Recherche sémantique avec Copilot : un guide complet et des exemples concrets

La recherche sémantique avec Copilot, initialement prometteuse, est devenue la nouvelle norme pour la recherche d'informations dans les environnements Microsoft 365 et Power BI. Elle combine les signaux lexicaux classiques et la compréhension vectorielle du sens pour localiser le contenu pertinent, même si vous ne vous souvenez pas du nom exact du fichier, de l'objet de l'e-mail ou de l'intitulé précis de la colonne.

Au-delà d'un moteur de recherche traditionnel, cette proposition s'appuie sur Microsoft Graph et un index sémantique de nouvelle génération. Il en résulte une recherche d'informations bien plus contextuelle, personnalisée et sécurisée , respectant les autorisations des utilisateurs, les liens entre les personnes et les documents, et l'intention exprimée en langage naturel.

Qu’est-ce que la recherche sémantique avec Copilot et pourquoi est-ce important ?

Dans l'univers Microsoft 365, l'indexation des données facilite l'accès à l'information depuis des années, mais elle franchit aujourd'hui une étape décisive avec l'index sémantique. Cet index complète l'index lexical classique par des représentations vectorielles des documents et des termes, permettant ainsi de mesurer les similarités par le sens et non plus seulement par une correspondance exacte des mots.

Sur cette base, Copilot comprend des requêtes comme « document de livraison félicité pour sa conception » même si le mot « félicité » n'apparaît pas littéralement, car il élargit la recherche avec des synonymes et des formes proches (loué, recommandé, excellent…) et tire parti du contexte de Microsoft Graph pour prioriser ce qui est le plus pertinent.

La magie opère au sein de votre environnement : Copilot respecte les limites de sécurité, de conformité et de confidentialité , utilise un contrôle d’accès basé sur les rôles et n’affiche rien que l’utilisateur ne soit autorisé à voir. Tout cela sans effort supplémentaire de votre part : Microsoft active automatiquement le déploiement de l’index sémantique au niveau de l’environnement, puis progressivement au niveau de l’utilisateur.

Index lexical et sémantique : comment ils se combinent

L'index lexical reste utile pour les recherches par mots-clés, noms spécifiques et filtres prédéfinis. L'index sémantique, quant à lui, offre une compréhension conceptuelle : il crée des espaces vectoriels où les documents sont regroupés par signification. Ainsi, des questions imprécises trouvent des réponses précises.

En pratique, Microsoft 365 Copilot utilise les deux approches : il interroge Microsoft Graph, recueille les informations pertinentes auprès de votre organisation, enrichit l’invite LLM (modèle de langage) et renvoie un résultat plus précis. Tout au long du processus, le chiffrement des données en transit (HTTPS) et au repos est maintenu, conformément aux politiques de confidentialité de Microsoft.

Qu'est-ce que l'utilisateur y gagne ? Des résultats cohérents, contextuels et personnalisés qui reflètent les signaux sociaux (avec qui vous travaillez, ce que vous ouvrez) et les relations entre les contenus, sans que vous ayez à mémoriser une terminologie interne ni une précision littérale.

Flux de données : de votre requête à la réponse de Copilot

Lorsque vous rédigez une requête dans une application Microsoft 365, celle-ci est envoyée à Copilot. Copilot consulte Microsoft Graph et l'index sémantique afin de générer une invite enrichie que le LLM comprend avec plus de précision. Le système retourne ensuite à Graph pour affiner le résultat et affiche finalement le texte et les actions dans l'application correspondante.

Cette communication bidirectionnelle garantit deux choses : l’ancrage dans des données réelles au sein de votre organisation et le strict respect des autorisations. Rien n’est « inventé » en dehors du contrôle de l’utilisateur, et les données restent toujours au sein de votre environnement et de ses régions autorisées.

Au fil du temps , Microsoft élargit la granularité : il existe déjà un index sémantique au niveau du locataire, alimenté principalement par le contenu textuel de SharePoint Online, et, progressivement, des index au niveau de l’utilisateur sont construits , privilégiant l’« ensemble de travail » quotidien (courriels, documents auxquels vous participez, mentions, etc.).

Types de contenu, mises à jour d'index et administration

Aujourd'hui, l'index sémantique inclut les boîtes aux lettres des utilisateurs (dans leur espace personnel), ainsi que les documents Word , PowerPoint, PDF , ASPX et OneNote, entre autres, pour le client. Les données du connecteur graphique sont indexées au niveau du client , ce qui étend le périmètre aux contenus provenant de systèmes externes, dans le respect des autorisations.

