Cara membuat jajak pendapat di Outlook langkah demi langkah

Apakah kamu ingin tahu Cara membuat jajak pendapat di Outlook dan memanfaatkan survei email secara maksimal? Proses ini mungkin tampak sederhana, tetapi Outlook menawarkan beberapa cara untuk mensurvei kontak Anda, baik di dalam maupun di luar organisasi Anda, dengan opsi yang bervariasi tergantung pada platform (Windows, Mac, web, atau bahkan mengintegrasikan Microsoft Forms).

Dalam artikel ini, Anda akan menemukan semua yang perlu Anda ketahui untuk menyelenggarakan jajak pendapat di Outlook, memilih cara terbaik untuk melakukannya sesuai kebutuhan Anda, menyesuaikan pengalaman, dan mengelola hasilnya seperti seorang profesional. Selain itu, Anda akan mempelajari cara: Trik dan kiat untuk membuat survei Anda efektif, cepat, dan mudah beradaptasi, bahkan bagi pengguna yang memerlukan opsi aksesibilitas.

Mengapa menggunakan jajak pendapat di Outlook?

Jajak pendapat di Outlook memungkinkan Anda mengumpulkan masukan, memilih tanggal rapat, atau membuat keputusan secara kolaboratif, menghemat waktu dan menghindari email bolak-balik tanpa akhir yang mencoba mengoordinasikan jadwal. Selain itu, integrasi dengan alat seperti Microsoft Forms dan kemampuan untuk memberikan suara langsung dari email menjadikan Outlook pilihan yang sangat menarik bagi mereka yang mencari solusi cepat dan terorganisasi dengan hasil yang langsung terlihat.

Berbagai cara membuat jajak pendapat di Outlook

Outlook memberi Anda beberapa alat tergantung pada apakah Anda menggunakan versi desktop (Windows atau Mac), Outlook di web, atau jika Anda lebih suka menggunakan Microsoft Forms untuk membuat kuesioner yang lebih rumit. Setiap metode memiliki spesifikasi yang menarik. Mari kita bahas lebih rinci satu per satu:

Membuat jajak pendapat dari Outlook di Windows

Pada versi desktop Windows, Outlook menawarkan kemampuan untuk membuat jajak pendapat langsung dari jendela penulisan email baru. Proses ini praktis dan sangat berguna untuk mengoordinasikan rapat atau memilih di antara beberapa opsi. Berikut ini adalah langkah-langkah yang disorot:

1. Siapkan pertemuan AndaSaat menulis email baru, buka 'Sisipkan' dan pilih 'Jajak pendapat'. Anda akan dapat melihat dan mengelola jajak pendapat yang telah Anda buat, memilih zona waktu dan durasi, serta membatasi pilihan waktu sesuai jadwal kerja Anda.
2. Pilih tanggal dan waktu: Tambahkan sebanyak mungkin opsi. Anda dapat menavigasi antarhari menggunakan pemilih tanggal dan melihat ketersediaan peserta (warna hijau, merah, ungu, dan abu-abu menunjukkan apakah mereka senggang, sibuk, tidak berada di kantor, atau status mereka tidak diketahui).
3. Klik 'Berikutnya': Di sini Anda dapat menghapus opsi, menambahkan lokasi, mengaktifkan atau menonaktifkan opsi rapat daring, dan mengelola berbagai pengaturan lanjutan.
4. Konfigurasikan opsi lanjutan: Anda dapat mengizinkan rapat dijadwalkan secara otomatis saat semua orang memberikan suara pada suatu opsi, tetap memblokir waktu yang diusulkan di kalender Anda, menerima pemberitahuan untuk setiap pemungutan suara, atau mengharuskan autentikasi untuk memberikan suara.
5. Buat dan kirim jajak pendapatSetelah selesai, Outlook akan memasukkan jajak pendapat ke email Anda dan menyertakan tautan untuk memilih dan mengakses semua jajak pendapat yang Anda buat. Cukup pilih penerima dan kirim.

Metode ini menonjol karena kecepatannya dan memudahkan menemukan waktu terbaik untuk pertemuan beberapa orang.

Membuat jajak pendapat di Outlook untuk Mac

Versi Mac mempertahankan pengalaman serupa dengan beberapa fitur khusus yang disesuaikan dengan sistem operasi.

