Kuidas Office Lensist maksimumi võtta: ülim juhend ja olulised nipid

Sellest ajast peale, kui nutitelefonidest on saanud meie igapäevaelu lahutamatu osa, on igapäevaste toimingute lihtsustamiseks ilmunud lugematu arv rakendusi. Üks silmapaistvamaid rakendusi dokumentide digitaliseerimise ja korraldamise valdkonnas on Office Lens, nüüd tuntud kui Microsoft Lens. Selle abil on paberdokumentide virnade muutmine organiseeritud ja funktsionaalseteks digitaalseteks failideks igaühe käeulatuses, ilma et oleks vaja keerukaid seadmeid või täiustatud tehnilisi teadmisi.

Kas soovite teada, kuidas sellest tööriistast maksimumi võtta ja milliseid võimalusi see lisaks tavapärasele skannimisele pakub? Selles artiklis selgitame samm-sammult kõiki Office Lensi funktsioone, selle nippe , täpsemaid valikuid ja kõige praktilisemaid kasutusjuhtumeid, et saaksite seda nii professionaalses kui ka isiklikus keskkonnas korraldada, redigeerida, jagada ja sellest maksimumi võtta. Samuti näitame teile kõike, mida rakendus teie mobiilseadmest teha saab, ja kuidas seda teiste Microsofti rakenduste ja väliste teenustega integreerida.

Mis on Microsoft Lens (endine Office Lens) ja milleks seda kasutatakse?

Microsoft Lens on Microsofti loodud tasuta rakendus, mis on saadaval Androidi ja iOS-i seadmetele ning mis võimaldab teil dokumente kiiresti ja hõlpsalt skannida ja digitaliseerida . Selle peamine eelis on võime teisendada telefoniga tehtud foto puhtaks ja funktsionaalseks digitaalfailiks, eemaldades varjud, korrigeerides nurki ning jättes dokumendi muutmiseks, salvestamiseks või jagamiseks valmis. Te ei pea enam lootma mahukatele skanneritele ega udustele fotodele, mis teie telefoni galeriisse kaovad.

Lisaks skannimisele viib Lens oma funktsionaalsuse sammu edasi, võimaldades otsest teisendamist failideks nagu PDF , Word või PowerPoint , teksti ekstraheerimist (tänu optilisele märgituvastusele ehk OCR-ile), teabe jäädvustamist visiitkaartidelt ning otsest integratsiooni selliste teenustega nagu OneNote ja OneDrive.

Rakendus tuvastab automaatselt dokumentide, tahvlite, kviitungite, menüüde, käsitsi kirjutatud märkmete ja isegi matemaatiliste võrrandite servad . Jäädvustamisel reguleerib see heledust ja korrigeerib moonutusi, et anda tulemus, mis oleks originaalile võimalikult truu, kuid täiustatud ja digitaalseks kasutamiseks valmis.

Mõned Microsoft Lensi peamised eelised hõlmavad võimalust prinditud või käsitsi kirjutatud dokumentidest teksti eraldada ja redigeerida, visiitkaarditeavet otse aadressiraamatusse salvestada, QR-koode skannida ja saadud faile kohe e-posti, sõnumsiderakenduste või pilveteenuste kaudu jagada.

Pildistusrežiimid: kohandatud igale vajadusele

Microsoft Lens pakub mitut jäädvustamisrežiimi, mis sobivad erinevat tüüpi dokumentide või olukordade jaoks . See mitmekesisus teebki sellest nii mitmekülgse tööriista, mis võimaldab jäädvustada kõike alates arvetest kuni klassiruumi tahvlini, aga ka visiitkaarte, fotosid või QR-koode.

Peamised režiimid on:

• kiltkivi: Ideaalne Jäädvustage märkmeid, diagramme või käsitsi joonistatud pilte tahvlitele või seintele, kohandades pilti nii, et taust ei oleks ere ja sisu oleks selgelt nähtav.
• Documento: Ideaalne Skannige trükitud või kirjutatud lehti, näiteks vorme, lepinguid, kviitungeid, menüüsid, brošüüre või mis tahes paberit, mis vajab digiteerimist.. Teravdab väikest teksti ning optimeerib teravust ja kontrasti.
• meetmeteSee koondab endas intelligentseid funktsioone, mille hulgast paistab silma Teksti eraldamine (OCR), ettelugemine, tabeli tuvastamine ja QR-koodide või kontaktteabe skannimine.
• VisiitkaartMõeldud Skannige visiitkaarte ja salvestage ekstraheeritud teave uute kontaktidena oma telefoni või OneNote'i, ühildub mitme keelega.
• Foto: mõeldud Jäädvustage tavapäraseid fotosid, sealhulgas inimesi, maastikke, objekte või mis tahes stseene mida soovite parima võimaliku kvaliteediga salvestada.

