Πώς να μετατρέψετε σωστά αρχεία DOCX σε PDF

Η μετατροπή αρχείων Word σε PDF φαίνεται απλή, αλλά αν θέλετε να το κάνετε σωστά και χωρίς να χάσετε το σχέδιοΥπάρχουν περισσότερα από όσα φαίνονται με την πρώτη ματιά. Μεταξύ των μορφών DOC και DOCX, των επιλογών αποθήκευσης, των διαδικτυακών εργαλείων, των προγραμμάτων των Windows και των λειτουργιών όπως η OCR, είναι εύκολο να μπερδευτείτε ή να καταλήξετε με ένα PDF που δεν εμφανίζεται σωστά σε άλλες συσκευές.

Σε αυτόν τον οδηγό θα βρείτε όλα όσα χρειάζεστε για να Μετατρέψτε έγγραφα DOCX σε PDF διατηρώντας παράλληλα τη μορφοποίησή τουςΕίτε θέλετε να μετατρέψετε ένα μόνο αρχείο είτε χρειάζεται να εκτελέσετε μια μαζική μετατροπή, θα τα καλύψουμε όλα. Θα δούμε επίσης πώς να χειρίζεστε σαρωμένα έγγραφα, ποιες ρυθμίσεις OCR να ενεργοποιήσετε και μια πολύ χρήσιμη μακροεντολή του Word για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία εάν εργάζεστε με πολλά αρχεία.

Τι σημαίνει πραγματικά η «σωστή» μετατροπή του DOCX σε PDF;

Όταν μιλάμε για το πώς να το κάνουμε «σωστά», δεν εννοούμε μόνο το άνοιγμα του αρχείου σε μορφή PDF, αλλά και... Το αποτέλεσμα σέβεται τη σχεδίαση του αρχικού αρχείου DOCX.Τύποι γραμματοσειρών, περιθώρια, κεφαλίδες, αριθμοί σελίδων, πίνακες, ενσωματωμένες εικόνες κ.λπ. Με άλλα λόγια, όποιος ανοίξει αυτό το PDF στο κινητό του τηλέφωνο, σε ένα πρόγραμμα ανάγνωσης για επιτραπέζιους υπολογιστές ή στο cloud θα το δει ακριβώς το ίδιο.

Η μορφή PDF έχει γίνει το καθολικό πρότυπο για την κοινή χρήση εγγράφωνΔεν έχει σημασία αν το ανοίξετε με το Adobe Acrobat, σε ένα πρόγραμμα περιήγησης, σε ένα βασικό πρόγραμμα ανάγνωσης ή από το Google Drive: η σχεδίαση παραμένει η ίδια. Αυτό είναι ακριβώς το αντίθετο από αυτό που μπορεί να συμβεί με ένα αρχείο DOCX εάν ο παραλήπτης δεν έχει την ίδια έκδοση του Word, δεν έχει εγκατεστημένες τις γραμματοσειρές σας ή χρησιμοποιεί διαφορετικό πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.

Η μετατροπή DOCX σε PDF επιτυγχάνει επίσης αυτό το μέγεθος του αρχείου μειώνεται σε πολλές περιπτώσειςΑυτό διευκολύνει την αποστολή μέσω email, την κοινοποίηση μέσω μηνυμάτων ή την μεταφόρτωση σε υπηρεσίες αποθήκευσης. Ακόμα και όταν το PDF είναι συμπιεσμένο, η οθόνη παραμένει σταθερή και συνεπής σε οποιαδήποτε συσκευή.

Ένα βασικό πράγμα που πρέπει να κατανοήσετε είναι ότι πολλά διαδικτυακά εργαλεία και προγράμματα σάς επιτρέπουν να μετατρέψετε μεγάλη ποικιλία μορφών σε PDFόχι μόνο DOCX: παρουσιάσεις, εικόνες και φωτογραφίεςΜπορούν να μετατραπούν υπολογιστικά φύλλα, ακόμη και σαρωμένα έγγραφα. Αλλά για να είναι «σωστή» η μετατροπή, πρέπει να επιλέξετε το σωστό εργαλείο, μέθοδο και ρυθμίσεις εξόδου.

DOCX εναντίον DOC: Γιατί έχει σημασία ο τύπος αρχείου

Από το 2007, η Microsoft έχει δεσμευτεί για τη μορφή Το DOCX ως εξέλιξη του κλασικού DOCΑν και πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι το ένα αντικατέστησε το άλλο, η πραγματικότητα είναι ότι σήμερα και τα δύο εξακολουθούν να υπάρχουν και να συνυπάρχουν σε χιλιάδες γραφεία και υπολογιστές.

