Cara menggunakan Office secara offline tanpa kehilangan sinkronisasi

Jika Anda bekerja setiap hari dengan Word, Excel, PowerPoint, atau Outlook, Anda mungkin pernah bertanya-tanya apakah hal ini mungkin dilakukan. Gunakan Office secara offline tanpa kehilangan sinkronisasi. dengan OneDrive atau SharePoint. Wajar juga jika bingung dengan begitu banyak nama: Microsoft 365, Office 2021, lisensi volume, akses offline yang diperluas… dan, yang paling membingungkan, pesan yang terus-menerus meminta untuk masuk.

Pada bagian selanjutnya, kita akan dengan tenang menelaah bagaimana cara kerjanya sebenarnya. Bekerja secara offline di Office dan Microsoft 365Kami akan membahas apa yang Anda butuhkan untuk menjaga agar file Anda tetap sinkron, kapan login diperlukan, dan opsi lisensi mana yang terbaik jika Anda ingin mengedit dokumen tanpa koneksi internet yang konstan. Tujuannya adalah agar pada akhirnya, Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang harus dibeli, bagaimana cara mengaturnya, dan apa yang diharapkan ketika Anda offline selama berhari-hari atau bahkan berbulan-bulan.

Apakah wajib untuk masuk (login) untuk menggunakan Word, Excel, dan aplikasi Office lainnya?

Salah satu pertanyaan pertama yang muncul saat mendapatkan peralatan baru adalah apakah Anda harus masuk untuk menggunakan Office.Terutama jika Anda beralih dari versi seperti Office 2010, di mana Anda cukup menginstal program dengan kunci produk dan selesai, tanpa perlu akun atau penyimpanan cloud.

Pada versi modern, khususnya di Microsoft 365 (sebelumnya Office 365), ada beberapa perubahan: Lisensi tersebut biasanya terhubung ke akun Microsoft. (pribadi atau bisnis). Ini berarti bahwa, dalam kebanyakan kasus, Anda perlu masuk setidaknya sekali untuk mengaktifkan produk dan menautkannya ke akun Anda. Inilah cara Microsoft memverifikasi bahwa langganan Anda telah dibayar dan Anda dapat menggunakan Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dan lainnya.

Namun, ceritanya berbeda jika Anda ingin bekerja setiap hari tanpa harus terus-menerus masuk. Setelah Anda Lisensi telah diaktifkan dan divalidasi.Aplikasi desktop dapat digunakan secara offline untuk jangka waktu tertentu, dengan semua fitur tersedia, selama langganan masih berlaku dan aktivasi belum kedaluwarsa.

Jika Anda tidak ingin bergantung pada akun atau perpanjangan langganan, alternatifnya adalah... versi Office dengan pembayaran satu kali (misalnya, Office Home & Student atau Office Home & Business). Dalam kasus ini, setelah instalasi dan aktivasi awal (yang biasanya juga memerlukan koneksi internet), Anda dapat menggunakan Word dan Excel secara offline tanpa batas waktu di komputer tersebut, tanpa program tersebut memblokir Anda secara berkala untuk "memvalidasi ulang" lisensi.

Oleh karena itu, ya: dengan banyak versi Office saat ini dan, khususnya, dengan Microsoft 365, hal ini praktis sangat penting. Masuk setidaknya sekali untuk mengaktifkan produk. Yang berubah adalah berapa lama Anda dapat terus bekerja secara offline sebelum diminta untuk terhubung kembali untuk memeriksa lisensi.

Bekerja secara offline dengan Office tanpa kehilangan sinkronisasi file.

Lisensi adalah satu hal, dan manajemen file adalah hal lain. Bahkan tanpa akses internet, idenya adalah Anda dapat Lanjutkan mengedit dokumen, lalu atur agar dokumen tersebut disinkronkan secara otomatis.Dua elemen kunci berperan di sini: mode offline untuk aplikasi dan layanan penyimpanan cloud, seperti OneDrive, OneDrive for Business, atau SharePoint.

