6 USD/mėn. vienam vartotojui), „Business Standard“ (apie 12,50 USD/mėn.), „Business Premium“ (apie 22 USD/mėn.) ir programos verslui (~8,25 USD/mėn.), sąskaita apmokestinama kasmet.

Greitas palyginimas: „Keep“ ir „OneNote“ jūsų kasdieniam gyvenimui

• Sudėtingumas ir pritaikymas: „Keep“ daugiausia dėmesio skiria paprastumui ir lipnių lapelių rodiniui; „OneNote“ leidžia naudoti įvairius formatus ir šablonus su didžiulėmis pritaikymo galimybėmis. Vienos ar kitos versijos pasirinkimas priklauso nuo jūsų įpročių: „Keep“ laimi paprastume, o „OneNote“ – išplėstinėse parinktyse.
• Pasižymėti: „Keep“ puikiai tinka greitiems užrašams, bet jei jums reikia išsamių susitikimų užrašų, kodo ar sudėtingų diagramų, „OneNote“ atrodo patogesnė ir lankstesnė, ypač jei jau dirbate su „Microsoft Suite“.
• Priminimai: „Keep“ siūlo lengvai nustatomus laiko ir vietos pagrindu veikiančius priminimus; „OneNote“ programoje priminimus galima naudoti su „Outlook“ užduotimis, tačiau sąranka yra mažiau paprasta.
• Kaina: „Keep“ yra nemokama be konkretaus „premium“ plano; „OneNote“ taip pat yra nemokama, nors geriausia integracija dažnai išryškėja, kai jau turite „Microsoft 365“ kitiems savo įrankiams.
• Vartotojų patirtis: Vieni „OneNote“ apibūdina kaip „skaitmeninę lipnių lapelių lentą“, o kiti nurodo, kad „Keep“ „puikiai tinka“ bendrinamiems sąrašams „iOS“ / „Android“ sistemose. Taip pat yra daugybė atvejų, kai „Keep“ naudojama priminimams ir trumpalaikiams dalykams, o „OneNote“ skirta išsamiai dokumentacijai, finansams, projektams ir ilgiems užrašams kaip asmeninis wiki.
• Kaip bendrinti ir sinchronizuoti „OneNote“ su „OneDrive“ ir "SharePoint"

„OneNote“, skirta „Windows“, naudoja „OneDrive“ ir „SharePoint“, kad automatiškai saugotų ir sinchronizuotų bloknotus debesyje, pasiekiamus iš bet kurios vietos. Nutrūkus ryšiui (pavyzdžiui, skrydžio metu), galite priverstinai sinchronizuoti rankiniu būdu, kai tinklas vėl prisijungs.

• Vieno puslapio bendrinimas iš „OneNote“ („Windows 8/10/11“ naudojant gestus arba komandos atitikmenys): Eikite į puslapį ir pasirinkite jį šoniniame skydelyje; naudokite sistemos parinktį „Bendrinti“, pasirinkite paskirties vietą (pvz., Paštas), įveskite gavėjus ir temą ir išsiųskite.
• Bendrinkite visą „OneDrive“ saugomą bloknotą: Eikite į „OneDrive“, pasirinkite bloknoto aplanką (būkite atsargūs, kad netyčia nebendrinote visų „Dokumentų“), spustelėkite „Bendrinti“, pasirinkite „Gauti nuorodą“ ir nuspręskite, ar suteikti leidimą „peržiūrėti“, ar „peržiūrėti ir redaguoti“; nukopijuokite nuorodą ir išsiųskite ją el. paštu.
• Viso bloknoto bendrinimas „SharePoint“: Iš „OneNote“ bloknotų sąrašo pasirinkite bloknotą, naudokite funkciją „Kopijuoti nuorodą į bloknotą“ ir įklijuokite nuorodą į savo el. laišką; nuorodas gaunantis asmuo turės turėti teises toje „SharePoint“ svetainėje.
• Automatinis ir rankinis sinchronizavimas: „OneNote“ sinchronizuojasi nuolat; norėdami tai padaryti rankiniu būdu, atidarykite bet kurį bloknoto puslapį, eikite į bloknotų rodinį ir pasirinkite Sinchronizuoti. Ieškokite piktogramų: besisukančios žalios rodyklės (sinchronizuojama), raudonas apskritimas su X (klaida, bakstelėkite, jei norite gauti išsamesnės informacijos) ir geltonas trikampis su šauktuku (neprisijungus, bus atnaujintas, kai bus atkurtas tinklas).
• Sinchronizavimo nustatymai: Nustatymuose > Parinktys galite nuspręsti, ar sinchronizuoti automatiškai, ar ne. Jei pasirinksite rankinį sinchronizavimą, nepamirškite jo priverstinai atlikti po bet kokių reikšmingų pakeitimų.
• Neteisingoje vietoje esantys skyriai: Jei „OneNote“ sinchronizavimo metu neranda sekcijos failo, matysite indikatorių „sekcijos yra netinkamoje vietoje“; galite nuvilkti tą sekciją į kitą bloknotą, kad išsaugotumėte informaciją, arba ją panaikinti, jei jos nebereikia.

