Tips untuk mencetak spreadsheet Excel tanpa kesalahan

Menguasai pencetakan di Excel bukan hanya tentang mengklik tombol dan menyilangkan jari Anda; ketika lembar penuh dengan data, margin yang salah tempat, orientasi yang tidak tepat, atau skala yang salah dapat merusak hasilnya. Jika Anda menemukan tabel yang rusak, halaman yang tidak pas, atau lompatan yang aneh, berikut cara mengatasinya langkah demi langkah.

Dalam panduan praktis dan komprehensif ini, kami telah menyusun dasar-dasar untuk mencetak dari Excel (desktop dan web) dan Google Sheets. Anda akan mempelajari cara menyiapkan lembar, menentukan area cetak, menyesuaikan margin dan orientasi, skalakan ke satu halaman, cetak hanya pilihan atau tabel tertentu, cetak beberapa lembar atau buku kerja sekaligus, dan bahkan perubahan apa pun di Excel untuk web. Selain itu, kami menambahkan tips berkualitas, penghematan tinta, dan cara menghasilkan PDF yang bersih.

Pengaturan dasar sebelum mencetak di Excel

Sebelum mencetak, ada baiknya luangkan waktu sejenak untuk mempersiapkan diri. Di Excel untuk desktop, cara tercepat untuk mengakses pratinjau dan opsi adalah File > Cetak (atau Ctrl+P), yang akan menampilkan antarmuka dengan pratinjau di sebelah kanan dan pengaturan di sebelah kiri. Di sana, Anda dapat memilih printer, menyalin, dan memeriksa tampilan halaman.

Untuk menyempurnakan desain, buka Tata Letak Halaman atau Properti Cetak: orientasi (potret/lanskap), ukuran kertas, dan marginMargin "Normal" atau "Sempit" berfungsi dengan baik tergantung pada kontennya; jika Anda perlu menyempurnakan pengaturan, gunakan Margin Kustom untuk memperkecil setiap sisi hingga berukuran milimeter.

Orientasi adalah kuncinya: jika papan Anda lebar, orientasi horisontal Ini akan mencegah pemotongan; jika lebih tinggi daripada lebarnya, vertikal akan lebih mudah dibaca. Ubah opsi dari Tata Letak Halaman > Orientasi dan periksa pratinjau untuk memastikan tidak ada kolom yang menggantung.

Jika Anda ingin semuanya muat dalam satu lembar, periksa skalanya. Di Excel, Anda dapat memilih "Sesuaikan lembar ke satu halaman”, “Sesuaikan semua kolom ke satu halaman” atau “Sesuaikan semua baris ke satu halaman”Setiap opsi mengompres secara berbeda; kontrol ukuran teks sehingga tidak terlihat mikroskopis.

Kebiasaan yang baik adalah menentukan area yang tepat untuk dicetak jika Anda tidak ingin mencetak seluruh lembar. Pilih rentang dan lanjutkan ke Tata Letak Halaman > Area Cetak > Atur Area CetakDengan cara ini Anda menghindari margin yang aneh atau ruang putih yang tidak perlu.

Cetak beberapa lembar dan buku sekaligus

Jika Anda perlu mengekstrak beberapa tab dari file yang sama, Anda tidak perlu melakukannya satu per satu. Di buku kerja Excel, pilih semua lembar untuk dicetak (Ctrl+klik pada tab) dan buka File > Cetak. Dengan cara ini, lembar-lembar yang aktif akan dikirim ke printer secara bersamaan dalam satu batch.

Bagaimana jika Anda perlu mencetak beberapa buku sekaligus? Hal ini dimungkinkan jika Anda menaruh semua file dalam folder yang samaDari Excel, buka File > Buka, tahan tombol Ctrl, lalu pilih setiap buku kerja yang ingin Anda cetak, lalu pilih Cetak. Ini adalah pintasan yang sempurna untuk laporan bulanan atau seri laporan.

Saat Anda mencetak beberapa lembar kertas, periksa pratinjau untuk melihat apakah ada yang tertinggal. skala atau orientasi yang berbedaDalam kasus ini, satukan parameter dasar (orientasi, ukuran kertas, dan skala) sebelum mengirim kumpulan tersebut ke printer.

