包含嵌入式字體的 PDF 檔案：列印無憂完整指南

如果你去 印刷一本書學術論文或任何重要的印刷文件有一個技術細節可能會毀掉最終效果：PDF 檔案中未嵌入字體。這種錯誤往往只有在印刷廠提示文件無效時才會發現……更糟的是，當你看到印刷好的書上用的字體並非你選擇的字體時。

產生帶有嵌入式字體的PDF文件 這是確保文字在所有電腦、行動設備，尤其是印刷機上顯示效果一致的關鍵。僅僅這樣做是不夠的。另存為 PDF然後祈禱一切順利：你需要正確調整 Word、Acrobat、InDesign、Photoshop、Illustrator，甚至線上工具和 PDF「虛擬印表機」中的設定。讓我們一步一步地看看每種情況下該如何操作，以及如何檢查一切是否正確。

在 PDF 中嵌入字體是什麼意思？為什麼它如此重要？

將字體嵌入 PDF 時，實際上是將字體文件本身放入了該文件中。 （或至少是您使用的字元）。這樣，任何開啟該 PDF 的裝置都能以您選擇的字體準確顯示文本，即使字體未安裝在系統上。

如果不嵌入字體，檢視器或作業系統會將字體替換為「類似」的字體。通常情況下，會使用通用字體。問題在於，這種更改不僅影響外觀：它還會改變行距、字母寬度、分頁符、圖像位置，以及在書籍排版中，一些敏感信息，例如奇偶頁、版權頁或章節分佈。

在專業印刷領域，印刷商需要嵌入字體的 PDF 檔案。 因為他們需要收到的文件與您螢幕上看到的文件完全一致。如果字體沒有嵌入到 PDF 文件中，印表機就必須嘗試自動嵌入或用他們系統中的其他字體替換。如果他們沒有這些字體，就會打電話給您要求更正文件…這樣您就會浪費時間，甚至可能錯過截止日期。

此外，也涉及使用權問題。並非所有字體都允許嵌入到可直接用於列印的 PDF 文件中。有些字體僅限螢幕使用，或其授權協議限制了列印或完全嵌入。在這種情況下，您可以更改字體，或採用常見的設計技巧：在匯出為 PDF 之前將文字轉換為輪廓（向量圖）。

此外，嵌入字體還可以提高 PDF 的可訪問性。使用螢幕閱讀器和輔助工具閱讀包含真實文本和嵌入式字體的文檔效果更好，而如果將所有內容轉換為圖像或柵格文本，則會失去可讀性和可訪問性。

在PDF中使用嵌入式字體的優勢和風險

嵌入字體的首要優點是視覺一致性。您設計的內容將與讀者或印表機看到的內容完全一致，不會出現字母變更等意外情況。 符號 很少見。這在書籍、學術論文、公司文件以及任何以排版為設計元素的作品中都至關重要。

第二個優勢是結果的專業性。包含嵌入式字體、正確頁邊距和良好影像解析度的PDF檔案具有明顯的「列印品質」外觀。像Lulu、Bubok這樣的自助出版公司和線上印刷商正是強調這一點，以避免退貨和技術問題。

另一個優點是可以使用較不常見的字體。 無需依賴收件者電腦上是否安裝了這些字型。這些字體可以是付費字體、自訂字體，或是常用的印刷字體系列，例如 Helvetica、Futura 或 Frutiger。只要許可協議允許，PDF 文件就可以包含所有必要的元素，確保這些字體能夠正確顯示。

此外，還需考慮某些字體的技術和法律限制。某些從網上下載的字體，尤其是免費字體或裝飾性很強的字體，可能存在品質問題或受版權限制，導致無法嵌入。因此，程式在建立 PDF 時會替換這些字體或產生錯誤。在這種情況下，您可以嘗試將文字轉換為輪廓或將字體變更為更標準的樣式。

如何使用 Adob​​e Acrobat 和 Adob​​e 產品在 PDF 中嵌入字體

如果您使用 Adob​​e 套件（Acrobat、InDesign、Illustrator、Photoshop）最方便的方法是使用列印專用作業選項，例如某些桌面出版服務提供的選項（例如 Lulu 作業選項）。這些設定檔已預先配置好，可確保字體正確嵌入。

