如果你每天花很多時間處理電子郵件，Outlook 可能會成為你最好的朋友，也可能成為你最大的敵人。這完全取決於你的設定。如果每封郵件都迫使你一遍又一遍地重複相同的操作——移動到不同的資料夾、標記、轉發、存檔——你很快就會感覺自己錯失了很多機會。 El Temppo那就是… 快速步驟這項功能旨在防止你像機器人一樣重複執行任務。
同 Outlook 快速步驟可讓您將多個操作串連起來，並透過點擊一下即可啟動它們。 甚至可以使用鍵盤快捷鍵。將電子郵件移至特定資料夾、標記為已讀、轉發給老闆或團隊、使用範本回覆…所有這些操作都可以完全自動化。讓我們一步一步來看看。 如何使用快速步驟自動化 Outlook，如何將它們與鍵盤快捷鍵結合使用，以及還有哪些其他可能性 提高你的工作效率。
什麼是 Outlook 快速步驟？為什麼要使用它們？
在 Outlook 中， 快速步驟是指對電子郵件依序執行多個操作的小型自動化流程。它們的運作方式就像簡單的巨集：您可以選擇執行它們時要發生的情況，Outlook 會自動執行，而無需您單獨按每個按鈕。
想像一下，你每天都會收到幾十封關於同一個專案的電子郵件，而你總是做同樣的事情： 標記為已讀、移動到指定資料夾並置頂郵件 為了避免遺失郵件，與其手動重複這三個步驟，不如建立一個快速步驟，一次完成所有操作。只要選擇郵件，點選快速步驟或使用快速鍵，即可完成。
另一個關鍵優勢是快速步驟 他們不只是轉移電子郵件他們可以將郵件標記為未讀、更改郵件類別、從郵件建立任務、自動轉發給特定人員或群組、使用預定義文字回覆、歸檔…以及幾乎任何這些操作的組合。
此功能旨在減少日常生活中的摩擦： 你越是重複使用相同的電子郵件管理模式，就越有必要建立一個快速步驟。如果你負責客戶服務或需要大量溝通的項目，它將特別有用。 電子郵件 或者你在團隊中工作，並且有非常清晰的工作流程。
快速步驟部分在哪裡以及如何使用
在現代版的 Outlook 中，「快速步驟」部分位於… 郵件視圖的「首頁」標籤在那裡，你會看到一個名為「快速步驟」的特定群組，其中包含幾個預先配置的按鈕和一個用於管理它們的下拉式選單。
微軟內建了多個快速操作，旨在涵蓋最常見的使用場景。其中最常用的選項包括： “移至”（標記為已讀並移至資料夾）、“發送給經理”、“通過電子郵件發送給團隊”或“完成”所有這些都可以根據您的工作方式進行修改。
當您將滑鼠停留在快速步驟上時，Outlook 會顯示一個簡短的彈出式描述。該描述是可以自訂的： 您可以編輯滑鼠懸停在遊標上時顯示的文字。這樣，您無需打開設定即可輕鬆記住每個自動化操作的功能。
此外，您還可以選擇 重新排列快速步驟，使最常用的步驟始終可見。 在功能區中。如果您使用小螢幕或需要執行許多不同的步驟，並且不想經常打開選單，這將特別有用。
如何在新的 Outlook for Windows 中建立快速步驟
新版 Outlook for Windows 的介面略有不同，但「快速步驟」背後的邏輯保持不變。要開始自動化操作， 首先，您需要從「主頁」標籤建立自己的快速步驟。.
