Comment nettoyer les données dupliquées dans les bases de données, étape par étape

Lorsque vous travaillez avec des bases de données, feuilles de calcul ou systèmes d'information, le Les données dupliquées peuvent vite devenir un vrai casse-tête.Les enregistrements répétés, les noms orthographiés de mille façons différentes, les dates mal formatées ou les espaces superflus rendent les analyses peu fiables et vous font perdre du temps à vérifier manuellement ce que le système pourrait vous aider à corriger en quelques secondes.

La bonne nouvelle est qu'il y a Des outils puissants pour localiser, mettre en évidence et supprimer les données en double à la fois dans Excel et Google Feuilles comme dans Bases de données SQL ou des outils de gestion bibliographique. Comprendre leur fonctionnement, leurs différences et les risques qu'ils présentent (comme la suppression d'informations qui pourraient vous manquer par la suite) est essentiel pour bien organiser vos données et les analyser en toute sérénité.

Pourquoi des données dupliquées apparaissent-elles et pourquoi posent-elles problème ?

Dans la pratique, Les doublons résultent d'erreurs humaines, d'importations répétées ou de systèmes mal coordonnés.Les formulaires soumis deux fois, les fichiers combinés sans nettoyage préalable ou les intégrations entre applications qui ne valident pas correctement les informations constituent le terrain fertile idéal pour que votre système se retrouve rempli d'enregistrements en double.

Outre les doublons évidents, vous trouverez de légères variations qui représentent en réalité les mêmes donnéesLes noms comportant un mélange de majuscules et de minuscules, des espaces supplémentaires, des abréviations différentes ou des dates avec des formats différents que le système ne reconnaît pas comme identiques, même s'il est évident pour une personne qu'elles font référence à la même chose.

L'impact est significatif : Les statistiques sont faussées ; le nombre de clients ou de patients est gonflé.Des e-mails sont répétés dans les campagnes, des factures sont dupliquées ou le nombre de commandes est surestimé. Cela peut entraîner de mauvaises décisions, des coûts supplémentaires et une perte de confiance importante dans la qualité des données.

Par conséquent, avant de se lancer dans la création de tableaux de bord ou d'analyses avancées, il est judicieux de consacrer du temps à un Excellent outil de nettoyage de données pour détecter et corriger les incohérences.Supprimer les doublons est un élément central de ce processus, mais pas le seul : vous devez également homogénéiser le texte, supprimer les espaces étranges et normaliser les dates.

Détecter et mettre en évidence les données en double dans les feuilles de calcul

Des outils comme Excel offrent des fonctions très pratiques pour pour identifier rapidement quelles valeurs se répètent dans une plage de cellulesAvant de supprimer quoi que ce soit, il est conseillé d'utiliser un format visuel qui vous aide à examiner et à décider calmement de ce que vous souhaitez conserver.

Une façon très courante de commencer est de... Mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les valeurs qui apparaissent plus d'une foisDe cette façon, vous ne modifiez pas le contenu des cellules, vous les marquez simplement afin de pouvoir les analyser.

Le flux de travail typique consiste d'abord à sélectionner les cellules à examiner, puis à appliquer un Règle de mise en forme conditionnelle qui marque les doublons avec une couleur de fond ou une police différente.Cela vous permet d'identifier des tendances : par exemple, de voir si une personne apparaît plusieurs fois dans une liste de clients ou si certains codes produits ont été enregistrés plus d'une fois.

De plus, vous pouvez combiner cette mise en surbrillance automatique avec des filtres directement dans la feuille de calcul pour Afficher uniquement les lignes concernées par des doublons et les examiner une par une.Cela vous permet de garder le contrôle et réduit le risque de supprimer accidentellement des informations importantes.

Supprimer en toute sécurité les valeurs en double dans Excel

Une fois que vous avez déterminé quelles répétitions sont inutiles, Excel propose une fonction spécifique appelée « Supprimer les doublons » permet de supprimer définitivement les lignes répétées.C’est là qu’il faut faire preuve de prudence, car ce que vous supprimez n’est pas facilement récupérable si vous n’en avez pas enregistré de copie.

