Tutorial estratègic: quin programari triar per digitalitzar la teva empresa

Fer el pas de digitalitzar una empresa no només va d'instal·lar quatre programes i ja està; suposa revisar com treballes, quin valor aportes al client i com penses créixer els propers anys. Moltes pimes continuen endarrerint aquesta decisió per por del canvi, per desconeixement o perquè “així ens ha anat bé fins ara”.

El problema és que aquesta mentalitat avui és un parany: el mercat s'ha tornat digital, exigent i ràpid, i les empreses que no s'adaptin corren un risc real de quedar fora del joc. La bona notícia és que mai ha estat tan senzill ni tan accessible començar: hi ha solucions per a totes les mides, sectors i butxaques, des d'eines gratuïtes al núvol fins a plataformes avançades de gestió integral.

Què significa realment digitalitzar una empresa

Quan parlem de digitalitzar una empresa, no ens referim a passar d'Excel a un programa una mica més modern; estem parlant de migrar processos que avui són manuals, en paper o dispersos, a entorns digitals connectats. Això implica tant eines com una manera diferent d'organitzar el treball.

A la pràctica, digitalitzar és convertir operacions físiques en fluxos digitals: comandes, factures, contractes, fitxatges, campanyes de màrqueting, atenció al client, inventaris… No totes les tasques poden tornar-se 100% digitals, però una gran part sí, i són justament aquelles que marquen la diferència en eficiència i escalabilitat.

A més, el procés gairebé sempre obliga a revisar qüestions de fons com el model de negoci, l'estratègia comercial, la logística, els canals de comunicació i la gestió de persones. No és només tecnologia: és replantejar com crees i entregues valor.

A Europa, aquest canvi es considera tan estratègic que hi ha programes com el Kit Digital i els fons Next Generation, pensats perquè pimes i autònoms puguin finançar les seves solucions de digitalització sense haver de fer una gran inversió inicial.

Diferència entre digitalització i transformació digital

És fàcil barrejar termes, però cal distingir: digitalització i transformació digital no són el mateix. Van de la mà, però juguen en lligues diferents.

La digitalització se centra en convertir processos analògics en digitals sense canviar gaire l'essència del procés. Per exemple: passar d'arxivadors físics a un gestor documental al núvol, fer servir signatura electrònica en lloc de firmes manuscrites, escanejar albarans i emmagatzemar-los en un sistema de gestió.

La transformació digital va un pas (o diversos) més enllà: suposa replantejar l'empresa en clau digital, centrant l'estratègia al client i recolzant-se en tecnologies com IA, automatització, cloud, big data o comerç electrònic per redissenyar productes, serveis i maneres de treballar.

Mentre la digitalització “tradueix” allò que ja fas a format digital, la transformació digital canvia les regles del joc: com prens decisions, com vens, com et relaciones amb clients i proveïdors, com organitzes el talent intern o com innoves.

Sense digitalització no hi ha transformació possible, però digitalitzar només per digitalitzar (instal·lar eines sense estratègia) no us donarà l'avantatge competitiu que avui necessiteu per diferenciar-vos.

Panorama actual de la digitalització empresarial a Espanya

A Espanya l'avenç digital ve amb llums llargs: gran infraestructura, moltes ajudes i, alhora, una bretxa important entre empreses avançades i endarrerides.

Segons els indicadors europeus més recents, el país ha fet salts importants a connectivitat, desplegament de fibra i 5G, i adopció tecnològica per part de les empreses. La fibra ja cobreix al voltant del 95% de les llars i el 5G arriba a gairebé tota la població, incloses moltes zones rurals.

L'economia digital ja pesa aproximadament un 22% del PIB i s'espera que continuï creixent diversos punts cada any impulsada per l'automatització, el comerç electrònic i els serveis digitals.

Tot i així, moltes pimes i microempreses segueixen usant sol eines bàsiques (correu, ofimàtica i poca cosa més), sense fer el salt a solucions de IA, big data o cloud avançat que podrien multiplicar-ne la productivitat i la capacitat d'anàlisi.

Un altre repte important és a les competències digitals de les plantilles: falten perfils tècnics i sobren pors a la tecnologia. Per això cada vegada hi ha més iniciatives públiques i privades de formació en habilitats digitals, dades, IA o ciberseguretat.