Saat Anda terhubung dan mengerjakan dokumen yang tersimpan di OneDrive, Anda akan sering melihat Tombol simpan otomatis diaktifkan Di bagian atas Word, Excel, atau PowerPoint. Selama Anda memiliki koneksi internet, perubahan akan disimpan dan diunggah ke cloud secara instan. Jika Anda kehilangan koneksi atau menonaktifkan AutoSave, perubahan akan disimpan secara lokal dan disinkronkan segera setelah Anda kembali online.

Untuk memastikan Anda dapat terus berfungsi meskipun kehilangan akses jaringan, penting untuk Unduh dan buka dokumen terlebih dahulu. yang Anda perlukan di perangkat Anda. Setelah file dibuka secara online setidaknya sekali, Office biasanya menyimpan salinan lokal (terlebih lagi jika Anda menggunakan klien sinkronisasi OneDrive), sehingga Anda dapat membuka, mengedit, dan menyimpannya saat offline.

Saat bekerja secara offline, Anda dapat melakukan beberapa tindakan tanpa masalah: Buat dokumen kosong baru. (Word, Excel, atau PowerPoint), buka file yang tersimpan di drive lokal Anda atau di folder yang disinkronkan, lalu simpan ke komputer Anda. Segera setelah Anda terhubung kembali, perubahan yang dilakukan pada file yang terletak di OneDrive atau SharePoint akan secara otomatis diunggah dan disinkronkan, selama aplikasi tetap terbuka dan sesi Anda tetap aktif.

File yang belum selesai disinkronkan seringkali akan ditampilkan di bagian seperti “Dibagikan” atau “Unggahan tertunda” di dalam aplikasi Office itu sendiri atau klien OneDrive, sehingga Anda dapat dengan mudah memeriksa apa yang masih perlu diunggah setelah Anda memiliki akses internet kembali.

Menggunakan Microsoft 365 dengan lisensi berlangganan tanpa koneksi internet yang stabil.

Jika Anda memiliki Microsoft 365 (misalnya, Microsoft 365 Family, Personal, atau Microsoft 365 Apps for BusinessLisensi Anda didasarkan pada langganan yang harus diperiksa secara berkala. Microsoft menyatakan bahwa aplikasi ini dapat digunakan dengan semua fiturnya secara offline, asalkan perangkat terhubung ke internet secara berkala untuk memverifikasi bahwa langganan masih aktif.

Dokumentasi resmi menyatakan bahwa hal itu sudah cukup terhubung kira-kira setiap 30 hari sekaliJika komputer tetap offline terlalu lama, Office akan memasuki apa yang disebut "mode fungsionalitas terbatas": aplikasi terbuka, Anda dapat melihat dokumen, tetapi Anda tidak dapat mengedit, menyimpan, atau membuat file baru. Pesan seperti "tidak berlisensi, tidak diaktifkan" sering muncul.

Jika itu terjadi, solusinya melibatkan Sambungkan kembali perangkat Anda ke internet dan masuk. dengan akun Microsoft 365 yang terkait dengan lisensi tersebut. Pada saat itu, validasi dipulihkan dan Anda mendapatkan kembali akses penuh ke Word, Excel, PowerPoint, dan aplikasi lainnya. Dengan kata lain, meskipun komputer telah offline selama berminggu-minggu, begitu divalidasi kembali, aplikasi tidak akan lagi dalam mode baca saja.

Dalam praktiknya, beberapa pengguna mendapati bahwa, meskipun Microsoft menyatakan bahwa dimungkinkan untuk bekerja secara offline selama periode tersebut, Kantor tampaknya lebih ketat. dan akan memblokir edisi tersebut sebelum waktunya jika tidak mendeteksi koneksi atau jika ada masalah aktivasi. Dalam kasus ini, jika Anda membutuhkan kemandirian penuh dari pemeriksaan online apa pun, Anda mungkin akan lebih tertarik pada edisi pembelian sekali bayar seperti Office Home & Student atau Office Professional, yang tidak didasarkan pada langganan tahunan.

Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, jika Anda mengandalkan Microsoft 365, disarankan untuk memeriksanya setidaknya sebulan sekali. Nyalakan komputer Anda dan hubungkan ke internet, lalu buka aplikasi Office. dengan sesi Anda tetap masuk. Ini memastikan bahwa lisensi diperbarui tepat waktu dan Anda tidak terkunci saat berada di lingkungan offline selama berhari-hari atau berminggu-minggu.