Ένα αρχείο DOCX δεν είναι ένα μονολιθικό αρχείο όπως ήταν κάποτε το DOC, αλλά μάλλον ένα σύνολο αρχείων ομαδοποιημένων σε ZIPΜέσα σε αυτό το "πακέτο" έχετε το κείμενο XML, τα γραφικά, τα στυλ και άλλα δομημένα δεδομένα, τα οποία το Word ερμηνεύει και εμφανίζει στην κατάλληλη μορφή.

Αυτή η δομή που βασίζεται στο Office Open XML καθιστά το DOCX μια μορφή πιο σύγχρονο, ευέλικτο και αποτελεσματικόΤο κείμενο και ο σχεδιασμός κωδικοποιούνται με ανοιχτό τρόπο, ενώ ορισμένα γραφικά στοιχεία ή συγκεκριμένα μέρη ενδέχεται να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν παλαιότερες δυαδικές μορφές, μερικές από τις οποίες προστατεύονται από διπλώματα ευρεσιτεχνίας ή καλύπτονται από συγκεκριμένες άδειες χρήσης.

Όταν μετατρέπετε DOCX σε PDF, αυτή η εσωτερική οργάνωση μεταφράζεται καλύτερα σε ένα σταθερό τελικό αποτέλεσμα. Αντίθετα, τα έγγραφα DOC, ειδικά αν είναι πολύ παλιά ή γεμάτα μακροεντολές και παλαιότερα στοιχεία, μπορεί να συμπεριφέρονται πιο ασταθή. απρόβλεπτο κατά τη μετατροπήμε αλλαγές στο διάστιχο, διαφορετικές αλλαγές σελίδας ή σφάλματα γραμματοσειράς.

Επομένως, εάν έχετε παλιά έγγραφα σε μορφή DOC και θέλετε να τα αποθηκεύσετε ως PDF, συνιστάται να πρώτα ενημερώστε τα σε DOCX από το Word, αποθηκεύοντας ένα αντίγραφο στη νέα μορφή και, στη συνέχεια, πραγματοποιώντας την τελική μετατροπή σε PDF από αυτήν την εκσυγχρονισμένη έκδοση.

Πλεονεκτήματα της μετατροπής DOCX σε PDF πριν από την κοινοποίηση των εγγράφων σας

Μόλις κατανοήσετε πώς είναι δομημένα τα αρχεία, είναι πιο εύκολο να καταλάβετε γιατί σχεδόν πάντα αποδίδει. Μετατροπή σε PDF πριν από την αποστολή ενός εγγράφουΤα πλεονεκτήματα είναι αρκετά σαφή, τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε προσωπικό επίπεδο.

Το πιο προφανές είναι ότι όλοι θα δουν το ίδιο πράγμαΑν στείλετε ένα αρχείο DOCX, ο παραλήπτης μπορεί να το ανοίξει με μια διαφορετική έκδοση του Word, με το LibreOffice ή ακόμα και με μια πολύ περιορισμένη εφαρμογή για κινητά. Σε αυτή τη διαδικασία, είναι σχετικά συνηθισμένο να αλλάζουν οι αλλαγές σελίδας, να μετακινούνται οι πίνακες ή να παραμορφώνονται οι εικόνες. Στο PDF, το περιεχόμενο παραμένει "παγωμένο" στη διάταξή του.

Ένα άλλο σημαντικό πλεονέκτημα έχει να κάνει με την συμβατότητα με αναγνώστες και συσκευέςΈνα PDF μπορεί να ανοιχτεί σε προγράμματα περιήγησης, εξειδικευμένα προγράμματα ανάγνωσης, εφαρμογές για κινητά και υπηρεσίες cloud όπως το Google Drive χωρίς να χρειάζεται το Word. Αυτό απλοποιεί σημαντικά τα πράγματα κατά την κοινή χρήση πληροφοριών με άτομα εκτός του οργανισμού σας ή που δεν έχουν εγκατεστημένο το Office.

Υπάρχει επίσης ένα πλεονέκτημα όσον αφορά την αρχειοθέτηση και τη διατήρηση: Τα PDF, ειδικά αν δημιουργούνται με καλές επιλογές συμβατότητας, είναι πιο κατάλληλο ως τελική μορφή για να αποθηκεύσετε υπογεγραμμένες εκδόσεις, κλειστές παρουσιάσεις, επίσημες εκθέσεις ή νομικά έγγραφα, όπου δεν θέλετε να γίνουν τυχαίες αλλαγές στο κείμενο.

