管理助理：充分利用 Microsoft 365 的完整指南

行政副駕駛已成為關鍵組成部分 對於管理 Microsoft 365、Copilot 及其代理商的 IT 團隊來說，這不僅可以節省日常任務的時間，還可以讓管理員專注於策略決策、資料治理和安全，而不是迷失在管理中心無休止的點擊中。

多虧了 生成式人工智能 以及自然語言Copilot for administrators 是一款集中式助手，能夠檢查服務狀態、產生報告、協助管理許可證、搜尋用戶和群組，以及診斷 Teams 中的問題——所有操作均可透過單一統一的介面完成。它還與以下系統整合： Microsoft 365 代理平台SharePoint Premium 和 Copilot Studio 可以將自動化和治理提升到一個新的水平。

Copilot for Administrators 是什麼？它在 Microsoft 365 中如何運作？

管理員助理是一款由人工智慧驅動的體驗 它位於 Microsoft 365 管理中心和 Microsoft 365 Copilot Chat 中。其目標是簡化環境管理：從服務運行狀況和使用情況報告到事件解決和策略管理。

關鍵在於一切都透過自然語言控制。管理員無需瀏覽多個選單，只需輸入或口述所需內容（例如，「顯示沒有 Copilot 許可證的使用者」或「分析過去 30 天 Teams 會議的品質」），Copilot 就會返回熟悉的管理員檢視、建議，並在某些情況下，在確認後返回可直接執行的操作。

這種經驗與此密切相關 Copilot 遵循 Microsoft 365 的安全性、合規性和權限模型，尊重管理員角色和基於角色的存取控制 (RBAC)，因此它只顯示使用者已經可以從管理工具中手動查看或執行的資訊和選項。

使用 Copilot 管理員所需的前提條件和許可證

任何具有管理員角色的帳戶 在租戶中，如果組織至少擁有一個付費的 Copilot 許可證，則可以在管理中心使用 Copilot for Administrators。這適用於 Microsoft 365 管理中心以及 Teams、SharePoint、Exchange 等專用管理中心。

在 Microsoft 365 Copilot Chat 中使用它此外，還需滿足一項額外要求：管理員使用者除了擁有管理角色外，還必須持有已分配的 Copilot 許可證，或採用按需付費 (PayGo) 模式。這確保了基於生成式人工智慧的功能已獲得適當的授權。

關於副駕駛聊天資格 對於擁有 Microsoft 365 A1/A3/A5、企業基礎版/標準版/高級版、E3/E5、F1/F3、特定 Teams 套餐以及同等 Office 365 套餐等授權的用戶，專業和教育聊天體驗無需額外付費。目前的「非 Teams」和「EEA（非 Teams）」版本也包含在內。

在教育領域，Copilot Chat 適用於 13 歲及以上使用者。但這需要教育管理員調整使用者分類，通常是透過以下方式： PowerShell 腳本 以及微軟針對教育環境下的 Copilot 所發布的具體工具。

如何在 Microsoft 365 中開始使用 Copilot for Administrators

從行政中心進入非常便捷。首先，只需按照以下簡單步驟操作即可：

• 登入 Microsoft 365 管理中心 或在專門的中心（Teams、SharePoint、Exchange 等）。
• 按下副駕駛按鈕 位於介面右上角，用於開啟管理中心內的 Copilot 面板。

如果您喜歡使用 Microsoft 365 Copilot Chat 進行工作您可以使用 Microsoft 365 管理代理程式：

• 進入 Microsoft 365 Copilot 聊天體驗並選擇客服人員 Microsoft 365 管理 在左側導覽窗格中。
• 如果未顯示，請使用視圖 所有代理搜尋並選擇 添加 在導航中修復它。
• 可以使用同一種代理程式。 在像這樣的應用程式中 WordExcel、PowerPoint 或其他軟體，將管理融入日常工作中。

從那時起，任何行政調查 確保滿足角色權限的要求可以以對話的形式進行，從而避免記住管理入口網站的確切路徑。

Copilot 在 Microsoft 365 中提供給管理員的主要功能

管理員輔助駕駛工具整合了多種功能 這些功能涵蓋了從環境概覽到具體的 Teams 任務、授權或連結等各個方面。所有功能都基於自然語言，並傳回管理員熟悉的視圖和操作。

