Synkronoi muistiinpanoja Google Keepin ja OneNoten välillä

Jos käytät Google Pidä OneNote nopeiden ideoiden tallentamiseen ja OneNote vakavampien projektien järjestämiseen – on luonnollista, että haluatte molempien puhuvan samaa kieltä. Todellisuudessa Google Keepin ja Microsoft OneNoten välillä ei ole suoraa synkronointia alkuperäisessä muodossa, joten sinun on luotettava kunkin sovelluksen ominaisuuksiin ja joihinkin oikopolkuihin varmistaaksesi, että muistiinpanosi siirtyvät saumattomasti alustojen välillä.

Tästä oppaasta löydät selkeän selityksen siitä, mitä kukin sovellus tarjoaa, sen edut ja haitat, miten jakaa ja synkronoida OneNote OneDriven/SharePointin kanssa, miten tarkastella Sticky Notes -muistilappuja kaikilla laitteillasi ja useita realistisia tapoja siirtää sisältöä Keepistä OneNoteen. Lisäksi sisällytämme oikeita käyttäjäarvosteluja, rehellisen vertailun ja tehokkaan tavan yhdistää muistiinpanoja ja tehtäviä yhteen paikkaan.

Mitä sinun tulisi tietää ennen kuin yrität synkronoida Google Keepin ja OneNoten

Google Keepin ja OneNoten välillä ei ole virallista kaksisuuntaista synkronointia. Google Keep on kevyt sovellus, joka keskittyy nopeisiin muistiinpanoihin, listoihin ja muistutuksiin; OneNote on visuaalinen ja tehokas digitaalinen muistikirja, joka sijaitsee Microsoftin ekosysteemissä. Kumpikin synkronoituu täydellisesti oman pilvipalvelunsa (Googlen ja Microsoftin) kanssa, mutta ne eivät synkronoidu keskenään oletusarvoisesti.

Voittava strategia on yhdistää toimintoja: vienti tai kopiointi Keepistä ja tallennus tai järjestäminen OneNotessa. Sinulla on useita tapoja: kopioida muistiinpanoja Keepistä Google Docs ja käytä OneNote Web Clipperiä; lähetä muistiinpanoja sähköpostitse ja hyödynnä Lähetä sähköpostitse OneNoteen -toimintoa; tai tuo tukevaa sisältöä jaettuihin asemiin ja integroi se sieltä muistikirjaasi.

Huomautus lähteistä: Osa sijoittuneesta sisällöstä on peräisin Microsoftin virallisesta tuesta (erittäin luotettava), vertailevista blogikirjoituksista ja foorumeista, kuten Reddit, jotka usein näyttävät tietosuojailmoitukset ennen sisällön katsomista. Tämä antaa vihjeen: tilaa on käytännölliselle ja hyvin jäsennellylle oppaalle, joka keskittyy juuri molempien maailmojen "synkronoimiseen" tai paremmin sanottuna "yhteenliittämiseen".

Google Keep: Millainen se on, missä se loistaa ja miksi se on niin suosittu

Google Keep sisältyy kaikkiin Google-tileihin ja toimii pilvessä, ja siihen pääsee käsiksi Android, iOS (iOS 12 tai uudempi) ja verkko. Sen filosofia on välittömyys: avaa, kirjoita ylös ja jatka elämääsi; lisäksi se pitää sisällön synkronoituna eri laitteiden välillä.

Tuetut muistiinpanotyypit: Pelkkää tekstiä kirjoittamiseen; listoja valintaruutujen kanssa; piirroksia ideoiden piirtämiseen tai luonnosteluun (voit käyttää ruudukkoa, pisteviivaa, viivoitusta tai tasaista taustaa ja jopa piirtää kuvien päälle); ja kuvamuistiinpanoja, joihin voit lisätä otsikon ja kuvauksen visuaalisen sisällön "arkistointia" varten.

Sisäänrakennetut älykkäät muistutukset: Voit asettaa muistutuksia sijainnin mukaan (esimerkiksi näyttämällä ostoslistasi saapuessasi supermarkettiin) tai päivämäärän ja kellonajan mukaan ja halutessasi toistaa ne; rajoituksena on, että Keep sallii vain yhden muistutuksen muistiinpanoa kohden.