Kui olete sobiva režiimi valinud, teravustage lihtsalt dokumendile ja veenduge, et kontuurid oleksid kaadris joondatud . Objektiiv tuvastab servad automaatselt ja võimaldab teil enne lõpliku pildi jäädvustamist kaadrit reguleerida, vähendades vigu ja parandades tulemusi.

Kuidas dokumente samm-sammult Microsoft Lensi abil skannida

Microsoft Lensi skannimisprotsess on lihtne, intuitiivne ja enamikus seadmetes sarnane . Laadige rakendus lihtsalt alla oma mobiilseadme rakenduste poest ( Google Play Androidile või App Store iOS-ile), avage see ja andke oma kaamera ja salvestusruumi kasutamiseks vajalikud load.

Skannimise põhietapid:

• Ava rakendus ja vali pildistamisrežiim olenevalt dokumendi tüübist.
• Fokuseeri dokument ja kontrollige, kas oranž raam määratleb servad õigesti.
• Tehke foto kaameranuppu vajutades. Samuti saate pildi oma mobiiligaleriist importida, kui teil see juba on.
• Reguleeri servi ja vajadusel redigeeri pilti (kärpige, pöörake, rakendage filtreid, eemaldage varje või tõstke teksti esile).
• Salvestage fail soovitud vormingus (pilt, PDF, Word, PowerPoint) seadmes, OneNote'is, OneDrive'is või jaga seda otse e-posti või sõnumi teel.

Üks väärtuslikumaid funktsioone on järeltoimetamine, mis võimaldab skannitud lehti enne lõpliku faili salvestamist muuta, märkustega varustada või ümber korraldada . See teeb mitmeleheküljeliste dokumentide loomise või väiksemate vigade parandamise lennult lihtsaks.

Digiteeritud dokumentide redigeerimine ja korraldamine

Pärast ühe või mitme dokumendi jäädvustamist pakub Microsoft Lens üliintuitiivseid redigeerimisvalikuid, mis eristavad seda teistest skannimisrakendustest . Nende hulgas paistavad silma järgmised:

• Reguleeri kärpimisala, et keskenduda sellele, mis on tõeliselt oluline, soovimatute marginaalide või vahendite kõrvaldamisega.
• Loetavuse parandamiseks rakendage pildifiltreid. Näiteks saate dokumendi mustvalgeks teisendada, kontrasti suurendada või käsitsi kirjutatud teksti värve reguleerida.
• Lehekülgede pööramine või kustutamine kui ekraanipilt tuli viltu või sisaldas ebavajalikku sisu.
• Lisage dokumendile kommentaare, esiletõsteid või selgitusi digitaalse pliiatsi või klaviatuuri abil..
• Mitmeleheküljeliste dokumentide lehekülgede järjestuse muutmine pisipiltide lohistamise teel.

Pärast redigeerimist saate lõpliku töö salvestada mitmel viisil : oma mobiiligaleriisse, pilve (OneDrive või OneNote), PDF-failina või redigeeritava Wordi või PowerPointi dokumendina, olenevalt sellest, mis teile kõige paremini sobib.

Teine täiustatud funktsioon on Lensiga loodud olemasolevate PDF-failide redigeerimise võimalus . Saate lisada uusi lehti, kustutada või ümber järjestada olemasolevaid ja salvestada värskendatud tulemuse rakendusest lahkumata.

Teksti tuvastamine ja ekstraheerimine (OCR) Microsoft Lensiga

Üks Microsoft Lensi võimsamaid aspekte on optilise märgituvastuse (OCR) mootor, mis võimaldab teil teksti eraldada mis tahes skannitud dokumendist, olgu see siis trükitud või käsitsi kirjutatud . See funktsioon on oluline teabe taaskasutamiseks, muudetavate failide loomiseks ja sisu jagamiseks ilma käsitsi transkriptsiooni vajaduseta.

Kuidas see toimib?

• Sisene toimingute režiimi ja vali funktsioon Tekst.
• Suuna kaamera dokumendile või raamatule, mille teksti soovid eraldada. ja tehke pilt.
• Reguleeri servadega, milline pildi osa sisaldab asjakohast teksti ja klõpsake nuppu Jätka.
• Mõne sekundiga töötleb Lens pildi ja kuvab sulle ekraanil digiteeritud teksti..
• Saate teksti kopeerida aadressile lõikelauale oma mobiiltelefoni kleepida see teistesse rakendustesse, näiteks Wordi, Märkmetesse, Sõnumitesse või isegi jagada seda e-posti teel, WhatsApp või telegramm.