Jika Anda ingin menyimpan semuanya ke dalam berkas, alih-alih langsung di kertas, Anda dapat memilih untuk membuat berkas keluaran. Di antrean cetak, pilih Printer > Cetak ke File, tekan Cetak, lalu masukkan nama berkas saat diminta. Ini berguna untuk proses peninjauan internal atau pengarsipan.

Cetak seluruh lembar, hanya sebagian saja, atau tabel tertentu

Saat Anda tidak membutuhkan seluruh buku kerja, Excel memungkinkan Anda untuk menyesuaikan dengan tepat apa yang dicetak. Di panel cetak, Anda dapat memilih antara Pilihan, Lembar Aktif, Seluruh Buku Kerja, atau TabelSesuaikan opsi ini menurut tujuan Anda untuk menghindari pemborosan kertas.

Untuk mencetak hanya suatu rentang, pertama-tama pilih sel dan, di File > Cetak, pilih Pilihan cetakPeriksa pratinjau: Jika hasil pemotongan tidak sesuai keinginan, tutup pratinjau, sesuaikan rentangnya, lalu ulangi. Ini cara paling bersih untuk mendapatkan detail penting saja.

Apakah Anda menggunakan tabel Excel (Sisipkan > Tabel)? Jika Anda memilih sel mana pun di dalam tabel, Anda dapat memilihnya saat mencetak. “Cetak tabel yang dipilih” di Pengaturan. Dengan cara ini, Anda hanya akan melihat tabel tersebut, terbingkai rapi dan tanpa elemen eksternal apa pun.

Di Excel untuk web Anda juga dapat mencetak pilihan atau seluruh lembar dari File > Cetak > CetakJika Anda menandai sel dan kemudian berubah pikiran, ubah opsi menjadi "Seluruh Buku Kerja" sebelum mengklik tombol Cetak; pratinjau akan langsung menunjukkan kepada Anda bagaimana tampilannya.

Bila tabel atau rentang Anda sangat besar, ingat batasannya: di Excel untuk web, mencetak tabel direkomendasikan. jika Anda memiliki kurang dari 10.000 selUntuk daftar yang lebih besar, sebaiknya buka berkas di aplikasi desktop dan kelola dari sana.

Pratinjau, area cetak, dan skala ke halaman

Pratinjau adalah teman terbaik Anda: buka File > Cetak atau gunakan Ctrl+P untuk melihat dokumen seperti yang akan diterima oleh printer. Saat Anda menerapkan perubahan pada orientasi, margin, atau skala, gambar mini akan diperbarui sehingga Anda tidak perlu memotret dalam gelap.

Jika Anda menetapkan area cetak dan kemudian ingin mengubahnya, cukup pilih ulang sel dan ulangi. Tata Letak Halaman > Area Cetak > Atur Area CetakSetiap pilihan baru akan menimpa pilihan sebelumnya, dan pratinjau akan mengonfirmasi pilihan Anda.

Jika ada baris atau kolom tersembunyi, ingatlah hal ini: di Excel untuk web, okultisme tidak dicetakJika Anda ingin menyertakannya, tampilkan baris/kolom tersebut sebelum mencetak. Anda akan melihat hal ini dengan hilangnya header atau garis ganda pada label; pilih header yang berdekatan, klik kanan, lalu pilih Tampilkan.

Jika buku kerja Anda memiliki lembar tersembunyi, lembar tersebut tidak akan muncul di output sampai Anda menampilkannya kembali. Klik kanan tab mana pun, dan jika Anda melihat opsi pertunjukan, berarti ada tab tersembunyi; tampilkan, pilih yang Anda perlukan, lalu cetak lagi.

Agar dapat dimuat dalam satu lembar, ada beberapa taktik: “Muat lembar ke satu halaman” mengecilkan semua konten;Sesuaikan semua kolom pada satu halaman"Memadatkan lebar dan menyebarkan baris ke beberapa halaman vertikal; "Paskan semua baris pada satu halaman" melakukan sebaliknya. Jika tidak ada opsi yang membuat teks Anda terbaca, sesuaikan skala dengan persentase manual.

