Office 365에서 라이선스 일괄 제거 및 업데이트

Office 365에서 라이선스 관리하기 조직 규모가 커지거나, 새로운 부서가 생기거나, 업무 방식이 바뀌면 이러한 문제는 심각한 골칫거리가 될 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 사용자들이 불필요한 구독을 쌓아두거나, 서로 다른 요금제가 중복되거나, 특정 서비스에 더 이상 접근 권한이 없어야 하는 사람들의 라이선스가 계속 활성화된 상태로 남아 있는 경우가 매우 흔합니다.

그 맥락에서, Office 365에서 사용자 라이선스를 일괄 삭제 및 업데이트하는 방법 이는 비용 절감, 중복 방지, 그리고 각 직원이 자신의 역할에 진정으로 필요한 것만 갖도록 보장하는 데 있어 핵심적인 과제가 됩니다. 예를 들어, 많은 회사에서 E3 라이선스가 무분별하게 할당되었지만, 실제로는 현장 직원을 위해 설계된 F3와 같은 기본 플랜이 더 적합한 직원이 많습니다.

Office 365에서 라이선스 관리가 중요한 이유는 무엇일까요?

라이선스를 올바르게 할당하십시오 이는 단순히 내부 조직 문제만이 아니라, 매달 발생하는 Microsoft 365 비용에도 직접적인 영향을 미칩니다. 요금제를 잘못 조합하거나 불필요한 라이선스를 유지하면 IT 예산이 급증하지만 회사에 추가적인 가치를 제공하지 못하게 됩니다.

대표적인 경우는 다음과 같습니다. 사용자는 실제로 필요한 라이선스 외에도 E3 라이선스를 할당받습니다.F3이나 기타 특정 요금제와 같은 것들이 그 예입니다. 이로 인해 사용자들은 불필요한 서비스, 절대 사용하지 않을 애플리케이션, 필요 없는 저장 공간을 갖게 되고, 재무 부서는 매달 구독료가 인상되는 이유를 의아해하게 됩니다.

더 나아가, 지배구조의 관점에서 볼 때, 각 사용자 유형에 적용되는 라이선스를 중앙에서 관리합니다. 환경을 표준화하고 적용하는 데 도움이 됩니다. 일관된 보안 정책 또한 기술 지원을 간소화합니다. 각 역할에 대한 명확한 프로필을 통해 직원 온보딩 및 오프보딩 속도를 크게 높일 수 있습니다.

그래서 많은 조직들이 만들어냅니다. Azure Active Directory(AAD)의 컨테이너 또는 그룹 라이선스 발급이 자동으로 이루어지도록 합니다. 부서, 직책 또는 소속 그룹에 따라 사용자는 특정 라이선스 조합을 받게 됩니다. 이는 신입 직원의 온보딩 과정을 크게 간소화할 뿐만 아니라, 과거에 발생했던 문제점을 더욱 명확하게 파악하고 전면적인 수정이 필요한 부분을 해결하는 데에도 도움이 됩니다.

예를 들어 다음과 같은 사실이 감지되면, 한 그룹 전체가 F3 라이선스를 사용해야 함에도 불구하고 오랫동안 E3 라이선스를 사용해 왔습니다.이제 사용자별로 라이선스를 수동으로 제거하고 추가하는 방식으로는 충분하지 않습니다. Microsoft 365 도구와 PowerShell을 통한 자동화, 그룹 기반 할당 규칙 또는 Microsoft 365와 같은 도구를 활용하여 대량 제거 및 업그레이드 전략을 고려해야 할 때입니다. 경영진을 위한 부조종사.

일반적인 시나리오: E3 및 F3 라이선스가 잘못 할당됨

많은 회사에서 반복적으로 발생하는 문제는 다음과 같습니다. 최근 들어 E3 라이선스는 거의 모든 사용자에게 기본적으로 제공되어 왔습니다.직원 개개인에게 실제로 필요한 서비스가 무엇인지에 대한 심층적인 분석 없이 도입되었습니다. 몇 년 후 비용을 검토해 보니, 상당수의 직원이 현장 사용자나 기본 서비스만 사용하는 직원을 위해 설계된 F3 라이선스로도 충분히 업무를 수행할 수 있었음이 밝혀졌습니다.

이와 동시에, 그것들도 만들어졌습니다. Azure AD의 그룹 또는 컨테이너 역할 또는 부서별로 라이선스를 자동으로 할당하는 기능을 개선하고자 합니다. 예를 들어, 사무실 직원 그룹, 매장 직원 그룹, 물류 직원 그룹 등으로 나누어 각 그룹에 특정 라이선스(E3, F3, Business Premium 등)를 할당함으로써 사용자 등록을 간소화하는 것입니다.