Εκτός από όλα αυτά, υπάρχουν τα εργαλεία μετατροπής και επεξεργασίας που προσφέρονται από πολλές εξειδικευμένες πλατφόρμες PDF: μπορείτε συνδυασμός αρχείωνΠροσθέστε σελίδες, σχολιάστε, υπογράψτε ή προστατέψτε με κωδικό πρόσβασης, ξεκινώντας από ένα πρωτότυπο αρχείο DOCX στο οποίο δεν θα χρειάζεται να επιστρέφετε κάθε φορά που θέλετε να το κοινοποιήσετε.

Βασικές μέθοδοι για τη μετατροπή ενός DOCX σε PDF χωρίς επιπλοκές

Αν χρειάζεται να μεταφέρετε μόνο ένα ή λίγα αρχεία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις τυπικές επιλογές που περιλαμβάνονται ήδη στο Word και σε πολλές ηλεκτρονικές υπηρεσίες. Είναι γρήγορες, σχεδιασμένες για τον μέσο χρήστη και, αν το έγγραφο δεν είναι πολύ περίπλοκο, συνήθως λειτουργούν. σέβομαι αρκετά καλά το σχέδιο του πρωτότυπου.

Ο πιο άμεσος τρόπος από το Microsoft Word είναι να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση Αποθήκευση ως PDF ή ΕξαγωγήΣτις περισσότερες σύγχρονες εκδόσεις, απλώς ανοίξτε το έγγραφο DOCX, μεταβείτε στο μενού Αρχείο και επιλέξτε την επιλογή αποθήκευσης ως PDF. Εκεί μπορείτε να προσαρμόσετε πράγματα όπως το εύρος σελίδων, την ποιότητα ή προσθέστε υδατογραφήματα.

Μια άλλη δυνατότητα είναι η χρήση διαδικτυακών υπηρεσιών μετατροπής που υποστηρίζουν Ανεβάστε ένα αρχείο DOCX από τον υπολογιστή σας ή από το cloud και κατεβάστε το PDF που προκύπτει. Τα περισσότερα εμφανίζουν ένα μικρό πλαίσιο όπου βλέπετε μηνύματα όπως "Μεταφόρτωση αρχείου 0 από 0" ή "Υπόλοιπος χρόνος – δευτερόλεπτα – Ταχύτητα μεταφόρτωσης – MB/s" ενώ το αρχείο υποβάλλεται σε επεξεργασία στους διακομιστές τους.

Μετά την μεταφόρτωση, θα δείτε ένα μήνυμα παρόμοιο με το "Μετατροπή Word σε PDF…Και μετά από λίγα δευτερόλεπτα, θα μπορείτε να κατεβάσετε το τελικό έγγραφο. Ορισμένοι από αυτούς τους ιστότοπους περιλαμβάνουν ενότητες "Πληροφορίες" ή ενότητες που εξηγούν τα πρόσθετα εργαλεία τους για την εργασία με PDF, όπως επεξεργασία, συγχώνευση, συμπίεση ή αρίθμηση σελίδων.

Επιπλέον, πολλές διαδικτυακές υπηρεσίες προσφέρουν συγκεκριμένες επιλογές όπως μετατροπή OCR, επιλογή γλώσσας, φίλτρα για βελτίωση του σαρωμένου κειμένου ή ρυθμίσεις για τη διατήρηση της διάταξης όσο το δυνατόν περισσότερο, κάτι που είναι χρήσιμο όταν το αρχείο DOCX περιλαμβάνει εικόνες, προηγμένα στυλ ή σύνθετους πίνακες.

PDF24 Creator και άλλες εναλλακτικές λύσεις για Windows

Εάν εργάζεστε σε Windows και μετατρέπετε συχνά έγγραφα, η εγκατάσταση ενός ειδικού εργαλείου μπορεί να σας φανεί πολύ χρήσιμη, αντί να βασίζεστε πάντα στο Word ή σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες. Μία από τις πιο γνωστές λύσεις είναι PDF24 Δημιουργός, μια δωρεάν εφαρμογή που λειτουργεί σαν ένα είδος «ελβετικού σουγιάς» για αρχεία PDF.

Το PDF24 Creator περιλαμβάνει λειτουργίες παρόμοιες με αυτές πολλών ιστότοπων, αλλά σε έκδοση για υπολογιστές: Δημιουργήστε PDF από οποιοδήποτε πρόγραμμα που επιτρέπει την εκτύπωση.Μπορείτε να συνδυάσετε αρχεία, να αναδιατάξετε σελίδες, να συμπιέσετε έγγραφα ή να μετατρέψετε μεταξύ διαφορετικών μορφών. Για DOCX σε PDF, προσφέρει αρκετές επιλογές, όπως εκτύπωση στον εικονικό εκτυπωτή PDF24 ή άμεση μετατροπή.