Jakaminen ja yhteistyö on helppoa Keepin avulla: Voit kutsua muita tarkastelemaan ja muokkaamaan muistiinpanojasi reaaliajassa – ihanteellinen perhelistoille tai nopeille ideointikeskusteluille tiimisi kanssa – ja lisäksi voit erottaa henkilökohtaiset ja työmuistiinpanot saumattomasti toisistaan.

Vaivaton organisointi: otsikot, värit ja tärkeiden muistiinpanojen kiinnittäminen yläreunaan; Keepissä voit myös hakea avainsanan, otsikon, värin tai kuvan perusteella ja palauttaa poistettuja tai arkistoituja muistiinpanoja, jos roskakoria ei ole vielä tyhjennetty.

Hinta ja varastointi: Keepillä ei ole omaa Premium-tilausta; se on ilmainen ja käyttää Google-tilisi tallennustilaa. Jos tallennat paljon tietoa, kannattaa ehkä laajentaa tallennustilaasi tai siirtää pitkät muistiinpanot Google Docsiin.

OneNote: Tehokas, visuaalinen ja täynnä temppuja oleva digitaalinen muistikirja

• Microsoft OneNote toimii kuin leikekirja tai luova muistikirja, johon voit kirjoittaa, piirtää, tehdä merkintöjä kynällä, lisätä ääntä, kuvia tai videoita ja jäsentää ne värikoodattuihin osioihin ja sivuihin. Se on erityisen kätevä työpöytäsovelluksessa tai tableteilla, joissa on kynä, vaikka se on saatavilla myös mobiililaitteilla ja verkossa.
• Organisaatio ja tunnisteet: Se sisältää valmiiksi määritettyjä tunnisteita, kuten ”Tärkeä” tai ”Tekemistä”, antaa sinun luoda mukautettuja tunnisteita ja selkeyttää muistikirjojen, osioiden ja sivujen selaamista; sen ”sivupohjainen” lähestymistapa on samanlainen kuin henkilökohtaisessa päiväkirjassa tai wikissä.
• Reaaliaikainen yhteistyö: Muistikirjojen jakaminen työtovereiden tai perheenjäsenten kanssa on helppoa ja mahdollistaa yhteismuokkauksen. Lisäksi OneNote on pilvipohjainen ja tukee offline-tilaa, jossa muutokset synkronoidaan, kun olet taas verkossa.
• OneNote-muste ja OCR: Käsin kirjoitetut muistiinpanot loistavat kynällä laitteissa Windows, ja optinen tekstintunnistus muuntaa käsin kirjoitetun tekstin haettavaksi tekstiksi; sitä voidaan käyttää myös tekstin tai kuvien korostamiseen kynällä.
• Web Clipper ja integraatiot: Verkkoleikkuri tallentaa kuvakaappauksia, kuvia ja katkelmia muistikirjaasi ilman sivukohinan vetämistä; ja osana Microsoftin ekosysteemiä se integroituu Outlookiin (tilannekuvien poimiminen). sähköpostit), Exceliä (upotustaulukoita) sekä palveluita, kuten Sähköposti OneNoteen, Feedly ja IFTTT, automaatioiden laajentamiseksi.
• Hinnoittelumalli: OneNote on ilmainen, mutta joitakin lisäominaisuuksia on parannettu Microsoft 365Yritysvaihtoehtoihin kuuluvat Business Basic (~6 $/kk käyttäjää kohden), Business Standard (~12,50 $/kk), Business Premium (~22 $/kk) ja Sovellukset: yrityksille (~8,25 $/kk), laskutetaan vuosittain.

