Kuidas DOCX-faile õigesti PDF-iks teisendada

Wordi failide PDF-iks teisendamine tundub lihtne, aga kui sa tahad seda teha õigesti ja disaini kaotamataSee on enamat, kui esmapilgul paistab. DOC- ja DOCX-vormingute, salvestusvalikute, veebitööriistade, Windowsi programmide ja selliste funktsioonide nagu OCR vahel on lihtne segadusse sattuda või saada PDF-fail, mis teistes seadmetes õigesti ei kuvata.

Sellest juhendist leiate kõik vajaliku Teisenda DOCX-dokumendid PDF-iks, säilitades samal ajal nende vorminguOlenemata sellest, kas soovite teisendada ühe faili või peate tegema partii teisenduse, käsitleme seda kõike. Samuti näeme, kuidas skannitud dokumente käsitseda, milliseid OCR-sätteid lubada ja väga kasulikku Wordi makrot protsessi automatiseerimiseks, kui töötate paljude failidega.

Mida tegelikult tähendab DOCX-i "õigesti" PDF-iks teisendamine?

Kui me räägime "õigest" tegemisest, siis ei pea silmas ainult PDF-vormingus faili avamist, vaid... Tulemus austab algse DOCX-faili kujundust.Fonditüübid, veerised, päised, leheküljenumbrid, tabelid, manustatud pildid jne. Teisisõnu, igaüks, kes avab selle PDF-faili oma mobiiltelefonis, lauaarvuti lugejas või pilves, näeb seda täpselt samamoodi.

PDF-vormingust on saanud dokumentide jagamise universaalne standardPole vahet, kas avate selle Adobe Acrobatiga, brauseris, tavalises lugejas või Google Drive'ist: kujundus jääb samaks. See on täpselt vastupidine sellele, mis võib juhtuda DOCX-failiga, kui saajal pole sama Wordi versiooni, tal pole teie fonte installitud või ta kasutab teist tekstitöötlusprogrammi.

DOCX-i PDF-iks teisendamine saavutab samuti selle faili suurus väheneb paljudel juhtudelSee teeb PDF-i saatmise e-posti teel, jagamise sõnumite kaudu või üleslaadimise salvestusteenustesse lihtsaks. Isegi kui PDF on tihendatud, jääb kuvamiskvaliteet igas seadmes stabiilseks ja ühtlaseks.

Oluline on mõista, et paljud veebitööriistad ja -programmid võimaldavad teil konverteerida lai valik PDF-vorminguidmitte ainult DOCX: esitlused, pildid ja fotodArvutustabelid ja isegi skannitud dokumendid saab teisendada. Kuid selleks, et teisendamine oleks "õige", peate valima õige tööriista, meetodi ja väljundseaded.

DOCX vs. DOC: miks failitüüp on oluline

Microsoft on sellele formaadile pühendunud alates 2007. aastast DOCX kui klassikalise DOC-i edasiarendusKuigi paljud arvavad, et üks asendas teise, on tegelikkuses mõlemad tänapäevalgi olemas ja eksisteerivad koos tuhandetes kontorites ja arvutites.

DOCX-fail ei ole monoliitne fail nagu vanasti DOC, vaid pigem ZIP-faili koondatud failide komplektSelles "paketis" on XML-tekst, graafika, stiilid ja muud struktureeritud andmed, mida Word tõlgendab ja kuvab sobivas vormingus.

See Office Open XML-il põhinev struktuur teeb DOCX-ist vormingu moodsam, paindlikum ja tõhusamTekst ja kujundus on kodeeritud avatud viisil, samas kui teatud graafilised elemendid või konkreetsed osad võivad jätkuvalt kasutada vanemaid binaarvorminguid, millest mõned on kaitstud patentide või konkreetsete litsentsidega.

DOCX-faili PDF-iks teisendamisel annab see sisemine korraldus stabiilsema lõpptulemuse. Seevastu DOC-dokumendid, eriti kui need on väga vanad või täis makrosid ja pärandelemente, võivad käituda ebakindlamalt. ettearvamatu konversiooni ajalnäiteks reavahede muutuste, erinevate leheküljevahetuste või fondivigadega.

