Graphiques dynamiques dans Powerpoint : graphiques qui se mettent à jour automatiquement

Techniquement, dans PowerPoint, vous pouvez lier un fichier Excel à une présentation PowerPoint. Cependant, cela ne rendra pas le graphique dynamique et il est parfois difficile de savoir quand le graphique sera mis à jour. Mais que se passe-t-il si nous en voulons encore plus ? Que se passe-t-il si nous souhaitons que le graphique soit mis à jour lors d'une présentation ?

Imaginez vouloir présenter une série de diapositives dynamiques dans un environnement Office, chaque diapositive affichant les graphiques les plus récents d'une feuille de calcul Excel mise à jour. Vous pouvez également éviter tout lien direct vers les fichiers Excel et utiliser simplement une référence dynamique à votre ou vos fichiers sources. Aujourd'hui, nous allons voir comment créer des graphiques dynamiques dans PowerPoint à l'aide de VBA.

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Un aperçu historique des graphiques PowerPoint

Lorsque nous avons lancé PrésentationPoint et créé DataPoint, officiellement publié en 2003, PowerPoint 1997, 2000 et 2003 utilisait le moteur Microsoft Graph pour afficher des graphiques sur vos diapositives. Avec la version PowerPoint ou Office 2007, un nouveau moteur graphique a été introduit dans PowerPoint. Il ressemblait exactement au meilleur moteur de création de graphiques Microsoft Excel.

Pourquoi ne pas utiliser des graphiques liés ?

Avant de commencer, il est important de préciser que la méthode décrite ci-dessous n'est pas obligatoire pour simplement lier un graphique Excel à une présentation PowerPoint. L'objectif de cet exercice est d'éviter cette liaison et de vous offrir une flexibilité totale, vous permettant ainsi de mettre à jour vos graphiques et même les fichiers Excel au préalable, selon vos préférences.

Création de graphiques dynamiques dans PowerPoint

Vous trouverez ci-dessous un didacticiel étape par étape sur la configuration des graphiques croisés dynamiques dans PowerPoint et la macro :

Étape 1 : Créer le PowerPoint et les formes

Tout d’abord, nous devons créer une forme PowerPoint qui sera utilisée comme espace réservé pour marquer l’emplacement et la taille de notre graphique. Cliquez sur l'image ci-dessous pour référence.

Étape 2 : Créer un graphique Excel

Ensuite, nous devons créer et nommer un graphique Excel. Celui-ci sera copié et collé sous forme d'image dans notre PowerPoint pour éviter les liens et garantir que le formatage est identique à la façon dont il est affiché dans votre fichier Excel.

Étape 3 : Créer la macro VBA du graphique dynamique dans PowerPoint

Si vous ne savez pas comment accéder à l' onglet Développeur , vous pouvez procéder de la même manière que dans Excel. Ensuite, créez un nouveau module VBA et copiez le code VBA suivant :