Avant d'exécuter cet outil, il est fortement recommandé Copiez la plage de données d'origine dans une autre feuille ou un fichier de sauvegarde.Ainsi, si le nettoyage produit un résultat inattendu, vous pouvez vérifier ce que vous avez supprimé et récupérer les informations sans aucun problème.

La procédure consiste à sélectionner la plage de cellules à nettoyer, puis à indiquer les colonnes dans lesquelles les valeurs doivent être comparées pour déterminer si une ligne est dupliquée. Si vous sélectionnez plusieurs colonnes, seule la ligne dont la combinaison complète correspond à une autre ligne sera considérée comme un doublon.ce qui est très utile lorsqu'on travaille avec des données complexes.

Une fois l'opération confirmée, Excel supprime les lignes supplémentaires et Il vous présente un résumé du nombre de doublons supprimés et du nombre d'enregistrements uniques restants.Ce bref rapport vous permet de vérifier si les résultats correspondent à vos attentes au début du nettoyage.

Il ne faut pas oublier que Filtrer les valeurs uniques n'est pas la même chose que supprimer les doublons.Lorsque vous appliquez un filtre, les lignes en double sont masquées temporairement, mais elles restent présentes ; supprimer les doublons les élimine définitivement. C'est pourquoi il est plus judicieux d'utiliser un filtre unique ou une mise en forme conditionnelle dès le départ.

Critères permettant de considérer une valeur comme dupliquée

Lorsque les outils de tableur comparent les doublons, Ils le font en se basant sur ce qui est réellement visible dans la cellule, et non sur la valeur interprétée sous-jacente.Cela a des conséquences surprenantes qu'il est important de connaître pour éviter toute mauvaise surprise.

Par exemple, deux dates correspondant au même jour peuvent ne pas être considérées comme des doublons si L'une est écrite « 08/03/2006 » et l'autre « 8 mars 2006 ».En effet, le contenu textuel diffère même si le sens est identique. Il en va de même pour les noms et les chaînes de caractères présentant des différences d'espacement ou de casse.

De même, un nombre stocké sous forme de texte et le même nombre au format numérique Ces valeurs peuvent être considérées comme différentes. C'est pourquoi il est essentiel de normaliser les formats avant de supprimer en masse les lignes en double.

Avant de procéder à un nettoyage agressif, il est conseillé de filtrer d'abord les valeurs uniques ou d'utiliser une mise en forme conditionnelle pour confirmer. que le critère de comparaison fonctionne comme vous le pensezDéfinir ces règles du jeu dès le départ permet d'éviter la perte de données valides ou la création de doublons dissimulés.

Fonctions de texte dans les tableurs pour nettoyer les données erronées

Une grande partie des problèmes liés aux doublons ne provient pas de la répétition exacte d'une même valeur, mais du fait que… La même information est écrite de manières légèrement différentes.C’est là que les fonctions texte d’Excel ou de Google Sheets entrent en jeu pour standardiser et préparer le terrain avant de supprimer les répétitions.

Il est très fréquent de trouver des colonnes où certains noms sont en majuscules, d'autres en minuscules, et d'autres encore mélangés aléatoirement. Pour les uniformiser, vous disposez de fonctions qui Ils convertissent tout en minuscules, tout en majuscules, ou ne mettent en majuscule que la première lettre de chaque mot.Cela garantit que « ANA PÉREZ », « ana pérez » et « Ana Pérez » sont traités de la même manière.

Textes avec espaces supplémentaires, à la fois à l'intérieur de la chaîne et au début ou à la finUne fonction spécialisée permet de supprimer les espaces superflus et de ne laisser qu'un espace normal entre les mots, éliminant ainsi « Juan García » ou des expressions similaires qui rompent les comparaisons.

Pour les données étroitement regroupées, comme les codes combinés ou les noms et prénoms dans la même cellule, il est utile d'utiliser les fonctions d'extraction et d'union. Vous pouvez extraire une partie du texte indiquant à partir de quelle position et combien de caractères vous souhaitez extraire ou joindre plusieurs chaînes en une seule pour reconstruire des champs plus cohérents.

Dans le cas des dates, si elles arrivent sous forme de texte avec différents styles, il est conseillé de les transformer en un Format de date standard basé sur l'année, le mois et le jourAinsi, les tableurs les traitent comme de véritables dates, vous pouvez les trier correctement et les comparaisons ne dépendent plus de l'apparence visuelle de la cellule.