管理摘要和租戶概況

管理摘要功能提供了一個簡潔扼要的概覽。 根據租戶的狀態，Copilot 會產生一份客製化的摘要，其中包含服務狀態、重要訊息中心訊息、群組活動和其他相關指標等方面的趨勢和要點。

與其分別審閱每個部分，不如直接審閱以下部分。管理員可以要求提供類似「總結管理中心最重要的方面」這樣的訊息，並收到一份易於理解的報告，其中重點介紹需要監控的項目或建議的操作。

協助和支援行政任務

副駕駛扮演第一道支援線的角色。 對於常見的管理問題：從「如何查看整個組織的 Copilot 使用情況」到「如何恢復已刪除的使用者」或「如何設定多因素身份驗證」。

無需查找文件或在多個選單中導航管理員提出問題後，Copilot 會返回指導說明、門戶網站相應部分的直接鏈接，或者在可用時返回帶有確認信息的可執行操作。

訊息和服務狀態中心

服務狀態和訊息中心專用模組 它可以讓您一目了然地查看 Teams、Exchange 或 SharePoint 等服務是否有任何問題，並了解計畫的維護任務或最近的最佳實務建議。

問這樣的問題很常見。 “顯示 Teams 的狀態”或“目前是否存在任何服務問題”，即可獲得包含當前狀態、影響以及（如適用）指向服務運行狀況儀表板中技術詳細資訊的連結的結構化摘要。

用戶和群組的高級搜尋

其中一項最強大的功能是搜尋用戶和群組。 Copilot 基於自然語言，可以按國家/地區、許可證、活動、群組成員資格和其他標準進行篩選，而無需管理員建立複雜的篩選器。

典型查詢範例 這些選項包括：「顯示已指派 Teams 授權的澳洲使用者」、「列出所有至少有一位所有者的群組」或「顯示過去 30 天內未使用過 Copilot 的使用者」。結果可以按使用者或群組清單查看，並匯出為 CSV 檔案以進行進一步分析。

許可和分配資訊（當前和未來）

Copilot還能幫助了解駕照狀態。：已分配多少個，可用多少個，哪些請求正在處理中，以及哪些用戶沒有某些產品（如 Copilot）。

該路線圖包括產能 若要直接從 Copilot 為管理員指派許可證，在代表管理員執行任何變更之前，始終需要明確的確認請求。同時，使用者現在可以要求「顯示沒有 Copilot 許可證的使用者」或「有多少 Copilot 許可證可用」等報告。

在 Teams 中搜尋和分析訊息

在 Teams 中，Copilot 可以更輕鬆地找到複雜資料。：具有特定策略、訊息指示、會議錄製設定或未指派通話計畫的使用者。

管理員可以提出諸如此類的問題。 「尋找擁有通話套餐但沒有電話號碼的使用者」、「顯示已停用會議錄製的策略」或「列出沒有自訂會議策略的使用者」。結果會以標準視圖（策略清單、活躍使用者等）顯示，並且可以匯出。

管理和解決 Teams 策略相關問題

當出現與指令相關的問題時 （例如，無法錄製會議的使用者、功能被阻止或外部協作出現問題），Copilot 可以幫助診斷導致這些行為的策略是什麼。

透過諸如此類的問題 「為什麼外部用戶無法加入由 X 主持的會議？」或「為什麼用戶 Y 無法註冊他們的會議？」 Copilot 會審查已應用的策略，並建議可能存在的衝突或配置更改以供審查，此外還提供 Copilot 無法正常運作時的解決方案.