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#Si VBA7 alors Déclaration publique PtrSafe Sub Sleep Lib «kernel32» (ByVal millisecondes As LongPtr) 'MS Office 64 Bit #Autre Public Declare Sub Sleep Lib «kernel32» (ByVal millisecondes aussi longtemps) 'MS Office 32 bits #Fin si   Fonction CopyChartFromExcelToPPT (excelFilePath As String, sheetName As String, chartName As String, dstSlide As Long, Facultatif shapeLeft As Long, Facultatif shapeTop As Long, Facultatif shapeWidth As Long, Facultatif shapeHeight As Long) As Shape En cas d'erreur, GoTo ErrorHandl 'Gérer les erreurs   'Définir les variables et ouvrir Excel Dim eApp en tant qu'Excel.Application, wb en tant qu'Excel.Workbook, ppt en tant que PowerPoint.Presentation, ws en tant qu'Excel.Worksheet Définir eApp = Nouvelle Excel.Application eApp.Visible = Faux Définir wb = eApp.Workbooks.Open (excelFilePath) Définir ppt = ActivePresentation 'Copier le graphique dans Excel wb.Sheets(sheetName).ChartObjects(chartName).Copie   "Coller dans la première diapositive d'une présentation PowerPoint active" ppt.Slides(dstSlide).Shapes.PasteSpecial ppPasteBitmap Définir CopyChartFromExcelToPPT = ppt.Slides(dstSlide).Shapes(ppt.Slides(dstSlide).Shapes.Count) 'Fermer et nettoyer Excel wb.Close SaveChanges:=False eApp.Quitter Définir wb = Rien : Définir eApp = Rien   'Déplacer la nouvelle forme si gauche/haut est fourni Si ce n'est pas le cas (IsMissing(shapeTop)) Alors Avec CopyChartFromExcelToPPT .Gauche = formeGauche .Top = formeTop Terminer par Si fin Si ce n'est pas le cas (IsMissing(shapeWidth)) Alors Avec CopyChartFromExcelToPPT .LockAspectRatio = Faux .Largeur = formeLargeur .Hauteur = formeHauteur Terminer par Si fin Fonction de sortie Gestion des erreurs : 'Assurez-vous de fermer le classeur et Excel et de renvoyer False On Error Resume Next Si ce n'est pas le cas (l'eApp n'est rien), alors wb.Close SaveChanges:=False eApp.Quitter Si fin Définir CopyChartFromExcelToPPT = Rien Fonction de fin

Permettez-moi de détailler cela. Auparavant, nous avons défini la fonction VBA Sleep , car nous l'utiliserons pour retarder les mises à jour. Ensuite, nous avons défini la fonction CopyChartFromExcelToPPT , qui effectue essentiellement les opérations suivantes :

1. Ouvre un fichier Excel défini avec excelFilePath.
2. Copie le graphique chartName à partir de la feuille sheetName.
3. Le colle dans ActivePresentation sur la diapositive dstSlide et l'emplacement shapeTop et shapeLeft, avec la taille de shapeWidth et shapeHeight

Comme vous pouvez le constater, il s'agit d'une fonction générique que vous pouvez réutiliser à vos propres fins, quel que soit l'exemple d'utilisation que vous allez utiliser.

Étape 4 : Mettre à jour automatiquement le graphique

Créons maintenant un scénario simple utilisant la fonction générique pour copier un graphique d'Excel vers PowerPoint :

• Étape 1: fonctionne en mode Présentation.
• Étape 2: chaque seconde met à jour le graphique Excel et met à jour l'horodatage.
• Étape 3: quitter le mode présentation.

Ci-dessous, le code VBA fait exactement cela :

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Sous TestAutoUpdate() Dim shp comme forme, shp1 comme forme, shpTxt comme forme Dim chartPlaceholder As Shape, timeShape As Shape, slideNumber As Long 'Obtenir des formes d'espace réservé, masquer ChartPlaceholder numéro de diapositive = 1 Définir chartPlaceholder = ActivePresentation.Slides(slideNumber).Shapes("ChartPlaceholder") : chartPlaceholder.Visible = msoFalse Définir timeShape = ActivePresentation.Slides(slideNumber).Shapes("TimeStamp")   'Commencez la présentation ! ActivePresentation.SlideShowSettings.Run   'Mettre à jour le graphique et définir l'horodatage Définir shp = CopyChartFromExcelToPPT (ActivePresentation.Path & «\Test.xlsx», «Sheet1», «Chart 1», slideNumber, chartPlaceholder.Left, chartPlaceholder.Top, chartPlaceholder.Width, chartPlaceholder.Height) timeShape.TextFrame.TextRange.Text = Format(Maintenant(), «AAAA-MM-JJ HH:MM») DoEvents Sleep 1000 For i = 0 Pour 3 'Mettre à jour le graphique, supprimer l'ancienne forme et définir l'horodatage Définir shp1 = CopyChartFromExcelToPPT (ActivePresentation.Path & «\Test.xlsx», «Sheet1», «Chart 1», slideNumber, chartPlaceholder.Left, chartPlaceholder.Top, chartPlaceholder.Width, chartPlaceholder.Height) shp.Delete : définissez shp = shp1 timeShape.TextFrame.TextRange.Text = Format(Maintenant(), «AAAA-MM-JJ HH:MM») 'Dors 1 seconde DoEvents Sleep 1000 Suivant i 'Fin de la présentation ! ActivePresentation.SlideShowWindow.View.Exit 'Supprimez le graphique et rendez à nouveau ChartPlaceholder visible. shp.Supprimer chartPlaceholder.Visible = msoTrue End Sub