在這種新的環境下，流程如下： 請確保您已從導覽面板進入郵件檢視。 （在左側），然後轉到頂部功能區。在「開始」標籤上，找到「快速步驟」按鈕，開啟其下拉式選單，然後選擇管理選項。
打開設定視窗後，您會看到一個名為「設定視窗」的特定部分。 「快速步驟」及其現有步驟列表然後，您可以點擊「+ 新快速步驟」從頭開始建立新的快速步驟。此時，Outlook 會要求您輸入一個名稱來識別它。
接下來是最重要的部分： 選擇您希望快速步驟執行的主要操作。在「選擇操作」方塊中，選擇基本操作：移至資料夾、標記為已讀取、轉送、回覆、建立任務等。如果一個操作不夠用，您可以點擊「新增另一個操作」將更多步驟串聯起來，建立理想的工作流程。
最後，您也可以選擇調整一些細節： 新增自訂描述，選擇鍵盤快速鍵，然後儲存。在這個新版本中，可用的快捷鍵範圍從 Ctrl+Shift+5 到 Ctrl+Shift+9，因此您可以將其中一個快捷鍵指派給快速步驟，以便在不觸碰滑鼠的情況下啟動它。
在新版 Outlook 中編輯並重新排列現有快速步驟
制定快速舞步並非最終步驟； 如果你發現自己做得不夠好或需要修改，你可以隨時進行編輯。修改過程與建立過程相同：從「郵件」選單，前往「首頁」選項卡，開啟「快速步驟」下拉式選單，然後選擇「管理快速步驟」。
在設定面板中，Outlook 會顯示所有步驟的清單。找到要調整的步驟，然後按一下該圖示。 點擊“編輯快速步驟”以開啟其詳細設置您可以在這裡更改要執行的操作，新增新的操作，或刪除不再對您有用的操作。
除了修改操作之外，您還可以選擇 重新命名步驟、調整或指派新的鍵盤快速鍵，並更新彈出視窗描述。 當您將滑鼠懸停在其上時，就會顯示該資訊。當您的工作流程發生變化，並且您希望名稱更準確地反映其實際功能時，此功能非常有用。
另一個有趣的地方是順序。在同一個管理視窗中，你會看到上下箭頭，分別指向… 重新調整跑步機上每個快步的位置透過改變它們的位置，您可以確保最重要的步驟始終可見，防止它們被隱藏在「更多快速步驟」下拉式選單中。
套用所有變更後，只需按一下「儲存」。 Outlook 將立即更新該部分內容。 您將在「首頁」標籤上直接看到新的訂單和名稱。可用於任何選定的訊息。
如何在 Outlook 網頁版和 Outlook.com 中建立和修改快速步驟
您不必只使用桌面應用程式才能享受快速步驟帶來的好處。 Outlook 網頁版和 Outlook.com 也支援快速步驟功能。這樣您就可以透過瀏覽器自動執行任務，而無需安裝任何軟體。
要透過網路建立新帳戶，第一步是存取該服務並確保您位於「建立帳戶」部分。 透過側邊導航面板發送電子郵件進入後，您會在頂部看到“主頁”選項卡，其選項與桌面用戶端中的選項非常相似。
在該選項卡上，找到“快速步驟”按鈕並選擇該選項 點選「管理快速步驟」開啟設定面板就像在新的 Outlook for Windows 中一樣，你會看到現有步驟的列表，以及一個「+ 新快速步驟」按鈕，可以從頭開始建立一個新步驟。
在建立框中，輸入快速步驟的名稱，然後在「選擇操作」部分進行選擇。 您希望對這些訊息執行什麼主要操作？在這裡，您也可以使用「新增另一個動作」按鈕將多個操作串聯起來，例如，將移動、標記、分類或轉送組合成一個流程。
如果您之後想要編輯其中任何一項，操作同樣簡單：返回“郵件”應用，打開“快速步驟”下拉選單，選擇“管理快速步驟”，找到您想要更改的那一項，然後點擊編輯圖示。您將能夠… 在網頁版中，也可以調整操作、更新說明或指派 Ctrl+Shift+5 到 Ctrl+Shift+9 之間的鍵盤快速鍵。從而與桌面保持一致。
使用快速步驟快速取得答案和模板
快速步驟的一個非常有效的用途是 使用電子郵件範本自動回覆重複性郵件如果您經常回覆許多人相同的訊息（例如，帳戶對帳單通知、收據確認或標準說明），您可以設定一個快速步驟來自動產生該回覆。
