Google Kalenterin Älä häiritse -tila: kuinka mykistää, hylätä kokoukset ja pysyä järjestyksessä

 

Kun aikataulusi on täynnä ja hälytykset pomppaavat jatkuvasti, sinun on hillittävä hälyä menettämättä kuitenkaan sitoumustesi hallintaa. Google Kalenteri tarjoaa useita tapoja "älä häiritse" -tilan käyttämiseen, aina keskittymisajan varaamisesta tapaamisten automaattiseen hylkäämiseen. Temppu on yhdistää jokainen toiminto hyvin. riippuen siitä, mitä haluat saavuttaa: hiljaisuuden Chatissa, ilmoitukset työtovereille tai uusien kutsujen estäminen.

Tämä artikkeli kokoaa yhteen kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää keskittymisajasta, työajoista, Varattu-merkinnästä ja Poissaolo-tilasta sekä ilmoitusasetuksista ja joistakin tosielämän esimerkeistä (kuten koko päivän tapahtumat tai viikonlopun stressi). Löydät konkreettisia askeleita, tunnettuja rajoituksia ja käytännön ratkaisuja. jotta kukaan ei keskeytä sinua sopimattomalla hetkellä menettämättä tärkeitä tietoja.

Mitä "älä häiritse" tarkoittaa Google Kalenterissa tänään?

Google Kalenterissa ei ole yhtä "älä häiritse" -kytkintä, joka vaikuttaisi kaikkeen tasapuolisesti, mutta siinä on useita vaihtoehtoja, jotka yhdistettynä saavuttavat saman vaikutuksen. Keskeiset elementit ovat: Keskittymisaika, Poissaolo toimistolta, Työaika ja KiiretilaJokainen käsittelee ongelmaa eri näkökulmasta: mykistämällä chat-ilmoitukset, hylkäämällä tapaamisia tai tiedottamalla käytettävissä olevista aikaväleistä.

El Keskittymisaika Luo aikarajoitettuja ajanjaksoja, joiden aikana voit mykistää organisaatiosi keskustelut ja hylätä kokoukset automaattisesti. Se sopii täydellisesti syvälliseen työskentelyyn työpäivän aikana. Tuona aikana Kalenteri suojaa aikaasi. Ja jos haluat, vältä painostusta uusiin tapaamisiin.

Valtio Toimiston ulkopuolella Se on ihanteellinen lomille tai poissaoloille. Kun kalenteri on aktivoitu, se hylkää automaattisesti kutsut kyseisinä päivinä ja näyttää, että et ole käytettävissä. Sen voi ohjelmoida tietokoneelta tai mobiililaitteelta. ja sallii toiston säännöllisten poissaolojen varalta.

Las Työaika Ne näyttävät muille, mihin aikaan päivästä olet yleensä käytettävissä. Jokainen, joka yrittää kutsua sinut näiden aikojen ulkopuolella, näkee varoituksen, että se ei ole sopiva aika. Tämä ominaisuus on tarkoitettu Google Workspace -tileille ja auttaa asettamaan terveelliset rajat työn ja henkilökohtaisen ajan välille.

Lopuksi, saatavuus Vapaa/Varattu Merkitse tapahtumille ja tehtäville, varaavatko ne aikataulusi. Kalenteriin on äskettäin lisätty mahdollisuus lisätä tunnisteita. "Kiireinen" tehtävien kanssa (ei vain tapahtumiin), joten ne estävät myös kokousten aikatauluttamisen niiden päälle ja järjestelmä voi automaattisesti hylätä kutsuja. Se on eräänlainen tehtäviin sovellettava "Älä häiritse" -toiminto. joka luotiin ensin Google Workspacessa ja otettiin myöhemmin käyttöön laajemmin.

Kuka voi käyttää kutakin funktiota ja vaatimukset

Tilityypistäsi riippuen on tärkeitä vivahteita. Keskittymisajan ajoittamiseen tarvitset työpaikka- tai oppilaitostilin. (Google Workspace). Samoin työajat on suunnattu organisaatioympäristöille ja ne näkyvät työtilan asetuksissa. Jos käytät ilmaista Google-tiliäNäet vähemmän lisäasetuksia.