Cas d'utilisation des graphiques dynamiques dans PowerPoint

Pour nous, l'animation des graphiques Excel dans PowerPoint ouvre un champ des possibles inédit, repoussant les limites de ce que nous pouvons faire avec PowerPoint. Voici quelques idées pour vous donner un aperçu de son utilité :

1. Créez une présentation Office dynamique avec des graphiques à mise à jour automatique à partir de plusieurs fichiers Excel.
2. Créez un bouton pour mettre à jour manuellement un ou tous les graphiques de votre présentation PowerPoint.
3. Créez un moyen simple de lier vos graphiques dans PowerPoint à des fichiers Excel susceptibles d'être déplacés (par exemple, créez un lien vers des fichiers Excel dans le même répertoire).

Choisissez entre des tableaux et des graphiques dynamiques dans PowerPoint

Vous pouvez toujours utiliser le nouvel objet graphique pour afficher des graphiques en temps réel sur vos diapositives. Cependant, une feuille de données clignotera à chaque fois que DataPoint ouvrira le contenu du graphique. Pour les présentations en ligne (c'est-à-dire lorsque vous projetez un diaporama PowerPoint sur un ordinateur ou un écran de télévision dédié à votre public et que vous souhaitez éviter l'affichage de cette feuille de calcul), vous devrez utiliser les anciens graphiques.

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Comment insérer un graphique sur votre diapositive

Avec la dernière version de DataPoint, il vous suffit de cliquer pour ouvrir le menu Insertion dans PowerPoint. À la fin des boutons d'origine, vous trouverez un nouveau groupe DataPoints contenant un bouton Graphique . Sur une diapositive, cliquez simplement sur ce bouton Graphique pour insérer automatiquement un graphique par défaut. Son fonctionnement est identique à celui de la nouvelle option Insertion > Graphique.

Une fois que vous avez établi une connexion de données à une source de données de votre choix et sélectionné cet objet graphique, cliquez sur Point de données , puis sur le bouton Graphique pour affecter les données de la connexion de données à ce graphique.

Cet objet graphique est idéal pour vos diaporamas et permet d' afficher des informations en temps réel, comme un graphique à barres ou circulaire. Son principal avantage ? Fini le défilement incessant d'une feuille de données sur votre écran.

Lorsque vous modifiez le graphique

Chaque fois que vous cliquez pour modifier un objet graphique, PowerPoint vous indique : « Pour modifier votre graphique à l’aide des dernières fonctionnalités de PowerPoint, vous devez le convertir au format le plus récent . » Choisissez Modifier ici pour continuer à utiliser l’ objet Microsoft Graph.

PowerPoint vous posera cette question à chaque fois. Si cela vous gêne et que vous souhaitez continuer à utiliser des graphiques, vous pouvez désactiver cette invite. Pour ce faire, accédez au registre et ajoutez une nouvelle clé DWORD nommée MSGraphEnable au chemin indiqué ci-dessous, puis définissez sa valeur sur 1.

\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\Charting

La valeur 16,0 correspond à la version PowerPoint 2016. Utilisez 15,0 pour PowerPoint 2013 et 14,0 pour PowerPoint 2010.

Comment créer une présentation dynamique

Si votre présentation contient des graphiques et des rapports, vous ne savez jamais à quelle fréquence vous devrez la mettre à jour. Par exemple, vous créez un rapport trimestriel de performance et recevez de nouvelles données toutes les heures. Dans ce cas, plutôt que d'utiliser des graphiques PowerPoint, il est préférable d'intégrer un objet Excel . Les informations se mettront automatiquement à jour dès que des modifications seront apportées au tableau Excel.

