Kako jednostavno i bez grešaka razdvojiti ime i prezime u Excelu

Rad s proračunskim tablicama može se činiti jednostavnim sve dok ne naiđete na naizgled osnovne zadatke koji zahtijevaju specifične tehnike. Jedno od najčešćih pitanja među korisnicima Excela je kako podijeliti ćeliju koja sadrži puno ime u dva stupca: jedan za ime i jedan za prezime. Iako se može činiti kao manji zadatak, ako se to napravi netočno, to može dovesti do pogrešaka u bazama podataka , izvješćima ili analizi podataka.

Srećom, Excel uključuje više metoda za to: od osnovnih funkcija do automatskih alata poput 'Tekst u stupce' ili ' Flash Fill'. U ovom članku detaljno objašnjavamo svaku tehniku, njezine prednosti i nedostatke te neke dodatne savjete koji će vam pomoći da učinkovitije radite s osobnim podacima.

Odvojite imena i prezimena u Excelu pomoću "Text to Columns"

Jedan od najčešćih načina dijeljenja punih imena u različite stupce je korištenje alata Tekst u stupce , vrlo korisne funkcije koja se nalazi na kartici Podaci u Excelu.

Kako se to radi?

1. Odaberite stupac koji sadrži puna imena koja želite razdvojiti.
2. Kliknite karticu "Podaci" na gornjoj vrpci.
3. Kliknite na “Tekst u stupcima”.
4. U čarobnjaku koji se otvori odaberite opciju "Razgraničeno" i kliknite „Sljedeći”.
5. Elige el prikladan graničnik, što će obično biti razmak ako su imena napisana kao "Carlos Pérez".
6. Kliknite na „Sljedeći” a zatim odaberite stupce u kojima želite da se podaci prikazuju odvojeno.
7. Završite klikom "Dovršiti".

Prednost

• Vrlo je jednostavan za upotrebu, čak i za one koji nemaju iskustva s Excelom.
• Ne morate pisati formule, sve je urađeno grafički.
• Omogućuje vam odvajanje nekoliko elemenata ako ima više imena ili prezimena koristeći različite graničnike.

Nedostaci

• Nije idealno ako postoje nepravilni formati, kao što su složena imena ili višestruka prezimena.
• Povećajte broj stupaca, što može otežati organizaciju.
• Ako ažurirate podatke originala, morat ćete ponoviti postupak ručno.

Podijeli imena s Excel formulama

Za one kojima je potrebna veća kontrola nad svojim podacima, prilagođene formule su odlična opcija. Iako zahtijevaju malo više iskustva, vrlo su svestrane i prilagodljive širokom rasponu situacija.

Osnovne formule za ime i prezime

• Za izdvajanje ime (pod pretpostavkom da je prije prvog razmaka):
  =IZQUIERDA(A2, ENCONTRAR(" ", A2, 1) - 1)
• Za izdvajanje prezime:
  =DERECHA(A2, LARGO(A2) - ENCONTRAR(" ", A2, 1))

Ove funkcije dobro funkcioniraju kada postoji samo ime i prezime . Za imena s više razmaka, kao što je "María del Carmen Rodríguez Pérez", bile bi potrebne složenije formule.

Prednost

• Veća preciznost u slučajevima složenih formata.
• Ažuriraju se automatski ako se izvorni podaci promijene.
• Fleksibilnost prilagodbe na temelju obrazaca u vašim podacima.

Nedostaci

• Zahtijeva osnovno znanje funkcija kao što su LIJEVO, DESNO, LEN i FIND.
• Može ih biti teško održavati i proširiti na datoteke s puno podataka ili različitim strukturama.
• Pogreške u logici formule može dati netočne rezultate.

Automatsko odvajanje s Flash Fillom

Vrlo korisna i malo poznata značajka je Flash Fill . Ovaj alat detektira obrasce u onome što unosite i automatski dovršava ostatak podataka na temelju onoga što "nauči".

Kako ga koristiti?

1. Napravi novi stupac pored punih imena.
2. Ručno unesite posebno ime (na primjer, samo ime).
3. Počnite tipkati drugi i vidjet ćete taj Excel predlaže da automatski dovršite.
4. tisak ući a ostale vrijednosti će biti popunjene.

Prednost

• Vrlo brzo i vizualno, idealan za specifične zadatke.
• Nisu potrebne formule niti predznanje.
• Može se prilagoditi imena u različitim formatima ako su primjeri dobro napisani.

