Penghapusan dan pembaruan lisensi secara massal di Office 365

Kelola lisensi di Office 365 Hal ini bisa menjadi masalah besar ketika organisasi berkembang, departemen baru dibentuk, atau model kerja berubah. Sangat umum bagi pengguna untuk mengakumulasi langganan yang tidak mereka butuhkan dari waktu ke waktu, berbagai paket langganan tumpang tindih, atau lisensi tetap aktif untuk orang-orang yang seharusnya tidak lagi memiliki akses ke layanan tertentu.

Dalam konteks itu, Penghapusan massal dan pembaruan lisensi pengguna di Office 365 Ini menjadi tugas kunci untuk menghemat biaya, menghindari duplikasi, dan memastikan bahwa setiap karyawan hanya memiliki apa yang benar-benar mereka butuhkan untuk peran mereka. Di banyak perusahaan, misalnya, lisensi E3 telah diberikan secara sembarangan, padahal kenyataannya sebagian besar staf lebih cocok dengan paket yang lebih dasar seperti F3, yang dirancang untuk karyawan lini depan.

Mengapa mengontrol lisensi di Office 365 sangat penting?

Tetapkan lisensi dengan benar. Ini bukan hanya soal organisasi internal; ini juga berdampak langsung pada tagihan Microsoft 365 bulanan. Jika paket digabungkan secara tidak benar atau lisensi yang tidak perlu dipertahankan, anggaran TI akan melonjak tanpa memberikan nilai tambah apa pun bagi perusahaan.

Kasus tipikal adalah kasus-kasus di mana Pengguna memiliki lisensi E3 yang diberikan selain lisensi lain yang sebenarnya mereka butuhkan.seperti F3 atau paket khusus lainnya. Hal ini mengakibatkan pengguna memiliki layanan yang berlebihan, aplikasi yang tidak akan pernah mereka gunakan, dan penyimpanan yang tidak mereka butuhkan, sementara departemen keuangan bertanya-tanya mengapa biaya langganan terus meningkat dari bulan ke bulan.

Selain itu, dari perspektif tata kelola, mengontrol secara terpusat lisensi mana yang berlaku untuk setiap jenis pengguna. Hal ini membantu menstandarisasi lingkungan, untuk menerapkan kebijakan keamanan yang konsisten dan menyederhanakan dukungan teknis. Profil yang terdefinisi dengan baik untuk setiap peran memungkinkan proses perekrutan dan pemberhentian karyawan yang jauh lebih cepat.

Itulah mengapa banyak organisasi membuat kontainer atau grup di Azure Active Directory (AAD) Sehingga pemberian lisensi bersifat otomatis. Tergantung pada departemen, posisi, atau grup yang ditugaskan, pengguna menerima kombinasi lisensi tertentu. Hal ini sangat menyederhanakan proses orientasi karyawan baru, tetapi juga membuat lebih mudah terlihat ketika terjadi kesalahan di masa lalu dan perlu diperbaiki secara menyeluruh.

Ketika terdeteksi bahwa, misalnya, Seluruh grup telah menggunakan lisensi E3 selama beberapa waktu, padahal seharusnya mereka menggunakan lisensi F3.Menghapus dan menambahkan lisensi satu per satu secara manual sudah tidak cukup lagi. Sudah saatnya mempertimbangkan strategi penghapusan dan peningkatan massal, dengan memanfaatkan alat Microsoft 365 dan otomatisasi melalui PowerShell, aturan penugasan berbasis grup, atau alat seperti... Kopilot untuk manajemen.

Skenario umum: Lisensi E3 dan F3 salah dialokasikan

Masalah yang sering berulang di banyak perusahaan adalah sebagai berikut: Belakangan ini, lisensi E3 diberikan "secara otomatis" kepada hampir semua orang.tanpa analisis mendalam tentang layanan apa yang sebenarnya dibutuhkan setiap karyawan. Bertahun-tahun kemudian, ketika meninjau biaya, ditemukan bahwa sebagian besar staf dapat bekerja dengan baik menggunakan lisensi F3, yang dirancang untuk pengguna lini depan atau karyawan yang hanya menggunakan layanan dasar.

Secara paralel, mereka telah diciptakan. grup atau kontainer di Azure AD Untuk meningkatkan alokasi lisensi otomatis berdasarkan peran atau departemen. Misalnya, satu grup untuk kantor, grup lain untuk staf toko, grup lain untuk logistik, dan sebagainya. Masing-masing memiliki lisensi khusus yang terkait dengannya (E3, F3, Business Premium, dll.) untuk mempermudah pendaftaran pengguna.