Akses offline yang diperpanjang: hingga 180 hari tanpa internet di Microsoft 365

Di lingkungan bisnis atau pendidikan di mana perangkat dapat saling terhubung Berbulan-bulan tanpa akses internet (misalnya, peralatan di daerah terpencil, perangkat di lingkungan dengan keamanan tinggi, atau laptop untuk pekerjaan lapangan), Microsoft menawarkan fitur khusus: Akses offline yang diperluas untuk aplikasi Microsoft 365 untuk bisnis.

Fungsi ini memungkinkan komputer yang menjalankan aplikasi desktop (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access, dan bahkan Project dan Visio pada beberapa paket) untuk tetap aktif selama maksimal 180 hari tanpa perlu terhubung ke internet. Ini diperlukan untuk memvalidasi lisensi atau menginstal pembaruan. Namun, ini dirancang untuk organisasi dengan langganan perusahaan dan bukan untuk pengguna rumahan.

Untuk menggunakan akses offline yang diperpanjang, beberapa persyaratan harus dipenuhi: perangkat harus memiliki Aplikasi Microsoft 365 versi 2002 atau yang lebih baruOrganisasi harus memiliki langganan lisensi Microsoft 365 Apps yang sesuai; dan fitur tersebut harus diaktifkan secara eksplisit melalui kebijakan grup atau Registri Windows.

Alur normalnya akan seperti ini: departemen TI Instal Aplikasi Microsoft 365 untuk bisnis Pada perangkat, aktifkan akses offline yang diperpanjang menggunakan kebijakan grup atau kunci registri yang sesuai. Pengguna kemudian masuk ke Windows dengan akun Microsoft (sebelumnya Azure AD) dan membuka aplikasi Office, seperti Word atau Excel. Pada saat itu, lisensi komputer dikonfirmasi berlaku selama 180 hari.

Pada halaman akun Office di dalam program itu sendiri, pengguna dapat melihat informasi seperti: nama perangkat dan tanggal kedaluwarsa lisensibeserta tautan untuk detail lebih lanjut tentang cara memperpanjang periode tersebut. Saat mendekati akhir (misalnya, 15 hari sebelum kedaluwarsa), Office akan menampilkan pemberitahuan yang menunjukkan bahwa Anda perlu masuk untuk memeriksa kembali lisensi Anda dan memperpanjang periode 180 hari.

Jika, terlepas dari segalanya, tetap tidak memungkinkan untuk terhubung ke internet setiap enam bulan, organisasi tersebut dapat memperpanjang lisensi secara manual Untuk terus menggunakan Office secara offline, selalu dalam kerangka kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan. Namun, dalam skenario ini, fitur baru dan pembaruan keamanan tidak diterima secara otomatis, tetapi harus diterapkan secara manual saat tersedia.

Cara mengaktifkan akses offline yang diperluas menggunakan Kebijakan Grup atau Registri.

Mengaktifkan akses offline yang diperpanjang di lingkungan perusahaan tidak dilakukan dari antarmuka pengguna akhir, tetapi melalui alat administratif seperti Kebijakan Grup (GPO) atau Registri Windows.Hal ini memungkinkan departemen TI untuk mengontrol secara terpusat perangkat mana yang dapat tetap offline untuk jangka waktu yang lama.

Jika Anda memilih kebijakan grup, Anda perlu mengunduh dan menginstal file templat administratif (ADMX/ADML) Diperbarui untuk Microsoft 365 dari Pusat Unduhan Microsoft. Setelah diintegrasikan ke dalam pengendali domain atau komputer administrasi, Anda akan menemukan pengaturan yang relevan di jalur GPO berikut: Konfigurasi Komputer → Kebijakan → Templat Administratif → Microsoft Office → Pengaturan Lisensi.