Lisäksi hiljentääkseen, Google Chat -ilmoitukset keskittymisajan aikana Organisaatiossasi on oltava Chat käytössä ja keskittymiseston on kestettävä alle 24 tuntia. Jos et täytä näitä ehtoja, keskustelun mykistys ei ole käytettävissä. tuossa nimenomaisessa tapahtumassa.

Kuinka ajoittaa keskittymisaika Google Kalenterissa

Aika Keskittymisaika luodaan aloitus- ja lopetusaikoineen, ja vain verkkokäyttöliittymän päivä- tai viikkonäkymistä. Näin määrität sen vaihe vaiheelta tietokoneelta:

1. Avaa Google Kalenteri selaimessasi ja siirry kohtaan Päivä- tai viikkonäkymä.
2. Klikkaa aikaikkunaa, jolle haluat varata ajan keskittymisesi.
3. Valitse editorin yläreunasta Keskittymisaika.
4. Säädä lohkon aloitus- ja lopetusaikoja.
5. Aseta asetukset:
   • Jos haluat vastaanottaa chat-ilmoituksia, Poista valinta kohdasta ”Älä häiritse” Chattia varten.
   • Jos haluat panssaroida lohkon, Ota käyttöön "Hylkää kokoukset automaattisesti".
6. Napsauta Säästää.

Huomaa kaksi yksityiskohtaa, jotka muuttavat oletuskäyttäytymistä. Jos poistat valinnan vaihtoehdosta Älä häiritse -tila keskustelussa Kun lohko luodaan, tätä asetusta käytetään oletusarvona tulevissa keskittymisjaksoissa. Ja natiivisti, Nämä ryhmät eivät hyväksy uusia tai aikataulutettuja kokouksiaVoit halutessasi muuttaa asetusta niin, että vain uudet kutsut hylätään.

Muokkaa, poista tai toista tarkennuslohkoa

Jos haluat muokata olemassa olevaa lohkoa, avaa se tietokoneellasi kalenteristasi. Tarkennustapahtumat ilmaistaan ​​kuulokekuvakkeella.Joten ne on helppo löytää. Klikkaa tapahtumaa, paina Muokkaa, tee muutokset ja tallenna.

Jos sinun täytyy poistaa se, mene itse tapahtumaan ja valitse Poista tapahtumaKalenteri kysyy, haluatko poistaa vain kyseisen esiintymän vai myös koko sarjan, jos kyseessä oli toistuva lohko. Se on nopea tapa tyhjentää aukot. kun suunnitelmasi muuttuvat.

Haluatko keskittymisesi toistuvan? Avaa tapahtuma, siirry Muokkaa-kohtaan ja avaa valikko kohdan "Ei toistu" vieressä. Voit valita taajuuden päivittäin, viikoittain, kuukausittain, vuosittain tai jollain muulla mukautetulla tavalla, ja säästä.

Keskittymisajan yksityisyys, väri ja näkyvyys

Tapahtumaeditorissa näet kalenterin nimen alapuolella vaihtoehdon OletusnäkyvyysLaajenna ja valitse, onko lohko julkinen vai yksityinen. Työympäristöissä Näkyvyys auttaa muita ymmärtämään saatavuusi paljastamatta arkaluonteisia tietoja.

On myös mahdollista määrittää tietty väri tarkennuslohkoihisi. Siirry Muokkaa-kohtaan, napauta Väri, valitse yksi ja tallenna. Kalenteri muistaa tuon värin tulevia rallitapahtumiasi varten, jos haluat säilyttää yhtenäisen estetiikan.

