So verwenden Sie Dateien mit Copilot: Vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung

Microsoft Copilot hat sich dank generativer künstlicher Intelligenz zu einem unverzichtbaren Werkzeug für höhere Produktivität entwickelt . Eine seiner leistungsstärksten Funktionen ist die Möglichkeit, direkt mit von Nutzern hochgeladenen Dateien zu arbeiten. Ob es um die Zusammenfassung von Dokumenten, die Generierung detaillierter Antworten oder die Erstellung von Inhalten auf Basis von Text, Bildern und strukturierten Daten geht – Copilot schöpft den Nutzen aus den Dateien, die Sie der Konversation hinzufügen.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zur Verwendung von Dateien mit Copilot – von unterstützten Dokumenttypen über das Hochladen und Verwalten bis hin zur Nutzung in verschiedenen Kontexten, darunter Word, OneDrive, Microsoft Security Copilot sowie im Bildungs- und Berufsleben. Wenn Sie eine umfassende und verständliche Anleitung suchen, lesen Sie weiter, denn wir decken alles ab.

Welche Dateitypen können mit Microsoft Copilot verwendet werden?

Copilot unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten, sowohl Text- als auch Multimedia-Dateien. Es gibt jedoch einige Unterschiede, je nachdem, welches Tool oder welche Umgebung Sie verwenden:

• Textdokumente: DOC, DOCX, PDF, TXT, MD, LOG, RTF.
• Tabellenkalkulationen: XLS, XLSX, CSV, ODS.
• Präsentationen: PPT, PPTX, ODP.
• Strukturierte Dateien: JSON, YAML, XML.
• Andere kompatible: EPUB, HTML, TEX, Apple iWork (Pages, Keynote, Numbers).
• Bilder (nur allgemeiner Copilot): PNG, JPEG, PJP, JFIF.

Multimediadateien wie Audio-, Video- oder ausführbare Dateien sind in Enterprise-Versionen wie Copilot Studio nicht als Quelle für generative Antworten zulässig.

Wo werden die Dateien gespeichert, die Sie zu Copilot hochladen?

Microsoft versichert, dass hochgeladene Dateien je nach Produkt sicher gespeichert werden :

• En Copilot Studio, die Dateien werden gespeichert in Microsoft Dataverse.
• En Sicherheits-Copilot, verbleiben die Dateien im geografischer Standort des Mieters aber außerhalb der Umgebung von Microsoft 365 üblich.
• Bei der Allgemeiner Copilot (im Navigator), Dateien werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Darüber hinaus verwendet Microsoft diese Dateien in keinem Fall zum Trainieren von KI-Modellen , was ihre Zuverlässigkeit für professionelle oder schulische Umgebungen erhöht.

So laden Sie Dateien in verschiedenen Versionen von Copilot hoch und verwenden sie

In Microsoft Copilot für den Browser

Copilot ermöglicht das Hochladen von Dateien direkt aus dem Chatfenster. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Drücken Sie das Symbol „Öffnen (+)“ oder ziehen Sie eine Datei in den Chat.
2. Wählen Sie die Datei von Ihrem Gerät aus; sie wird als Anhang im Chat-Thread angezeigt.
3. Stellen Sie eine Frage zu dieser Datei, beispielsweise: „Welche Schlussfolgerungen lassen sich aus diesem Dokument ziehen?“
4. Sie können weiterhin verwandte Fragen stellen, solange Sie in diesem Gespräch bleiben.

Die maximale Dateigröße beträgt 50 MB. Sie können unter anderem PDF-, Word-, Excel- und JSON-Dateien hochladen.

Aus Microsoft Word (Copilot in Word)

Mit Copilot in Word können Sie Inhalte von Grund auf neu erstellen, vorhandenen Text bearbeiten oder an verknüpften Dateien arbeiten . Zu den Funktionen gehören:

• Entwürfe erstellen: Schreiben Sie eine Nachricht wie „Schreiben Sie einen Vorschlag für die neue Kaffeesorte.“
• Erstellen von Inhalten aus Dateien: Mittels „/“ können Sie bis zu 10 Dokumente als Basis auswählen (PDF, Word, TXT, PowerPoint, etc.).
• Hinzufügen von Inhalten zu vorhandenen Abschnitten: wählt Text aus und fordert ihn auf, ihn zu erweitern oder umzuformulieren.
• Speichern oder bearbeiten Sie die Ergebnisse: Sie können die erstellten Entwürfe behalten, neu generieren oder verwerfen.