Το πλεονέκτημα της χρήσης μιας τέτοιας εφαρμογής είναι ότι Αποφεύγετε την μεταφόρτωση ευαίσθητων εγγράφων σε εξωτερικούς διακομιστές.Αυτό είναι κάτι που πολλές εταιρείες και επαγγελματίες εκτιμούν για λόγους απορρήτου. Επιπλέον, μπορείτε να εργαστείτε με μεγάλους όγκους αρχείων χωρίς να εξαρτάστε τόσο πολύ από την ταχύτητα μεταφόρτωσης ή τους περιορισμούς των διαδικτυακών εργαλείων.

Η Microsoft προσφέρει επίσης διάφορα βοηθητικά προγράμματα μετατροπής PDF στο οικοσύστημά της. Μπορείτε να βρείτε εργαλεία στο Microsoft Store που σας επιτρέπουν να... Εγκατάσταση μετατροπέων DOCX σε PDF σχεδιασμένο για ενσωμάτωση με το Word ή άλλα προγράμματα του Office στα Windows, με δωρεάν λήψεις και εγκαταστάσεις σε πολλές περιπτώσεις.

Εάν χρησιμοποιείτε ήδη τακτικά εφαρμογές υπολογιστή για τη διαχείριση εγγράφων, ίσως αξίζει να αξιολογήσετε εάν μια [πλατφόρμα/πλατφόρμα] θα ήταν κατάλληλη για εσάς. ολοκληρωμένη λύση όπως αυτές Ή αν προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε τον κλασικό συνδυασμό Word συν έναν online μετατροπέα όταν τον χρειάζεστε.

Μαζική μετατροπή DOCX σε PDF χρησιμοποιώντας μια μακροεντολή στο Word

Τα πράγματα γίνονται πραγματικά ενδιαφέροντα όταν πρέπει Μετατρέψτε πολλά αρχεία DOCX σε PDF ταυτόχροναΤο να το κάνετε ένα προς ένα γίνεται γρήγορα αγγαρεία και, παρόλο που υπάρχουν εργαλεία τρίτων που το αυτοματοποιούν, πολλές φορές έχετε ήδη εγκατεστημένα όλα όσα χρειάζεστε: μακροεντολές Microsoft Word και VBA.

Φανταστείτε ότι έχετε δεκάδες ή εκατοντάδες αναφορές, συμβάσεις ή ακαδημαϊκές εργασίες σε μορφή DOCX και θέλετε να τα μετατρέψετε όλα σε PDF για αρχειοθέτηση ή αποστολή. Αντί να ανοίγετε κάθε αρχείο και να το αποθηκεύετε χειροκίνητα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα... μακροεντολή που επαναλαμβάνει όλα τα έγγραφα σε έναν φάκελο και να δημιουργήσει αυτόματα την έκδοση PDF σας.

Ένας χρήστης που βρέθηκε σε αυτήν ακριβώς την κατάσταση ήθελε να μετατρέψει μαζικά έναν μεγάλο αριθμό αρχείων DOCX σε PDF και δεν μπορούσε να βρει μια απλή μέθοδο που να απαιτούσε "μερικά μόνο κλικ". Για να λύσει το πρόβλημα, ζήτησε βοήθεια από έναν AI (στην προκειμένη περίπτωση, τον Gemini). θα δημιουργήσει μια μακροεντολή του Word ικανός να κάνει αυτή τη δουλειά σε παρτίδες, και το αποτέλεσμα ήταν τόσο χρήσιμο που αποφάσισε να το μοιραστεί ως ένα βήμα προς βήμα σεμινάριο.

Η διαδικασία περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός φακέλου με όλα τα αρχεία που θα μετατραπούν, το άνοιγμα του Word, τη δημιουργία μιας νέας μακροεντολής και την επικόλληση του παρεχόμενου κώδικα. Από εκεί, με ένα απλό κλικ στη μακροεντολή, το Word αναλαμβάνει τα υπόλοιπα. Ανοίξτε κάθε αρχείο, εξαγάγετε το ως PDF και κλείστε το. χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στο πρωτότυπο, επαναλαμβάνοντας τον κύκλο μέχρι να μην υπάρχουν άλλα αρχεία DOC στον φάκελο.