Lipnūs lapeliai: jūsų greitos pastabos visuose jūsų įrenginiuose

Lipnūs lapeliai sinchronizuojami su „Microsoft“ paskyra ir juos galite peržiūrėti sistemoje „Windows 10/11“, iPhone, iPad ir žiniatinklyje, taip pat galimybę juos integruoti su „Outlook“. „Windows“ sistemoje pradžios ekrane ieškokite „Lipnūs lapeliai“; „iPhone“ įrenginyje atidarykite „OneNote“ ir bakstelėkite „Lipnūs lapeliai“; „iPad“ įrenginyje lipnių lapelių piktograma rodoma skirtuke Pagrindinis; žiniatinklyje eikite į onenote.com/stickynotes ir prisijunkite.

• Norėdami rasti konkrečią pastabą: Pagrindiniame puslapyje bakstelėkite „Ieškoti“, įveskite žodį arba frazę ir filtruokite pagal skirtuką „Lipnūs lapeliai“. Uždarykite paiešką paspausdami X, kad grįžtumėte į visą sąrašą. Jei planuojate juos peržiūrėti programoje „Outlook“, nepamirškite pridėti paskyros ir pasirinkti numatytosios išsaugojimo vietos.
• Daugiau naudingo turinio, susijusio su „Sticky Notes“ ir „OneNote“: Pradėkite naudoti priklijuojamus lapelius, kurkite ir bendrinkite juos, ištrinkite nereikalingus ir peržiūrėkite trikčių šalinimo vadovą, kai kažkas nesinchronizuojama taip, kaip turėtų.

Tvarkykite medžiagą „Google“ sistemoje: bendrinami diskai ir Diskas

Nors „Keep“ ir „Drive“ yra skirtingi įrankiai, failų tvarkymas bendrinamuose „Google“ disko diskuose padeda išlaikyti užrašus kontekste ir lengvai pasiekiamus. Bendrinamame diske galite kurti aplankus ir ten išsaugoti dokumentus, vaizdus ar pristatymus, į kuriuos vėliau galėsite remtis savo užrašuose.

• Sukurkite aplankus bendrame diske: Kairiajame skydelyje įveskite bendrinamą diską, palieskite „Naujas“ > „Aplankas“, įveskite pavadinimą ir patvirtinkite. Atminkite, kad kai kuriems veiksmams atlikti reikalingas bent bendraautoriaus vaidmuo.
• Pridėti failus į bendrinamą diską: Nuvilkite failus iš savo kompiuterio arba Mano disko arba palieskite „Naujas“ ir pasirinkite sukurti „Google“ dokumentą arba įkelti failą. Įkelti elementai tampa komandos nuosavybe ir neišnyks, jei kas nors išeis iš disko.
• Redaguoti ir pasiekti: Atidarykite failus dukart spustelėdami juos, kad juos redaguotumėte. Jei nesate savininkas, bet turite redagavimo leidimą ir administratorius tai leidžia, galite juos perkelti į bendrą diską. Jei jums reikia pasiekti failus iš savo kompiuterio, apsvarstykite galimybę naudoti „Drive for Desktop“.