1. Tulis email baru dan buka tab 'Pesan' dan pilih 'Jajak Pendapat'.
2. Masukkan pertanyaan dan pilihan jawaban AndaAnda dapat menambahkan sebanyak mungkin pilihan yang Anda inginkan. Jika Anda ingin mengizinkan beberapa jawaban, aktifkan tombol 'Beberapa jawaban'.
3. Masukkan survei di badan email, dan Anda akan melihat tautan bagi penerima untuk memberikan suara, beserta alamat CC Anda. Yang perlu dilakukan hanyalah mempersonalisasi pesan Anda dan mengirimkannya.

Di Mac, penerima akan melihat jajak pendapat langsung di badan email, atau jika itu tidak memungkinkan, mereka akan melihat tautan pemungutan suara di browser mereka. Anda dapat memeriksa hasil dari kartu pemungutan suara di email Anda atau dengan mengakses Microsoft Forms untuk melihat detail selengkapnya.

Membuat jajak pendapat di Outlook Web (Outlook Online)

Jika Anda menggunakan Outlook di browser, opsi untuk menambahkan jajak pendapat ditemukan dalam opsi di jendela tulis email baru. Selain itu, versi ini kompatibel dengan sebagian besar pembaca layar, sehingga memudahkan orang-orang dengan kebutuhan aksesibilitas untuk berpartisipasi. Alurnya adalah sebagai berikut:

1. Tulis email dan navigasikan hingga Anda menemukan tombol 'Tindakan menulis lainnya', lalu pilih opsi 'Jajak pendapat'.
2. Masukkan pertanyaan dan jawabanAnda dapat menambahkan opsi sebanyak-banyaknya sesuai keinginan dan memutuskan apakah akan mengizinkan beberapa jawaban.
3. Klik 'Tambahkan ke email' untuk memasukkan jajak pendapat ke dalam pesan Anda.
4. Lengkapi email dengan penerima dan catatan tambahan apa punJika sudah siap, kirimkan saja.

Outlook di web memudahkan pengelolaan hasil jajak pendapat dari dalam pesan yang diterima, dengan opsi untuk melihat suara dan statistik secara visual.

Melakukan survei dan jajak pendapat menggunakan Microsoft Forms

Bagi mereka yang membutuhkan lebih banyak kemungkinan, Microsoft Forms dan integrasinya dengan Outlook memungkinkan Anda membuat survei yang lebih rumit, dengan banyak pertanyaan, logika lompatan, dan berbagai jenis respons. Prosedurnya adalah:

1. Akses Microsoft Forms di forms.office.com dan masuk dengan akun Office 365 atau Microsoft Anda.
2. Buat formulir atau kuesioner baruBerikan judul, tambahkan deskripsi jika Anda suka, dan pilih dari berbagai jenis pertanyaan: pilihan tunggal atau ganda, teks pendek atau panjang, peringkat, tanggal, skala Likert, unggahan file (terbatas untuk pengguna di organisasi Anda), dll.
3. Manfaatkan opsi lanjutan seperti menandai pertanyaan yang diperlukan, menambahkan cabang (sehingga pertanyaan baru ditampilkan atau tidak tergantung pada jawabannya), menetapkan tanggal penutupan, atau menerima pemberitahuan email untuk setiap respons yang diterima.
4. Klik 'Kumpulkan tanggapan'Anda akan menerima tautan yang dapat Anda salin dan tempel ke email Outlook Anda, di media sosial, atau di mana pun Anda perlu.

Respons dapat dilihat di tab 'Respons' pada Formulir, dengan bagan otomatis, persentase, dan opsi untuk mengekspor ke Excel untuk analisis lebih lanjut. Opsi ini paling fleksibel untuk formulir yang panjang atau bagi mereka yang menginginkan penyesuaian tingkat lanjut dan kontrol lengkap atas data yang dikumpulkan.

Fitur utama dan perbedaan antara metode-metode tersebut

• Jajak pendapat dadakan di Outlook (desktop atau web) ideal untuk pertanyaan tertutup (ya/tidak, pilih tanggal, dll.). Jajak pendapat ini memerlukan waktu kurang dari satu menit untuk dibuat dan dikirim, dan siapa pun yang memiliki tautan dapat memberikan suara. Mereka tidak mengizinkan penyuntingan pasca-kirim, tetapi mereka mengintegrasikan pemungutan suara ke dalam email.
• Microsoft Forms memungkinkan formulir atau kuesioner yang kompleks dengan banyak pertanyaan, logika, jenis respons yang berbeda, ekspor, dan penyesuaian. Jajak pendapat ini dapat membatasi partisipasi hanya pada pengguna dalam organisasi Anda dan memungkinkan Anda mengedit pengaturan dan konten kapan saja.
• Dalam kedua kasus tersebut, penerima di luar organisasi menerima tautan ke Formulir untuk merespons, sementara penerima internal dapat memberikan suara langsung dari email (pesan yang dapat ditindaklanjuti).