Πώς να δημιουργήσετε μια μακροεντολή μαζικής μετατροπής βήμα προς βήμα

Για να εφαρμόσετε αυτήν τη μέθοδο μαζικής μετατροπής στον δικό σας υπολογιστή, η γενική διαδικασία είναι πολύ απλή, αν και η επεξεργασία μακροεντολών μπορεί να φαίνεται λίγο τρομακτική την πρώτη φορά. Μόλις το κάνετε μία φορά, θα δείτε ότι Δεν είναι και τόσο μυστηριώδες..

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να δημιουργήσετε έναν φάκελο στον υπολογιστή σας και τοποθετήστε όλα τα αρχεία DOCX μέσα (ή DOC, ανάλογα με τον τρόπο που προσαρμόζετε τη μακροεντολή) που θέλετε να μετατρέψετε σε PDF ταυτόχρονα. Όσο πιο οργανωμένα είναι, τόσο πιο εύκολο θα είναι να εντοπίσετε αργότερα τόσο τα πρωτότυπα έγγραφα όσο και τα αντίστοιχα PDF τους.

Στη συνέχεια, ανοίξτε το Microsoft Word (οποιαδήποτε σχετικά πρόσφατη έκδοση θα λειτουργήσει. Για παράδειγμα, το Office 365 λειτουργεί χωρίς προβλήματα) και φορτώστε οποιοδήποτε έγγραφο, ανεξάρτητα από το ποιο. Εάν το αρχείο προέρχεται από άλλη πηγή και λάβετε μια προειδοποίηση προστασίας, θυμηθείτε να ενεργοποίηση επεξεργασίας για να μπορείτε να εργάζεστε με μακροεντολές χωρίς περιττούς περιορισμούς.

Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα "Προβολή" στην κορδέλα και εντοπίστε το κουμπί για ΜακροεντολέςΚάντε κλικ εκεί, πληκτρολογήστε ένα προσωρινό όνομα για τη νέα μακροεντολή (μην ανησυχείτε, θα προσαρμοστεί στον κώδικα αργότερα) και κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία" για να ανοίξετε τον επεξεργαστή της Visual Basic όπου θα επικολλήσετε το περιεχόμενο που έχει κοινοποιηθεί στο σεμινάριο.

Στο παράθυρο που ανοίγει, θα δείτε ένα αυτόματα δημιουργημένο μπλοκ κώδικα. Επιλέξτε το όλο, διαγράψτε το και επικολλήστε το κείμενο μακροεντολής που παρέχεται στον οδηγό, ο οποίος περιέχει τη διαδικασία "SaveAllAsPDF". Όταν τελειώσετε, κλείστε τον επεξεργαστή μακροεντολών για να επιστρέψετε στο Word και από την καρτέλα "Προβολή", επιστρέψτε στο μενού μακροεντολών για να Εκτελέστε τη μακροεντολή SaveAllAsPDF, ποιος θα είναι αυτός που θα κάνει τη μαγεία.

Τι ακριβώς κάνει η μακροεντολή SaveAllAsPDF στο Word;

Η μακροεντολή που χρησιμοποιείται στο σεμινάριο είναι γραμμένη σε VBA (Visual Basic for Applications) και ονομάζεται ΑποθήκευσηΌλωνΩςPDFΗ λειτουργία του είναι να σαρώνει έναν φάκελο με έγγραφα και να τα μετατρέπει αυτόματα όλα σε PDF, ζητώντας σας πρώτα να επιλέξετε τον κατάλογο όπου αποθηκεύονται και πού θα δημιουργηθούν τα PDF.

Μόλις εκτελεστεί, ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου τύπου msoFileDialogFolderPickerΑυτό είναι απλώς ένα τυπικό παράθυρο για την επιλογή του φακέλου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Ο τίτλος του παραθύρου διαλόγου έχει οριστεί σε "Επιλογή φακέλου για αποθήκευση αρχείων PDF", οι πολλαπλές επιλογές είναι απενεργοποιημένες και έχει οριστεί μια αρχική προβολή λίστας για διευκόλυνση της αναζήτησης.

Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή "Ακύρωση" σε αυτό το παράθυρο διαλόγου, η μακροεντολή ανιχνεύει ότι ο χρήστης έχει διακόψει την ενέργεια και τερματίζει χωρίς να κάνει τίποτα. Εάν επιλέξετε έναν φάκελο, ο κώδικας διασφαλίζει ότι η διαδρομή τελειώνει με την αντίστοιχη ανάστροφη κάθετο, συνενώνοντάς την εάν είναι απαραίτητο, έτσι ώστε τα ονόματα αρχείων σχηματίζονται σωστά όταν η διαδρομή και το όνομα συνδυάζονται.