Hasilnya adalah ada orang-orang dengan penugasan ganda: lisensi E3 lama dan lisensi F3 baru Hal ini diterapkan secara otomatis berdasarkan keanggotaan grup. Akibatnya, terjadi konsumsi lisensi yang tidak perlu dan konfigurasi yang tidak rapi, sehingga mempersulit audit atau perubahan selanjutnya.

Pertanyaan yang diajukan banyak orang pada titik ini jelas: Bisakah lisensi E3 dihapus secara massal dari semua pengguna yang seharusnya hanya memiliki F3, dan sebaliknya jika hal yang berlawanan terjadi? Jawabannya adalah ya, tetapi beberapa strategi dan alat harus dipertimbangkan untuk melakukannya dengan aman dan tanpa meninggalkan siapa pun tanpa layanan penting.

Sebelum menyentuh apa pun, hal ini sangat penting. menganalisis secara detail kelompok mana yang memberikan lisensi mana.Bagaimana alokasi lama dikonfigurasi dan kombinasi rencana apa yang terjadi. Audit cepat menggunakan portal admin, Azure AD, dan, jika perlu, kueri PowerShell, membantu menghindari kesalahan dan merancang rencana pembersihan yang teratur.

Opsi bawaan di portal admin Microsoft 365

Titik awal bagi banyak administrator adalah Pusat admin Microsoft 365di mana lisensi pengguna dapat ditinjau dan dimodifikasi dengan relatif mudah. ​​Meskipun bukan alat yang paling ampuh untuk perubahan yang benar-benar besar, ini memungkinkan pendekatan awal dan berguna untuk penyesuaian kecil.

Dari bagian pengguna aktif, Anda dapat memfilter berdasarkan jenis lisensi. dan memilih secara massal pengguna yang memiliki, misalnya, E3. Dari sana, portal memungkinkan Anda untuk memodifikasi alokasi dan membatalkan pilihan paket atau layanan tertentu. Namun, pendekatan ini memiliki keterbatasan yang jelas ketika Anda ingin melakukan pembersihan menyeluruh atau ketika menggabungkan lisensi yang diberikan secara grup dengan lisensi yang diberikan secara langsung.

Aspek lain yang perlu diingat adalah itu Lisensi yang diterapkan melalui grup di Azure AD diprioritaskan dalam hal pengelolaannya.Jika pengguna diberi lisensi karena tergabung dalam suatu grup, bagian lisensi spesifik tersebut tidak dapat dihapus secara manual di portal Microsoft 365 tanpa juga mengubah keanggotaan grup atau pengaturan grup tersebut.

Bagi organisasi dengan banyak pengguna, portal web tersebut tidak memadai. Pengelolaan massal yang sesungguhnya memerlukan penggunaan PowerShell dan kemampuan alokasi berbasis grup.Meskipun demikian, portal ini berguna untuk memverifikasi hasil perubahan dengan cepat, memeriksa status pengguna tertentu, atau bertindak terhadap kelompok kecil orang dengan kebutuhan yang sangat spesifik.

Singkatnya, meskipun Pusat administrasi Microsoft 365 adalah titik kontrol yang baik.Hal ini biasanya tidak cukup untuk mengatasi penghapusan dan peningkatan lisensi skala besar, terutama ketika perlu membedakan antara berbagai sumber alokasi dan menggabungkan berbagai jenis paket seperti E3 dan F3.

Alokasi dan penghapusan lisensi berbasis grup Azure AD

Azure Active Directory (sekarang Microsoft Enter ID) Fitur ini telah lama menyertakan opsi penugasan lisensi berbasis grup. Fungsionalitas ini memungkinkan pengguna untuk secara otomatis diberikan satu atau lebih lisensi saat ditambahkan ke grup, dan kehilangan lisensi tersebut saat dikeluarkan dari grup. Ini adalah cara yang sangat efektif untuk menstandarisasi konfigurasi berdasarkan peran.

Jika sudah dibuat dua kontainer atau grup di Azure AD untuk menetapkan lisensi secara otomatis (misalnya, satu untuk pengguna E3 dan satu lagi untuk pengguna F3), kuncinya adalah meninjau pengguna mana yang termasuk dalam setiap grup dan bagaimana keanggotaan tersebut tumpang tindih dengan lisensi yang diberikan secara manual di masa lalu.

Strategi yang direkomendasikan biasanya meliputi: tentukan model tujuan yang jelasPeta ini menentukan paket lisensi mana yang sesuai dengan setiap jenis pekerjaan, grup mana yang akan mewakili pekerjaan tersebut, dan pengguna mana yang seharusnya berada di setiap grup. Setelah peta ini ditentukan, langkah selanjutnya adalah menyesuaikan keanggotaan grup dan membiarkan Azure AD secara otomatis menerapkan dan menghapus lisensi.