在 Outlook 2013 等版本（以及具有類似選項的更新版本）中，典型流程如下： 在主電子郵件視窗中，前往「快速步驟」區域，然後按一下「建立新郵件」或「Crear nuevo」。接下來，你要寫一個簡短的、描述性的名稱，例如“帳戶報表回應”，以便你一眼就能認出它。
然後，在「選擇動作」下拉式功能表中，選擇該操作。 以「回覆」或「回應者」為基礎的快速步驟選擇該操作後，Outlook 可讓您使用「顯示選項」按鈕顯示更多進階選項，而這才是真正的訣竅所在。
展開這些選項後，您將看到一個文字框，您可以在其中執行以下操作： 寫下您希望在自動回覆中顯示的內容。這基本上是一個模板：用戶只需在發送前進行一些必要的微調。如果您希望郵件主題與原始郵件標題保持一致，最好將主題欄位保留為預設值。
儲存快捷步驟後，下次想用預設文字回覆時，只需… 選擇電子郵件，然後點擊您剛剛建立的快速步驟按鈕。Outlook 會自動開啟回复，並自動填充文本，方便您直接發送，省去了您一遍又一遍輸入相同內容的麻煩。
將快速步驟與鍵盤快速鍵結合使用可以提高速度
快速步法與以下方式結合使用時，其優勢才能真正顯現： 精心挑選的鍵盤快捷鍵每個快速步驟都可以分配一個組合鍵，例如 Ctrl+Shift+5、Ctrl+Shift+6 等等，最多可以分配到 9。這意味著只需按一下，就可以執行相當複雜的自動化操作。
若要不用滑鼠瀏覽 Outlook，您可以使用快速鍵，例如： 前往電子郵件（Ctrl+1），前往日曆（Ctrl+2），前往聯絡人（Ctrl+3）或前往任務（Ctrl+4）這樣，您就可以在各個部分之間導航，然後幾乎可以持續地對選定的電子郵件使用快速步驟。
在收件匣管理中，捷徑更為重要： 新郵件（Ctrl+N）、回覆（Ctrl+R）、全部回覆（Ctrl+Shift+R）、轉寄（Ctrl+F）和發送（Ctrl+Enter） 它們能讓您快速完成對話。結合可自動歸檔或標記的快速步驟，工作流程將變得非常精簡。
為了保持托盤整潔，您可以使用快捷方式，例如 標記為已讀（Ctrl+Q），標記為未讀（Ctrl+U），標記為垃圾郵件 免費下載 （⌘+Shift+J）或歸檔（例如，在某些 Mac 版本中為 ^+E）所有這些功能，再加上快速步驟，可以讓您在幾分鐘內處理數十封電子郵件。
Outlook 中的格式快捷方式、行事曆和進階功能
除了郵件管理功能外，Outlook 還包含 無需將手從鍵盤上移開即可格式化電子郵件的快捷鍵您可以套用粗體（Ctrl+B）、斜體（Ctrl+I）、底線（Ctrl+U）和插入連結（Ctrl+K）或 輸入特殊字符 非常快。
您也可以使用以下方法調整字體大小 按 Ctrl+Shift+> 增大，按 Ctrl+Shift+< 減少這樣可以幫助您以視覺化的方式整理重要訊息，而無需在功能區中搜尋圖示。
日曆有其專屬的快捷方式： 日視圖（Ctrl+Alt+1）、週視圖（Ctrl+Alt+3）、月視圖（Ctrl+Alt+4），使用類似組合鍵可跳到今天或建立新行程。 該平台表示，它們非常適合在一秒鐘內將郵件從收件匣跳到日曆。
對於想要更進一步的用戶，還有一些進階功能，例如： 建立新資料夾、移動到資料夾、開啟進階搜尋或應用未讀和附件篩選器 透過組合鍵（特別是在 Mac 上，可以使用 ⌘+Shift+N、⌘+Shift+M、⌘+⌥+F 等快捷鍵）。
您甚至可以管理「優先」/「其他」收件箱，置頂重要郵件，或 將項目標記為已完成（例如，在 Windows 系統中使用「插入」鍵，或在 Mac 系統中使用特定組合鍵）雖然 Outlook 不允許您自由自訂所有快捷鍵，但它允許您透過在輔助功能設定中選擇您喜歡的按鍵方案來調整某些行為。
如何在 Outlook 中啟動、檢視和選擇鍵盤快速鍵樣式
在許多帳戶中，鍵盤快捷鍵預設啟用，但如果它們在任何時候被停用，也很容易重新啟用。具體操作如下： 開啟 Outlook，進入設置，然後存取常規部分。在該部分中，您會看到一個“輔助功能”子選單。