Opsi konfigurasi dan penyesuaian lanjutan

Jika Anda ingin membawa manajemen pemungutan suara Anda ke tingkat berikutnya, Outlook menawarkan beberapa opsi:

• Jadwalkan rapat otomatis saat ada konsensusOutlook dapat menjadwalkan acara di kalender secara otomatis jika semua peserta memilih opsi yang sama.
• Reservasi tanggal pada kalender untuk sementara: Semua waktu yang diusulkan dapat diblokir sebagai acara sementara, dan akan dirilis segera setelah hari terakhir diputuskan atau pemungutan suara dibatalkan.
• Notifikasi otomatisAnda dapat menerima email untuk setiap pemungutan suara baru, dengan status jajak pendapat yang diperbarui.
• Memerlukan otentikasi: Memerlukan pemilih untuk mengidentifikasi diri mereka untuk mencegah pemungutan suara anonim.
• Tambahkan lokasi dan aktifkan/nonaktifkan rapat online: Sesuaikan jajak pendapat berdasarkan apakah rapat akan dilakukan secara langsung atau virtual, dengan memilih penyedia konferensi default (Teams, Zoom, dll.).

Aksesibilitas: Buat jajak pendapat yang kompatibel dengan semua orang

Tim Microsoft telah memasukkan dukungan bagi penyandang disabilitas untuk membuat dan menanggapi survei menggunakan pembaca layar seperti Windows Narrator, JAWS, atau NVDA. Panel polling di Outlook Web sepenuhnya dapat dinavigasi melalui keyboard, dan prosesnya adalah sebagai berikut:

1. Gunakan tombol TAB untuk menelusuri berbagai pilihan.
2. Dengarkan petunjuk pembaca layar untuk mempelajari di mana mengetik pertanyaan Anda, memasukkan opsi jawaban, atau menambahkan opsi baru.
3. Konfigurasikan apakah Anda ingin mengizinkan beberapa respons atau tidak.
4. Masukkan survei ke email Anda, tambahkan penerima, pesan tambahan Anda, dan kirim.
5. Periksa hasilnya dengan membuka email yang Anda terima dan gulir ke bagian hasil.

Selain itu, ada dukungan teknis khusus untuk penyandang disabilitas, dengan perawatan khusus dan sumber daya aksesibilitas yang tersedia.

Mengelola dan berkonsultasi dengan hasil survei

Melihat hasil survei Anda sedikit bervariasi, tergantung pada metode yang digunakan. Jika Anda menggunakan sistem Jajak Pendapat Cepat Outlook, suara diperbarui secara real-time dalam email asli, dan Anda dapat melihat siapa yang memberikan suara dan apa yang mereka pilih untuk pengguna yang diautentikasi.

Di Microsoft Forms, Anda memiliki tab 'Respons' dengan grafik dan statistik yang sangat visual. Anda dapat menelusuri detail berdasarkan pengguna, memfilter, dan mencetak ringkasan dalam PDF atau mengunduh data ke Excel untuk mengelompokkan hasil sesuai keinginan Anda.

Fitur-fitur bermanfaat untuk mendapatkan manfaat maksimal dari Forms dan Outlook

• Menu tiga titik di Formulir memungkinkan Anda mengatur notifikasi, membatasi siapa yang dapat membalas, mengatur tanggal penutupan, dan mendapatkan tautan untuk membagikan formulir Anda.
• Pilihan percabangan memungkinkan Anda membuat jalur khusus dalam survei, menampilkan pertanyaan baru berdasarkan jawaban sebelumnya.
• Di Outlook, Anda dapat mengelola semua jajak pendapat yang dibuat dan mengakses statistik dari panel khusus.

Artikel terkait:

Apa itu Microsoft Edge. Kegunaan, Fitur, Pendapat, Harga

Isaac

Penulis yang bersemangat tentang dunia byte dan teknologi secara umum. Saya suka berbagi ilmu melalui tulisan, dan itulah yang akan saya lakukan di blog ini, menunjukkan kepada Anda semua hal paling menarik tentang gadget, perangkat lunak, perangkat keras, tren teknologi, dan banyak lagi. Tujuan saya adalah membantu Anda menavigasi dunia digital dengan cara yang sederhana dan menghibur.