See funktsioon sobib ideaalselt raamatute, märkmete, aruannete, retseptide või mis tahes trükitud materjalide digiteerimiseks, mille sisu on vaja kiiresti taaskasutada . See toetab ka laia valikut keeli, sealhulgas saksa, inglise, hispaania, hiina ja paljusid teisi.

Visiitkaartide skannimine ja kontaktide haldamine

Microsoft Lens ei ole mõeldud ainult paberdokumentide jaoks; see on eriti tõhus visiitkaartide digitaliseerimisel . Kui saate koosolekutel, konverentsidel või muudel professionaalsetel üritustel neid sageli palju, siis teate, kui lihtne on need kaotada või kui teil ei ole aega teavet oma telefoni aadressiraamatusse edastada.

Visiitkaardirežiimis fokuseeri lihtsalt kaardile ja pildista; rakendus hangib automaatselt teabe (nimi, telefoninumber, e-posti aadress, ettevõte jne) ja võimaldab sul selle uue kontaktina oma telefoni või OneNote'i salvestada. See hoiab sinu kontaktide võrgustiku alati ajakohase, korrastatuna ja kaitstuna kaotsimineku eest.

See funktsioon toetab kaarte mitmes keeles ja on eriti kasulik spetsialistidele, kes osalevad üritustel või haldavad kliendibaase.

Valgete tahvlite ja käsitsi kirjutatud märkmete jäädvustamine ja digiteerimine

Kui olete kunagi koosolekul, tunnis või ajurünnakul osalenud, olete tõenäoliselt lõpetanud ideede, diagrammide või võrranditega kaetud tahvliga . Microsoft Lensil on spetsiaalne režiim tahvlite või läikivate pindade jäädvustamiseks, reguleerides heledust ja värve nii, et märkmed ja joonised oleksid täiesti loetavad isegi siis, kui need on kirjutatud markeriga peegeldavale taustale.

Pärast digiteerimist saab neid pilte hõlpsalt redigeerida, märkustega varustada ja jagada , tagades, et ideed ei lähe kaotsi ja et meeskonnad saavad nende kallal tööd jätkata kõikjal ja igal ajal. Lisaks saab neid otse esitlustesse või koostöödokumentidesse integreerida.

Tabelite ja struktureeritud teabe tuvastamine ja digiteerimine

Lensi teine ​​nutikas funktsioon on võime tuvastada prinditud tabeleid ja eraldada need muudetavate andmetena . See on kasulik akadeemilises ja professionaalses keskkonnas, kui teil on vaja digitaliseerida ajakavasid, nimekirju, tulemusi, eelarveid või mis tahes ridade ja veergude kaupa korraldatud teavet.

Pärast pildi jäädvustamist tabelirežiimis tuvastab rakendus struktuuri ja lubab teil saadud tabelit kopeerida või jagada, võimalusega eksportida see Excelisse või muudesse andmehaldustööriistadesse.

See säästab märkimisväärselt aega ja kõrvaldab vead, mis andmete käsitsi ümberkirjutamisel sageli esinevad.

Ettelugemine ja ligipääsetavus

Lens on loodud kõigile ligipääsetavaks tööriistaks . Üks selle huvitavamaid režiime on lugemine, mis kasutab kaasahaaravat lugejat jäädvustatud teksti valjusti ettelugemiseks. See valik on suureks abiks nägemis- või lugemisraskustega inimestele ning kasulik ka pikkade tekstide ülevaatamiseks muude ülesannete täitmise ajal.

Valjusti ettelugemist täiendavad kohandamisvõimalused, näiteks teksti suuruse, fondi või vahede muutmine, mis parandab kasutajakogemust.

Lisaks saab rakenduse integreerida Androidi või iOS-i operatsioonisüsteemi ligipääsetavuse funktsioonidega , võimaldades juhtimist Bluetoothi ​​või USB -klaviatuuri kaudu ning toetades selliseid tehnoloogiaid nagu TalkBack.

QR -koodi skaneerimine

Lensi QR-koodi skannimise funktsioon on igapäevaelus üks kasulikumaid . Olenemata sellest, kas teil on vaja avada digitaalseid menüüsid, alla laadida rakendusi või jagada linke ilma tippimata, valige lihtsalt QR-koodi režiim ja keskenduge koodile. Rakendus digitaliseerib selle automaatselt ja võimaldab teil teavet kopeerida või jagada mis tahes muus teie seadmesse installitud rakenduses.

