Tips til udskrivning af Excel-regneark uden fejl

At mestre udskrivning i Excel handler ikke bare om at klikke på en knap og krydse fingre; når arket er fyldt med data, eventuelle forkert placerede margener, forkert retning eller forkert skala kan ødelægge resultatet. Hvis du er stødt på ødelagte tabeller, sider der ikke passer, eller mærkelige spring, kan du her se, hvordan du undgår dem trin for trin.

I denne omfattende og praktiske guide har vi samlet det essentielle til udskrivning fra Excel (computer og web) og Google Sheets. Du lærer, hvordan du forbereder arket, definer udskriftsområder, juster margener og retning, skalere til en side, kun udskrive en markering eller en bestemt tabel, udskrive flere ark eller projektmapper på én gang, og endda hvad der ændres i Excel til internettet. Derudover tilføjer vi tips til kvalitet, blækbesparelse og hvordan man genererer en ren PDF.

Grundlæggende indstillinger før udskrivning i Excel

Det er en god idé at bruge et øjeblik på at forberede sig, inden du udskriver. I Excel til desktop er den hurtigste måde at få adgang til forhåndsvisningen og indstillingerne på: Fil > Udskriv (eller Ctrl+P), hvor brugergrænsefladen åbnes med forhåndsvisningen til højre og indstillingerne til venstre. Der kan du vælge printer, kopier og kontrollere, hvordan siden vil se ud.

For at finjustere designet skal du gå til Sidelayout eller Udskriftsegenskaber: retning (stående/liggende), papirstørrelse og marginer"Normal" eller "Smal" margin fungerer godt afhængigt af indholdet. Hvis du har brug for at finjustere indstillingerne, kan du bruge brugerdefinerede margener til at justere størrelsen på hver side til en millimeter.

Orientering er nøglen: hvis dit bræt er bredt, vandret orientering Dette vil forhindre snit; hvis den er højere end den er bred, vil den lodrette side være mere læsbar. Skift indstillingen fra Sidelayout > Retning, og tjek forhåndsvisningen for at sikre dig, at der ikke er hængende kolonner.

Hvis du vil have alt til at passe på ét ark, så tjek skaleringen. I Excel kan du vælge "Tilpas ark til én side", "Tilpas alle kolonner til én side" eller "Tilpas alle rækker til én side"Hver indstilling komprimerer forskelligt; styr tekststørrelsen, så den ikke ser mikroskopisk ud.

En god vane er at definere det præcise område, der skal udskrives, når du ikke vil udskrive hele arket. Vælg området, og gå til Sidelayout > Udskriftsområde > Indstil udskriftsområdePå denne måde undgår du akavede margener eller unødvendigt hvidt mellemrum.

Udskriv flere ark og bøger på én gang

Hvis du har brug for at udtrække flere faner fra den samme fil, behøver du ikke at gøre det én efter én. I Excel-projektmappen, vælg alle ark, der skal udskrives (Ctrl+klik på fanerne) og åbn Filer > Udskriv. På denne måde sendes de aktive ark til printeren samlet i én batch.

Hvad hvis du har brug for at udskrive flere bøger på samme tid? Det er muligt, hvis du lægger alle filerne i den samme mappeFra Excel skal du gå til Filer > Åbn, holde Ctrl nede, og vælge hver projektmappe, du vil udskrive, og derefter vælge Udskriv. Dette er en perfekt genvej til månedlige rapporter eller rapportserier.

Når du udskriver en kombination af ark, skal du kontrollere forhåndsvisningen for at se, om nogen af ​​dem er blevet efterladt. forskellig skala eller orienteringI disse tilfælde skal du afstemme de grundlæggende parametre (retning, papirstørrelse og skalering), før du sender batchen til printeren.

Hvis du er interesseret i at gemme alt i en fil i stedet for direkte på papir, kan du vælge at generere en outputfil. I udskriftskøen skal du vælge Printer > Udskriv til fil, tryk på Udskriv og indtast filnavnet, når du bliver bedt om det. Dette er nyttigt til interne gennemgange eller arkiveringsprocesser.

Udskriv hele arket, kun en del af det eller en bestemt tabel

Når du ikke har brug for hele projektmappen, kan du i Excel finjustere præcis, hvad der skal til printeren. I udskriftspanelet kan du vælge mellem Markering, aktive ark, hele projektmappen eller tabelJuster denne indstilling i henhold til dit mål for at undgå papirspild.

Hvis du kun vil udskrive et område, skal du først markere cellerne og derefter vælge Filer > Udskriv Udskriv valgTjek forhåndsvisningen: Hvis beskæringen ikke er, som du ønskede, skal du lukke forhåndsvisningen, justere området og gentage. Det er den reneste måde kun at få de vigtige detaljer med.