Avantatges i riscos de no digitalitzar la teva empresa

Les raons per digitalitzar no són un caprici tecnològic: tenen a veure amb productivitat, costos, competitivitat i supervivència. El canvi d'hàbits dels clients, la feina híbrida, la pressió de marges i la velocitat dels mercats han fet que ja no sigui opcional.

Entre els principals beneficis destaquen la col·laboració en temps real, la disponibilitat 24/7 des de qualsevol dispositiu i la reducció de l'ús de paper i tasques manuals. Un negoci amb fluxos digitals pot vendre, atendre, facturar o donar suport encara que estigui tancada l'oficina.

Quedar-se fora del procés té un preu: pèrdua de competitivitat, més errors manuals, menor capacitat de resposta i pitjors experiències per al client. No és casualitat que molts casos emblemàtics de fracàs empresarial (Blockbuster, Kodak, Nokia…) tinguen en comú no haver sabut adaptar-se a temps a l'era digital.

En resum, mentre unes empreses usen la tecnologia per fer més amb menys i obrir nous mercats, les que no es digitalitzen queden atrapades en estructures rígides, cares i lentes que acaben sent insostenibles.

7 tipus de programari clau per digitalitzar una empresa

Abans d'escollir eines concretes, convé entendre què tipus de programari formen la "columna vertebral" digital d'una organització. No necessites implementar-los tots alhora, però sí tenir clar què cobreix cadascun i com es connecten entre si.

1. ERP o programari de planificació de recursos empresarials

Un ERP (Enterprise Resource Planning) és el cor de moltes companyies: centralitza finances, compres, vendes, estoc, producció i, en molts casos, RR. HH. en una única base de dades. Això evita duplicitats, errors i versions contradictòries de la realitat.

Aquests sistemes permeten veure i gestionar l'empresa com un tot connectat: el que passa al magatzem impacta en compres, en tresoreria i en les previsions de venda. Amb un bon ERP podeu automatitzar facturació, conciliació bancària, gestió de pressupostos o informes comptables.

Al mercat hi ha solucions per a tots els nivells: des de suites completes com SAP, Microsoft Dynamics, Odoo o Gael Cloud fins a opcions lleugeres orientades a pimes, que combinen facturació, comptabilitat bàsica i control d'estoc.

El que és important és que triïs un ERP que s'adapti a la mida i complexitat del teu negoci, i que ofereixi versions cloud, integracions i escalabilitat per no quedar-te curt als dos anys.

2. BPM o programari de gestió de processos

El BPM (Business Process Management) no és només un tipus d'eina, és gairebé una filosofia de treball: analitzar, redissenyar i optimitzar els processos crítics de l'empresa de manera continuada.

Les plataformes BPM permeten dibuixar fluxos de treball, automatitzar tasques repetitives, definir responsables i mesurar temps i colls d'ampolla. Solen recolzar-se en regles de negoci, automatització i, fins i tot, a IA per suggerir millores o detectar ineficiències.

El gran valor del BPM és que t'obliga a revisar els fonaments de com fas les coses: quins passos són redundants, quines tasques es poden automatitzar, quines aprovacions sobren, on es perd temps.

Un cop implantat, la teva organització guanya a agilitat, traçabilitat i capacitat de canvi: ajustar un procés deixa de ser un drama de mesos per convertir-se en una configuració sobre el programari mateix.

3. Eines de comunicació i col·laboració digital

Si alguna cosa va deixar clara la pandèmia és que sense una bona comunicació interna, l'empresa s'esquerda. Avui és impensable competir sense plataformes que facilitin missatgeria, videotrucades, canals per projecte i treball col·laboratiu.

eines com Fluix, Equips de Microsoft, Zoom, Google xerrar o fins i tot WhatsApp Business, ben organitzades, permeten reduir la dependència del correu, accelerar decisions i mantenir traçabilitat de converses i acords.

L'ideal és adoptar una solució que s'integri amb les altres eines (ERP, CRM, gestor de projectes, emmagatzematge al núvol) perquè els equips comparteixin fitxers, tasques i actualitzacions sense saltar constantment de plataforma.

La clau aquí és marcar regles clares: què es gestiona per xat, què per email, què queda al gestor de projectes… i evitar que l'eina es converteixi en soroll constant en lloc d'un aliat.

4. Programari d'automatització de màrqueting

El màrqueting modern ja no es pot gestionar a cop de fulls de càlcul i campanyes soltes: la personalització i el seguiment de clients al llarg de tot l'embut requereixen automatització.