Teams 中會議和通話的質量

Copilot 可以分析會議和通話的遙測數據。 偵測品質問題：網路延遲、設備故障、頻寬不足，或組織中發生事故較多的區域。

可以要求進行詳細分析。 從特定會議（使用會議標識符）中請求過去 30 天內最常見的問題列表，或確定哪些用戶遭受的事件最多，所有這些都是為了加快技術支援的回應速度。

即將推出的功能：代理管理和任務調度

產品地圖包含其他功能 這將進一步增強 Copilot 對管理員的功能：

• 副駕駛代理管理查看可用代理程式的目錄，檢查其安全性和合規性設置，並將其指派給組織中的使用者群組。
• 電子商務購物網站架設 頻繁的請求：自動執行重複性查詢，例如每週使用情況報告、待處理許可證審核或不活躍用戶檢測，以便 Copilot 定期運行警報並在有新資料時通知您。

此外，也考慮了政策問題解決能力。 更廣泛地說，這涵蓋了諸如在 Teams 中訪問會議、跳過等候室、聊天功能、網路研討會或簡報等場景。

設定和存取 Microsoft 365 Copilot 聊天

Microsoft 365 Copilot Chat 似乎預設已啟用。 在大多數符合資格的使用者中，Microsoft 365 應用程式導航中支援「固定」設定。此設定可在 Microsoft 365 管理中心進行控制。

對於主要辦公地點位於歐洲經濟區或瑞士的租戶自 2025 年 7 月起，「固定 Microsoft 365 Copilot 聊天」選項將不再應用於 Copilot 應用程式本身，但仍會影響其在其他 Microsoft 365 應用程式中的顯示方式。聊天視窗仍會在 Microsoft 365 Copilot 應用的導覽列中顯示。

如果設定已配置為將 Copilot Chat 固定到應用程式聊天功能會出現在 Microsoft 365 Copilot 應用程式、Outlook 和 Teams 中，也可以透過 Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote 功能區上的 Copilot 按鈕存取。

在美國政府雲端環境中。此錨定控制僅影響 Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote。對於 Microsoft 365 Copilot 應用、Outlook 和 Teams，則使用其他機制，這些機制在移除 Copilot Chat 存取權限的專門文件中有詳細說明。

Copilot Chat 中的網路搜尋管理和隱私考量

為了提高回覆的品質和新鮮度Copilot Chat 可以透過 Bing 執行網路搜尋查詢，並將這些資訊與租戶的內部資料結合。

我們會監控這些查詢的行為。 透過該指令 在 Copilot 中啟用網路搜尋可在 Microsoft 365 雲端策略服務中取得，也可在管理中心的 Copilot 控制系統設定頁面中取得。

這項政策可以應用於租戶層面。 可以非常靈活地針對特定群組或使用者（包括擁有 Microsoft 365 Copilot 授權的使用者）調整行為。除非明確配置，否則預設會啟用 Web 搜索，除非已在 Office 原則中停用可選的連網體驗。

停用所有可選的連網體驗 它會嚴重限制 Microsoft 365 Copilot Chat 和其他 AI 體驗，因此建議在全球範圍內應用此策略之前評估其影響。

網路需求和連接建議

微軟不建議在網路層控制 Copilot Chat。 由於 Copilot 與 Microsoft 365 應用程式深度集成，因此可以透過封鎖網域名稱、URL 或 IP 範圍來阻止其存取。

透過防火牆或流量過濾限制 Copilot Chat 它甚至可能導致 Microsoft 365 的其他部分出現意外故障、功能中斷或存取問題，使用戶體驗和支援變得更加複雜。

建議的方法是使用服務控制。 從 Microsoft 365 管理中心和各種應用程式設定 Copilot Chat 的存取權限、可用性和行為。

審查所有必要的終點 （包括 Copilot 和 Copilot Chat 使用的那些），必須查閱「Microsoft 365 URL 和 IP 範圍」的官方列表，並確保它們符合 Microsoft 的網路準則。

Copilot Chat 使用情況報告和採用情況跟踪

Microsoft 365 Copilot聊天使用儀表板 它可以讓管理員了解該工具在組織中的應用情況以及它產生的影響。

您可以在此面板中查看指標。 例如活躍用戶總數、日均活躍用戶數、發送的訊息總數、每個用戶的平均請求數以及按應用程式（例如 Teams、Outlook、Word 等）劃分的使用情況分佈。