Di dalam pohon kebijakan tersebut, terdapat kebijakan yang disebut “Izinkan penggunaan offline dalam jangka waktu lama”. Aktifkan pengaturan kebijakan ini. Untuk sekelompok komputer atau pengguna, perangkat ini diizinkan untuk menjalankan Office secara offline hingga 180 hari. Jika fitur ini dinonaktifkan, komputer akan kembali ke perilaku normal, yang memerlukan validasi lisensi dalam interval yang jauh lebih singkat.

Di lingkungan di mana penggunaan GPO tidak memungkinkan, Anda dapat langsung menggunakan Registry. mengaktifkan fitur Kunci dan nilai berikut dibuat atau dimodifikasi:

LanggananOfflineDiperpanjang = dword: 00000001

LanggananOfflineDiperpanjang = dword: 00000001

Untuk menonaktifkan akses offline jangka panjang, cukup... atur nilai-nilai yang sama ini menjadi 0 (dword:00000000) di jalur Registry yang sama. Mulai saat itu, klien Office akan kembali berperilaku seperti instalasi standar yang perlu memvalidasi lisensi lebih sering.

Perlu dicatat bahwa akses offline yang diperpanjang didukung di Windows untuk aplikasi seperti... Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, dan AccessHal ini juga berlaku untuk beberapa paket Project dan Visio. Selain itu, ketika perangkat terputus dari jaringan dalam waktu yang lama, pembaruan fitur dan keamanan perlu diterapkan secara manual, karena tidak ada koneksi untuk menerimanya secara otomatis.

Office untuk rumah vs Microsoft 365 untuk bisnis: mana yang harus dipilih untuk pekerjaan offline?

Saat memutuskan versi Office mana yang akan diinstal pada komputer baru, penting untuk membedakan antara edisi yang berorientasi pada rumah dan yang dirancang untuk bisnis atau lembaga pendidikan. Setiap kelompok memiliki model perizinan yang berbeda (perbedaan versi dan lisensi) dan, oleh karena itu, perilaku yang berbeda terkait kebutuhan akan koneksi dan keterkaitan dengan suatu akun.

Dalam lingkup domestik kita menemukan, di satu sisi, Langganan Microsoft 365 Microsoft 365 Family dan Microsoft 365 Personal mencakup rangkaian lengkap aplikasi Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dan, tergantung pada paketnya, program lain) dan menggabungkan penyimpanan cloud dengan layanan tambahan. Sebagai alternatif, tersedia opsi pembelian satu kali seperti Office Home & Student, Office Home & Business, dan Office Professional, serta aplikasi individual seperti Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, Publisher, Project, dan Visio dalam versi 2021 atau 2024.

Ini pembelian dengan pembayaran tunggal Lisensi ini biasanya ideal bagi mereka yang tidak menginginkan langganan dan lebih memilih untuk menginstal program di satu atau lebih komputer dan melupakannya. Setelah aktivasi awal (yang biasanya memerlukan koneksi internet), Anda dapat menggunakan Word dan Excel tanpa perlu terhubung kembali secara berkala hanya untuk menjaga lisensi tetap aktif. Namun, lisensi ini tidak menyertakan layanan cloud yang sama seperti langganan secara default dan, seiring waktu, akses ke fitur baru akan hilang, hanya menerima pembaruan keamanan.

Dari sisi bisnis, produk-produk tersebut dikelompokkan di bawah payung Microsoft 365 untuk bisnisIni termasuk langganan seperti Microsoft 365 Apps for Business, Microsoft 365 Business Standard, Office 365 Enterprise E3, E4, E5, paket pendidikan seperti Office 365 A5, versi untuk LSM dan edisi khusus untuk Administrasi Publik (G1, G3, G5), serta paket Project Online dan Visio Online.

Beberapa paket berlangganan ini mencakup aplikasi desktop lengkap, dan yang lainnya tidak. Misalnya, Microsoft 365 Business Basic atau Office 365 Enterprise E1 Langganan ini tidak termasuk aplikasi desktop tradisional, melainkan akses ke versi web dan layanan lainnya. Dalam hal ini, Anda tidak akan dapat menginstal Word dan Excel sebagai program lokal tradisional, sehingga konsep "bekerja offline" berubah secara signifikan.