Seega, kui teil on vanu dokumente DOC-vormingus ja soovite need PDF-failina salvestada, on soovitatav esmalt uuenda need DOCX-iks Wordist, koopia salvestamine uues vormingus ja seejärel selle moderniseeritud versiooni lõplik PDF-iks teisendamine.

DOCX-failide PDF-iks teisendamise eelised enne dokumentide jagamist

Kui olete aru saanud, kuidas failid on üles ehitatud, on lihtsam mõista, miks see peaaegu alati ära tasub. Dokumendi PDF-vormingusse teisendamine enne saatmistEelised on üsna ilmsed, nii professionaalselt kui ka isiklikult.

Kõige ilmseim on see, et kõik näevad sama asjaKui saadate DOCX-faili, saab saaja selle avada Wordi mõne muu versiooniga, LibreOffice'iga või isegi väga piiratud mobiilirakendusega. Selle käigus on suhteliselt tavaline, et leheküljepiirid muutuvad, tabelid nihkuvad või pildid moonutuvad. PDF-is jääb sisu oma paigutusse "külmuma".

Teine oluline eelis on seotud sellega, et ühilduvus lugejate ja seadmetegaPDF-faili saab avada brauserites, spetsiaalsetes lugejates, mobiilirakendustes ja pilveteenustes (nt Google Drive) ilma Wordi abita. See lihtsustab oluliselt teabe jagamist inimestega väljaspool teie organisatsiooni või nendega, kellel pole Office'it installitud.

Samuti on eelis arhiveerimise ja säilitamise osas: PDF-failid, eriti kui need on loodud heade ühilduvusvõimalustega, on sobivam lõpliku vorminguna allkirjastatud versioonide, suletud esitluste, ametlike aruannete või juriidiliste dokumentide salvestamiseks, kui te ei soovi teksti kogemata muutmist.

Lisaks kõigele eelnevale on olemas konverteerimis- ja redigeerimisvahendid, mida pakuvad paljud spetsiaalsed PDF-platvormid: saate failide ühendamineLisa lehti, tee märkusi, allkirjasta või kaitse parooliga, alustades algsest DOCX-failist, mille juurde sa ei pea iga kord jagamiseks tagasi pöörduma.

Põhilised meetodid DOCX-faili PDF-iks teisendamiseks ilma tüsistusteta

Kui teil on vaja edastada ainult üks või paar faili, saate kasutada Wordis ja paljudes veebiteenustes juba olemasolevaid standardvalikuid. Need on kiired, mõeldud tavakasutajale ja kui dokument pole liiga keeruline, siis need tavaliselt toimivad. austama originaali disaini üsna hästi.

Microsoft Wordist on kõige otsesem viis kasutada funktsiooni Salvesta PDF-failina või ekspordiEnamikus tänapäevastes versioonides avage lihtsalt DOCX-dokument, minge menüüsse Fail ja valige suvand PDF-failina salvestamiseks. Seal saate reguleerida selliseid asju nagu lehekülgede ulatus, kvaliteet või lisada vesimärke.

Teine võimalus on kasutada veebipõhiseid konverteerimisteenuseid, mis toetavad Laadige DOCX-fail üles oma arvutist või pilvest ja laadige alla saadud PDF-fail. Enamik kuvab väikese paneeli, kus näete faili serverites töötlemise ajal teateid, näiteks „Faili 0/0 üleslaadimine” või „Järelejäänud aeg – sekundid – Üleslaadimise kiirus – MB/s”.

Pärast üleslaadimist näete sarnast teadet: „Wordi teisendamine PDF-iks…Ja mõne sekundi pärast saate lõpliku dokumendi alla laadida. Mõned neist veebisaitidest sisaldavad jaotisi „Teave” või jaotisi, mis selgitavad nende lisatööriistu PDF-failidega töötamiseks, näiteks redigeerimist, ühendamist, tihendamist või lehekülgede nummerdamist.