그 결과 다음과 같은 것들이 있습니다. 이중 면허 소지자: 기존 E3 면허와 신규 F3 면허 소지자 이 기능은 그룹 멤버십을 기반으로 자동으로 적용됩니다. 이로 인해 불필요한 라이선스 소모와 정리되지 않은 구성이 발생하여 향후 감사 또는 변경 작업이 복잡해집니다.

이 시점에서 많은 사람들이 묻는 질문은 명확합니다. E3 라이선스를 보유해야 하는 모든 사용자를 대상으로 F3 라이선스를 일괄적으로 제거하고, 반대로 F3 라이선스를 보유해야 하는 사용자를 대상으로 E3 라이선스를 일괄적으로 제거할 수 있습니까? 답은 '예'입니다. 하지만 안전하게, 그리고 필수 서비스 이용에 차질이 생기지 않도록 하기 위해서는 여러 가지 전략과 도구를 고려해야 합니다.

무엇이든 만지기 전에, 다음 사항을 반드시 지켜야 합니다. 어떤 그룹이 어떤 라이선스를 부여하는지 자세히 분석하십시오.기존 할당 구성 방식과 사용 중인 플랜 조합을 파악합니다. 관리 포털, Azure AD, 그리고 필요한 경우 PowerShell 쿼리를 활용한 빠른 감사를 통해 오류를 방지하고 체계적인 정리 계획을 수립할 수 있습니다.

Microsoft 365 관리자 포털의 기본 옵션

많은 관리자들에게 있어 출발점은 바로 이것입니다. Microsoft 365 관리 센터사용자 라이선스를 비교적 쉽게 검토하고 수정할 수 있는 기능입니다. 대규모 변경에는 최적의 도구는 아니지만, 초기 접근 방식으로 유용하며 사소한 조정을 할 때 적합합니다.

활성 사용자 섹션에서, 라이선스 유형별로 필터링할 수 있습니다. 예를 들어 E3 등급을 보유한 사용자를 일괄적으로 선택할 수 있습니다. 그런 다음 포털에서 할당을 수정하고 특정 플랜이나 서비스를 선택 해제할 수 있습니다. 그러나 이 방법은 철저한 정리 작업을 수행하거나 그룹 할당 라이선스와 직접 할당 라이선스를 결합하려는 경우 명확한 한계가 있습니다.

명심해야 할 또 다른 측면은 Azure AD의 그룹을 통해 적용된 라이선스는 관리 방식에서 우선순위가 높습니다.사용자가 그룹에 소속될 수 있는 라이선스를 할당받은 경우, 해당 라이선스의 특정 부분을 Microsoft 365 포털에서 수동으로 제거하려면 해당 사용자의 그룹 구성원 자격이나 그룹 설정을 함께 수정해야 합니다.

사용자가 많은 조직의 경우 웹 포털은 충분하지 않습니다. 실질적인 대량 관리를 위해서는 PowerShell과 그룹 기반 할당 기능을 활용해야 합니다.그럼에도 불구하고, 이 포털은 변경 사항의 결과를 신속하게 확인하거나, 특정 사용자의 상태를 점검하거나, 매우 구체적인 요구 사항을 가진 소규모 그룹에 대해 조치를 취하는 데 유용합니다.

간단히 말해서, 비록 Microsoft 365 관리 센터는 훌륭한 제어 지점입니다.이는 특히 다양한 할당 소스를 구분하고 E3 및 F3와 같은 여러 유형의 플랜을 결합해야 하는 경우 대규모 라이선스 제거 및 업그레이드 문제를 해결하기에는 일반적으로 충분하지 않습니다.

Azure AD 그룹 기반 라이선스 할당 및 제거

Azure Active Directory (현재 Microsoft, ID 입력) 이 시스템은 오랫동안 그룹 기반 라이선스 할당 옵션을 제공해 왔습니다. 이 기능을 통해 사용자는 그룹에 추가될 때 하나 이상의 라이선스가 자동으로 부여되고, 그룹에서 제외될 때 해당 라이선스가 소멸됩니다. 이는 역할별로 구성을 표준화하는 매우 효과적인 방법입니다.

이미 생성된 경우 Azure AD의 두 컨테이너 또는 그룹을 사용하여 라이선스를 자동으로 할당합니다. (예를 들어, 하나는 E3 사용자용이고 다른 하나는 F3 사용자용인 경우) 핵심은 각 그룹에 속하는 사용자를 검토하고 해당 멤버십이 과거에 수동으로 할당된 라이선스와 어떻게 중복되는지 확인하는 것입니다.