Nopea vertailu: Keep vs. OneNote arkeen

• Monimutkaisuus ja mukauttaminen: Keep keskittyy yksinkertaisuuteen ja Post-it-näkymään; OneNote puolestaan tarjoaa monipuolisia muotoiluja ja malleja sekä valtavia mukautusmahdollisuuksia. Valinta riippuu tottumuksistasi: Keep on yksinkertaisuuden, OneNote lisäasetusten ykkönen.
• Tee muistiinpanoja: Keep sopii hyvin nopeisiin muistiinpanoihin, mutta jos tarvitset laajoja kokousmuistiinpanoja, koodia tai monimutkaisia kaavioita, OneNote tuntuu mukavammalta ja joustavammalta, varsinkin jos työskentelet jo Microsoft Suitessa.
• muistutukset: Keep tarjoaa helposti määritettäviä aika- ja sijaintiperusteisia muistutuksia; OneNotessa muistutuksia voidaan hyödyntää Outlook-tehtävien kanssa, mutta asennus on vähemmän suoraviivaista.
• Hinta: Keep on ilmainen ilman tiettyä premium-sopimusta; OneNote on myös ilmainen, vaikka sen paras integraatio loistaa usein, kun sinulla on jo Microsoft 365 muille työkaluillesi.
• Käyttäjien kokemuksia: Jotkut kuvailevat OneNotea "digitaaliseksi muistilapputauluksi", kun taas toiset huomauttavat, että Keep on "loistava" jaettuihin listoihin iOS:llä/Androidilla. On myös paljon tapauksia, joissa Keepiä käytetään muistutuksiin ja lyhytaikaisiin asioihin, kun taas OneNote on varattu perusteelliselle dokumentoinnille, talousasioille, projekteille ja laajoille muistiinpanoille henkilökohtaisena wikinä.
• OneNoten jakaminen ja synkronointi OneDriven kanssa ja SharePoint

OneNote for Windows käyttää OneDrivea ja SharePointia muistikirjojen automaattiseen tallentamiseen ja synkronointiin pilvessä, josta ne ovat käytettävissä mistä tahansa. Kun yhteys katkeaa (esimerkiksi lennon aikana), voit pakottaa manuaalisen synkronoinnin, kun verkkoyhteys on taas käytössä.

• Jaa yksittäinen sivu OneNotesta (Windows 8/10/11 eleillä tai komennot vastineet): Siirry sivulle ja valitse se sivupaneelista; käytä järjestelmän Jaa-vaihtoehtoa, valitse kohde (esim. Sähköposti), täytä vastaanottajat ja aihe ja lähetä.
• Jaa koko OneDriveen tallennettu muistikirja: Siirry OneDriveen, valitse muistikirjakansio (varo, ettet vahingossa jaa koko Tiedostot-kansiota), napsauta Jaa, valitse Hae linkki ja päätä, annatko käyttöoikeuden "katselu"- vai "katselu ja muokkaus". Kopioi linkki ja lähetä se sähköpostitse.
• Koko muistikirjan jakaminen SharePointissa: Valitse OneNoten muistikirjaluettelosta muistikirja, käytä Kopioi linkki muistikirjaan -toimintoa ja liitä linkki sähköpostiisi. Linkin vastaanottajalla on oltava kyseisen SharePoint-sivuston käyttöoikeudet.
• Automaattinen ja manuaalinen synkronointi: OneNote synkronoituu jatkuvasti. Voit tehdä tämän manuaalisesti avaamalla minkä tahansa sivun muistikirjassasi, siirtymällä Muistikirjat-näkymään ja valitsemalla Synkronoi. Etsi kuvakkeita: vihreät pyörivät nuolet (synkronointi), punainen ympyrä, jossa on X (virhe, napauta saadaksesi lisätietoja), ja keltainen kolmio, jossa on huutomerkki (offline-tilassa, jatkuu, kun verkkoyhteys palautuu).
• Synkronointiasetukset: Asetukset > Asetukset -kohdasta voit päättää, synkronoidaanko automaattisesti vai ei. Jos valitset manuaalisen synkronoinnin, muista pakottaa se merkittävien muutosten jälkeen.
• Väärässä paikassa olevat osiot: Jos OneNote ei löydä osiotiedostoa synkronoinnin aikana, näet "osiot väärässä paikassa" -ilmaisimen. Voit vetää osan toiseen muistikirjaan säilyttääksesi tiedot tai poistaa sen, jos et enää tarvitse sitä.