Lisaks pakuvad paljud veebiteenused spetsiifilisi valikuid, näiteks OCR-teisendust, keelevalikut, filtreid skannitud teksti täiustamiseks või sätteid paigutuse võimalikult suureks säilitamiseks, mis on kasulik, kui DOCX-fail sisaldab pildid, täiustatud stiilid või keerukad tabelid.

PDF24 Creator ja muud Windowsi alternatiivid

Kui töötate Windowsis ja konverteerite sageli dokumente, võib spetsiaalse tööriista installimine olla väga kasulik, selle asemel, et alati Wordi või veebiteenuste peale loota. Üks tuntumaid lahendusi on PDF24 looja, tasuta rakendus, mis töötab PDF-ide puhul nagu omamoodi "Šveitsi armee nuga".

PDF24 Creator sisaldab paljude veebisaitidega sarnaseid funktsioone, aga töölauaversioonis: Loo PDF-faile mis tahes programmist, mis võimaldab printimist.Saate faile kombineerida, lehti ümber korraldada, dokumente tihendada või erinevate vormingute vahel teisendada. DOCX-ist PDF-iks teisendamiseks pakub see mitmeid valikuid, näiteks printimist virtuaalsele printerile PDF24 või otsest teisendamist.

Sellise rakenduse kasutamise eeliseks on see, et Sa väldid tundlike dokumentide üleslaadimist välistele serveritele.See on midagi, mida paljud ettevõtted ja spetsialistid privaatsuse huvides hindavad. Lisaks saate töötada suurte failimahtudega ilma, et peaksite nii palju sõltuma üleslaadimise kiirusest või veebitööriistade piirangutest.

Microsoft pakub oma ökosüsteemis ka mitmesuguseid PDF-ide teisendamise utiliite. Microsofti poest leiate tööriistu, mis võimaldavad teil... DOCX-i PDF-muundurite installimine loodud integreerimiseks Wordi või muude Windowsi Office'i programmidega ning paljudel juhtudel on allalaadimised ja installid tasuta.

Kui te juba regulaarselt kasutate dokumentide haldamiseks töölauarakendusi, võib olla mõttekas hinnata, kas [platvorm/platvorm] sobiks teile. kõik-ühes lahendus, nagu need Või kui eelistate jääda klassikalise Wordi kombinatsiooni ja vajadusel ka veebimuunduri juurde.

DOCX-failide massiline teisendamine PDF-iks Wordi makro abil

Asjad lähevad tõeliselt huvitavaks siis, kui pead Teisendage hunnik DOCX-faile korraga PDF-iksSelle ükshaaval tegemine muutub kiiresti tüütuks ülesandeks ja kuigi on olemas kolmanda osapoole tööriistu, mis selle automatiseerivad, on teil sageli juba kõik vajalik installitud: Microsoft Word ja VBA makrod.

Kujutage ette, et teil on kümneid või sadu DOCX-vormingus aruandeid, lepinguid või akadeemilisi töid ja soovite need kõik arhiveerimiseks või saatmiseks PDF-iks teisendada. Iga faili käsitsi avamise ja salvestamise asemel saate kasutada... makro, mis käib läbi kõik kaustas olevad dokumendid ja genereerib automaatselt teie PDF-versiooni.

Kasutaja, kes sattus täpselt samasse olukorda, soovis teisendada suure hulga DOCX-faile PDF-iks hulgikaupa ja ei leidnud lihtsat meetodit, mis nõuaks "vaid paari klikki". Probleemi lahendamiseks palus ta abi tehisintellektilt (antud juhul Geminilt). genereerib Wordi makro võimeline seda tööd partiidena tegema ja tulemus oli nii kasulik, et ta otsustas seda samm-sammult õpetusena jagada.

Protsess hõlmab kõigi teisendatavate failidega kausta loomist, Wordi avamist, uue makro loomist ja antud koodi kleepimist. Seejärel hoolitseb Word ülejäänu eest vaid makrol klõpsates. Ava iga fail, ekspordi see PDF-failina ja sulge see. ilma originaali muudatusi salvestamata, korrates tsüklit seni, kuni kaustas pole enam ühtegi DOC-faili alles.