Beberapa pengaturan lain yang membuat perbedaan: ukuran kertas yang benar (misalnya, A4) dan margin. Margin yang sempit memberi Anda lebih banyak ruang untuk data, tetapi berhati-hatilah agar header atau footer tidak terlalu dekat dengan tepi; jika Anda membutuhkan presisi, gunakan Margin Kustom.

Dalam pengaturan cetak, Anda juga dapat memilih untuk mencetak pada satu sisi atau kedua sisi. Mode cetak tepi panjang mempersiapkan membaca seperti buku (membalik halaman ke samping), sementara tepi pendek Ini bergaya kalender (terbalik). Pilih yang paling sesuai dengan jenis dokumen Anda.

Jika Anda mencetak beberapa salinan dokumen multi-halaman, atur opsi ke disisipkanDengan kolasi, printer mencetak set lengkap 1-2-3, 1-2-3; tanpa kolasi, printer mencetak 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, yang menyulitkan penyortiran selanjutnya.

Detail penting di Excel untuk Web: tidak mungkin menyisipkan, melihat, atau mencetak nomor halaman dari peramban. Jika Anda membutuhkan header atau footer bernomor, buka berkas di aplikasi desktop, tambahkan nomor di Tata Letak Halaman, lalu cetak dari sana.

Excel untuk Web dan Google Sheets: Perbedaan dan Cara Mencetak dengan Baik

Di Excel untuk Web, disarankan Gunakan perintah Cetak Excel dan bukan milik peramban. Buka File > Cetak > Cetak dan pilih antara Pilihan Saat Ini atau Seluruh Buku. Setiap perubahan pada pilihan mengharuskan Anda menutup pratinjau, menyesuaikan pilihan, dan mencetak ulang.

Jika Anda ingin memastikan semuanya pas, pilih skala yang sesuai dan konfirmasikan dengan gambar mini pratinjau. Meskipun kontennya pas, jika Anda melihat bahwa ukuran teksnya terlalu kecilAnda mungkin ingin membagi laporan Anda menjadi beberapa halaman dan menggunakan judul berulang di bagian atas agar lebih mudah dibaca.

Di Google Sheets, jalurnya serupa: File > Cetak atau ikon printer. Dari sana, Anda dapat memilih ukuran kertas, orientasi, margin, dan skala. Jika Anda hanya menginginkan wilayah, pilih “Cetak area yang dipilih”Jika Anda tertarik untuk memuat semuanya pada satu halaman, gunakan opsi "Sesuaikan ke Halaman".

Sheets memungkinkan Anda memilih lembar yang akan dicetak, menyesuaikan format dan perataan, serta melihat hasilnya secara langsung. Sama seperti di Excel, Untuk tabel yang sangat lebar, ada baiknya beralih ke orientasi horizontal. dan kompres kolom secukupnya untuk menghindari hilangnya keterbacaan.

Untuk menyelesaikan proses dengan hasil profesional, biasakan menggunakan pratinjau dan standarisasi pengaturan Anda: ukuran kertas yang sama, margin yang konsisten, dan skala yang tidak mengorbankan ukuran font. Koherensi antar daun Membaca akan jauh lebih baik jika Anda mencetak buku dengan beberapa tab.

Pintasan dan opsi yang berguna: pratinjau, pilihan cepat, dan properti

Pintasan keyboard Ctrl+P langsung membuka tampilan cetak dengan gambar mini di sebelah kananIni cara tercepat untuk memeriksa jeda, header, dan jeda tanpa meninggalkan lembar kerja. Jika ada yang tidak sesuai, mundur satu langkah, perbaiki, lalu periksa lagi.

Di panel Printer, Anda dapat mengubah perangkat yang aktif dari menu tarik-turun "Printer". Jika Anda mengelola beberapa printer (misalnya, berwarna dan monokrom), pemilih menghemat waktu Anda datang dan pergiSelain itu, tombol Properti membuka opsi driver khusus printer (kualitas, baki, jenis kertas).

Untuk tabel, sebaiknya pilih seluruh struktur sebelum mencetak. Klik sel pertama, tahan Shift, lalu pilih sel terakhir untuk menutupinya. semua kolom dan baris dalam tabel Tanpa menggulir terlalu jauh. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan kolom tidak terpotong secara tidak sengaja.