Πριν ξεκινήσει η μετατροπή, η μακροεντολή κλείνει όλα τα έγγραφα που ενδέχεται να είναι ανοιχτά στο Word, χρησιμοποιώντας την εντολή Έγγραφα.Κλείσιμο με wdPromptToSaveChangesΜε αυτόν τον τρόπο, εάν έχετε έγγραφα με μη αποθηκευμένες αλλαγές, μπορείτε να αποφασίσετε εκείνη τη στιγμή εάν θα τα αποθηκεύσετε ή όχι, αλλά αυτό τα εμποδίζει να επηρεάσουν τη μαζική διαδικασία.

Από εκεί, ξεκινά ένας βρόχος χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση Κατάλογος$ Για να βρει όλα τα αρχεία με την επέκταση .doc στον επιλεγμένο φάκελο. Για κάθε αρχείο που βρίσκει, το ανοίγει στο Word, υπολογίζει το όνομά του χωρίς την επέκταση (για να το επαναχρησιμοποιήσει στο PDF), εκτελεί τη μέθοδο ExportAsFixedFormat καθορίζοντας το wdExportFormatPDF ως τύπο εξόδου και κλείνει το αρχικό έγγραφο χωρίς να αποθηκεύσει τις αλλαγές. Ο βρόχος συνεχίζεται μέχρι να μην υπάρχουν άλλα αρχεία που να ταιριάζουν με το μοτίβο.

Λεπτομέρειες και περιορισμοί της μακροεντολής μετατροπής

Αν και οι μακροεντολές είναι πολύ χρήσιμες, υπάρχουν αρκετές λεπτομέρειες που αξίζει να διευκρινιστούν. για να αποφευχθούν οι φόβοι ή οι παρεξηγήσειςΈνα από αυτά είναι ότι στην έκδοση που κοινοποιήθηκε αρχικά, το φίλτρο αναζήτησης έχει οριστεί σε αρχεία "*.doc", πράγμα που σημαίνει ότι θα επεξεργάζεται μόνο έγγραφα σε κλασική μορφή DOC και όχι DOCX.

Αν θέλετε να εργαστείτε με DOCX, θα πρέπει να προσαρμόστε το μοτίβο Dir$ σε "*.docx" Ή μπορείτε να δημιουργήσετε έναν επιπλέον βρόχο που επαναλαμβάνεται και στις δύο μορφές. Και στις δύο περιπτώσεις, η αρχή είναι η ίδια: ο κώδικας ανοίγει έγγραφα, εξάγει το περιεχόμενό τους σε PDF και τα κλείνει χωρίς να αγγίξει το πρωτότυπο, έτσι ώστε η τεκμηρίωση πηγής σας να παραμένει άθικτη.

Ένα άλλο σημαντικό σημείο είναι ότι η μακροεντολή, από προεπιλογή, Δεν ανοίγει τα δημιουργημένα PDF Μόλις ολοκληρωθεί η μετατροπή, η παράμετρος OpenAfterExport ορίζεται σε False. Αυτό είναι βολικό για τη μετατροπή μεγάλων ποσοτήτων αρχείων, καθώς αποτρέπει την κατακλυσμική εμφάνιση παραθύρων προβολής PDF στην οθόνη σας μετά από κάθε μετατροπή.

Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι, επειδή όλα τα έγγραφα του Word κλείνουν κατά την εκκίνηση, συνιστάται να αποθηκεύετε εκ των προτέρων οποιαδήποτε ανοιχτή εργασία. Διαφορετικά, θα δείτε προειδοποιήσεις που θα σας ζητούν να αποφασίσετε εάν θα αποθηκεύσετε ή όχι κάθε αρχείο, κάτι που θα επιβραδύνει τη διαδικασία και θα μπορούσε να διαταράξει τον αυτοματισμό που στοχεύετε.

Τέλος, παρόλο που η μακροεντολή εστιάζει σε αρχεία .doc στο αρχικό της παράδειγμα, η λογική που χρησιμοποιεί είναι απολύτως έγκυρη για τη δημιουργία πιο προηγμένων παραλλαγών: θα μπορούσατε Προσθέστε φίλτρα κατά όνομα, υποφακέλους ή ακόμα και επιλογές ποιότητας Εάν είστε εξοικειωμένοι με τη VBA, μπορείτε να προσαρμόσετε το εργαλείο στις συγκεκριμένες ανάγκες μετατροπής που έχετε στο Word.

Μετατροπή OCR: όταν σαρώνονται τα έγγραφά σας

Ένα άλλο συνηθισμένο σενάριο είναι αυτό των εγγράφων που δεν περιέχουν επεξεργάσιμο «πραγματικό» κείμενο, αλλά ουσιαστικά είναι σαρωμένες εικόνες μέσα σε PDF ή DOCXΑν προσπαθήσετε να το μετατρέψετε σε PDF χωρίς περαιτέρω επεξεργασία, θα καταλήξετε με ένα αρχείο όπου δεν θα μπορείτε να επιλέξετε κείμενο ή να αναζητήσετε λέξεις-κλειδιά.