Kuidas samm-sammult partii teisendamise makrot luua

Selle hulgi teisendamise meetodi rakendamiseks oma arvutis on üldine protseduur väga lihtne, kuigi makrode muutmine võib esimesel korral tunduda pisut hirmutav. Kui olete seda juba korra teinud, näete, et See pole nii müstiline midagi..

Esimene asi, mida teha, on luua oma arvutisse kaust ja asetage kõik DOCX-failid sisse (või DOC-failid, olenevalt makro kohandamise viisist), mille soovite korraga PDF-iks teisendada. Mida paremini need korraldatud on, seda lihtsam on hiljem leida nii algseid dokumente kui ka neile vastavaid PDF-e.

Seejärel avage Microsoft Word (sobib iga suhteliselt uuem versioon; näiteks Office 365 töötab probleemideta) ja laadige üles ükskõik milline dokument. Kui fail pärineb teisest allikast ja saate kaitsehoiatuse, pidage meeles, et luba redigeerimine et makrodega saaks töötada ilma tarbetute piiranguteta.

Seejärel minge lindil vahekaardile „Vaade” ja leidke nupp MakrodKlõpsa seal, sisesta uue makro ajutine nimi (ära muretse, see muudetakse hiljem koodis) ja klõpsa nupul „Loo“, et avada Visual Basicu redaktor, kuhu kleebi õpetuses jagatud sisu.

Avanevas aknas näete automaatselt genereeritud koodiplokki. Valige see kõik, kustutage see ja kleepige juhendis esitatud makrotekst, mis sisaldab protseduuri "SalvestaKõikPDF-ina". Kui olete lõpetanud, sulgege Wordi naasmiseks makroredaktor ja naaske vahekaardilt "Vaade" makromenüüsse, et Käivita makro „Salvesta kõik PDF-ina”, kes teeb maagiat.

Mida täpselt teeb Wordis makro „SaveAllAsPDF”?

Õpetuses jagatud makro on kirjutatud VBA-s (Visual Basic for Applications) ja kannab nime Salvesta kõik PDF-inaSelle funktsioon on skannida dokumentidega kaust ja teisendada need automaatselt PDF-iks, paludes teil kõigepealt valida kataloogi, kuhu need salvestatakse ja kuhu PDF-failid genereeritakse.

Niipea kui see käivitatakse, avab see dialoogiboksi, mis on tüüpi msoFileDialogFolderPickerSee on lihtsalt standardne aken soovitud kausta valimiseks. Dialoogiboksi pealkirjaks on seatud „Valige kaust PDF-failide salvestamiseks“, mitme valiku tegemine on keelatud ja otsingu hõlbustamiseks on seatud esialgne loendivaade.

Kui klõpsate selles dialoogiboksis nuppu „Tühista”, tuvastab makro, et kasutaja on toimingu katkestanud, ja väljub midagi tegemata. Kui valite kausta, tagab kood, et tee lõpeb vastava kaldkriipsuga, vajadusel seda liites, nii et failinimed on õigesti moodustatud kui marsruut ja nimi on ühendatud.

Enne teisendamise alustamist sulgeb makro kõik Wordis avatud dokumendid, kasutades käsku Documents.Close käsuga wdPromptToSaveChangesNii saate salvestamata muudatustega dokumentide korral kohe otsustada, kas need salvestada või mitte, kuid see hoiab ära nende segamise hulgitöötlusprotsessi.

Sealt edasi algab tsükkel, mis kasutab funktsiooni Dir$ Valitud kaustas kõigi .doc-laiendiga failide leidmiseks avab programm iga leitud faili Wordis, arvutab selle nime ilma laiendita (et seda PDF-is uuesti kasutada), käivitab meetodi ExportAsFixedFormat, määrates väljundtüübiks wdExportFormatPDF, ja sulgeb algse dokumendi muudatusi salvestamata. Tsükkel jätkub seni, kuni mustrile vastavaid faile enam pole.