Les mises à jour sont transparentes : tout ce que vous créez dans votre boîte mail personnelle est indexé quasiment en temps réel ; les documents SharePoint accessibles à plusieurs utilisateurs sont actualisés quotidiennement ; et les modifications apportées aux documents déjà indexés sont prises en compte rapidement. L’administration ne nécessite aucune activation, mais vous pouvez paramétrer certains réglages.

Par exemple, si vous ne disposez pas de Microsoft Purview DLP et que vous devez exclure des contenus hautement sensibles (paie, finance, RH) de SharePoint Online, vous pouvez marquer ces sites afin qu'ils n'apparaissent pas dans les résultats de recherche Microsoft ni dans l'index sémantique. Vous pouvez également gérer les informations relatives aux personnes et aux éléments, sachant que leur désactivation entraînera une perte de pertinence pour l'utilisateur.

Sécurité, conformité, confidentialité et stockage

Copilot hérite des contrôles de Microsoft 365 : sécurité d’entreprise, conformité réglementaire et protection de la vie privée (RGPD et périmètre de protection des données de l’UE inclus). Les requêtes et leurs résultats ne servent pas à l’entraînement des modèles sous-jacents. L’utilisation de votre propre clé (BYOK) est prise en charge si elle est déjà activée dans votre environnement.

Où sont stockées les données d'index ? L'index utilisateur est hébergé sur le même serveur que la boîte aux lettres de l'utilisateur ; l'index du locataire réside dans un conteneur isolé au sein de la région du site SharePoint. Les clients situés dans l'UE stockent leur index dans des centres de données UE/AELE, et le traitement respecte les politiques multirégionales et les règles configurées.

Tout cela ne change rien à un point essentiel : l’indexation ne modifie ni les autorisations ni les quotas de stockage . Elle s’applique uniquement au contenu déjà accessible, en utilisant le même modèle de contrôle d’identité et de rôle que les autres services Microsoft 365.

Connecteurs Copilot et données tierces

Grâce aux connecteurs appropriés, vous pouvez importer du contenu provenant de solutions SaaS, de bases de données et de référentiels externes dans Microsoft Graph. Une fois importé, ce contenu est indexé et mis à la disposition de Copilot avec les mêmes contrôles d'accès. Il est important de l'enrichir de texte afin d'optimiser sa pertinence sémantique.

Pour les licences d'entreprise, des exigences spécifiques s'appliquent selon le connecteur et le produit Copilot. Grâce à cette extension, Copilot Search centralise l'accès aux informations provenant de Microsoft et de tiers, avec des centaines de connecteurs Microsoft et ISV intégrables.

Recherche Copilote dans Microsoft 365 : expérience, différences et réponses

Copilot Search apparaît comme un module de recherche au sein de l'application Microsoft 365 Copilot pour le Web, les ordinateurs et les appareils mobiles. Son objectif : offrir une expérience rapide, pertinente et universelle, connectée à la messagerie instantanée pour approfondir la recherche ou exécuter des tâches ultérieures.

Il prend en charge les requêtes en langage naturel (« afficher les e-mails de Marta concernant les prévisions du quatrième trimestre envoyés la semaine dernière ») ainsi que les mots clés classiques. Lorsque la requête le permet, il affiche en haut des « réponses Copilot » concises , basées sur les données Graph et, le cas échéant, sur les services web et connectés activés.

En quoi diffère-t-il du chat Copilot ? La recherche est conçue pour trouver rapidement ce dont vous avez besoin , tandis que le chat se concentre sur la création de contenu, l’explication, la transformation et l’enchaînement d’actions. Comparé à la recherche Microsoft gratuite basée sur les mots-clés, la recherche Copilot (payante) offre une sémantique enrichie, une unification des fonctionnalités et une expérience moderne , ainsi qu’une intégration poussée avec le chat Copilot.

API de recherche : Recherche hybride (lexicale + sémantique) dans OneDrive

Pour les développeurs, l'API Copilot Search offre les fonctionnalités nécessaires pour interroger du contenu professionnel/éducatif dans OneDrive en utilisant le langage naturel, sans dupliquer ni réindexer les données en dehors de Microsoft 365. Le traitement du langage naturel comprend l'intention et classe les résultats par pertinence.

Avantages des solutions personnalisées : pertinence sémantique, données à jour, coût total de possession réduit et respect des autorisations d’origine. Vous pouvez filtrer par chemin spécifique à l’aide de KQL et obtenir des aperçus, des métadonnées et des fichiers plus pertinents sans avoir à mettre en place une infrastructure de recherche parallèle.