Pour créer une diapositive dans votre présentation PowerPoint avec des données mises à jour automatiquement, procédez comme suit :

Étape 1 : Sélectionnez un graphique ou un tableau Excel que vous souhaitez ajouter à la présentation et effectuez l’une des actions suivantes :

1. Haz clic en Ctrl + C.
2. Cliquez sur l'onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur le bouton Copier.

3. Faites un clic droit sur l'objet sélectionné puis choisissez Copier dans le menu contextuel.

Étape 2 : Ouvrez la diapositive de présentation dans laquelle vous souhaitez insérer l’ objet Excel , puis, dans l’ onglet Accueil , dans le groupe Presse-papiers , choisissez Coller dans la liste déroulante.

• 1. Si vous essayez de coller un graphique.

Dans la liste Options de collage, choisissez :

• Utilisez le thème cible et liez les données.
• Conserver le format source et lier les données.

L'utilisation du thème de destination appliquera les couleurs, les polices et les effets du thème de la présentation de destination. Les couleurs , polices et effets de la source seront modifiés. En conservant la mise en forme source, les couleurs, polices et effets du thème de la présentation source seront préservés. Toutes les couleurs, polices et effets seront identiques à ceux du classeur source.

Utilisez la fonction « Lier les données » si vous souhaitez que les informations du graphique ou de la feuille de calcul se mettent à jour automatiquement lorsque les données sources sont modifiées. Un lien est créé vers le document d'origine, et les modifications apportées à la source se répercutent dans le document de destination.

Attention ! Cette méthode créant un lien vers une feuille de calcul Excel spécifique, si vous déplacez ou supprimez le fichier source, vous ne pourrez plus mettre à jour le graphique.

2.2. Si vous souhaitez insérer un tableau , cliquez sur Collage spécial :

Remarque : Toute autre option de collage ne crée pas de lien vers le fichier source ; par conséquent, toute modification apportée au tableau Excel ne sera pas mise à jour dans PowerPoint.

Dans la boîte de dialogue Collage spécial , cochez la case Coller le lien et cliquez sur OK.

Désormais, si vous modifiez quelque chose dans le graphique ou le tableau, vous verrez les modifications dans la présentation PowerPoint :

Autres options pour coller un graphique Excel :

• Utilisez le thème cible et intégrez le classeur.
• Conservez le format source et intégrez le classeur.

L'option « Incorporer le classeur » créera une copie des données et l'intégrera au document cible. Les modifications ultérieures apportées aux données sources ne seront pas prises en compte. Vous pouvez modifier manuellement le graphique en double-cliquant dessus et en effectuant les modifications dans la mini-feuille de calcul qui s'ouvre dans le document cible.

Les modifications que vous apportez au document de destination n’affecteront pas non plus les données source. L'intégration du graphique et de vos données sources est utile pour partager des documents entre l'ordinateur du spectateur et le vôtre.

Vous pouvez toutefois créer des fichiers très volumineux. Le fichier source sera affiché sous forme d'image . Toute modification apportée au fichier source n'affectera pas cette image. Vous pourrez ensuite la modifier comme n'importe quelle autre image, mais vous ne pourrez ni modifier ni ouvrir les données sources, ni modifier le graphique.

Consultez : Comment utiliser le pointeur laser dans PowerPoint (vert, rouge et bleu)

Pensamientos finales

Prêt, vous savez maintenant comment travailler avec des graphiques dynamiques dans PowerPoint. Nous sommes sûrs que la nouvelle forme de graphiques introduite dans PowerPoint et que Microsoft a développée pour les nouvelles versions de PowerPoint est bien meilleure pour nous tous, par rapport à l'ancien objet Microsoft Graph. Mais comme nous l’avons appris, mettre à jour la fiche technique sans la flasher est techniquement impossible à l’heure actuelle et provoque des corruptions. Nous espérons que ce tutoriel vous a été utile et que vous nous rendrez visite à nouveau.