Untuk menyelesaikan masalah lisensi duplikat antara E3 dan F3Prosedur standar adalah mengidentifikasi pengguna yang seharusnya memiliki lisensi F3, memastikan mereka berada di grup yang tepat, dan menghapus lisensi E3 yang berlebihan. Sebaliknya, jika ada anggota staf yang perlu ditingkatkan dari F3 ke E3, mereka dipindahkan ke grup yang sesuai dan penugasan lama mereka dihapus.

Salah satu keunggulan utama dari pendekatan ini adalah bahwa Aturan-aturan tersebut tetap sama dari waktu ke waktu.Ini bukan perubahan sekali saja, melainkan cara permanen untuk memastikan bahwa setiap perekrutan baru, pemutusan hubungan kerja, atau perubahan pekerjaan secara otomatis tercermin dalam jenis lisensi yang diberikan, sehingga mencegah akumulasi lisensi yang salah secara bertahap yang sering kita lihat setelah beberapa tahun menggunakan platform ini.

Menggunakan PowerShell untuk penghapusan dan pembaruan massal.

Ketika jumlah pengguna besar Atau, jika skenarionya kompleks, PowerShell menjadi alat yang sangat diperlukan untuk mengelola lisensi Office 365 dalam skala besar. Melalui modul Microsoft 365, Azure AD, atau MSOnline, dimungkinkan untuk menanyakan, menetapkan, dan mencabut lisensi untuk ratusan atau ribuan pengguna hanya dengan beberapa perintah yang dirancang dengan baik.

Pendekatan umum terdiri dari Terhubung ke lingkungan Microsoft 365 melalui PowerShell.Ekstrak daftar pengguna dan lisensi mereka saat ini, dan berdasarkan informasi tersebut, buat aturan yang mendeteksi duplikat. Misalnya, Anda dapat membuat laporan dengan semua pengguna yang memiliki lisensi E3 dan, pada saat yang sama, tergabung dalam grup yang memberi mereka lisensi F3.

Berdasarkan laporan tersebut, dirancang sebuah skrip yang Hapus lisensi E3 dari semua pengguna yang tidak seharusnya memilikinya.Memastikan mereka mempertahankan lisensi F3 mereka dan karenanya tidak kehilangan akses ke layanan yang benar-benar mereka butuhkan. Demikian pula, hal sebaliknya dapat dilakukan: mengidentifikasi pengguna yang fungsionalitasnya tidak memadai dan yang harus meningkatkan dari F3 ke E3, menetapkan lisensi baru dan mencabut lisensi lama.

PowerShell juga memungkinkan mendokumentasikan dan mengaudit seluruh operasi.Dimungkinkan untuk mengekspor data ke CSV sebelum dan sesudah perubahan, sehingga Anda dapat membandingkan berapa banyak lisensi yang telah dirilis, berapa banyak pengguna yang telah mengubah paket, dan perkiraan dampak ekonomi dari pembersihan tersebut. Ketertelusuran ini sangat penting untuk membenarkan pekerjaan kepada manajemen dan untuk mengembalikan perubahan jika diperlukan.

Namun, ketika bekerja dengan skrip yang memodifikasi lisensi secara massal, hal ini sangat penting. Selalu uji terlebih dahulu dengan sebagian kecil pengguna.Kelompok uji coba kecil memungkinkan kami untuk memvalidasi bahwa logika skrip sudah benar, bahwa tidak ada seorang pun yang kehilangan layanan penting, dan bahwa perubahan tersebut tercermin seperti yang diharapkan di portal administrasi dan dalam pengalaman pengguna.

Praktik terbaik sebelum melakukan perubahan lisensi massal

Sebelum terburu-buru mengutak-atik lisensi secara sembaranganSebaiknya ikuti serangkaian rekomendasi untuk meminimalkan risiko dan menghindari kejutan yang tidak menyenangkan. Meskipun godaan untuk melepaskan lisensi dan mengurangi biaya mungkin kuat, pembersihan yang dilakukan dengan buruk dapat menyebabkan orang kehilangan akses ke email, Teams, atau alat penting lainnya di tengah hari kerja.

Yang pertama adalah melakukan inventarisasi lengkap lisensi yang ada saat iniJenis paket apa yang digunakan (E3, F3, Bisnis, dll.), berapa banyak lisensi dari setiap paket yang telah dibeli, dan berapa banyak yang sebenarnya digunakan? Gambaran awal ini sangat penting untuk memahami masalah, menilai potensi penghematan, dan menentukan tujuan akhir.

Setelah itu, disarankan mengklasifikasikan pengguna berdasarkan profil penggunaanStaf administrasi, personel toko, teknisi, manajer, dan lain-lain. Masing-masing kelompok ini biasanya memiliki kebutuhan yang berbeda, dan hal ini tercermin dalam rencana lisensi yang paling sesuai untuk mereka. Klasifikasi ini akan menjadi dasar alokasi berbasis grup Azure AD.