Google Chatin hiljaisuus keskittymisen aikana: olosuhteet

Kun käytät Tarkkailuaikaa ensimmäistä kertaa, vaihtoehto Älä häiritse -toiminto Chatissa Se on oletusarvoisesti käytössä. Tämä tarkoittaa, että eston aikana viesti-ilmoitukset on vaiennettu, jos organisaatiossasi on Chat käytössä ja esto kestää alle 24 tuntia. Voit halutessasi poistaa sen käytöstä tapahtumaa luodessasi tai muokatessasi. jatkaaksesi Chat-ilmoitusten vastaanottamista.

Tehtävien ja tapahtumien ”Kiireinen”-merkintä: hyvästit tekaistulle kokoukselle

Yksi uusi ominaisuus, joka muutti monien ihmisten elämänjärjestelyjä, on mahdollisuus merkitä Myös kiireinen tehtävien kanssaei vain tapahtumia. Näin tekemällä Kalenteri estää kyseisen aikavälin ja voi automaattisesti hylkää kokouspyynnöt jotka lankeavat päällesi. Käytännössä se on "älä häiritse" -tila, jota sovelletaan päivittäisiin tehtäviisi.

Kokeileminen on yksinkertaista: luo tehtävä (tai avaa olemassa oleva), anna sille otsikko ja siirry tehtävään liittyviin kalenteriasetuksiin. Jos näet tekstin ”Saatavilla”, voit muuttaa sen tekstiksi ”Varattu”.Tämä ominaisuus tuli ensimmäisen kerran Google Workspaceen ja sitä laajennettiin myöhemmin useammille käyttäjille. Tämä on selkeä parannus niille, jotka käyttävät tehtäviä työsuunnitelmana..

Työaikojen ja sijainnin määrittäminen

Työajat kertovat työtovereillesi, milloin olet käytettävissä. Avaa tietokoneellasi Kalenteri, napsauta rataskuvaketta ja siirry kohtaan Asetukset. Vasemmanpuoleisessa paneelissa, Yleiset-kohdassa, löydät Työaika (tai ”Työaika ja sijainti”, jos järjestelmänvalvoja on ottanut oletussijainnin käyttöön). Aktivoi työajat ja merkitsee päivät ja aikavälit.

Voit jakaa päivän useisiin osiin saatavuutesi mukaan painikkeilla Añadir (+) ja Poistaa (−) jaksojen hallintaan. Tämä tarkkuus on hyödyllinen, jos työskentelet etänä., jos työskentelet vuoroissa tai jos työskentelet vuorotellen toimiston ja kodin välillä.

Työpaikkasi auttaa tiimiäsi tietämään, missä olet. Siirry asetuksissa kohtaan "Työaikataulu ja sijainti", valitse päivät ja tunnit ja määritä sijainti kullekin päivälle. Toimistollaolopäivien ilmoittaminen helpottaa henkilökohtaisten tapaamisten aikatauluttamista. ja kunnioita aikavyöhykkeitä.

Näiden aikojen jakamisella on yksityisyyteen liittyviä vaikutuksia, joten on hyvä idea säätää, kuka näkee tietosi. Samassa Workspace-verkkotunnuksessasiTyötoverisi näkevät aikataulusi käyttäessään osioita, kuten "Tapaa" tai "Etsi aika", tapahtumia luodessaan. Muina aikoina annetut ajat näkyvät harmaina.

"Poissa toimistolta" -tila tietokoneella ja mobiililaitteella

Merkitse lomia tai poissaoloja luomalla tapahtuma ja valitsemalla tyyppi Toimiston ulkopuolellaValitse päivämäärät (ja kellonajat tarvittaessa) ja anna Kalenterin tehdä työ. hylkää kutsut automaattisestiVoit ajoittaa sen toistumaan, jos sinulla on säännöllisiä poissaoloja ja mukauta hylkäysviesti.

Mobiililaitteesta (Android o iPhone), napauta painiketta Luoda (+) Google Kalenterissa ja valitse ”Poissa toimistolta”. Määritä aikaväli, määritä tarvittaessa toisto, säädä hylkäyskäyttäytymistä ja tallenna. Se on suorin tapa välttää tapaamisia, kun et ole itse asiassa käytettävissä..