Selain untuk langganan, metode ini juga digunakan di dunia korporasi. versi lisensi volume seperti Office LTSC 2021, Office 2019, atau Office 2016 Professional Plus, yang diaktifkan dengan kunci volume atau KMS dan cenderung memiliki perilaku yang lebih mudah diprediksi di lingkungan offline, dengan mengorbankan sebagian dari model Microsoft 365 yang selalu mutakhir.

Menggunakan aplikasi desktop Office secara offline

Di luar lisensi dan jenis paket, yang paling diminati pengguna adalah mengetahui apakah mereka dapat Buat, buka, dan simpan dokumen Office secara offline.Jawabannya ya, asalkan Anda telah menginstal aplikasi desktop dan lisensi telah diaktifkan dengan benar.

Dengan versi yang menyertakan aplikasi desktop (misalnya, Microsoft 365 Business, Office Home and Business, atau Microsoft 365 Apps for business), setelah diinstal dan diaktifkan, Anda tidak perlu selalu terhubung ke internet. Untuk menggunakannya, Anda dapat membuka Word, Excel, PowerPoint, atau Outlook, mengerjakan file yang ada di PC atau Mac Anda, menyimpannya ke disk lokal, dan melanjutkan pekerjaan sesuai kecepatan Anda sendiri meskipun jaringan terputus atau Anda tidak memiliki akses Wi-Fi.

Perbedaan utamanya terletak pada fitur berbasis cloud. Saat ada koneksi, aplikasi desktop dapat Sinkronkan dokumen dengan OneDrive atau OneDrive for Business.Ini memastikan perubahan Anda diunggah ke penyimpanan online sesegera mungkin, sehingga Anda selalu memiliki versi terbaru di semua perangkat Anda. Jika koneksi Anda terputus, perubahan Anda akan tetap berada di perangkat Anda dan akan diunggah secara otomatis nanti, setelah jaringan pulih.

Dalam model ini, Anda memutuskan apakah ingin menggunakan kemampuan sinkronisasi tersebut atau tidak. Dengan kata lain, Anda dapat bekerja dengan sempurna dalam mode lokal penuhmenyimpan semuanya dalam folder di komputer Anda, atau menggabungkannya dengan cloud untuk pencadangan, berbagi dengan mudah, atau kolaborasi waktu nyata. Jika Anda mau, Anda dapat Cegah Office menyimpan file ke OneDrive secara default.dan dengan demikian memelihara seluruh area tersebut.

Perlu juga dicatat bahwa saat perangkat terhubung ke internet, aplikasi desktop diperbarui secara otomatis untuk menyertakan fitur baru dan tambalan keamanan. Jika Anda membiarkan perangkat Anda tidak terhubung untuk jangka waktu yang lama, pembaruan ini akan terakumulasi hingga Anda memiliki akses jaringan lagi atau, dalam kasus lingkungan bisnis offline, hingga diterapkan secara manual.

Menggunakan Outlook dalam mode offline

Salah satu aplikasi yang patut mendapat perhatian khusus adalah Outlook. Klien desktop Outlook memungkinkan Anda untuk mengaktifkan sebuah Mode “bekerja offline” Hal ini sangat berguna terutama ketika Anda tidak ingin atau tidak dapat menjaga koneksi internet tetap aktif, misalnya, selama penerbangan atau di tempat-tempat dengan Wi-Fi yang tidak stabil.

Untuk mengaktifkan mode ini, cukup buka Outlook, buka tab "Kirim/Terima", dan klik tombol "Kerja Offline", yang biasanya terletak di sisi kanan pita. Saat mode aktif, tombol biasanya disorot, dan Anda akan melihat indikator di bagian bawah jendela yang menunjukkan bahwa Outlook saat ini sedang offline. tidak ada koneksi ke server email.

Saat Anda berada dalam mode ini, Outlook tidak mencoba mengirim atau menerima pesan baru, tetapi Anda dapat Periksa email yang sudah diunduh.Anda dapat membuat balasan atau pesan baru dan mengatur folder Anda. Email yang Anda kirim akan tetap berada di kotak keluar Anda dan akan dikirim secara otomatis saat Anda menonaktifkan mode offline dan Outlook terhubung kembali ke server email.