Les plataformes de màrqueting automation (com HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Breu o altres) permeten segmentar leads, nodrir-los amb continguts automatitzats, llançar campanyes multicanal i mesurar resultats en temps real.

Aquestes eines actuen com un assistent virtual que envia missatges de correu electrònic segons el comportament de l'usuari, puntua leads per probabilitat de compra, llança recordatoris de carrets abandonats o reactiva clients inactius.

A més, ofereixen potents mòduls d'analítica, SEO, social mitjana i reporting, que t'ajuden a entendre quines accions funcionen, on es perd tracció i com optimitzar la teva inversió en màrqueting.

5. Gestors de projectes i tasques

Quan la feina es multiplica i els equips creixen, les llistes en paper i els correus creuats deixen de servir. Aquí entren els gestors de projectes i tasques, que funcionen com un tauler de control compartit de tot el que cal fer.

eines com Trello, Asana, Monday, Notion, Jira o ClickUp permeten visualitzar projectes, assignar tasques, fixar dates límit, adjuntar documentació i seguir el progrés en temps real, sovint amb vistes Kanban, calendaris o diagrames de Gantt.

El seu avantatge és doble: per una banda, eviten oblits i tasques òrfenes; de l'altra, proporcionen visibilitat a l'equip directiu sobre càrregues de treball, retards i dependències entre àrees.

Escollir un o altre dependrà de si necessites alguna cosa lleugera per organitzar tasques diàries o un sistema més robust capaç de gestionar portfolis de projectes, integracions avançades i plantilles complexes.

6. CRM o gestors de relació amb clients

El CRM (Customer Relationship Management) és la peça que et permet centralitzar tota la informació sobre clients i oportunitats de venda: dades de contacte, interaccions, propostes, incidències, historial de compres, etc.

Solucions com Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse o Gael Cloud ajuden a estructurar el pipeline comercial, automatitzar seguiments i coordinar l'equip de vendes i atenció al client.

Un bon CRM es converteix en la teva “memòria comercial”: cap lead es perd, les oportunitats es prioritzen, els clients reben un tracte més personalitzat i els responsables poden analitzar ràtios de conversió, cicles de venda i previsions dingressos.

Quan s'integra amb màrqueting automation i amb l'ERP, l'empresa guanya una visió 360 º del client: des de com t'ha conegut fins a quins productes consumeix i amb quina freqüència, passant pel suport que heu rebut.

7. Emmagatzematge al núvol i gestió documental

L'emmagatzematge al núvol és un dels grans habilitadors de la digitalització perquè permet accedir a documents des de qualsevol lloc, col·laborar en temps real i reduir dràsticament la paperassa.

plataformes com Google Drive, Dropbox, OneDrive o gestors documentals més avançats com DocuWare faciliten crear repositoris segurs, versionar fitxers, definir permisos per usuari o departament i automatitzar fluxos d'aprovació.

En entorns amb gran volum de paper, entra en joc el programari de digitalització documental amb OCR (reconeixement òptic de caràcters), que permet convertir escanejats en informació editable i cercable, en lloc de simples imatges estàtiques.

Solucions com RICOH Streamline NX o DocuWare poden detectar el tipus de document, extreure'n dades clau (nombre de factura, proveïdor, data, import) i enviar-los automàticament al sistema o departament corresponent, reduint treball manual i errors.

Àrees de l'empresa i tipus de programari recomanats

Per no perdre's al mar d'opcions, és útil mapejar quines eines solen utilitzar-se a cada àrea i quins processos cobreixen. A grans trets, la foto queda així:

• Finances i comptabilitat: facturació, conciliació bancària, pressupostos, impostos. Solen recolzar-se en ERP i programari financer (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books…).
• Operacions, logística i inventari: control d'estoc, planificació de producció, rutes de repartiment, qualitat. Necessiten ERP, programari de logística i eines de planificació (Odoo, TMS, solucions de cadena de subministrament).
• Vendes i comerç electrònic: pipeline comercial, punt de venda físic, botiga online. Aquí entren CRM, plataformes eCommerce i POS (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM…).
• Màrqueting i xarxes socials: campanyes, màrqueting per correu electrònic, SEO, analítica, gestió de xarxes. Solen fer servir eines d'automatització i anàlisi (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest…).
• Recursos humans: nòmines, control horari, vacances, selecció, avaluació de l'exercici. Es recolzen a programari de RR. HH. (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, solucions pròpies al núvol).
• Emmagatzematge i documentació: gestió de fitxers, còpies de seguretat, permisos d'accés. Necessiten plataformes al núvol i gestors documentals (Google Drive, Dropbox, OneDrive, DocuWare).
• Suport i postvenda: tiquets, xat, helpdesk, automatització de suport. Aquí encaixen eines de servei al client (Zendesk, Intercom, Help Scout, HubSpot Service Hub…).
• Àrees creatives i de contingut: disseny, vídeo, contingut, IA generativa. Usen plataformes creatives i d'IA (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, Xat GPT, Midjourney, Jasper, Gemini…).

La clau no és tenir-ho tot, sinó identificar quina àrea està més “encallada” avui i quin tipus de programari seria el que més impacte tindria a curt termini, per després anar construint una arquitectura coherent.

Tipus de programari de gestió: especialitzat, ERP, a mida i plataformes col·laboratives

Un cop tinguis clar quins processos vols digitalitzar, toca decidir quin enfocament de programari és més adequat: solucions especialitzades per funció, ERPs, desenvolupament a mida o plataformes col·laboratives flexibles.

Programari comercial especialitzat per funció

Són eines pensades per resoldre molt bé un problema concret: CRM, comptabilitat, projectes, suport, màrqueting, etc.. Solen ser ràpides dimplantar i amb moltes funcionalitats refinades.

Els seus punts forts són la especialització, la facilitat de posada en marxa i les actualitzacions freqüents, que incorporen bones pràctiques del sector gairebé sense que hagis de fer res.

Com a contrapartida, poden provocar fragmentació de dades, costos acumulats en llicències i certa rigidesa al´hora d´adaptar processos massa particulars. A més, depens força del roadmap del proveïdor.

ERPs comercials integrats

Els ERP busquen ser la “columna vertebral” integrada de l'empresa: diversos mòduls (finances, compres, vendes, logística, producció, RR.HH.) dins d'una mateixa plataforma.

El seu principal avantatge és la centralització de processos i dades: tots treballen sobre la mateixa informació, s'eviten sitges i es guanya coherència als informes i el control normatiu.

El preu a pagar sol ser una implantació més complexa i costosa, una mica de rigidesa i dependència del proveïdor per a ajustaments profunds. Per això, és fonamental encaixar bé l'abast i començar per mòduls crítics.

Desenvolupament a mida

El desenvolupament a mida entra en joc quan la teva forma de treballar és tan específica que cap solució estàndard encaixa del tot o quan vols crear un avantatge competitiu directe a partir del programari.

Ben plantejat, et dóna adaptació total als teus processos, control sobre l'evolució i propietat del sistema, podent ajustar-ho en funció de com creix el negoci.

Però també implica alts costos inicials, necessitat d'un equip tècnic de confiança i responsabilitat sobre manteniment i evolució. Sense una estratègia clara, es pot quedar obsolet o esdevenir un coll d'ampolla.

Plataformes de treball col·laboratives i low-code

En els darrers anys han guanyat molt de terreny les plataformes al núvol que permeten construir solucions pròpies sense necessitat de programar en profunditat, a partir de plantilles, blocs i automatitzacions.

permeten una gran flexibilitat, menor cost de desplegament i més autonomia per als equips de negoci, que poden anar evolucionant els processos sense dependre del 100 % d'IT.

Solen ser ideals per empreses en creixement que necessiten ordre i automatització, però sense voler embarcar-se en un ERP tradicional o en un desenvolupament a mida car. Algunes, com ara Zinkee, estan dissenyades per suportar també entorns operacionals exigents.

Com tot, tenen els matisos: exigeixen que algú prengui el rol de “amo” de la plataforma internament, cal vigilar els costos si el nombre d'usuaris creix molt i no totes són igual de sòlides per a processos crítics.

Com triar el programari adequat per a la teva empresa

Escollir programari no és comprar “el que fa servir tothom”, sinó alinear tecnologia, processos, persones i pressupost. Un enfocament pràctic passa per tres grans claus.

1. Analitza les teves necessitats reals

Abans de comparar eines, dedica temps a entendre què et fa mal avui: on es perd temps, on hi ha més errors, quines tasques repetitives rebenten l'equip o quins processos no escalen.