Για αυτές τις περιπτώσεις, πολλά εργαλεία μετατροπής προσφέρουν μια επιλογή που ονομάζεται οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR). Η λειτουργία της είναι να αναλύει τις εικόνες σε κάθε σελίδα, να εντοπίζει τα γράμματα και να ανακατασκευάζει το κείμενο, ώστε στη συνέχεια να μπορείτε να το αντιγράψετε, να το τροποποιήσετε ή να το καταχωρίσετε σε μια εσωτερική μηχανή αναζήτησης.

Αυτές οι πλατφόρμες συνήθως έχουν ένα πλαίσιο ή διακόπτη με την ένδειξη "Μετατροπή με OCR", συνοδευόμενο από μια προειδοποίηση όπως "Οι σαρωμένες σελίδες θα μετατραπούν σε κείμενο που μπορείτε να επεξεργαστείτε.«Συχνά θα βλέπετε εικονίδια με πρόσθετες πληροφορίες που εξηγούν ότι αυτή η λειτουργία προορίζεται για αρχεία όπου το κείμενο δεν είναι επεξεργάσιμο, κάτι που συμβαίνει συχνότερα σε σαρωμένα έγγραφα.»

Μέσα στις επιλογές OCR, υπάρχει συνήθως ένας επιλογέας "Μέθοδος OCR" που σας επιτρέπει να επιλέξετε αν προτιμάτε τη διαδικασία Προσπαθήστε να διατηρήσετε το αρχικό σχέδιο (διάταξη) ή να δώσετε προτεραιότητα στην αναγνώριση καθαρού κειμένου, ακόμα κι αν αυτό σημαίνει ότι θα θυσιαστεί μέρος της διάταξης (Αναγνώριση κειμένου). Αυτή η δεύτερη επιλογή μπορεί να αλλάξει στήλες, πλαίσια κειμένου ή τις ακριβείς θέσεις των στοιχείων.

Θα δείτε επίσης ένα πεδίο για να καθορίσετε την "Πρωτότυπη γλώσσα του αρχείου σας", όπου συνιστάται να επιλέξετε όλες τις γλώσσες που εμφανίζονται στο έγγραφο. Αυτό επιτρέπει στη μηχανή OCR να... Αναγνωρίζει καλύτερα τις προφορές, τους ειδικούς χαρακτήρες και τις συγκεκριμένες λέξεις. της γλώσσας, μειώνοντας τα λάθη, ειδικά σε τεχνικά ή νομικά κείμενα.

Επιπλέον ρυθμίσεις OCR: βελτίωση μονόχρωμης εικόνας και φίλτρα

Εκτός από τη μέθοδο και τη γλώσσα, ορισμένα εργαλεία προσφέρουν επιπλέον ρυθμίσεις για τη βελτίωση του αποτελέσματος όταν οι σαρώσεις δεν είναι πολύ καλής ποιότητας. Μία από αυτές είναι η επιλογή να «Βελτίωση OCR» μετατρέποντας το κείμενο σε μονόχρωμοΔηλαδή, αφαιρώντας όλα τα χρώματα για να επιτευχθεί η μέγιστη αντίθεση μεταξύ κειμένου και φόντου.

Επιλέγοντας αυτό το πλαίσιο (συχνά με την εσωτερική ένδειξη "ocr_monochrome" ή παρόμοια), το έγγραφο υποβάλλεται σε ασπρόμαυρη επεξεργασία, κάτι που μπορεί να βοηθήσει στην ότι η αναγνώριση διακρίνει καλύτερα μεταξύ γραμμάτων και αριθμών όταν το πρωτότυπο είναι ελαφρώς θολό, έχει σκιές σάρωσης ή το χαρτί έχει κιτρινίσει με την πάροδο του χρόνου.

Μια άλλη συνηθισμένη επιλογή είναι η εφαρμογή ενός φίλτρου πριν από το OCR, το οποίο υποδεικνύεται στις επιλογές με ένα πεδίο όπως "Εφαρμογή φίλτρου". Ο σκοπός αυτού του φίλτρου είναι καθαρίστε το έγγραφο από θόρυβο, λεκέδες ή ακανόνιστο φόντο πριν επιχειρηθεί η αναγνώριση του κειμένου, βελτιώνοντας περαιτέρω την ακρίβεια σε προβληματικά έγγραφα.