Untuk kembali bekerja secara online, cukup klik "Bekerja Offline" lagi untuk menonaktifkan opsi tersebut. Jika Outlook masih menunjukkan bahwa ia sedang offline, ada kemungkinan bahwa belum dapat membangun kembali koneksi. dengan server. Dalam hal ini, sebaiknya periksa terlebih dahulu apakah komputer memiliki akses internet dengan membuka halaman web di browser.

Jika koneksi umum berfungsi tetapi Outlook terus gagal, Anda dapat mencoba mengirim dan menerima secara manual Periksa apakah ada pesan kesalahan yang muncul. Sebaiknya periksa juga apakah sistem operasi sudah mutakhir dan tinjau pengaturan akun di Outlook (server, port, protokol). Jika semua upaya gagal, terkadang menghapus akun email dari Outlook dan menambahkannya kembali dari awal dapat membantu membersihkan pengaturan yang rusak.

Persyaratan koneksi untuk menginstal, mengaktifkan, dan mengelola Microsoft 365

Meskipun tujuannya adalah untuk bekerja offline sebagian besar waktu, penting untuk mengetahui kapan harus melakukannya. Akses internet sangat penting. ketika kita berbicara tentang Microsoft 365 dan banyak versi Office modern.

Pertama, Anda memerlukan koneksi ke Instal produk Microsoft 365 di komputer Anda. Sebagian besar langganan menggunakan penginstal yang mengunduh komponen yang diperlukan dari cloud. Demikian pula, aktivasi lisensi awal mengharuskan perangkat Anda terhubung ke server Microsoft untuk mengaitkan instalasi dengan akun pengguna Anda.

Akses internet juga dibutuhkan untuk Kelola akun pengguna dan langganan Anda.Anda dapat mengubah metode pembayaran, memeriksa status lisensi, mengelola jumlah perangkat yang telah Anda aktifkan, dan banyak lagi. Semua ini dilakukan melalui portal web Microsoft 365 atau halaman akun Microsoft Anda.

Jika Anda ingin memanfaatkan layanan cloud secara maksimal, seperti OneDrive for Business atau aplikasi online lainnya, Anda tentu saja memerlukan hal-hal berikut: koneksi untuk mengakses layanan tersebutTanpa koneksi jaringan, Anda tidak akan dapat menggunakan versi web Office, berkolaborasi secara real-time pada dokumen bersama, atau mengakses file yang hanya ada di cloud dan tidak memiliki salinan lokal.

Mengenai aplikasi desktop, setelah instalasi dan aktivasi, Anda dapat gunakan secara offline untuk jangka waktu yang berbeda-beda Tergantung pada jenis lisensinya. Dengan langganan standar, periodenya biasanya sekitar 30 hari sebelum beralih ke mode fungsionalitas terbatas, sedangkan di lingkungan dengan akses offline yang diperpanjang, periodenya dapat berlangsung hingga 180 hari.

Selain itu, saat tim sedang online, versi desktop juga tersedia. Data tersebut diperbarui secara otomatis.Ini mencakup fitur baru dan pembaruan keamanan. Jika perangkat offline untuk jangka waktu yang lama, disarankan agar, setelah akses jaringan dipulihkan, Office mengunduh dan menginstal semua pembaruan yang tertunda untuk menghindari masalah kompatibilitas atau kerentanan.

Pada akhirnya, kunci untuk menggunakan Office secara offline tanpa kehilangan sinkronisasi terletak pada penggabungan Lisensi yang sesuai dengan kebutuhan Anda (berlangganan atau pembayaran satu kali) Dengan pengelolaan file yang baik di OneDrive atau penyimpanan lokal, dan dengan memahami berapa lama komputer Anda dapat tetap offline sebelum masalah lisensi berakhir, mempersiapkan terlebih dahulu dokumen yang perlu Anda sediakan secara offline, dan memanfaatkan fitur seperti kerja offline di Outlook, Anda dapat bekerja dengan cukup nyaman bahkan jika koneksi internet terputus-putus atau tidak ada sama sekali untuk jangka waktu yang lama.