Nedostaci

• Djeluje dobro samo ako podaci slijede obrazac. Naravno.
• Možete pogriješiti ako su imena vrlo raznolika ili loše strukturirana.
• Ne ažurira se automatski ako se izvorni podaci promijene.

Što ako ne koristite Microsoft Excel? Alternative kao što je WPS Office

Za one koji ne koriste Microsoft Office , savršeno valjana alternativa je WPS Office . Ovaj besplatni paket kompatibilan je s Excel formatima i ima sve potrebne alate za razdvajanje imena i prezimena.

WPS proračunska tablica omogućuje vam korištenje teksta u stupcima i formulama te Flash Fill s intuitivnim nazivima i sučeljem sličnim MS Excelu.

Odvojite tekst u stupcima

Baš kao u Excelu, možete odabrati imenovane ćelije, otići na karticu "Podaci" , kliknuti na "Tekst u stupce" , definirati razdjelnike i odvojiti vrijednosti u dva različita stupca.

Korištenje formula u WPS-u

Formule su praktički iste:
=IZQUIERDA(A2, ENCONTRAR(" ", A2, 1) - 1) za ime i
=DERECHA(A2, LARGO(A2) - ENCONTRAR(" ", A2, 1)) za prezime.

Flash Fill je također dostupan

Jednostavno upišite uzorak u ćeliju, odaberite sljedeću i upotrijebite opciju Brzo popunjavanje na kartici Podaci . WPS će prepoznati uzorak i automatski dovršiti ostatak.

WPS također nudi besplatne predloške , alate temeljene na umjetnoj inteligenciji kao što su automatski programi za pisanje, PDF asistenti, kompatibilnost s Microsoft Officeom i sučelje koje ne zahtijeva učenje.

Što je s imenima s više razmaka ili znakova?

Kada podaci nisu pravilno formatirani, na primjer ako sadrže dodatne razmake ili interpunkcijske znakove poput zareza ili točaka, osnovne funkcije mogu zakazati. U tim slučajevima:

• koristite funkciju =SUSTITUIR ukloniti dupli razmaci ili čudne likove prije primjene vaših formula.
• Koristite formule poput =EXTRAE zajedno s BUSCAR o HALLAR uhvatiti sa Veća preciznost komponente naziva.

Što ako su sva imena u jednoj ćeliji odvojena zarezima?

Ponekad možete naići na ćeliju koja grupira nekoliko imena odvojenih zarezima ili drugim znakovima. U tom slučaju upotrijebite alat Tekst u stupce , odabirući zareze kao razdjelnik. To će svako ime smjestiti u drugi stupac.

Za složenije popise možete kombinirati funkcije kao što su =EXTRAE, =HALLAR y =LARGO za ekstrakt svaki blok zasebno.

Što učiniti s srednjim imenima ili složenim imenima?

Ako trebate razdvojiti imena koja sadrže dva srednja imena ili prezimena, morate koristiti naprednije formule. Na primjer, možete koristiti kombinaciju =EXTRAE y =HALLAR kako bi dobili drugo ime identificiranjem drugog razmaka unutar teksta.

Primjer za srednje ime:
=EXTRAE(A2, BUSCAR(" ", A2) + 1, BUSCAR(" ", A2, BUSCAR(" ", A2) + 1) - BUSCAR(" ", A2) - 1)

Ili možete koristiti i dodatke za Excel poput Ablebitsa , koji vam omogućuju odvajanje punih imena na komponente kao što su Ime, Srednje ime, Prezime, Sufiks itd.

Postoji mnogo načina za odvajanje imena i prezimena u Excelu, a najbolji će ovisiti o vašoj strukturi podataka i vašem krajnjem cilju. Od automatskih metoda poput Flash Fill-a do složenih formula za sofisticiranije slučajeve, svaki alat ima svoje mjesto. Uz malo vježbe, moći ćete učinkovitije upravljati svojim bazama podataka, minimizirajući pogreške i štedeći vrijeme na svojim svakodnevnim zadacima.

Povezani članak:

Kako koristiti funkciju QUARTILE u Excelu – Potpuni vodič

Isaac

Strastveni pisac o svijetu bajtova i tehnologije općenito. Volim dijeliti svoje znanje pisanjem, a to je ono što ću učiniti na ovom blogu, pokazati vam sve najzanimljivije stvari o gadgetima, softveru, hardveru, tehnološkim trendovima i još mnogo toga. Moj cilj je pomoći vam da se snađete u digitalnom svijetu na jednostavan i zabavan način.