Darüber hinaus können Sie Formate oder Stile festlegen, zum Beispiel: „Kürzer und formeller gestalten “. Weitere Informationen zur Verwendung von Dateien in Word finden Sie im vollständigen Leitfaden zur Textoptimierung mit Copilot in Word.

Verwenden von Dateien in OneDrive mit Copilot

Mit Copilot können Sie direkt über die OneDrive-Oberfläche schnelle Zusammenfassungen erstellen , ohne die Dateien öffnen zu müssen:

1. Zugang zu onedrive.com mit Ihrem Konto.
2. Halten Sie den Cursor über die Datei und drücken Sie die Taste Copilot, dann wähle "Wieder aufnehmen".
3. Sie können auch bis zu 5 Dateien auswählen und eine gemeinsame Zusammenfassung erstellen.
4. Über die Seitenleiste können Sie benutzerdefinierte Fragen stellen, beispielsweise „Welche Umsätze wurden im Januar verzeichnet?“

Dies beschleunigt die Durchsicht langer Dokumente oder mehrerer Dateien gleichzeitig erheblich. Weitere Informationen zur Dateiverwaltung unter Windows finden Sie im File Search Companion für Windows.

In Microsoft Security Copilot

In Cybersicherheitsumgebungen ist das Hochladen von Dokumenten für Copilot von entscheidender Bedeutung , um Richtlinien, Vorlagen oder andere Betriebsabläufe zu verarbeiten.

1. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Dateien im DOCX-, PDF-, TXT- oder MD-Format vorliegen und jeweils nicht größer als 3 MB sind (maximal 20 MB pro Sitzung).
2. Öffnen Sie das Dashboard „Ursprünge“ von Copilot und wählen Sie die Registerkarte Aufzeichnungen.
3. Drücken Sie auf „Datei hochladen“ und laden Sie es von Ihrem PC hoch.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Archivierung in der Sitzung zu aktivieren.

Nur Sie haben Zugriff auf die von Ihnen hochgeladenen Dateien, und diese stehen Ihnen für die Dauer Ihrer aktuellen Sitzung zur Verfügung . Um die Funktionsweise der Guthabenverwaltung in Microsoft 365 besser zu verstehen, lesen Sie bitte den Abschnitt „ Guthabenverwaltung in KI mit Microsoft 365“.

Copilot Studio: Generative Antworten mit Dokumenten

Wenn Sie in Copilot Studio einen Dialogagenten erstellen, können Sie Dokumente als Wissensquelle für generative Antworten verwenden . Der Prozess ist wie folgt:

1. Von der Agentenumgebung aus können Sie auf Konfiguration > Generative KI.
2. Ziehen Sie Ihre Dateien oder klicken Sie auf „Durchsuchen“, um sie zu suchen.
3. Nach dem Laden werden sie indiziert und der Status ändert sich in "Klug" (Dies kann einige Minuten dauern).
4. Sie können sie auf bestimmten Knoten deaktivieren, wenn Sie möchten.

Hochgeladene Dateien werden zusammen mit dem Agenten exportiert, wobei dessen Konfiguration erhalten bleibt . Dateien mit demselben Namen werden nicht überschrieben. Weitere Informationen zum Erstellen von Agenten in Copilot Studio finden Sie unter Microsoft Security Copilot und KI-Agenten.

Zugriffskontrolle und Dokumentlöschung

Auf professionellen Plattformen wie Security Copilot oder Studio:

• Nur der Benutzer, der die Datei hochgeladen hat, kann darauf zugreifen.
• Dateien können manuell über das entsprechende Verwaltungsfenster gelöscht werden.
• In manchen Umgebungen Eigentümer können einschränken, wer Dateien hochladen darf.

So schreiben Sie gute Anfragen bei der Verwendung von Dateien

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, denken Sie daran, diese Elemente in Ihre Anfrage aufzunehmen:

• Ziel: welches Ergebnis erwarten Sie (Zusammenfassung, Analyse, Brief usw.).
• Kontext: Geben Sie relevante Details an (Rolle, Beschäftigungsstatus, Sektor usw.).
• Datenquelle: : Geben Sie die Datei bei Bedarf deutlich an.
• Erwartungen: wie die Antwort ausfallen soll (Ton, Länge, Format).

Ein Beispiel wäre: „Erstellen Sie einen Studienplan mit wöchentlichen Meilensteinen basierend auf diesem Dokument, das meinen Lebenslauf enthält.“

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Holger

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