Integratsioon Office'i, OneDrive'i, OneNote'i ja pilvesalvestusega

Microsoft Lensi tugevusteks on selle salvestamis- ja integreerimisvõimalused teiste Microsofti rakenduste ja teenustega . Kui olete dokumendi skanninud ja redigeerinud, saate selle automaatselt salvestada järgmisele asukohale:

• OneNote: märkmete või digiteeritud teabe arhiveerimiseks, otsimiseks ja korraldamiseks koos teiste märkmetega.
• OneDrive: kõigi dokumentide sünkroonimine pilves ja neile juurdepääsu saamine igast seadmest.
• Word või PowerPoint: skannitud dokumentide teisendamine täielikult muudetavateks failideks, mis on valmis koostööks või esitlusteks.
• pDF: algse vormingu säilitavate või arhiveerimist vajavate dokumentide hõlpsaks jagamiseks ilma struktuuri kaotamata.

Wordi või PowerPointi salvestamisel tuvastab OCR lisaks tekstile ka dokumendi paigutuse ja struktuuri, võimaldades teil seda redigeerida nii, nagu oleksite selle ise nullist loonud . Failid salvestatakse tavaliselt OneDrive'i dokumentide kausta, mistõttu on neid lihtne hallata ja neile juurde pääseda kõikjalt.

PDF-vorming on eriti kasulik aruannete, lepingute või dokumentide saatmiseks, mis vajavad digitaalset allkirjastamist või printimist ilma sisu muutmata.

Keeled, tugi ja tehniline abi

Microsoft Lensi optiline märgituvastus toetab laia valikut keeli, mistõttu on see kasulik nii isiklikes, hariduslikes kui ka ärilistes kontekstides . Trükitud teksti toetatud keelte hulka kuuluvad saksa, hiina, korea, taani, hispaania, prantsuse, kreeka, inglise, itaalia, jaapani, hollandi, portugali, vene, rootsi, türgi ja paljud teised.

Käsitsi kirjutatud teksti tuvastamiseks sobib rakendus peamiselt inglise keelde . Visiitkaartide puhul toetatakse saksa, lihtsustatud hiina, hispaania ja inglise keelt.

Kui teil on küsimusi või tekib tehnilisi probleeme, on ametlik Microsoft Lensi tugi hõlpsasti kättesaadav e-posti teel ja rakenduse abikeskuse kaudu . Lisaks jagab kasutajakogukond sageli näpunäiteid ja lahendusi foorumites ja spetsiaalsetel veebisaitidel.

Näpunäited ja nipid Office Lensi maksimaalseks ärakasutamiseks

Microsoft Lensi parimate võimaluste saavutamiseks on siin valik praktilisi näpunäiteid ja soovitusi :

• Valmistage pind enne skaneerimist etteVeenduge, et dokument oleks hästi valgustatud ja kortsudeta. Tasane ja hästi valgustatud pind parandab skaneerimise kvaliteeti.
• Kasutage dokumendi tüübile vastavat režiimi.Nii saad parimad tulemused ja säästad aega järeltöötluse pealt.
• Enne salvestamist kontrollige alati servi. Kui automaatne tuvastamine pole täiuslik, reguleerige käsitsi.
• Salvesta pilve igal võimaluselNii on teil varukoopia ja kohene juurdepääs teistele seadmetele.
• Kontrollige rakenduse õigusi kaamerale juurdepääsu ja salvestusruumi lubamiseks. Probleemide korral proovige rakendust värskendada või telefon taaskäivitada.
• Avastage täiustatud režiime, näiteks ettelugemist või tabelite väljavõtmist konkreetsete ülesannete jaoks.
• Integreeri Lens oma OneNote'i ja OneDrive'i töövoogudesse, et automatiseerida failide korraldamist..

Tänu oma lihtsusele, mitmekülgsusele ning võimsale teksti- ja struktuurituvastusele on Microsoft Lens end sisse seadnud kui üks olulisemaid rakendusi õpilastele, spetsialistidele ja kõigile, kes soovivad oma dokumente korrastatuna ja hõlpsasti ligipääsetavana hoida . Olenemata teie eesmärgist, hõlmab selle funktsioonide valik nii põhilisi kui ka edasijõudnutele vajalikke vajadusi, hõlbustades üleminekut digimaailmale ja võimaldades teil kogu teie ümber olevat teavet maksimaalselt ära kasutada.