Filtrer les valeurs uniques et supprimer les doublons dans les feuilles de calcul

Outre les outils de mise en forme et les fonctions de texte, Excel et Google Sheets permettent tous deux Filtrez rapidement pour afficher uniquement les valeurs uniques d'une colonne ou d'un ensemble de colonnes.C'est une méthode très efficace pour analyser les résultats avant de prendre des décisions irréversibles.

Dans certains environnements, vous pouvez utiliser des options de filtrage avancées pour indiquer que vous souhaitez afficher uniquement les lignes présentant des valeurs uniques dans une ou plusieurs colonnes spécifiques. Ce filtrage ne supprime pas les données, il masque simplement temporairement les doublons.ce qui en fait une étape intermédiaire très judicieuse.

Une fois que vous avez confirmé que cette vue unique est celle qui vous intéresse, vous avez commandes spécifique à Supprimer les doublons directement depuis les menus de donnéesEn règle générale, vous accédez à une option du type « Données > Supprimer les doublons », où vous choisissez les colonnes sur lesquelles baser la comparaison.

Une autre option consiste à utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les doublons et les valeurs uniques, selon vos besoins. Par exemple, vous pouvez : Surlignez en couleur vive les lignes qui n'apparaissent qu'une seule fois. et analyser s'il s'agit d'enregistrements atypiques, d'erreurs de chargement ou simplement de cas rares qui doivent être préservés.

Si vous utilisez des listes déroulantes ou la validation de données, il est judicieux de les nettoyer également. Vous pouvez le faire grâce aux menus de validation. définir des listes fermées qui empêchent l'introduction de variations typographiques, réduisant ainsi le nombre de faux doublons qui ne sont en réalité que des fautes de frappe.

Nettoyage des doublons dans les bases de données SQL avec SELECT DISTINCT

Lorsque nous sommes passés du monde des tableurs au monde des bases de donnéesL'approche change légèrement. En SQL, l'un des premiers outils permettant de gérer les informations répétitives est l'opérateur DISTINCT, utilisé conjointement avec la commande SELECT pour renvoyer les lignes sans doublons. dans les résultats d'une requête.

L'idée est simple : lors de la construction d'une instruction SELECT, vous pouvez ajouter le mot-clé DISTINCT pour indiquer que Vous ne souhaitez qu'une seule occurrence de chaque combinaison de valeurs. dans les colonnes sélectionnées. Ainsi, si la même ligne logique se répète plusieurs fois dans le tableau, la requête ne renverra qu'une seule ligne.

Il est important de comprendre que SELECT DISTINCT ne supprime rien de la base de données : Cela n'affecte que le résultat que vous voyez lorsque vous exécutez la requête.Les informations originales restent inchangées dans les tableaux, ce qui est idéal pour une analyse exploratoire où l'on ne souhaite pas encore modifier les données.

Quant à la syntaxe, le modèle général consiste à combiner SELECT DISTINCT avec la liste des colonnes qui vous intéressent, suivi de la clause FROM pour indiquer la table et, éventuellement, une clause WHERE pour filtrer selon des conditions spécifiquesVous pouvez ainsi demander, par exemple, des clients uniques provenant d'un seul pays ou différents produits d'une catégorie spécifique.

Cette approche est très utile lorsque vous souhaitez restreindre les résultats aux entrées non dupliquées, que ce soit pour Obtenez une liste de clients sans doublons dus à des commandes multiples., afficher une liste de codes produits distincts ou générer un nombre d'éléments uniques dans un ensemble de données.

Différences entre DISTINCT et les autres méthodes pour éviter les doublons en SQL

Bien que DISTINCT et UNIQUE puissent sembler similaires, Ils ne jouent pas le même rôle au sein de l'écosystème SQL.DISTINCT agit dans les requêtes SELECT, affectant les lignes renvoyées ; UNIQUE est généralement lié aux restrictions dans la définition des tables, indiquant que certains champs ne peuvent pas contenir de valeurs répétées.

De plus, dans les contextes comportant de grandes quantités de données, l'utilisation de SELECT DISTINCT peut s'avérer gourmande en ressources, car Le moteur de base de données doit comparer toutes les colonnes sélectionnées. pour déterminer quelles lignes sont identiques. Dans les grands tableaux ou ceux comportant de nombreuses colonnes, cette opération peut s'avérer fastidieuse.