Muistilaput: Pikamuistiinpanosi kaikilla laitteillasi

Sticky Notes synkronoituu Microsoft-tilisi kanssa ja voit tarkastella niitä Windows 10/11:ssä, iPhone, iPad ja verkkoa, sekä kykyä integroida ne Outlookiin. Windowsissa etsi aloitusvalikosta ”Muistilaput”. iPhonessa avaa OneNote ja napauta ”Muistilaput”. iPadissa Muistilaput-kuvake näkyy Aloitus-välilehdellä. Verkkoversiossa siirry osoitteeseen onenote.com/stickynotes ja kirjaudu sisään.

• Tietyn muistiinpanon löytämiseksi: Napauta pääsivulla Haku, kirjoita sana tai lause ja suodata "Muistilaput"-välilehden mukaan. Sulje haku painamalla X-merkkiä palataksesi koko luetteloon. Jos aiot tarkastella niitä Outlookissa, muista lisätä tili ja valita oletustallennussijainti.
• Lisää hyödyllistä sisältöä muistilapuista ja OneNotesta: Aloita muistilappujen käyttö, luo ja jaa niitä, poista tarpeettomat ja tutustu vianmääritysoppaaseen, kun jokin ei synkronoidu oikein.

Järjestä materiaaleja Googlessa: Jaetut Drivet ja Drive

Vaikka Keep ja Drive ovat erillisiä työkaluja, tiedostojen järjestäminen jaettuihin Google Drive -asemiin auttaa pitämään muistiinpanosi asiayhteydessä ja helposti saatavilla. Voit luoda kansioita jaetun aseman sisällä ja tallentaa sinne asiakirjoja, kuvia tai esityksiä, joihin voit myöhemmin viitata muistiinpanoissasi.

• Luo kansioita jaetulle levylle: Kirjoita vasemmanpuoleiseen paneeliin jaettu asema, napauta Uusi > Kansio, kirjoita nimi ja vahvista. Muista, että joihinkin toimintoihin tarvitset vähintään Osallistujan roolin.
• Lisää tiedostoja jaettuun asemaan: Vedä tiedostoja tietokoneeltasi tai Omasta asemasta tai napauta Uusi ja valitse Google-dokumentin luominen tai tiedoston lataaminen. Ladatuista kohteista tulee tiimin omaisuutta, eivätkä ne katoa, jos joku poistuu asemasta.
• Muokkaa ja käytä: Avaa tiedostoja kaksoisnapsauttamalla niitä muokataksesi niitä. Jos et ole omistaja, mutta sinulla on muokkausoikeudet ja järjestelmänvalvoja sallii sen, voit siirtää ne jaettuun asemaan. Harkitse Drive for Desktopin käyttöä, jos sinun on käytettävä tiedostoja tietokoneeltasi.

Sisällön siirtäminen Keepistä OneNoteen: Käytännössä toimivat menetelmät

• Kopioi dokumentteihin ja leikkaa OneNote Web Clipperillä: Käytä Keepissä "Kopioi Google Docsiin" -toimintoa siirrettäviin muistiinpanoihin. Avaa kyseinen dokumentti selaimessasi ja tallenna se haluamaasi muistikirjaan ja osioon OneNote Web Clipperin avulla ilman koko sivun "kohinaa".
• Sähköposti OneNoteen: Jaa Keep-muistiinpano sähköpostitse omaan osoitteeseesi ja lähetä se edelleen tiliisi liitettyyn "Sähköposti OneNoteen" -osoitteeseen. OneNote tallentaa sen oletusmuistikirjaasi/osioon, jossa voit järjestää ja parantaa sitä.
• Kuvakaappaus + muste: Jos Keep-muistiinpanosi sisältää piirroksia tai merkintöjä, voit tallentaa sen nopeasti ja lähettää sen OneNoteen, jolloin voit merkitä siihen käsin ja säilyttää visuaalisen kontekstin. Tämä on yksinkertaista, mutta yllättävän tehokasta luonnosten tai rautalankamallien kanssa.
• Rakenne ja merkinnät määränpäässä: Kun olet OneNotessa, merkitse tärkeät kohteet (esim. ”Tekemistä” tai ”Tärkeää”) ja sijoita jokainen sivu asianmukaiseen osioon. Jos käsittelet paljon työtä, mukautettujen otsikoiden luominen nopeuttaa hakua ja tarkastelua.