Arbejder du med Excel-tabeller (Indsæt > Tabel)? Hvis du markerer en celle i tabellen, kan du markere den, når du udskriver. "Udskriv den valgte tabel" i Indstillinger. På denne måde ser du kun den tabel, pænt indrammet og uden eksterne elementer.

I Excel til internettet kan du også udskrive en markering eller hele arket fra Fil > Udskriv > UdskrivHvis du har markeret celler og derefter ombestemt dig, skal du ændre indstillingerne til "Hele projektmappen", før du klikker på knappen Udskriv. Forhåndsvisningen viser dig med det samme, hvordan den vil se ud.

Når din tabel eller dit område er meget stort, skal du huske begrænsningerne: i Excel til internettet anbefales det at udskrive en tabel. hvis du har færre end 10.000 cellerFor større lister er det bedst at åbne filen i desktop-appen og administrere den derfra.

Forhåndsvisning, udskriftsområder og skalering til en side

Forhåndsvisning er din bedste ven: åben Filer > Udskriv eller brug Ctrl+P for at se dokumentet, som det modtages af printeren. Når du ændrer retning, margener eller skala, opdateres miniaturebilledet, så du ikke behøver at optage i mørke.

Hvis du angiver et udskriftsområde og derefter vil ændre det, skal du blot markere cellerne igen og gentage processen. Sidelayout > Udskriftsområde > Indstil udskriftsområdeHvert nyt valg overskriver det forrige, og forhåndsvisningen bekræfter dit valg.

Når der er skjulte rækker eller kolonner, skal du huske på dette: i Excel til internettet, det okkulte er ikke tryktHvis du vil inkludere dem, skal du vise disse rækker/kolonner, før du udskriver. Du vil bemærke dette ved manglende overskrifter eller dobbelte linjer i etiketterne; vælg de tilstødende overskrifter, højreklik, og vælg Vis.

Hvis din projektmappe har skjulte ark, vises de ikke i outputtet, før du viser dem igen. Højreklik på en vilkårlig fane, og hvis du ser muligheden show, betyder, at der er skjulte faner; vis dem, vælg dem, du har brug for, og udskriv igen.

Der er flere taktikker for at få plads på et enkelt ark: “Tilpas ark til én side” krymper alt indhold;Tilpas alle kolonner på én side"komprimerer bredden og spreder rækkerne på tværs af flere lodrette sider; "Tilpas alle rækker på én side" gør det modsatte. Hvis ingen af ​​mulighederne gør din tekst læselig, kan du tilpasse skalaen med en manuel procentdel.

Et par andre indstillinger, der gør en forskel: korrekt papirstørrelse (f.eks. A4) og margener. En smal margen giver dig mere plads til data, men vær forsigtig med ikke at efterlade overskrifter eller sidefødder for tæt på kanten. Hvis du har brug for præcision, skal du bruge brugerdefinerede margener.

I udskriftsindstillingerne kan du også vælge at udskrive på den ene side eller begge sider. Udskriftstilstanden lange kant forbereder læsningen som en bog (vender siderne sidelæns), mens kort kant Det er en kalenderlignende version (den er vendt på hovedet). Vælg den, der passer bedst til dokumenttypen.

Hvis du udskriver flere kopier af et dokument med flere sider, skal du indstille indstillingen til sammenflettetMed sortering udskriver printeren komplette sæt 1-2-3, 1-2-3; uden sortering udskriver den 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, hvilket komplicerer den efterfølgende sortering.

En vigtig detalje i Excel til internettet: det er ikke muligt indsætte, vise eller udskrive sidetal fra browseren. Hvis du har brug for nummererede sidehoveder eller sidefødder, skal du åbne filen i desktop-appen, tilføje numrene i Sidelayout og udskrive derfra.

Excel til internettet og Google Sheets: Forskelle og hvordan man udskriver godt

I Excel til internettet anbefales det Brug Excels udskriftskommando og ikke browserens. Gå til Filer > Udskriv > Udskriv, og vælg mellem Aktuelt valg eller Hele bogen. Ændringer af valget kræver lukning af forhåndsvisningen, justering af valget og udskrivning igen.

Hvis du vil sikre dig, at alt passer, skal du vælge den relevante skala og bekræfte med miniaturebilledet. Selv hvis indholdet passer, hvis du ser det tekststørrelsen bliver for lavDu kan opdele din rapport i flere sider og bruge gentagne overskrifter øverst for at gøre den mere læsbar.

I Google Sheets er stien den samme: Filer > Udskriv eller printerikonet. Derfra vælger du papirstørrelse, retning, margener og skalering. Hvis du kun ønsker et område, skal du vælge "Udskriv det valgte område"Hvis du er interesseret i at få alt på én side, skal du bruge indstillingen "Tilpas til side".

Med Sheets kan du vælge, hvilke ark der skal udskrives, justere formatering og justering og se resultaterne live. Ligesom i Excel, For meget brede borde er det værd at skifte til vandret orientering. og komprimer kolonner sparsomt for at undgå at miste læsbarheden.