Ketika lembar kerja memiliki beberapa tampilan atau filter, perhatikan apa yang ditampilkan di layar. Excel akan mencetak apa yang terlihat berdasarkan pilihan dan area yang ditetapkan, jadi jika ada kolom yang difilter atau disembunyikan, periksa apakah Anda benar-benar ingin mengecualikannya dari makalah atau lebih suka menampilkannya sebelum dicetak.

Kualitas, penghematan, dan PDF: trik terakhir yang membuat perbedaan

Jika dokumen tersebut akan dikirim atau diarsipkan, pertimbangkan untuk membuat PDF. Di Excel di desktop, Anda dapat menggunakan File > Simpan Sebagai atau Ekspor ke PDF Setelah mengatur pekerjaan cetak (orientasi, margin, skala, dan area), Anda akan mendapatkan berkas yang andal, mudah dibagikan, dan tidak rusak saat dibuka.

Di Google Sheets, prosesnya bahkan lebih mudah: File > Unduh > PDF. Panel pengaturan sangat mirip dengan panel cetak, jadi Anda bisa gunakan kembali pengaturan yang sama untuk mendapatkan PDF yang bersih pada percobaan pertama.

Jika Anda memerlukan file cetak perantara sebagai pengganti kertas, pilih opsi Cetak ke file Di daftar pencetak, klik Cetak dan beri nama saat diminta. Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan persis apa yang akan Anda kirim ke pencetak.

Untuk meningkatkan kualitas tanpa meningkatkan biaya, atur mode cetak ke “Draf” saat mencetak. Anda hanya ingin tes cepat dan pertahankan kualitas tinggi untuk versi final. Memilih kertas yang sesuai untuk dokumen Anda (misalnya, kertas standar untuk tabel dan kertas yang lebih tebal untuk presentasi) akan sangat meningkatkan rasa dan keterbacaan.

Jika Anda sering mencetak, pertimbangkan untuk menggunakan perlengkapan yang andal dan kompatibel, serta hanya kendalikan warna jika warna tersebut memberikan nilai tambah. Untuk laporan numerik murni, monokrom dengan kontras yang baik biasanya cukup dan lebih ekonomis.

Ada layanan cetak daring yang memungkinkan Anda mengunggah PDF, memilih jenis kertas (berwarna atau hitam putih), dan hasil akhir. Layanan ini berguna saat Anda tidak memiliki printer di tangan Atau Anda memerlukan cetakan dalam jumlah sedang dengan kualitas yang konsisten; mempersiapkan berkas Anda dengan benar (margin, skala, orientasi) akan memastikan hasil yang sempurna.

Dengan semua hal di atas, Anda sudah memiliki bahan-bahan untuk mencetak tanpa masalah: menyiapkan lembar, menentukan area, menyesuaikan margin dan orientasi, memutuskan apakah akan menskalakan ke satu halaman atau menyebar ke beberapa halaman, menggunakan pratinjau untuk memvalidasi dan, ketika saatnya tiba, konversi ke PDF atau file untuk mempertahankan aslinya sempurna untuk dibagikan atau dicetak.

Mencetak spreadsheet menjadi lebih mudah jika Anda terbiasa dengan rutinitas ini: pratinjau, parameter yang jelas, dan konsistensi di seluruh lembar. Menyesuaikan pilihan, skala, dan margin, Anda akan mencapai hasil yang bersih, terbaca, dan profesional baik di Excel (desktop dan web) dan di Google Sheets, tanpa kejutan atau halaman yang “digigit”.

Artikel terkait:

Cara Mencetak sebagai PDF di Windows 11: Panduan Lengkap dengan Tips dan Solusi

Isaac

Penulis yang bersemangat tentang dunia byte dan teknologi secara umum. Saya suka berbagi ilmu melalui tulisan, dan itulah yang akan saya lakukan di blog ini, menunjukkan kepada Anda semua hal paling menarik tentang gadget, perangkat lunak, perangkat keras, tren teknologi, dan banyak lagi. Tujuan saya adalah membantu Anda menavigasi dunia digital dengan cara yang sederhana dan menghibur.