Turinio perkėlimas iš „Keep“ į „OneNote“: metodai, kurie veikia praktiškai

• Kopijuoti į dokumentus ir iškirpti naudojant „OneNote Web Clipper“: „Keep“ programoje pasirinkite „Kopijuoti į „Google“ dokumentus“ užrašams, kuriuos norite perkelti; atidarykite tą dokumentą naršyklėje ir naudodami „OneNote Web Clipper“ išsaugokite jį norimame užrašų knygelėje ir skyriuje be viso puslapio „triukšmo“.
• El. paštas į „OneNote“: Bendrinkite užrašą iš „Keep“ el. paštu savo adresu ir persiųskite jį adresu „El. paštas į „OneNote““, susietu su jūsų paskyra; „OneNote“ išsaugos jį jūsų numatytajame užrašų knygelėje / skyriuje, kur galėsite jį tvarkyti ir tobulinti.
• Ekrano kopija + rašalas: Jei jūsų „Keep“ užraše yra piešinių ar žymėjimų, greitai juos užfiksuoję ir nusiuntę į „OneNote“, galėsite juos komentuoti rašalu ir išlaikyti vaizdinį kontekstą; tai paprasta, tačiau stebėtinai efektyvu eskizams ar karkasams.
• Paskirties vietos struktūra ir etiketės: Patekę į „OneNote“, pažymėkite svarbius elementus (pvz., „Reikia atlikti“ arba „Svarbu“) ir kiekvieną puslapį įdėkite į atitinkamą skyrių. Jei dirbate daug, sukurdami pasirinktines žymas pagreitinsite paiešką ir peržiūrą.

Kryžminio naudojimo ir darbo eigos patarimai

• Pasilikite neatidėliotiniems reikalams, „OneNote“ – rimtiems dalykams: Naudokite „Keep“ skaičiams, pavedimams, geolokuotiems priminimams arba bendrinamiems dienos sąrašams; „OneNote“ rezervuokite minutėms, dokumentams, planams, finansams ar ilgalaikei medžiagai su turtingesniais, labiau struktūrizuotais puslapiais.
• Priminimai ir užduotys: Išsaugokite pergales priminimuose, pagrįstuose vieta ir laiku; „OneNote“ užduočių vykdymui naudoja „Outlook“, kurioje galite netgi pažymėti būsenas ar prioritetus ir peržiūrėti juos kitose ekosistemos programose („Dokumentai“, „Gmail“, „Kalendorius“, „Skaičiuoklės“ ir „Skaidrės“, priklausomai nuo darbo eigos, su kuria dirbate).
• Piešimas ir multimedija: Abiejose programose galite pridėti paveikslėlių ir piešinių, tačiau „OneNote“ atrodo natūraliau naudojant rašiklį ir planšetinį kompiuterį; jos OCR funkcija leidžia ieškoti, o tai tampa svarbu po kelių mėnesių sukauptų užrašų.
• Integracijos ir automatizavimas: „OneNote“ pelno taškų naudodama el. pašto siuntimo į „OneNote“, „Feedly“ arba IFTTT funkcijas; „Keep“ yra minimalistinė ir remiasi „Google“ ekosistema. Jei daug dirbate internete, „OneNote Clipper“ sutaupo jums valandas naršant internete.

Alternatyva, sujungianti užrašus ir užduočių valdymą: „ClickUp“

Jei jums reikia vietos užsirašinėti pastabas, bendradarbiauti realiuoju laiku ir idėjas paversti veiksmais neperšokinėjant tarp programų, „ClickUp“ gali būti puikus pasirinkimas. Jų dokumentai yra supaprastinti, pritaikomi, leidžia įterpti komentarus ir nuorodas, ir yra susiję su užduotimis, todėl niekas nepasimeta nežinioje.

• „ClickUp“ užrašinė: Redaguokite naudodami raiškiąjį tekstą, pridėkite kontrolinius sąrašus ir vienu spustelėjimu paverskite užrašą užduotimi. Užrašų ir projektų turėjimas vienoje vietoje sumažina trintį keliaujant.
• „ClickUp“ dirbtinis intelektas: Jis generuoja ilgų gijų santraukas, siūlo veiksmų punktus, formatuoja turinį ir lenteles ir netgi gali padėti rengti medžiagą; 30 minučių užduotys tampa 30 sekundžių, kai tik įvaldysite.
• Išbandykite nemokamai: Galite pradėti be kortelės ir pažiūrėti, ar ji jums tinka kaip alternatyva „Keep“ / „OneNote“, kai norite sutelkti savo užrašus, užduotis ir komandos informaciją viename sraute.

Prieš baigiant, svarbiausias dalykas yra tai, kad nėra universalaus nugalėtojo tarp „Keep“ ir „OneNote“; svarbiausia yra išmintingai jas derinti, išnaudoti jų stipriąsias puses ir, kai ateina laikas sinchronizuoti, naudoti netiesioginius būdus, pvz., kopijuoti į „Docs“ ir iškirpti naudojant „OneNote“ arba siųsti el. paštu į savo užrašinę. Tokiu būdu turėsite tvirtą sąsają tarp dviejų įrankių be pernelyg sudėtingų problemų.