Konversioonimakro üksikasjad ja piirangud

Kuigi makrod on väga kasulikud, on mitmeid nüansse, mida tasub selgitada. hirmude või arusaamatuste vältimiseksÜks neist on see, et algselt jagatud versioonis on otsingufilter seatud failidele „*.doc”, mis tähendab, et see töötleb ainult klassikalises DOC-vormingus dokumente, mitte DOCX-vormingus.

Kui soovite DOCX-iga töötada, peate kohanda Dir$ mustrit "*.docx"-iks Või saate luua täiendava tsükli, mis käib läbi mõlemad vormingud. Mõlemal juhul on põhimõte sama: kood avab dokumendid, ekspordib nende sisu PDF-vormingusse ja sulgeb need originaali puudutamata, nii et teie lähtedokumentatsioon jääb puutumata.

Teine oluline punkt on see, et makro vaikimisi See ei ava loodud PDF-faile Pärast teisendamist määratakse parameetri OpenAfterExport väärtuseks False. See on mugav suure hulga failide teisendamiseks, kuna see hoiab ära ekraani üleujutamise PDF-vaaturi akendega pärast iga teisendamist.

Samuti väärib märkimist, et kuna kõik Wordi dokumendid suletakse käivitamisel, on soovitatav kõik avatud tööd eelnevalt salvestada. Vastasel juhul näete hoiatusi, mis paluvad teil otsustada, kas iga faili salvestada või mitte, mis aeglustab protsessi ja võib häirida teie soovitud automatiseerimist.

Lõpuks, kuigi makro keskendub oma algses näites .doc-failidele, sobib selle kasutatav loogika suurepäraselt ka keerukamate variatsioonide loomiseks: võiksite Lisa filtreid nime, alamkaustade või isegi kvaliteedivalikute järgi Kui tunned VBA-d mugavalt, saad tööriista Wordis oma teisendusvajadustele kohandada.

OCR-teisendus: dokumentide skannimisel

Teine levinud stsenaarium on dokumentide puhul, mis ei sisalda muudetavat „päris” teksti, vaid on põhimõtteliselt skannitud pildid PDF- või DOCX-failisKui proovite seda PDF-iks teisendada ilma edasise töötlemiseta, saate ikkagi faili, kus te ei saa teksti valida ega märksõnu otsida.

Sellistel juhtudel pakuvad paljud teisendustööriistad valikut nimega optiline märgituvastus (OCR). Selle funktsioon on analüüsida iga lehe pilte, leida tähed ja rekonstrueerida tekst, et saaksite seda seejärel sisemises otsingumootoris kopeerida, muuta või indekseerida.

Nendel platvormidel on tavaliselt kast või lüliti sildiga „Teisenda OCR-iga”, millele järgneb hoiatus, näiteks „Skannitud lehed teisendatakse tekstiks, mida saate redigeerida."Sageli näete ikoone lisateabega, mis selgitab, et see funktsioon on mõeldud failidele, mille teksti ei saa redigeerida, mis on kõige levinum skannitud dokumentide puhul."

OCR-valikute hulgas on tavaliselt valik „OCR-meetod”, mis võimaldab teil valida, kas eelistate protsessi. Püüdke säilitada algne kujundus (paigutus) või seada esikohale puhta tekstituvastuse, isegi kui see tähendab osa paigutusest ohverdamist (tekstituvastus). See teine ​​​​valik saab muuta veerge, tekstikaste või elementide täpseid asukohti.

Samuti näete välja, kus saab määrata „Faili algkeele”, kus on soovitatav valida kõik dokumendis esinevad keeled. See võimaldab OCR-mootoril... See tunneb paremini ära aktsendid, erimärgid ja konkreetsed sõnad. keele, vähendades vigu eriti tehnilistes või juriidilistes tekstides.