Google Kalenterin ilmoitukset: tyypit ja asetukset

Kalenteri voi ilmoittaa sinulle sähköpostimennessä työpöydän ilmoitukset (selaimen ulkopuolella, Kalenteri auki) tai hälytykset ikkunan sisällä itse kalenterista. Näiden muistutusten asettaminen oikein estää sinua jäämästä paitsi tapahtumista tai tulemasta keskeytetyiksi sopimattomina aikoina.

Voit muuttaa yleisiä asetuksia avaamalla Kalenteri selaimessasi ja siirtymällä osoitteeseen kokoonpanoYleiset-osiossa siirry kohtaan ”Ilmoitusasetukset” ja valitse, miten haluat vastaanottaa ne. Jos otat työpöytäilmoitukset käyttöön, voit näyttää vaihtoehdon, joka lykätä ilmoituksia ja valita, kuinka kauan ne pysyvät lykättyinä. Voit myös asettaa ilmoittamaan sinulle vain, jos olet vastannut. "Kyllä" tai "Ehkä" eräs tapahtuma.

Huomautus: Torkutetut ilmoitukset näkyvät vain Google ChromeJa jos samasta tapahtumasta on useita hälytyksiä, Torkku-painike näkyy vain viimeisen hälytyksen kohdalla. Jos näet viestin ”Selaimesi ei tue ilmoituksia”Sinun on päivitettävä selaimesi, jotta ne toimivat taas oikein.

Tietyn tapahtuman kohdalla avaa tapahtuma ja paina MuokataIlmoitukset-kohdassa voit päättää, haluatko hälytyksiä vai sähköposteja, muokata ennakkoilmoitusta, lisätä ilmoituksia tai poistaa tarpeettomat. Muutokset eivät vaikuta muihin vieraisiin; on henkilökohtainen asetuksesi kyseiselle tapahtumalle.

Voit myös muokata tietyn sinulle kuuluvan kalenterin ilmoituksia: Asetukset > ”Omat kalenteriasetukset” > valitse kalenterisi > ”Tapahtumailmoitukset” ja ”Koko päivä”. Siellä voit määrittää, mitkä ilmoitukset haluat oletuksena kyseiselle kalenterille.Lisäät uusia tai poistat ne, jotka eivät ole enää hyödyllisiä.

Näe ja ymmärrä muiden työajat

Jos olet samassa verkkotunnuksessa ja sinulla on käyttöoikeudet, voit tarkistaa työtoverin saatavuuden osiosta "Tapaamaan" Kalenterin vasemmasta paneelista: kirjoita heidän nimensä tai sähköpostiosoitteensa, niin näet heidän työaikataulunsa, jos se on aktiivinen. Toinen vaihtoehto on ”Etsi aika” -välilehti tapahtumaa luotaessa (ei tällä hetkellä saatavilla mobiililaitteilla).

Jos et seuraa omia työaikojasi, käytät todennäköisesti ilmainen Google-tilijoka ei sisällä tätä toimintoa. Ammatillisissa ympäristöissä sitä yleensä hallinnoi Google-työtila ja saattaa vaatia järjestelmänvalvojan määrityksiä.

Tosielämän tapauksia ja käytännön ratkaisuja

"Hiljennän puhelimeni automaattisesti tapahtumien aikana, mutta minun on poistettava Älä häiritse -tila käytöstä, kun poistun kokouksesta." Tämä tilanne on yleinen, kun sekoitamme sääntöjä Älä häiritse -puhelin kalenterin kanssa. Kalenterissa hiljaisuutta hallitaan pääasiassa chatin kautta. Keskittymisajan aikana. Jos ongelmasi on puhelimesi Älä häiritse -asetus, ratkaisuun kuuluu puhelimen omien sääntöjen tarkistaminen tai niiden manuaalinen lopettaminen, kun olet lopettanut, koska Kalenteri Se ei hallitse laitteen DND-toimintoa..