Itu juga penting Mengkomunikasikan perubahan tersebut kepada departemen yang terkait.Meskipun idealnya pengguna tidak akan menyadari apa pun (karena mereka hanya mengganti lisensi sambil mempertahankan layanan penting), selalu ada kemungkinan kehilangan akses ke aplikasi kecil yang sedang digunakan seseorang. Memberi tahu personel yang relevan akan membantu mengelola masalah apa pun.

Terakhir, disarankan untuk mempersiapkan diri. rencana pembalikan: salinan daftar lisensi sebelumnya, skrip alokasi yang memungkinkan lisensi tertentu dikembalikan ke sekelompok pengguna jika terjadi kesalahan, dan jangka waktu yang wajar untuk melakukan pengujian awal di luar jam sibuk bagi organisasi.

Dengan menerapkan praktik terbaik ini, maka Penghapusan massal dan pembaruan lisensi di Office 365 Hal ini перестает menjadi operasi berisiko dan berubah menjadi proyek yang terkendali, dengan tujuan yang jelas dan pengembalian investasi yang mudah diukur.

Hindari duplikasi dan optimalkan biaya dengan E3 dan F3.

Salah satu tujuan utama dari peninjauan lisensi adalah... Intinya adalah memastikan setiap orang memiliki paket yang tepat, tanpa membayar terlalu mahal. Secara khusus, dengan E3 dan F3, seringkali ada potensi penghematan yang signifikan, karena E3 adalah paket yang jauh lebih komprehensif dan mahal, sementara F3 lebih ditujukan untuk pekerja yang tidak membutuhkan semua fitur canggih tersebut.

Untuk melakukan optimasi, seringkali hal ini bermanfaat. Tetapkan kriteria yang jelas untuk memutuskan siapa yang berhak mendapatkan E3 dan siapa yang berhak mendapatkan F3.Sebagai contoh, E3 diperuntukkan bagi staf yang menggunakan aplikasi desktop secara intensif, membutuhkan penyimpanan yang lebih besar, atau memerlukan fitur keamanan dan kepatuhan tingkat lanjut; dan F3 diperuntukkan bagi pekerja lini depan, staf mobile yang hanya mengakses email, Teams, dan beberapa aplikasi dasar.

Berdasarkan kriteria ini, situasi saat ini ditinjau dan memindahkan lisensi secara massalHal ini melibatkan penggantian E3 dengan F3 untuk pengguna yang tidak membutuhkan paket lengkap. Dalam banyak kasus, penyesuaian sederhana ini, jika dilakukan dengan hati-hati, dapat membebaskan sejumlah besar lisensi E3 yang dapat dialokasikan kembali ke profil yang lebih penting atau, bahkan lebih baik, mengurangi jumlah lisensi yang dibeli.

Kuncinya ada Jangan biarkan SIM lama "terbengkalai"Jika seorang pengguna sekarang dikendalikan oleh grup Azure AD yang menetapkan hak akses F3 kepada mereka, tidak masuk akal bagi mereka untuk juga mempertahankan penetapan hak akses E3 secara langsung. Menghilangkan inkonsistensi ini adalah kunci untuk benar-benar mengoptimalkan biaya.

Dengan kombinasi Analisis awal, penggunaan grup secara cerdas, dan otomatisasi dengan PowerShell.Sangat mungkin untuk membuat lingkungan lisensi Office 365 jauh lebih bersih, lebih konsisten, dan lebih ekonomis, tanpa mengorbankan produktivitas atau keamanan pengguna.

Dengan mengikuti pendekatan terstruktur ini, organisasi dapat mengubah kekacauan lisensi warisan menjadi kenyataan Dalam sistem yang terorganisir di mana setiap pengguna memiliki persis apa yang mereka butuhkan. Hal ini menghasilkan lebih sedikit insiden, administrasi yang lebih sederhana, dan penghematan yang konsisten pada tagihan Microsoft 365 yang, seiring waktu, menjadi sulit untuk diabaikan.

Artikel terkait:

Tempat menemukan lisensi Microsoft Office dan Windows yang murah dan legal

Isaac

Penulis yang bersemangat tentang dunia byte dan teknologi secara umum. Saya suka berbagi ilmu melalui tulisan, dan itulah yang akan saya lakukan di blog ini, menunjukkan kepada Anda semua hal paling menarik tentang gadget, perangkat lunak, perangkat keras, tren teknologi, dan banyak lagi. Tujuan saya adalah membantu Anda menavigasi dunia digital dengan cara yang sederhana dan menghibur.