在這個區域，你會找到一個允許的選項。 啟用或停用鍵盤快速鍵，並選擇樣式 您可以選擇最適合您的方案：您可以選擇 Outlook.com、Yahoo! Mail、經典 Outlook 甚至 Gmail 等方案。
用於選擇樣式的選單通常會顯示一個清晰的清單；如果您已經習慣了 可以將其他服務（例如 Gmail）的捷徑配置為模仿它們。 這樣可以避免從頭開始重新學習所有內容。但如果你確實要重新開始，建議還是要堅持使用標準的 Outlook 樣式。
如果你對各種組合感到困惑，或記不住某個特定的組合，你有兩個選擇： 儲存捷徑總表或查閱 Outlook 內建說明在許多版本中，只需按下“？”鍵或點擊輔助功能部分中的鏈接，即可顯示所有可用快捷鍵的完整列表。
這樣可以確保綁定到特定快捷鍵的快速步驟能夠按預期工作，而不會因所選鍵盤樣式而出現奇怪的衝突或不同的行為。
什麼是快捷操作？它們與純粹的快捷方式有何不同？
雖然 Outlook 不允許您自由更改所有快捷鍵，但它確實包含一個強大的系統，用於… 將多個操作串聯起來，並透過點擊或快捷鍵觸發它們：快速操作，也稱為快速步驟從本質上講，它們是在傳統快捷方式之上增加的自動化層。
而像 Ctrl+R 這樣的經典快速鍵的作用只是 執行特定操作（回覆、轉發等）快速操作可以將多個任務組合在一起：標記為已讀、移動、分配類別、轉發、建立任務…所有這些都打包在一個命令中。
Outlook 帶來 六個預設的快捷操作，在日常生活中非常實用。例如，「移至」（將郵件標記為已讀並移至資料夾）、「發送給經理」（將郵件轉發給你的老闆）、「發送給團隊」（將郵件轉發給一組同事）或「完成」（將郵件標記為已讀、完成並移動郵件）。
這些預設操作並非一成不變： 您可以編輯它們來更改目標資料夾、轉發收件者、類別，甚至功能區中顯示的圖示。這樣，您就可以將微軟的通用範本轉換為根據您的特定需求量身定制的工作流程。
這樣，你就結合了兩者的優點： 經典 Outlook 快捷方式 命令 簡單操作和快速操作，實現更複雜的自動化最重要的是，您可以為快速步驟指派鍵盤快速鍵，以便透過鍵盤立即觸發它們。
進階範例：按關鍵字路由電子郵件並將其存檔
公司中相當常見的情況是，他們想要… 根據關鍵字自動路由電子郵件例如，如果訊息包含特定術語（項目名稱、文件編號、事件類型），您希望將其傳送給特定人員，並在處理後將其存檔到您的文件管理系統（例如 Filesite）中。
使用 Outlook，您可以透過結合以下方式來近似實現這種行為： 郵件規則和快速步驟這些規則會根據郵件主題或正文偵測收到的郵件，並對其進行重定向或移動。然後，只需一個簡單的步驟，您就可以在手動幹預時執行一系列其他操作。
例如，您可以建立一個規則，該規則 偵測關鍵字並自動將郵件轉發給合適的人然後，當您在共用收件匣中查看該電子郵件時，您可以使用快速步驟將其標記為已完成，將其歸檔到正確的資料夾中，並執行必要的操作以將其與 Filesite 整合（例如，將其移至同步資料夾或將其標記為歸檔）。
Outlook 本身無法直接根據文字條件「觸發」快速步驟，但是 是的，您可以使用規則自動執行大部分工作流程，並將手動步驟減少到單擊或使用快速鍵。在更複雜的環境中，您甚至可以依靠額外的外掛程式或外部腳本，與 Filesite 等歸檔工具一起完成循環。
重要的是你要明白，《快步舞》是完美的一首歌… 完成那些未能完全涵蓋 Outlook 基本規則的流程只要稍加規劃，就可以把繁瑣的工作流程變成幾乎自動化的流程。
熟練 Outlook 的快速步驟和鍵盤快捷鍵，對您的日常工作有著直接的影響： 每個自動化操作可節省 1 到 5 秒，一天下來就能節省好幾分鐘。如果新增基於模板的回應、大量資料夾移動、智慧訊息標記和鍵盤導航，您的收件匣將不再是瓶頸，而會變成一個真正能幫助您更輕鬆地完成工作的工具。
對字節世界和一般技術充滿熱情的作家。我喜歡透過寫作分享我的知識，這就是我在這個部落格中要做的，向您展示有關小工具、軟體、硬體、技術趨勢等的所有最有趣的事情。我的目標是幫助您以簡單有趣的方式暢遊數位世界。