권장되는 전략은 일반적으로 다음과 같습니다. 명확한 목표 모델을 결정하세요이 맵은 각 작업 유형에 해당하는 라이선스 플랜, 해당 작업을 나타낼 그룹, 그리고 각 그룹에 속해야 하는 사용자를 정의합니다. 이 맵이 정의되면 다음 단계는 그룹 멤버십을 조정하고 Azure AD가 라이선스를 자동으로 적용 및 제거하도록 하는 것입니다.

문제를 해결하기 위해 E3와 F3 간의 중복 라이선스표준 절차는 F3 라이선스가 필요한 사용자를 식별하고, 해당 사용자가 올바른 그룹에 속해 있는지 확인하며, 초과된 E3 라이선스를 제거하는 것입니다. 반대로, F3에서 E3로 업그레이드해야 하는 직원이 있는 경우, 해당 직원을 적절한 그룹으로 이동시키고 기존 할당을 제거합니다.

이 접근 방식의 주요 장점은 다음과 같습니다. 규칙은 시간이 지나도 변하지 않습니다.이는 일회성 변경이 아니라, 신규 채용, 해고 또는 직무 변경 사항이 할당된 라이선스 유형에 자동으로 반영되도록 하는 영구적인 조치입니다. 이를 통해 플랫폼 사용 기간이 길어짐에 따라 흔히 발생하는 잘못된 라이선스 누적 현상을 방지할 수 있습니다.

PowerShell을 사용하여 대량 삭제 및 업데이트

사용자 수가 많을 때 또는 시나리오가 복잡한 경우 PowerShell은 대규모 Office 365 라이선스 관리에 필수적인 도구가 됩니다. Microsoft 365, Azure AD 또는 MSOnline 모듈을 통해 몇 가지 잘 설계된 명령만으로 수백 또는 수천 명의 사용자에 대한 라이선스를 조회, 할당 및 해지할 수 있습니다.

일반적인 접근 방식은 다음과 같습니다. PowerShell을 통해 Microsoft 365 환경에 연결합니다.사용자 목록과 현재 라이선스를 추출하고, 해당 정보를 기반으로 중복 라이선스를 감지하는 규칙을 만드세요. 예를 들어, E3 라이선스를 보유하면서 동시에 F3 라이선스를 부여하는 그룹에 속한 모든 사용자를 포함하는 보고서를 생성할 수 있습니다.

해당 보고서를 바탕으로 다음과 같은 스크립트가 설계되었습니다. E3 라이선스를 보유해서는 안 되는 모든 사용자에게서 라이선스를 제거하십시오.이를 통해 사용자들이 F3 라이선스를 유지하여 실제로 필요한 서비스에 대한 접근 권한을 잃지 않도록 할 수 있습니다. 마찬가지로, 반대로 기능이 부족하여 F3에서 E3로 업그레이드해야 하는 사용자를 식별하고 새 라이선스를 할당하며 기존 라이선스를 취소할 수도 있습니다.

PowerShell은 또한 다음을 허용합니다. 전체 운영 과정을 문서화하고 감사합니다.변경 전후의 데이터를 CSV 파일로 내보낼 수 있으므로, 해제된 라이선스 수, 요금제를 변경한 사용자 수, 그리고 정리 작업의 대략적인 경제적 효과를 비교할 수 있습니다. 이러한 추적성은 경영진에게 작업의 정당성을 입증하고 필요한 경우 변경 사항을 되돌리는 데 필수적입니다.

하지만 라이선스를 대량으로 수정하는 스크립트를 사용할 때는 다음 사항이 매우 중요합니다. 항상 소수의 사용자를 대상으로 먼저 테스트하십시오.소규모 시범 그룹을 통해 스크립트 논리가 정확한지, 필수 서비스를 이용하지 못하는 사용자가 없는지, 그리고 변경 사항이 관리 포털과 사용자 환경에 예상대로 반영되는지 검증할 수 있습니다.

라이선스를 대량으로 변경하기 전에 고려해야 할 사항

면허증을 마구잡이로 건드리기 전에위험을 최소화하고 예상치 못한 문제를 방지하려면 일련의 권장 사항을 따르는 것이 좋습니다. 라이선스를 해제하고 비용을 절감하려는 유혹이 강할 수 있지만, 제대로 된 정리 작업을 수행하지 않으면 업무 시간 중에 이메일, 팀즈 또는 기타 주요 도구에 액세스할 수 없게 될 수 있습니다.