Fes un mapa senzill de processos clau (vendes, compres, projectes, suport, finances…) i identifica quina part de cada procés t'agradaria millorar o automatitzar en els propers 6-12 mesos.

Tingues en compte també factors com mida de l'empresa, pressupost, nivell digital de l'equip i forma de treball (presencial, híbrid, remot) per no plantejar solucions impossibles d'adoptar.

2. Defineix les funcionalitats imprescindibles

Amb aquest mapa a la mà, aterra una llista curta de característiques que sí o sí necessites al programari: integracions, vistes Kanban, gestió documental, informes, permisos, automatitzacions, etc.

Intenta evitar la temptació de comprar “el que fa més coses” i centra't en cosa que aportarà valor des del primer dia. Un sistema més concís però ben encaixat en la teva realitat sol funcionar molt millor que un monstre ple de mòduls que ningú no utilitza.

Valora també aspectes com facilitat d'ús, personalització, seguretat, escalabilitat i qualitat del suport, que moltes vegades marquen més la diferència que una funció espectacular que fas servir quatre vegades a l'any.

3. Ajusta l'elecció al teu pressupost i al retorn esperat

El cost no és només la llicència: inclou implantació, formació, possibles desenvolupaments addicionals i manteniment. Calculeu tant el desemborsament inicial com el cost mensual o anual total.

Compara-ho amb el temps que pots estalviar, els errors que pots reduir o els ingressos extra que podries generar amb una gestió més eficient. Això us donarà una idea del retorn potencial de la inversió (ROI).

Sempre que sigui possible, aposta per començar petit i escalar: pilots en un departament, versions bàsiques que després ampliïs, fases per processos… Així redueixes risc i permets que l'equip s'adapti.

Bones pràctiques per implantar amb èxit un programari de gestió

La tecnologia per si sola no arregla res si la implantació és caòtica. Perquè el programari realment augmenti la productivitat i la qualitat del treball, convé seguir un full de ruta ordenat.

Planifica el projecte i alinea la direcció

Comença definint objectius clars, abast, responsables, terminis i mètriques d'èxit. Involucra des de l'inici la direcció i les àrees afectades per evitar resistències d'última hora.

Dividir la implantació a fases amb lliurables concrets (per exemple: primer finances, després projectes, després CRM) ajuda a controlar limpacte, aprendre ràpid i ajustar sobre la marxa.

Cuida la migració de dades

Passar de sistemes vells (o de fulls de càlcul) a una nova plataforma exigeix netejar dades, unificar criteris i validar que la informació entra bé al nou model.

És recomanable fer proves de migració en entorn de test, revisar resultats amb usuaris clau i documentar regles (nomenclatures, camps obligatoris, permisos) per evitar sorpreses.

Forma l'equip i gestiona el canvi

Una de les causes més habituals de fracàs en projectes de programari és que la gent no sap fer servir l'eina o no veu la seva utilitat. La formació no pot ser un simple “manual enviat per correu”.

organitza sessions pràctiques centrades en tasques reals del dia a dia, crea guies ràpides i anomena referents interns que puguin resoldre dubtes i acompanyar els altres.

Comunica els beneficis, escolta objeccions i ajusta processos juntament amb l'equip, en lloc d'imposar el canvi des de dalt sense context.

Monitoritza, millora i aprofita les actualitzacions

Un cop en marxa, no donis el projecte per tancat: demana feedback, revisa mètriques, detecta embussos i ajusta configuracions. La millora continuada és part del joc.

Aprofita també les actualitzacions del proveïdor, noves funcions o integracions que puguin encaixar en els teus processos, sempre valorant l'impacte i el moment per no saturar l'equip.

L'objectiu final és que el programari deixi de veure's com “una altra eina més” i passi a considerar-se un aliat quotidià per treballar millor, més ràpid i amb menys estrès.

Quan una empresa escull bé les seves solucions, les implanta amb cap i forma la seva gent, la tecnologia es converteix en un autèntic motor de canvi: els processos s'ordenen, les dades es tornen accionables, la comunicació flueix i créixer deixa de ser sinònim de caos. Aquesta és, al final, l?essència d?un bon tutorial estratègic sobre quin programari triar per digitalitzar una empresa: entendre que no es tracta només de programes, sinó de dissenyar una manera de treballar més intel·ligent i sostenible.