En 使用Adobe Acrobat您可以在 PDF 列印設定中控製字體嵌入。當使用虛擬印表機以「Adobe PDF」格式列印時，請前往印表機屬性，找到 Adob​​e PDF 設定標籤（有時也稱為「AdobePDF 設定」或類似名稱）。從那裡，您可以編輯預設設定。

在進階選項中，您會找到字體部分。請務必啟用「嵌入所有字體」選項，並將「當使用的字元百分比小於...時嵌入字體子集」參數設為非常低的值（例如 1%）或 100%，以確保包含每種字體的完整字元集。

您還會看到兩個關鍵清單：「始終嵌入」和「從不嵌入」。建議檢查從未嵌入的字體列表，並將其清空，或刪除任何已悄悄添加到其中的字體，因為即使許可證允許，這樣做也能防止字體被包含在 PDF 中。

在 InDesign 等程式中，字體嵌入通常是自動的。前提是字體許可允許。匯出為 PDF 時，在匯出視窗的「進階」標籤中，您會看到一則常見的訊息：「所有字體及其對應的嵌入位元均已嵌入」。這意味著 PDF 文件將包含所使用的字元。

檢查字體是否已正確嵌入到您的 PDF 檔案中。

產生 PDF 檔案後，不要不進行審核就認為工作完成了。首先，在 Adob​​e Acrobat Reader 或 Acrobat Pro 中開啟它，並大致查看一下，檢查分頁符號、頁首、奇數頁和偶數頁、版權頁以及任何其他精細的佈局元素。

若要確認字型嵌入，請使用文件屬性對話方塊。在 Acrobat 中，轉到“檔案”>“屬性”，然後進入“字型”標籤。您將在那裡看到 PDF 中出現的所有字體及其狀態的清單。

如果配置正確，每個來源都應該顯示類似「嵌入式子集」或「嵌入式」的內容。該註釋表示 PDF 檔案包含該字體在任何裝置上正確顯示所需的資料。

如果出現任何字體但未提及嵌入或作為替代字體，則表示該字體已被替換。問題可能出在字體的許可、匯出選項，或字體不適合列印（例如，僅為螢幕設計的字體）。

另一種快速檢查方法是查看允許查看的瀏覽器。要做到這一點，請右鍵單擊文本，打開“屬性”，然後在上下文視窗中查看“字體”選項卡。您將在那裡看到有關該文字片段所用字體的資訊。

將 Word 文件轉換為 PDF 時嵌入字體

許多作者直接在 Word 中排版書籍或作品。 然後將它們轉換為 PDF 格式。這完全可行，但需要注意兩個步驟：首先，轉換為 PDF 格式；其次，確保在過程中字體被嵌入。

在現代版本的 Word 中，您可以將字體直接嵌入 DOCX 檔案本身中。這將有助於確保生成的 PDF 文件保留字體。為此，請轉到“檔案”>“選項”，然後轉到“儲存”部分​​。在“共享此文件時保持原樣”下，您會找到“將字體嵌入文件”選項。

選取該複選框後，Word 會提供兩個額外的設定。您可以選擇僅嵌入文件中使用的字元（這樣可以減小文件大小，但會增加其他人使用相同字體編輯文字的難度），或嵌入整個字體集（這樣文件更大，但如果文件會持續編輯，則效果更好）。如果您認為其他人可能需要修改文檔，最好嵌入整個字體集。

配置好字型選項後，就可以將文件轉換為 PDF 格式。 使用“文件”>“另存為”，然後選擇 PDF 格式。最新版本的 Word 包含匯出為 PDF 的捷徑，該捷徑會遵循這些設定。

一些出版商建議增加一個步驟，即使用虛擬 PDF 印表機。訣竅是先儲存 DOCX 文件，打開它，選擇“列印”，然後選擇一個虛擬印表機，例如“Adobe PDF”或類似的印表機。在該印表機的屬性中，選擇「高品質列印」設定文件，勾選字體部分，新增文件中使用的字體，然後儲存該設定檔。當您使用該虛擬印表機列印時，就會產生一個嵌入了這些字體的 PDF 檔案。

使用虛擬PDF印表機和線上工具嵌入字體

如果沒有付費的 Adob​​e 軟體，您可以使用 CutePDF 或 PrimoPDF 等虛擬印表機。這些軟體廣泛用於從任何支援列印的程式生成 PDF 文件。安裝後，它們會顯示為系統中的另一台印表機。 Windows.