첫 번째는 현재 보유 중인 라이선스에 대한 전체 목록을 작성하십시오.어떤 유형의 요금제(E3, F3, 비즈니스 등)가 사용되고 있는지, 각 요금제별로 몇 개의 라이선스를 구매했으며 실제로 몇 개를 사용하고 있는지 파악하는 것이 중요합니다. 이러한 초기 개요는 문제를 이해하고 잠재적인 절감 효과를 평가하며 궁극적인 목표를 설정하는 데 필수적입니다.

그 후에는 다음과 같은 것이 좋습니다. 사용 프로필별로 사용자를 분류합니다.관리 직원, 매장 직원, 기술자, 관리자 등 각 그룹은 일반적으로 요구 사항이 다르며, 이는 각 그룹에 가장 적합한 라이선스 플랜에 반영됩니다. 이러한 분류는 Azure AD 그룹 기반 할당의 기초가 됩니다.

또한 중요하다. 관련 부서에 변경 사항을 전달하십시오.이상적으로는 사용자가 필수 서비스를 유지하면서 라이선스만 변경하는 것이므로 아무런 변화를 느끼지 못해야 하지만, 사용자가 사용하던 사소한 애플리케이션에 대한 접근 권한을 잃을 가능성은 항상 존재합니다. 관련 담당자에게 상황을 알리는 것은 문제 발생 시 효과적인 관리에 도움이 됩니다.

마지막으로, 준비하는 것이 좋습니다. 반전 계획: 이전 라이선스 목록 사본, 문제가 발생할 경우 특정 라이선스를 사용자 그룹에게 반환할 수 있는 할당 스크립트, 그리고 조직의 업무량이 적은 시간대에 초기 테스트를 수행할 수 있는 적절한 시간 여유.

이러한 모범 사례를 적용함으로써, Office 365에서 라이선스를 일괄 제거 및 업데이트하는 방법 이는 위험한 사업이 아니라 명확한 목표와 쉽게 측정 가능한 투자 수익을 가진 통제된 프로젝트로 바뀝니다.

E3와 F3를 활용하여 중복을 방지하고 비용을 최적화하세요.

라이선스 검토의 주요 목적 중 하나는 핵심은 모든 사람이 과도한 비용을 지불하지 않고 자신에게 맞는 요금제를 갖도록 하는 것입니다. 특히 E3와 F3 요금제는 비용 절감 효과가 큰 경우가 많은데, E3는 훨씬 더 포괄적이고 비싼 요금제인 반면, F3는 고급 기능이 모두 필요하지 않은 근로자에게 더 적합하기 때문입니다.

최적화를 위해서는 종종 다음과 같은 방법이 유용합니다. E3 자격과 F3 자격을 부여할 대상을 결정하는 명확한 기준을 마련하십시오.예를 들어, E3는 데스크톱 애플리케이션을 집중적으로 사용하거나 확장된 저장 공간이 필요하거나 고급 보안 및 규정 준수 기능이 필요한 직원을 위한 것이고, F3는 이메일, 팀즈 및 일부 기본 애플리케이션에만 액세스하는 현장 작업자 및 이동 근무자를 위한 것입니다.

이러한 기준에 따라 현 상황을 검토하고 라이선스를 대량으로 이전이는 전체 플랜이 필요하지 않은 사용자의 경우 E3를 F3로 교체하는 것을 의미합니다. 많은 경우, 이러한 간단한 조정을 신중하게 수행하면 상당수의 E3 라이선스를 확보하여 더 중요한 프로필에 재할당하거나, 더 나아가 구매하는 라이선스 수를 줄일 수 있습니다.

열쇠는 오래된 면허증을 방치하지 마십시오.만약 사용자가 F3 권한을 할당받은 Azure AD 그룹에 의해 관리되고 있다면, 해당 사용자에게 직접 E3 권한을 할당하는 것은 의미가 없습니다. 이러한 불일치를 제거하는 것이 진정한 비용 최적화 결과를 가져옵니다.

의 조합으로 초기 분석, 그룹의 지능적인 활용 및 PowerShell을 이용한 자동화사용자 생산성이나 보안을 저해하지 않으면서 Office 365 라이선스 환경을 훨씬 더 깔끔하고 일관성 있으며 경제적으로 만드는 것은 충분히 가능합니다.

이러한 체계적인 접근 방식을 따르면 조직은 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다. 기존 라이선스 문제를 현실로 구현하기 체계적인 시스템에서는 각 사용자가 필요한 것을 정확히 갖출 수 있습니다. 이는 문제 발생률 감소, 관리 간소화, 그리고 장기적으로 무시할 수 없는 Microsoft 365 비용 절감으로 이어집니다.