”Koko päivän tapahtumat käynnistävät myös Älä häiritse -tilani, enkä halua sitä.” Hyödyllinen idea on luokitella nämä tapahtumat seuraavasti Saatavilla "Varattu"-merkinnän sijaan, jos ne ovat vain muistutuksia, tai siirrä ne toiseen kalenteriin erityisiä ilmoituksiaSaatavuusvaihtoehdon avulla Vältät työpäiväsi tukkeutumista ja vähennät vaikutusta automaattisiin sääntöihin, jotka valvovat aikataulusi tilaa.

”Saan työmuistutuksia viikonloppuisin ja ne saavat minut pois rentoutumistilastani. Voinko asettaa Älä häiritse -asetuksen vain työkalenteriini lauantaisin ja sunnuntaisin?” Kalenteri sallii tämän. Kalenteri-ilmoitusten määrittäminenYksi lähestymistapa on siis vähentää työkalenterin ilmoituksia tai poistaa ne käytöstä ja ottaa ne sitten uudelleen käyttöön, kun haluat. Ilmoitusten mykistämiseen viikonpäivän mukaan ei ole sisäänrakennettua asetusta, mutta voit luoda Toistuva tapahtuma: Poissa toimistolta viikonloppuisin estääksesi kutsut ja käyttääksesi vaihtoehtoa "Ilmoita minulle vain, jos olen vastannut Kyllä tai Ehkä" minimoi keskeytykset.

Jos liian aikaisin (viikkoa ennen, kaksi päivää ennen jne.) tulevat ilmoitukset stressaavat sinua, kehitä lempeämpi strategia: lähetä yksi sähköposti. Perjantai-iltapäivä maanantaina ja saman päivän tunnin varoitus. Tuo yhdistelmä yleensä riittää häiritsemättä lauantai- ja sunnuntailepoasi.

Yleisiä virheitä ja miten selvitä vaikeuksista

Jos kalenterissa lukee ”Selain ei tue ilmoituksia."Päivitä selaimesi. Tämä virhe estää tapahtumailmoitusten näyttämisen." Uusimman version myötä ongelma yleensä poistuu.Tarkista myös, että selaimesi sallii ilmoitukset osoitteesta calendar.google.com.

Voiko kalenteria käyttää sisään- ja uloskirjautumiseen? Vaihtoehtoja

Google Kalenteri on suunniteltu hallita tapahtumia ja kokouksiaEi ajanseurantaan. Jos laskutat tuntiperusteisesti tai tarvitset virallisen kirjanpidon, sinun on käytettävä muita työkaluja. Joitakin suosittuja vaihtoehtoja ovat: kellotaa tai ClickUp-projektin ajantallenninVoit käyttää kalenteriasi apunasi rekonstruoidaksesi tekemisesi, mutta virallinen luku kannattaa pitää ajanottosovelluksessa.

Tuottavuuden kannalta automaattinen transkriptio ja yhteenveto voivat säästää muistiinpanotyötä, jos vietät paljon aikaa videopuhelukokouksissa. Integraatiot kanssa Google tapaa Niiden avulla voit tallentaa tärkeät asiat, käydä läpi kuulumisia ilman koko tallennuksen kertaamista ja omistaa loppupäivän ydintehtävillesi.

Avain siihen, että et häiriinny silloin, kun se ei ole sopivaa, on näiden toimintojen hyvä yhdistäminen: Keskittymisaika eristäytyä ja tarvittaessa mykistää Chat; Ocupado tehtävissä ja tapahtumissa aukkojen paikaamiseksi; Toimiston ulkopuolella selkeiden poissaolojen osalta; Työaika kouluttaa ympärilläsi olevia; ja ilmoitukset Kalenteripohjaiset ja tapahtumapohjaiset aikataulut räätälöitynä tarpeisiisi. Tämän yhdistelmän avulla kalenterisi toimii puolestasi, ei toisinpäin.