逐步解說如何在 Word 中列印信封和標籤

在 Word 中列印信封和標籤是許多人都知道但卻很少有人能充分利用的功能之一。如果您從事郵件相關工作，無論是為公司、網路商店或個人企業工作，掌握這些工具都能為您節省大量時間和精力。

本指南將介紹如何在 Word 中建立、設定和列印信封和標籤，無論您只需要單一標籤，還是需要列印包含客戶地址的大量標籤。我們將涵蓋基本和進階選項、如何利用郵件合併功能，以及如何在適當情況下整合 Outlook 聯絡人，從而盡可能實現流程自動化。

相容的 Word 版本和一般方法

信封和標籤工具幾乎在所有現代版本的 Word 中都可使用。這些版本包括Microsoft 365版 Word 、Microsoft 365 for Mac 版Word 、Word 網頁版、Word 2024（及其 Mac 版本）、Word 2021、Word 2019、Word 2016，甚至包括iPhone版 My Office 等行動應用程式。雖然一些視覺細節可能有所不同，但所有版本的工作流程都非常相似。

從本質上講，Word 可以讓你做兩件與實體郵件相關的大事：一方面，設計和列印信封，包括收件人和寄件者的地址；另一方面，產生標籤頁，可以貼在信封、盒子、包裹或你在日常活動中使用的任何類型的實體信件上。

此外，這些工具還與郵件合併功能和資料來源（例如Excel 中的清單或 Outlook 本身的通訊錄）集成，因此您可以大量建立個人化郵件，而無需單獨輸入每個位址。

需要注意的是，Word 的選項分為兩類：一類是快速建立單一信封或標籤，另一類是為大量生產設計的更進階功能。好消息是，所有功能都集中在一個選項卡中：郵件。

在 Word 中設定寄件者位址

在你開始瘋狂列印信封之前，最好先在 Word 中設定一個預設的回郵地址。這樣，每次創建新信封時，Word 都會自動填寫該地址，你只需要在需要使用其他地址時進行更改。

要設定此位址，您需要在 Word 的常規選項中進行配置。前往“檔案”選項卡，點擊“選項”，在進階選項中，您會找到一個名為“郵寄地址”的常規設定部分。您可以在此輸入您希望在列印件中顯示的退信地址。

此地址將會保存，方便您日後使用，無需重複填寫。如果您需要更改回郵地址（例如，從不同的分行或家庭地址寄送），您可以在列印時暫時修改信封上的文字或直接填寫新的地址。

另一個優點是，即使您選擇不在某個信封上顯示回郵地址，Word 仍會將此地址保留為設定中的預設值，因此您不會在以後的郵件中遺失該地址。

列印信封前，請先查看列印選項。

處理信封時最常見的錯誤之一就是沒有檢查印表機對信封的進紙方式。每台印表機的進紙方式都不一樣：有的需要信封正面朝上，有的則需要正面朝下；有的需要從短邊插入，有的則需要從長邊插入；進紙位置也各不相同（紙盒的右側、中間或左側）。

在「郵件」標籤的「建立」群組中，您可以開啟「信封」選項並存取相應的對話方塊。在那裡，您會找到一個「選項」按鈕，點擊後將打開一個包含兩個主要標籤的視窗：一個用於設定信封選項（尺寸、文字位置等），另一個用於設定特定的信封列印選項。

在「尺寸」部分，Word 允許您從各種標準信封格式中進行選擇。如果沒有合適的標準格式，您可以選擇自訂尺寸，並手動輸入信封的寬度和高度。這在處理特殊格式、有襯墊信封或不常見的尺寸時尤其有用。

在「列印選項」標籤中，Word 會使用印表機驅動程式訊息，以圖形方式顯示如何正確裝入信封。您可以在這裡看到信封應該放在紙盒的右側、中間還是左側，應該從短邊還是長邊放入，以及打印面應該朝上還是朝下。

如果信封是從短邊插入的，您可能需要旋轉信封以防止文字倒置。最好先進行測試列印：在「收件地址」方塊中輸入測試地址，按照列印選項視窗中的圖示放入一個信封，然後發送列印作業。這樣您就可以驗證列印是否正確，或者是否需要進行任何調整。

如果結果不如預期，您可以嘗試以下幾種實用方法：查閱印表機手冊或幫助文檔，了解如何裝入信封；更新印表機驅動程式（如果有新版本）；當然，您也可以返回 Word 的列印選項，嘗試不同的設置，直到找到適合您特定型號的配置。

在 Word 中建立、列印和儲存信封

設定好列印偏好設定和回郵地址後，就可以建立信封了。同樣，這一切都從“郵件”選項卡中的“創建”群組開始，在那裡您可以找到“信封”按鈕。

開啟此對話方塊後，您會看到兩個主要文字方塊：一個用於填寫收件者地址，另一個用於填寫寄件者地址。在第一個文字方塊中，您可以手動輸入信件或包裹的寄送地址。如果您的電腦上安裝了相容的電子通訊錄，則可以直接從通訊錄插入位址，而無需手動輸入。