Bonnes pratiques : rédiger des requêtes descriptives, ajouter du contexte, éviter les termes trop génériques et Utilisez le chemin d'accès complet OneDrive lors du filtrage par chemin d'accès. (par exemple: https://contoso-my.sharepoint.com/personal/usuario_empresa_com/Documents/Proyecto/Informe.docxTout est automatiquement trié par pertinence.

Limitations actuelles à prendre en compte : OneDrive réservé à un usage professionnel ou scolaire , 1 500 caractères maximum par requête, 200 requêtes par utilisateur et par heure, limites de taille de fichier pour la sémantique (jusqu’à 512 Mo en .docx/.pptx/.pdf ; moins dans les autres formats), pas de sémantique sur les tableaux/images/graphiques purs , et la disponibilité est ajustée en fonction de ce qui est pris en charge par l’index sémantique M365 Copilot.

Nouveauté sous Windows : Demandez à Copilot dans la barre des tâches

Microsoft teste « Ask Copilot » auprès des utilisateurs du programme Windows Insider sur les canaux Dev et Beta : un raccourci repensé qui remplace la barre de recherche traditionnelle par une fenêtre flottante plus légère et plus rapide. Sans arrière-plan superflu, elle s’ouvre instantanément et simplifie la recherche .

L'intégration est hybride : pour les recherches locales d' applications , de fichiers et de paramètres, elle utilise les API de recherche Windows et le service SearchIndexer , sans que Copilot n'accède directement à vos fichiers. La couche sémantique interprète l'intention, mais dans les premières versions, certaines commandes naturelles ouvraient les paramètres au lieu d'exécuter l'action.

Les boutons Vision et Voix apparaissent, mais dans les premières versions, ils redirigent vers l'application Copilot principale . Cette fonctionnalité est optionnelle et désactivée par défaut ; vous pouvez l'activer dans Paramètres > Personnalisation > Barre des tâches. La recherche classique reste accessible depuis le menu Démarrer.

Copilote dans Power BI : comment préparer un modèle sémantique « prêt pour l’IA »

Dans Power BI, Copilot transforme l'expérience utilisateur : il génère des visualisations, des mesures DAX, des résumés et des explications à partir du langage naturel. Cependant, la qualité des réponses dépend fortement du modèle sémantique : s'il n'est pas optimal, des ambiguïtés et des réponses moins pertinentes apparaîtront.

Un modèle compatible avec l'IA intègre un schéma de données d'IA , des synonymes, des réponses validées et des « instructions d'IA » qui guident Copilot. De plus, il repose sur une conception de données robuste : des relations claires, des noms compréhensibles, des types de données corrects , des mesures cohérentes et des hiérarchies pertinentes.

Depuis avril 2025, la fonctionnalité Fabric Copilot est disponible pour toutes les fonctionnalités Microsoft Fabric (F2 et supérieures) , ce qui rend Copilot plus abordable dans les environnements aux ressources limitées et facilite son adoption multiplateforme.

Schéma de données d'IA, synonymes et instructions

Le schéma de données de l'IA permet de hiérarchiser les champs clés (date, client, catégorie, montant, marge, région, etc.) et de distinguer les entités des attributs . Grâce à des noms explicites (« Client », « ID de vente ») et des synonymes (« Produit » ~ « article », « référence », « élément »), Copilot comprend mieux les besoins des utilisateurs.

Les « instructions d’IA » ajoutent un contexte global au modèle : les indicateurs prioritaires, la définition de « client actif » et les calculs à éviter pour éviter toute confusion. Par exemple : « Le champ « Statut client » distingue les clients actifs ayant effectué au moins un achat au cours des 12 derniers mois ; les mesures de marge et de profit ne s’appliquent qu’aux clients actifs. »

Ces définitions, ainsi que le schéma et les synonymes, sont enregistrées dans l'ensemble de données et transmises au service lors de la publication. L'effet est immédiatement perceptible dans la qualité des réponses automatisées et dans le choix des éléments visuels et des indicateurs.

Réponses éprouvées et meilleures pratiques en matière de modélisation

Les « réponses vérifiées » indiquent les définitions officielles des concepts clés (qu'est-ce que la « marge nette », le « client actif », etc.). Copilot peut renvoyer directement cette réponse vérifiée lorsqu'il détecte la requête correspondante, réduisant ainsi les débats et les malentendus.

De plus, il est conseillé de normaliser les mesures et la nomenclature : noms descriptifs et cohérentsLogique DAX claire et documentée, et ensemble prédéfini de mesures courantes. Exemples : Total Sales = SUM(Sales[SaleAmount]), YTD Sales = TOTALYTD(SUM(Sales[SaleAmount]), 'Date'[Date]) o MoM Growth = DIVIDE([This Month Sales] - [Last Month Sales], [Last Month Sales]).