借助這些數據，管理員可以識別 確定採用率較低的地區並進行針對性培訓，同時確定哪些團隊或部門最能從 Copilot 中受益，以複製最佳實踐。

Microsoft 365 報表文檔 它一步一步地詳細介紹如何從管理中心存取此面板，以及如何解釋每個指標以進行決策。

確保正確存取 Copilot Chat：工作用途與個人用途

從2025年起，Copilot將為工作和教育帶來全新體驗。 它與個人使用體驗有很大不同，無論是名稱還是切入點。

在工作和學習方面，使用者使用 Microsoft 365 Copilot Chat。 （基於網頁的）和 Microsoft 365 Copilot 應用，它們整合了企業資料和網路資料。可透過應用程式（網頁、桌面、行動裝置）和企業 URL 存取。 copilot.cloud.microsoft 使用 Microsoft 帳戶即可在 Edge、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNote 和 Teams 中整合。登入.

僅供個人使用，參考資料為： 微軟副駕駛可透過相應的應用程式 copilot.microsoft.com、bing.com/chat、copilot.com 或 copilot.ai 使用個人帳戶 (MSA) 存取。

如果您想確保使用者存取正確的 Copilot務必指導他們使用公司或教育機構帳戶登入 Microsoft 365 Copilot 應用程式或網頁版，而不是使用個人帳戶登入辦公室應用程式。

此外，管理員可以控制 如果 Microsoft 365 應用程式接受使用個人 MSA 帳戶登錄，請使用租用戶限制 V2 根據組織的策略收緊或放寬混合使用。

Microsoft Edge 中的 Copilot 聊天管理和 Copilot 金鑰

使用者可以透過 Copilot 圖示開啟 Copilot Chat。 在側邊欄中 微軟邊緣 當使用者使用Entra帳號登入時，即可獲得存取權限。此存取權限可由使用者自行調整，也可由管理員集中調整。

在個人設定層面，使用者可以前往「設定」>「Microsoft Edge」>「Copilot」。 啟用或停用在工具列中顯示 Copilot 的選項，並允許存取頁面內容以取得回應中的上下文。

對於管理員而言，有幾個關鍵的群組原則:

• EdgeEntraCopilotPageContext：控制 Copilot Chat 是否可以使用頁面內容和 PDF 在公司簡介中。
• HubsSidebarEnabled：完全停用 Edge 瀏覽器中的側邊欄（以及 Copilot Chat）。
• 副駕駛頁面上下文：管理使用者在 Edge 工作設定檔中使用個人 MSA 帳戶時的上下文使用情況。

同時，微軟推出了實體版 Copilot 金鑰。 在某些鍵盤上。最初的目的是在…中呼叫 Copilot。 Windows但在企業帳戶中取消該體驗後，建議重新分配用於開啟 Microsoft 365 Copilot 應用程式的金鑰。

對於使用 Entra 進行身份驗證的使用者所在的組織強烈建議配置此重新分配，以便金鑰直接指向工作或教育版 Copilot 體驗，而不是啟動不適用於企業帳戶的個人版本。

Copilot Chat 管理（網頁版）、Microsoft 365 Copilot、Outlook 和 Teams

Copilot應用程式是一款整合應用程式。 它在 Microsoft 365 Copilot 應用程式本身（網頁、桌面、行動裝置）以及 Outlook 和網頁體驗中都提供聊天功能。

管理員可以啟用或限制此應用 在 Microsoft 365 管理中心的「整合應用」部分，控制哪些使用者或群組可以安裝或使用它。

操縱可用性選擇 Copilot 應用後，您可以選擇面向整個組織開放，還是僅對特定使用者/群組開放。例如，您可以將其提供給擁有 Microsoft 365 Copilot 授權的使用者。

對於 Teams 而言，需要存取 Copilot Chat。 它像其他任何 Teams 應用程式一樣，透過 Teams 管理中心進行管理：您可以授權或拒絕 Copilot 應用，並控制是否將其固定到某些使用者群組的側邊欄。

如何移除或限制對 Microsoft 365 Copilot Chat 的訪問

如果組織決定限製或移除 Copilot Chat 對於某些用戶而言，該過程是在多個協調的方面進行的，始終是從應用程式管理而非網路進行的。

首先，您可以取消固定「副駕駛聊天」。 在 Copilot 控制系統頁面上變更設定：「不將 Copilot Chat 固定到 Microsoft 365 應用程式」選項會使其從 Microsoft 365 Copilot 應用程式、Outlook 和 Teams 以及 Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote 的導覽中消失。