Ωστόσο, τόσο η μονόχρωμη βελτίωση όσο και αυτά τα φίλτρα έχουν ένα σαφές μειονέκτημα: κατά τη χρήση τους, συνήθως παρατηρείται ότι το προκύπτον έγγραφο θα χάσει τα αρχικά του χρώματαΜε άλλα λόγια, εάν το αρχείο είχε έγχρωμα λογότυπα, γραφικά με διαβαθμίσεις ή συγκεκριμένες επισημάνσεις, η τελική έκδοση μπορεί να φαίνεται πιο απλή οπτικά, αν και βελτιώνεται η αναγνωσιμότητα.

Επομένως, αξίζει να σκεφτείτε αν σας ενδιαφέρει περισσότερο να διατηρήσετε την αρχική αισθητική των χρωμάτων ή αν, σε αυτήν τη συγκεκριμένη περίπτωση, αξίζει να θυσιάσετε μέρος της εμφάνισης για να πετύχετε ένα επεξεργάσιμο και εύκολα αναζητήσιμο κείμενοΓια παράδειγμα, για την αρχειοθέτηση παρτίδων σαρωμένων τιμολογίων ή συμβάσεων.

Ολοκληρωμένα εργαλεία για τη διαχείριση των PDF σας μετά τη μετατροπή

Μόλις μετατρέψετε τα αρχεία DOCX σε PDF, είτε χρησιμοποιώντας το Word, μακροεντολές, εφαρμογές υπολογιστή ή ηλεκτρονικές υπηρεσίες με OCR, προκύπτουν άλλες ανάγκες που σχετίζονται με τη χρήση αυτών των PDF στην καθημερινή σας ζωή. Εδώ είναι που... εξειδικευμένες πλατφόρμες PDF.

Πολλά από αυτά τα εργαλεία δεν απλώς μετατρέπουν, αλλά προσφέρουν και πλήρεις κατάλογοι χαρακτηριστικών Για να χειριστείτε PDF: επεξεργαστείτε κείμενο, προσθέστε ή διαγράψτε σελίδες, υπογράψτε ηλεκτρονικά, προστατέψτε με κωδικό πρόσβασης, αποκρυπτογραφήστε, προσθέστε υδατογραφήματα, συνδυάστε πολλά αρχεία ή διαιρέστε ένα μεγάλο σε πολλά μικρότερα.

Αν εργάζεστε με πολλή τεκμηρίωση, είναι λογικό να ενσωματώσετε αυτά τα εργαλεία στην κανονική σας ροή εργασίας: μπορείτε να μετατρέψετε τα αρχεία DOCX σε PDF, να τα ελέγξετε, να κάνετε μικρές διορθώσεις, να βελτιστοποιήσετε το μέγεθός τους για αποστολή μέσω email και, τέλος, Οργανώστε τα PDF σας σε φακέλους ή συστήματα διαχείρισης εγγράφων αυτό θα σας διευκολύνει να έχετε πρόσβαση σε αυτό αργότερα.

Ο απώτερος στόχος όλων αυτών των εργαλείων είναι να σας επιτρέψουν να Μοιραστείτε τα έγγραφά σας PDF με την καλύτερη δυνατή ποιότηταδιασφαλίζοντας ότι όποιος τα λαμβάνει μπορεί να τα ανοίξει και να τα συμβουλευτεί άνετα, χωρίς προβλήματα μορφοποίησης, ελλείπουσες γραμματοσειρές ή ασύμβατες εκδόσεις προγραμμάτων.

Συνολικά, ο συνδυασμός μιας καλής μεθόδου μετατροπής DOCX με πρόσθετες λειτουργίες επεξεργασίας PDF, OCR και διαχείρισης σάς προσφέρει ένα πολύ πιο ισχυρό εργασιακό περιβάλλον από το να βασίζεστε αποκλειστικά στην αποθήκευση ως PDF μεμονωμένα κάθε φορά που χρειάζεται να στείλετε ένα έγγραφο.

Τελικά, η εκμάθηση των διαφόρων τρόπων σωστής μετατροπής αρχείων DOCX σε PDF—από την απλή αποθήκευση στο Word έως τις μαζικές μετατροπές με μακροεντολές ή τη χρήση OCR για σαρώσεις—σας δίνει ένα τεράστιο πλεονέκτημα όσον αφορά την κοινή χρήση και την αρχειοθέτηση τεκμηρίωσηςΑυτό αποφεύγει προβλήματα μορφοποίησης και εξοικονομεί σημαντικό χρόνο κατά την εργασία με μεγάλους όγκους αρχείων.