Dans le modèle, séparez bien les tables de faits (FactSales, FactTransactions, FactVisits) et celles de dimensions (par exemple, DimProduct avec ProductName, Category, Brand, Et Client Dim avec CustomerName, City, Segment), crée des hiérarchies logiques (Date : Année > Trimestre > Mois > Jour ; Géographie : Pays > État > Ville), utiliser les types de données corrects (les nombres comme des nombres, les dates comme des dates) et définit correctement la cardinalité et l'état des relations.

N’oubliez pas la cohérence des valeurs (« Ouvert », « Fermé », « En attente » avec la même casse), les indicateurs clés de performance habituels (ROI, CAC, LTV), la transparence des mises à jour (« quotidienne à 6 h 00 UTC » ou incrémentielle toutes les 15 minutes), la sécurité par rôles (filtres par région ou par tables sensibles) et la documentation du modèle (descriptions dans les tableaux/colonnes et dictionnaire de données).

Indiquez que le modèle est compatible avec l'IA et obtenez une licence.

Une fois le modèle prêt (schéma d'IA, synonymes, instructions et, de préférence, réponses validées), marquez-le comme compatible avec l'IA depuis Power BI Desktop et publiez-le sur un espace de travail Premium ou Fabric. L'indicateur apparaîtra alors dans l'ensemble de données du service.

L'activation de la fonctionnalité « IA » permet à Copilot d' accéder pleinement aux éléments pertinents du modèle , de mieux comprendre les questions en langage naturel et d'améliorer la génération de visualisations et de métriques. À moyen terme, cela réduit l'intervention technique et accélère l'adoption par les utilisateurs métiers.

Veuillez noter les exigences de licence : l’API de recherche et Copilot Search nécessitent une licence Microsoft 365 Copilot valide . Dans Power BI, la disponibilité de Copilot dépend de la capacité et de la configuration du locataire/de l’espace de travail.

Recherche de contenu Power BI avec Copilot (expérience autonome)

Dans l'interface autonome de Copilot, vous pouvez rechercher des « éléments » Power BI (rapports, modèles sémantiques, applications d'espace de travail ou d'organisation et agents de données). Copilot analyse les métadonnées et le contenu interne des rapports (noms de page, titres des visuels, volets de filtre et zones de texte) afin de trouver les éléments les plus pertinents.

Les signaux qui améliorent votre classement incluent : être marqué comme favori , avoir été récemment ouvert, avoir été approuvé, être populaire ou faire partie d’une application. L’ajout de descriptions claires, de mots-clés distinctifs et de balises d’approbation permettra à vos articles d’être plus facilement identifiables dans les résultats de recherche.

Les administrateurs peuvent limiter la recherche au contenu compatible avec l'IA au sein d'un espace de travail ou au niveau du locataire. Copilot respecte toujours les autorisations, les applications publiques et les éléments masqués , et ne renvoie aucun résultat auquel l'utilisateur n'a pas accès. Les modifications directes apportées à un élément sont prises en compte en quelques minutes ; les modifications indirectes (comme le renommage d'un espace de travail) peuvent prendre jusqu'à 24 heures.

Si vous commencez par une question générale (« Combien de touristes ont visité la région en janvier ? »), Copilot vous suggérera des éléments et vous demandera de confirmer celui à utiliser. Vous pouvez également saisir manuellement l'élément précis et analyser les données, même s'il n'est pas marqué comme compatible avec l'IA.

Protection des informations : minimisation et partage responsable

Au-delà de la DLP et de l'exclusion de sites, il existe des pratiques qui aident à : minimiser les données sans valeur commerciale grâce à la conservation/suppression (Microsoft Purview), prévenir le partage excessif en héritant des autorisations correctes et des contrôles d'accès en temps réel, appliquer des étiquettes de sensibilité avec chiffrement et balisage visuel le cas échéant, et utiliser la DLP pour limiter temporairement l'accès aux documents comportant des incidents.

N'oubliez pas que l'indexation ne modifie pas le partage des données et n'ajoute pas de contenu à l'index via des liens « à l'échelle de l'organisation ». Seuls les éléments auxquels l'utilisateur accède réellement avec son identité et ses autorisations sont indexés.

Si vous ne devez retenir qu'une seule chose, c'est celle-ci : la recherche sémantique avec Copilot associe sens, contexte et sécurité pour vous permettre de trouver plus rapidement ce qui compte ; et lorsque vous préparez Power BI avec un modèle compatible avec l'IA (schéma d'IA, synonymes, réponses vérifiées et instructions), le gain en précision et en utilité est perceptible au quotidien, de Microsoft 365 à vos rapports et données critiques.