但是，即使聊天記錄未固定，仍然可以存取。 透過特定網址存取。因此，第二步是從整合應用程式中管理 Copilot 應用程式：不要部署給未授權用戶，並限制哪些用戶可以安裝它。

在 Teams 中，建議的做法是允許應用程式運行。 僅限擁有 Microsoft 365 Copilot 授權的使用者使用，並且避免透過應用程式設定策略將其鎖定給其他使用者。

最後，關於 Edge指令 EdgeMicrosoft365CopilotChatIcon已啟用 它允許您控制顯示或封鎖哪些側邊欄應用程式（包括 Copilot Chat），同時如果需要，還可以保留搜尋應用程式。

Copilot Chat 的安全、零信任和建議保護措施

在企業環境中引入 Copilot Chat 這是加強基於零信任的安全策略的絕佳機會：在授予存取權限之前，請持續驗證身分、裝置和資料。

微軟建議專注在三個方面保護身分（使用者帳戶和權限）、保護裝置以及保護應用程式資料是關鍵原則。 Copilot 正是基於這些原則建構而成，從而創造出一個治理完善的環境，提供更佳的回應並降低風險。

聯網請求 它們在存取控制、可見性和資料保留方面需要特別關注。微軟提供了關於如何將零信任應用於 Copilot Chat 的具體文檔，包括分段指南、縱深防禦和敏感權限審查。

此外，與基於人工智慧的安全工具相結合 （例如 Copilot 安全解決方案）更容易維護最小權限原則、偵測異常情況，並不斷調整策略以應對新的威脅。

準備好 SharePoint 和內容，以便 Copilot 更好地回應。

為了讓 Copilot 提供準確且相關的答案基礎資訊的品質至關重要。 SharePoint 和 OneDrive 是主要資料來源，因此它們的管理將起到決定性作用。

身為 SharePoint 管理員，有三大基本支柱。 您必須注意：控制內容的擴散，避免過度分享，並妥善管理網站和文件的生命週期。

Microsoft SharePoint Premium：進階 SharePoint 管理 此補充方案提供了必要的工具來解決這些問題，有助於減少暴露面，提高回應的相關性，並維護業務關鍵場所的安全。

Copilot 的目標是僅在適當的情況下授權存取權限。 它基於當前組織良好的內容，並根據資料的敏感程度設定了適當的權限等級。

步驟 1：盡量減少 SharePoint 中的意外分享

第一步是檢查共享設定 在組織層面和每個網站上，共享連結的預設值應針對特定人員，避免使用「任何擁有該連結的人」等過於寬泛的選項。

在組織內部，最好對最終使用者隱藏資訊。 收件者選擇器中提供了「除外部使用者以外的所有人」等非常廣泛的選項，從而減少了共享敏感內容時的人為錯誤。

在現場層面，對業主進行培訓至關重要。 這樣他們就可以使用現有的控制措施，並適當地限制共享，確保存取請求能夠到達正確的所有者。

步驟二：確保所有網站都有合法所有者

網站所有者是治理的關鍵環節。每個網站至少需要兩名所有者，以確保營運連續性和責任明確。

SharePoint 高階管理網站屬性策略 它允許您檢測沒有有效所有者的網站：首先在模擬模式下識別案例，然後在活動模式下通知候選人並分配所有權。

只有擁有強大的網站所有者網路才能做到這一點 進行大規模清理行動、准入審查或實施限制性政策是明智之舉。

步驟 3：清理不活躍的網站和內容

不活躍的網站通常包含過時的內容。 這會使 Copilot 系統出現故障，並降低迴應品質。減少這種「噪音」至關重要。

「非活動站點」指令可讓您識別網站。 站點會在一段可設定的時間內保持非活動狀態。在模擬模式下，您會收到初始報告；然後，當您切換到活動模式時，系統會通知網站擁有者確認是否仍需要該網站。

不再需要的網站 您可以將它們設定為唯讀模式，並在一定期限（3、6、9 或 12 個月）後將其移至 Microsoft 365 存檔。這樣，內容既能保留，又不會影響 Copilot 的日常使用體驗或搜尋功能。