Par conséquent, dans certains cas, il est judicieux d'envisager des solutions alternatives. L'une des plus courantes consiste à utiliser GROUP BY pour regrouper les lignes selon une ou plusieurs colonnes et appliquer des fonctions d'agrégation (telles que COUNT, MIN ou MAX) qui vous permettent de résumer efficacement les données.

Vous pouvez également vous appuyer sur des clauses comme EXISTS pour vérifier si certaines valeurs sont présentes dans une autre tableCela évite de joindre des lignes dupliquées inutiles. Vous pouvez également utiliser des sous-requêtes avec des clauses SELECT, FROM et WHERE bien définies pour spécifier plus précisément les enregistrements à récupérer.

Lorsque vous souhaitez compter le nombre de valeurs uniques dans une colonne, il est courant de combiner COUNT avec DISTINCT, de sorte que Vous obtenez directement le nombre d'éléments différents. sans avoir besoin de les vérifier une par une manuellement.

Exemples pratiques : demandes de renseignements des clients et adresses sans doublons

Imaginez que vous travaillez avec un tableau de commandes où chaque ligne représente un achat effectué. Il est courant que Un même client apparaîtra plusieurs fois s'il a passé plusieurs commandes.Si vous souhaitez ne voir chaque client qu'une seule fois, SELECT DISTINCT est un outil très clair.

Dans ce scénario, vous créeriez une requête qui sélectionne les colonnes d'identification du client (par exemple, son ID et son nom) et appliqueriez DISTINCT à recevoir une liste avec chaque client une seule fois., bien que le tableau original comporte dix ordres différents.

Il se passe quelque chose de similaire si vous devez voir tous les adresses de livraison uniques auxquelles les produits ont été envoyésSi chaque commande comprend une adresse, le tableau sera rempli de répétitions ; cependant, avec DISTINCT dans les colonnes d’adresse, vous pouvez générer une liste compacte de points d’expédition.

Lorsque vous souhaitez cibler les clients d'une zone géographique spécifique, vous pouvez ajouter une clause WHERE pour indiquer, par exemple, que Vous ne vous intéressez qu'aux enregistrements d'un pays spécifique.Ainsi, SELECT DISTINCT agit sur un sous-ensemble de la table, et non sur la totalité des données.

Dans les domaines de la santé ou de l'enseignement, l'opérateur est également très pratique pour données groupées provenant de patients ou d'auteurs qui apparaissent plusieurs fois dans différentes études ou articles, ne présentant qu'une seule entrée par entité à des fins d'analyse.

Gestion des références dupliquées dans les bases de données bibliographiques

Dans le domaine de la documentation scientifique, les bases de données bibliographiques offrent généralement outils spécifiques pour supprimer les références en double Lorsque vous effectuez des recherches dans différentes sources, il est crucial d'éviter que vos revues de littérature ne soient remplies d'articles en double.

Dans ces systèmes, il existe généralement une commande « Supprimer les doublons » dans le menu Outils, qui Il analyse l'ensemble de résultats et supprime automatiquement les références en double.Le système indique généralement le nombre d'éléments supprimés et le nombre d'éléments restant dans l'ensemble actuel.

Sur de nombreuses plateformes, vous pouvez configurer, depuis une section de préférences, que La suppression des références en double est effectuée automatiquement. à chaque nouvelle recherche. Cela permet d'économiser beaucoup de travail manuel, même s'il est conseillé de vérifier régulièrement que les critères de détection des doublons sont corrects.

Outre la suppression en masse, ces gestionnaires vous permettent de sélectionner manuellement des références spécifiques afin de décider de les conserver ou de les supprimer. Cette vérification manuelle est utile lorsque le système n'est pas certain que deux enregistrements correspondent réellement au même élément. ou si elles correspondent à des versions différentes (par exemple, des prépublications et des versions finales).

Après suppression des doublons, l'ensemble de résultats est mis à jour et montre le nombre réduit de référencesCe contrôle numérique permet de valider l'efficacité du débogage et de documenter le processus dans des revues systématiques ou des rapports de recherche.