For at fuldføre processen med et professionelt resultat, skal du vænne dig til at bruge forhåndsvisningen og standardisere dine indstillinger: samme papirstørrelse, ensartede margener og en skala, der ikke går på kompromis med skriftstørrelsen. Sammenhæng mellem blade Det forbedrer læsningen betydeligt, når du udskriver en bog med flere faner.

Nyttige genveje og indstillinger: forhåndsvisning, hurtig markering og egenskaber

Tastaturgenvejen Ctrl+P åbner direkte udskriftsvisningen med miniaturebillede til højreDet er den hurtigste måde at kontrollere skift, overskrifter og skift uden at forlade arket. Hvis noget ikke passer, skal du gå et trin tilbage, rette det og kontrollere igen.

I panelet Printere kan du ændre den aktive enhed fra rullemenuen "Printer". Hvis du administrerer flere printere (f.eks. farve- og sort-hvidprintere), vælgeren sparer dig for at komme og gåDerudover åbner knappen Egenskaber printerspecifikke driverindstillinger (kvalitet, bakke, papirtype).

For tabeller er det en god idé at markere hele strukturen før udskrivning. Klik på den første celle, hold Shift nede, og marker den sidste for at dække den. alle kolonner og rækker i tabellen uden at scrolle for langt. På denne måde kan du sikre dig, at du ikke ved et uheld klipper en kolonne over.

Når arket har flere visninger eller filtre, skal du være opmærksom på, hvad der vises på skærmen. Excel udskriver det, der er synligt, baseret på markeringen og det angivne område, så hvis der er filtrerede eller skjulte kolonner, markér, om du virkelig vil udelade dem fra papiret, eller om du foretrækker at vise dem før udskrivning.

Kvalitet, besparelser og PDF: de sidste tricks, der gør forskellen

Hvis dokumentet skal leveres eller arkiveres, kan du overveje at oprette en PDF. I Excel på skrivebordet kan du bruge Fil > Gem som eller Eksporter til PDF Når du har konfigureret udskriftsjobbet (retning, margener, skala og område), får du en nøjagtig fil, der er nem at dele, og som ikke går i stykker, når den åbnes.

I Google Sheets er det endnu mere ligetil: Fil > Download > PDF. Indstillingspanelet minder meget om udskriftspanelet, så du kan genbrug de samme indstillinger for at få en ren PDF i første forsøg.

Hvis du har brug for en mellemliggende udskriftsfil i stedet for papir, skal du vælge indstillingen Udskriv til fil Klik på Udskriv i printerlisten, og giv den et navn, når du bliver bedt om det. På denne måde kan du beholde præcis det, du ville have sendt til printeren.

For at forbedre kvaliteten uden at øge omkostningerne skal du indstille udskriftstilstanden til "Kladde" under udskrivning. du vil bare have hurtige tests og reserver høj kvalitet til den endelige version. At vælge et papir, der er passende til dit dokument (f.eks. standardpapir til tabeller og tykkere papir til præsentationer) forbedrer følelsen og læsbarheden betydeligt.

Hvis du udskriver ofte, bør du overveje at bruge pålidelige, kompatible forbrugsvarer og kun kontrollere farver, når det tilfører værdi. For rent numeriske rapporter, monokrom med god kontrast er normalt tilstrækkeligt og mere økonomisk.

Der findes online printtjenester, der giver dig mulighed for at uploade PDF-filen, vælge papirtype (farve eller sort-hvid) og finish. Disse er praktiske, når du du har ikke en printer ved hånden Eller du har brug for mellemstore oplag med ensartet kvalitet; korrekt forberedelse af din fil (margener, skala, retning) vil sikre et fejlfrit resultat.

Med alt ovenstående har du allerede ingredienserne til at udskrive uden problemer: klargør arket, definer området, juster margener og retning, beslut, om du vil skalere til én side eller sprede den over flere, brug forhåndsvisningen til at validere, og når det er tid, konverter til PDF eller fil for at bevare en original perfekt til deling eller udskrivning.

Det bliver mindre besværligt at udskrive regneark, når du kommer ind i rutinen: forhåndsvisning, klare parametre og ensartethed på tværs af ark. Justering af markering, skalering og marginer, Du vil opnå et rent, læseligt og professionelt resultat både i Excel (desktop og web) og Google Sheets, uden overraskelser eller "bidte" sider.

relateret artikel:

Sådan udskriver du som PDF i Windows 11: Komplet guide med tips og løsninger

Isaac

Passioneret forfatter om bytes-verdenen og teknologien generelt. Jeg elsker at dele min viden gennem skrivning, og det er det, jeg vil gøre i denne blog, vise dig alle de mest interessante ting om gadgets, software, hardware, teknologiske trends og mere. Mit mål er at hjælpe dig med at navigere i den digitale verden på en enkel og underholdende måde.