操作步驟很簡單：開啟您的文件（Word、LibreOffice、桌面出版程式等）。選擇“列印”，然後選擇虛擬 PDF 印表機。列印前，請前往“選項”或“屬性”，找到與字體或 PDF 設定相關的部分。

在這些屬性中，您必須確保「不要將字體傳送到 Adob​​e PDF」對應的核取方塊未被選取。你需要做的恰恰相反：將字體發送並嵌入。此外，請選擇“高品質”或“高品質列印”配置文件，以確保文字和圖像都具有良好的列印解析度。

此外，還有像 DocHub 這樣的基於網路的工具以及其他線上 PDF 編輯器。 這些工具可讓您上傳 PDF 檔案、進行編輯並重新儲存。在某些工作流程中，它們可以幫助整合資源，但您必須考慮隱私問題：將敏感檔案上傳到外部伺服器並非總是最佳選擇。

在這些線上服務中，該過程通常包括上傳 PDF 文件、進行編輯和下載產生的文件。有些軟體會整合編輯過程中使用的字體，但並非所有軟體都像 Acrobat 或 InDesign 一樣提供精細的調整控制。它們的優點在於簡單易用，而且無需安裝軟體。

PDFelement 和其他 PDF 編輯器用於管理字體

PDFelement 是 Adob​​e Acrobat 的替代品，也是最受歡迎的 PDF 編輯器之一。它允許您建立、編輯和轉換 PDF，以及處理表單、註解，當然還可以管理字體，以便文件在任何裝置上都能以正確的排版顯示。

要在 PDFelement 中使用特定字體，您必須先在作業系統上安裝該字體。在 Windows 系統中，字型檔案通常會複製到 C:\Windows\Fonts 資料夾。將字體檔案複製到該資料夾後，如果 PDFelement 已打開，請將其關閉並重新啟動：字體應該會出現在編輯器可用字體清單中。

在 macOS 系統中，管理是透過「類型目錄」完成的。. 下載 要找到所需的字體，請在應用程式內打開並安裝它。然後，重新啟動 PDFelement，即可在 PDF 文件中選擇該字體。

如果在安裝字體後，字體沒有出現在 PDFelement 中，則值得檢查以下幾件事。請檢查文件是否已複製到正確的資料夾，字體格式是否相容（TTF、OTF 等），重啟電腦，如果仍然無法正常工作，請查閱程式的文件和論壇，通常可以在那裡找到相容性問題的解決方案。

編輯器識別字體後，您可以在儲存或匯出 PDF 時配置字體嵌入。 這樣可以確保文字在任何裝置上都保持原有字體。許多工作流程也建議先將 DOCX 檔案轉換為 PDF 格式，並將字體嵌入到 Word 文件中，然後僅使用 PDFelement 進行調整，以便保留現有設定。

解決“PDF 中未嵌入字體”錯誤和特殊情況

有時，在將文件傳送至印表機或使用「預檢」工具驗證 PDF 時。令人擔憂的警告顯示，一種或多種字體未嵌入。這可能導致印表機拒絕列印作業，或者，如果未能偵測到，則會導致列印成品出現排版錯誤。

最常見的原因通常可分為三類。字體授權限制（不允許嵌入）、匯出軟體配置不正確，或在產生 PDF 時忘記啟動嵌入選項。

要診斷這個問題，首先要做的就是在進階編輯器或檢視器中開啟 PDF 檔案。 （例如 Acrobat、PDFelement 等軟體）並查看“屬性”>“字體”部分。您可以在那裡看到哪些字體已嵌入，哪些字體未嵌入，以及任何替代字體。