此外，您還可以使用「獲取 AI 洞察」選項。 在不活躍站點報告中，提供建議和模式，以簡化有關哪些站點需要存檔或更詳細審查的決策過程。

步驟 4：偵測可能有過度分享內容的網站

而不是逐一檢查網站最好使用集中式報告。 SharePoint 高階管理提供了兩種互補的方法。

該網站允許組織提交報告。 它建立了一個基準：顯示所有網站以及擁有權限的使用者數量、與整個組織共享的內容、「除外部使用者外所有人可見」的內容、訪客內容等等。它可以從 SharePoint 管理中心生成，也可以透過以下方式產生： PowerShell的.

另一方面，基於活動的報告 他們會監控正在進行的共享活動，尤其是一些選項，例如「除外部使用者外的所有人」、「組織內部人員」或「任何人」。這些情況下更容易出現過度分享。

報告可以排序和篩選。此外，還允許使用 AI 資訊按鈕來偵測模式，並快速識別對 Copilot 資訊外洩風險較高的網站。

步驟 5：控制 Copilot 對內容的存取權限及其可見性

Copilot 從 Microsoft Graph 取得結果。尊重每個使用者對網站和文件的權限。但是，如果某個網站被過度分享，它很可能會出現在太多的答案中。

為了緩解這種情況，業主需要審查場地訪問權限。 這至關重要。所有者會收到通知，並且可以從「網站審核」頁面查看 SharePoint 群組、單一使用者和共享鏈接，從而調整權限。

如果偵測到高風險 在審核期間，受限存取控制政策可讓您暫時將存取權限限制在特定使用者群組。只有該使用者群組才能看到相關內容，即使在 Copilot 中也是如此。

受限內容偵測策略 它還採用了另一種方法：保持權限不變，但阻止網站內容出現在 Microsoft 365 Copilot 和全域搜尋結果中。這在您希望保留操作存取權但避免透過人工智慧暴露網站內容的情況下非常有用。

步驟 6：保護公司關鍵場所

包含高度敏感資訊的網站 （財務、人力資源、策略、智慧財產權）需要採取額外措施，以避免在 Copilot 諮詢中被曝光。

對於這些網站，微軟建議 從設定程序本身開始主動應用受限存取控制 (RAC)，以便它們從一開始就擁有最小且受控的存取權限。

建議同時啟用受限內容偵測功能。 即使網站內部已向其合法受眾廣泛分享，也阻止文件出現在 Copilot 或全球搜尋結果中。

這些措施可以輔以下載阻止指令。例如，對於 Teams 會議的錄音和文字記錄，或基於微軟資訊保護的加密操作，使得某些關鍵文件只能在非常特定的情況下存取。

更進階的 SharePoint 管理工具可加強資料保護

除了上述步驟之外，還需要進行高階 SharePoint 管理。 它提供了額外的工具，以在 Copilot 上線之前穩定治理。

關鍵之一是定期審查網站所有權。識別那些沒有明確負責人的事項並分配責任。同樣的責任歸屬政策有助於實現此流程的自動化，並使其與組織政策保持一致。

另一項重要建議是審查並存檔不活躍的網站。 通常情況下，我們會使用「非活躍站點」策略。通知網站擁有者並請他們做出決定，可以確保 Copilot 不會依賴過時或錯誤的資訊。

的功能 利用人工智慧進行語意匹配 當您發現某個網站對敏感資料的保護不力時，該工具尤其有用：它會從該網站搜尋其他具有類似內容的網站，並允許您將相同的安全策略應用於整個網站集。

結合這些能力 透過角色、授權、網路搜尋策略、錨定控制和零信任安全等強有力的策略，可以部署 Copilot for Administration 和 Copilot Chat，從而在不犧牲控製或資料保護的前提下提高生產力。

擁有管理良好的 Microsoft 365 環境Copilot 為管理員提供了一個日常助手，它可以減少官僚主義，明確租戶健康狀況，自動生成報告，提供支持，並幫助從生成式 AI 中榨取最大價值，同時保持安全性、合規性和用戶體驗的一致性。