OCR-i lisaseaded: mustvalge täiustus ja filtrid

Lisaks meetodile ja keelele pakuvad mõned tööriistad lisaseadeid tulemuse parandamiseks, kui skannimise kvaliteet pole eriti hea. Üks neist on valik „Täiusta OCR-i“, teisendades teksti ühevärviliseksSee tähendab kõigi värvide eemaldamist, et saavutada teksti ja tausta vahel maksimaalne kontrastsus.

Selle kasti (sageli sisemiselt märgistatud kui „ocr_monochrome” või sarnane) märkimisega töödeldakse dokumenti mustvalgelt, mis aitab et äratundmine eristab tähti ja numbreid paremini kui originaal on veidi udune, sellel on skannimisvarjud või paber on aja jooksul kollaseks muutunud.

Teine levinud valik on filtri rakendamine enne OCR-i, mis on valikutes märgitud väljaga „Rakenda filtrit“. Selle filtri eesmärk on puhastage dokument mürast, plekkidest või ebakorrapärasest taustast enne teksti tuvastamise katset, parandades veelgi probleemsete dokumentide täpsust.

Nii monokroomsel täiustamisel kui ka neil filtritel on aga selge puudus: nende kasutamisel märgitakse tavaliselt, et saadud dokument kaotab oma algsed värvidTeisisõnu, kui failis olid värvilised logod, gradientgraafika või spetsiifilised esiletõstmised, võib lõplik versioon visuaalselt tunduda lihtsam, kuigi see paraneb loetavuse poolest.

Seetõttu tasub kaaluda, kas olete rohkem huvitatud originaalse täisvärvilise esteetika säilitamisest või on just sel konkreetsel juhul välimuse ohverdamine selle saavutamiseks seda väärt. muudetav ja hõlpsasti otsitav tekstNäiteks skannitud arvete või lepingute partiide arhiveerimiseks.

Põhjalikud tööriistad PDF-ide haldamiseks pärast teisendamist

Kui olete oma DOCX-failid PDF-iks teisendanud, olgu selleks siis Wordi, makrode, töölauarakenduste või OCR-iga veebiteenuste kasutamine, tekivad nende PDF-ide igapäevaelus kasutamisega seotud muud vajadused. Siin on koht, kus... spetsiaalsed PDF-platvormid.

Paljud neist tööriistadest mitte ainult ei konverteeri, vaid pakuvad ka täielikud funktsioonide kataloogid PDF-failidega manipuleerimiseks: teksti redigeerimine, lehtede lisamine või kustutamine, elektrooniline allkirjastamine, parooliga kaitsmine, dekrüpteerimine, vesimärkide lisamine, mitme faili ühendamine või suure faili jagamine mitmeks väiksemaks.

Kui töötate suure hulga dokumentatsiooniga, on mõistlik need tööriistad oma tavapärast töövoogu integreerida: saate oma DOCX-failid PDF-iks teisendada, neid üle vaadata, teha väiksemaid parandusi, optimeerida nende suurust e-posti teel saatmiseks ja lõpuks, Korraldage oma PDF-failid kaustadesse või dokumendihaldussüsteemidesse mis teeb sellele hiljem juurdepääsu lihtsamaks.

Kõigi nende tööriistade lõppeesmärk on võimaldada teil Jaga oma PDF-dokumente parima võimaliku kvaliteedigatagades, et igaüks, kes neid saab, saab neid mugavalt avada ja vaadata ilma vormindusprobleemide, puuduvate fontide või ühildumatute programmiversioonideta.

Üldiselt annab hea DOCX-teisendusmeetodi kombineerimine täiendavate PDF-i redigeerimise, OCR-i ja haldusfunktsioonidega palju töökindlama töökeskkonna kui iga kord, kui peate dokumendi saatma, ainult PDF-failina salvestamisele lootma.

Lõppkokkuvõttes annab DOCX-failide PDF-iks teisendamise erinevate viiside omandamine – alates Wordi põhisalvestusest kuni makrode abil partiidentimise või skannimisel OCR-i kasutamiseni – teile ... tohutu eelis dokumentide jagamisel ja arhiveerimiselSee väldib vormindusprobleeme ja säästab märkimisväärselt aega suurte failimahtudega töötamisel.