如果您發現標題或正文中使用的字體未嵌入，請檢查您的字體是否正確。最佳解決方法是傳回原始文件（InDesign、Word、Illustrator 等），檢查其匯出選項。務必勾選“嵌入字體”選項，調整子集百分比，然後再次匯出 PDF。

當字體因許可或技術問題而無法正確嵌入時解決方案是將文字轉換為輪廓（向量圖）。這樣可以將可編輯文字轉換為向量筆畫，但能確保字母形狀列印出來與螢幕上顯示的形狀完全一致。

在 InDesign、Illustrator 和 Photoshop 中使用字體進行印刷設計

InDesign 是用於書籍、目錄和任何複雜印刷項目排版的領先程式。預設情況下，匯出為 PDF 時，符合授權條款的字體會被嵌入。在匯出視窗的「進階」標籤中，您可以確認所有字體及其嵌入位元是否都已嵌入。

即使如此，如果字體不可靠或導致 PDF 中出現視覺錯誤 （例如，放大後出現奇怪的輪廓或像素異常），可能是字體排版不佳。在這種情況下，您可以在 InDesign 中選擇有問題的文字框，然後選擇「字體」>「轉換為輪廓」。這樣會將每個字元轉換為獨立的向量圖形。

輪廓轉換具有重要後果文字將變為不可編輯狀態，並被視為圖形物件。您可以對其進行縮放和平移而不會損失質量，但無法再修改拼寫錯誤，必須返回原始文字檔案。因此，建議將此步驟留到工作流程的最後。

Illustrator 也是一款向量繪圖軟體，其處理方法類似。您可以直接使用文本，並相信儲存為 PDF 時字體會自動嵌入。如果授權協議限制了字體嵌入，請選擇文本，然後使用「物件」>「擴展」或「轉換」將其轉換為輪廓。轉換成功的標誌是：邊框不再包圍整個文字區塊，而是每個字母單獨被邊框包圍。

而Photoshop則是基於像素的程式。您可以管理儲存為 PDF 時嵌入的可編輯文字圖層，但如果將文字圖層柵格化，它將變成圖像，並且無法再嵌入字體。當您大幅放大 PDF 時，會注意到文字周圍出現鋸齒狀邊緣，尤其是在文件解析度不高的情況下。

推薦的包含嵌入式字體的資料列印工作流程

為了盡量減少與印刷公司之間的意外和延誤，最好始終遵循有條理的工作流程。首先，選擇可靠的字體：像 Arial、Helvetica、Futura 或 Frutiger 這樣的字體系列通常效果很好，一般不會導致嵌入問題。如果您使用從網路上下載的免費字體，請在用它們排版整本書之前先測試它們的表現。

其次，請使用合適的程式建立您的專案。對於篇幅較長、結構複雜的版面，InDesign 是最強大的選擇。對於較簡單的文檔，或者如果您不擅長使用設計工具，可以使用 Word 編輯，然後轉換為 PDF，但請務必注意字體選擇。

第三，始終使用高品質或可直接列印的設定檔匯出為 PDF 檔案。啟用字體嵌入並查看子集參數。在 Illustrator 和 Photoshop 中，另存為 PDF 檔案並設定列印參數，如有必要，將關鍵文字轉換為輪廓。

最後，發送前請務必檢查產生的PDF文件。在高縮放等級下仔細查看關鍵頁面，在「屬性」>「字體」中檢查所有字體是否已嵌入（即使只是部分嵌入），並確認沒有意外的字體替換。如果某個字體無法嵌入，請考慮更改字體或將其轉換為輪廓。

掌握 PDF 中嵌入字體的技巧是決定一份自製文件和一份可供列印的文件之間的關鍵技術細節之一。透過了解嵌入字體時發生的情況，了解某些字體的局限性，並在 Word、Adobe 或其他編輯器中遵循有序的導出工作流程，您可以確保您的作品將以您選擇的確切字體打印出來，而不會在最後一刻出現意外情況，也不會收到印刷廠的電子郵件，告知字體未嵌入。