Ristikäyttö- ja työnkulkuvinkkejä

• Säilytä välittömiä asioita varten, OneNote syvällisempiä asioita varten: Käytä Keepiä numeroiden, asioiden, geolokaatioitujen muistutusten tai jaettujen päivittäisten listojen hallintaan; varaa OneNote minuuteille, dokumentaatiolle, suunnitelmille, talousasioille tai pitkäaikaisille materiaaleille rikkaammilla ja jäsennellymmillä sivuilla.
• Muistutukset vs. tehtävät: Säilytä voitot sijainti- ja aikaperusteisissa muistutuksissa; OneNote käyttää tehtävien osalta Outlookia, jossa voit jopa merkitä tiloja tai prioriteetteja ja tarkastella niitä muista ekosysteemin sovelluksista (Dokumentit, Gmail, Kalenteri, Sheets ja Slides, riippuen käyttämästäsi työnkulusta).
• Piirtäminen ja multimedia: Molempiin voi lisätä kuvia ja piirroksia, mutta OneNote tuntuu luonnollisemmalta kynällä ja tabletilla; sen OCR-toiminto tekee siitä haettavan, mikä tekee eron muutaman kuukauden kertyneiden muistiinpanojen jälkeen.
• Integraatiot ja automatisointi: OneNote kerää pisteitä sähköpostitse OneNoteen, Feedlyyn tai IFTTT:hen liittyvillä ominaisuuksilla; Keep on minimalistinen ja perustuu Googlen ekosysteemiin. Jos työskentelet paljon verkossa, OneNote Clipper säästää sinulta tuntikausia digitaalisen verkon selaamisen vaivaa.

Vaihtoehto, joka yhdistää muistiinpanot ja tehtävienhallinnan: ClickUp

Jos tarvitset paikan muistiinpanojen tekemiseen, reaaliaikaiseen yhteistyöhön ja ideoiden toteuttamiseen ilman sovellusten välistä hyppimistä, ClickUp saattaa olla täydellinen valinta sinulle. Heidän dokumenttinsa ovat virtaviivaisia, muokattavissa, mahdollistavat upotettujen kommenttien ja linkkien lisäämisen ja ne ovat tehtäväkohtaisia, joten mikään ei katoa limboon.

• ClickUp-muistio: Muokkaa rikastetulla tekstillä, lisää tarkistuslistoja ja muuta muistiinpano tehtäväksi yhdellä napsautuksella. Muistiinpanojen ja projektien pitäminen saman katon alla vähentää kitkaa liikkeellä ollessasi.
• ClickUp-tekoäly: Se luo yhteenvetoja pitkistä keskusteluketjuista, ehdottaa toimintapisteitä, muotoilee sisältöä ja taulukoita ja voi jopa auttaa sinua materiaalien luonnostelussa; 30 minuutin tehtävistä tulee 30 sekunnin mittaisia, kun opit sen.
• Kokeile ilmaiseksi: Voit aloittaa ilman korttia ja katsoa, sopiiko se sinulle Keepin/OneNoten vaihtoehtona, kun haluat keskittää muistiinpanosi, tehtäväsi ja tiimisi yhteen työvirtaan.

Ennen lopuksi on tärkeää todeta, että Keepin ja OneNoten välillä ei ole universaalia voittajaa. Tärkeintä on yhdistää ne viisaasti, hyödyntää niiden vahvuuksia ja synkronoinnin yhteydessä käyttää epäsuoria reittejä, kuten kopiointia Docsiin ja leikkaamista OneNotella tai sähköpostin lähettämistä muistikirjaan. Tällä tavoin saat vankan sillan näiden kahden työkalun välille ilman liian monimutkaisia ongelmia.