如果您想改善文字外觀，可以輕鬆地對文字進行雙向格式化。只需選取文本，右鍵單擊，然後選擇「字體」等選項，即可調整字體、字號、樣式（粗體、斜體等）和其他格式參數。這樣，您可以應用更正式的商務風格，或者只是提高可讀性。

在回郵地址方塊中，您可以輸入新地址，也可以讓 Word 使用您現有的地址。如果您不希望某個信封上顯示回郵地址，可以選取對應的複選框，這樣就可以省略該郵件的回郵地址，同時保留以後信封的預設值。

在某些情況下，Word 還提供為信封添加電子郵資的選項。要使用此功能，您需要安裝相容的郵資程序，此類程序通常僅在特定國家/地區透過特定服務提供。在對話方塊中，您可以啟用新增郵資的選項；如果您未安裝此類程序，Word 可能會建議您連接到線上服務以獲取更多資訊。

填寫完資訊後，您有兩個主要選項。如果您只想立即列印信封而不儲存任何內容，請按照「信封選項」對話方塊的「列印選項」標籤中的說明將信封放入印表機，然後按一下「列印」。 Word 會將列印作業直接傳送到印表機。

如果您想要儲存信封設計以供重複使用或將其新增至文件中，可以選擇「新增至文件」選項。 Word 會將信封插入到目前文件的第一頁，剩餘頁面供您書寫信件或附件內容。然後，只需轉到“檔案”>“另存為”，並為檔案命名即可儲存。

建立並列印相同的標籤頁

除了信封之外，Word 還讓列印整頁相同的標籤變得異常輕鬆。例如，這對於重複的地址標籤（寄件者）、產品識別貼紙、內部代碼或任何需要在整頁上重複出現的資訊都非常理想。

若要進行此操作，請前往「郵件」選項卡，然後按一下「標籤」。此時將開啟一個對話框，您可以在其中輸入要顯示在標籤上的信息，通常是在「地址」欄位中。此資訊通常為文本，但您也可以根據需要將其與圖形或特殊格式結合使用。

列印前，請務必點選「選項」按鈕，選擇標籤供應商和您要使用的特定產品。 Word 內建了相當全面的標籤品牌和型號列表，因此如果您的標籤紙是標準尺寸，您幾乎肯定能在列表中找到它。選擇正確的產品後，Word 會自動調整每個標籤的尺寸和每張紙上的標籤數量。

如果您的參考編號未列出，您可以使用「新標籤」按鈕建立自訂設計。在這裡，您可以輸入每個標籤的精確尺寸、邊距、垂直和水平間距以及行數和列數。儲存後，您可以稍後重複使用此設計。

在對應的方塊中輸入標籤文字後，您可以像編輯信封一樣，使用字體和段落工具修改格式。只需選取文本，右鍵單擊，然後套用所需的格式變更（字體、對齊方式、行距等）。

在標籤對話方塊底部，您可以選擇列印整頁相同的標籤，或只列印紙張上特定位置的單一標籤。如果您需要用相同的內容填滿整張紙，請選擇「整頁」選項並列印；或者，您可以建立一個新文件先進行預覽。

但是，如果您只需要在部分使用的標籤紙上列印一個標籤，則可以在「僅標籤」方塊中選擇特定的行和列。這樣，您就不會浪費標籤紙：Word 只會列印指定位置，並將剩餘空間保留以供將來使用。

總而言之，尤其是在使用客製化設計或昂貴的標籤紙時，最好先在普通紙上進行列印測試，以檢查對齊情況。這樣可以確保內容完全位於每個標籤的邊界內。

郵件合併信封和標籤

當您需要發送大量個人化信件或包裹時，使用 Word 的郵件合併工具是理想的解決方案。此功能可讓您將文件連接到資料來源（例如，包含姓名和地址的 Excel 電子表格），並為清單中的每筆記錄產生信封或標籤。

在「郵件」標籤上，您可以選擇「開始郵件合併」。從這裡，您可以選擇要處理的是信件、信封還是標籤。選擇「信封」或「標籤」後，Word 會開啟對應的設定對話框，您可以在其中調整大小、邊距和格式，正如我們之前所看到的。

對於信封，您可以在「信封選項」標籤中進行特定設定：信封大小、字體以及寄件者和收件者的文字位置。 Word 會顯示預覽結果，以便您查看地址列印後的顯示效果。此外，「列印選項」標籤可讓您指定信封的送入方式，確保郵件合併功能正常運作，避免定位錯誤。

標籤製作流程首先需要從對應的下拉式選單中選擇標籤紙的品牌和型號。選定型號後，Word 會自動計算每張紙上的標籤數量、尺寸以及文字排版，以實現完美適合。如果您的標籤不在清單中，您可以使用「新標籤」選項建立自己的設計。

定義好信封或標籤格式後，下一步是選擇收件者。您可以連結 Excel 檔案、資料庫、聯絡人列表，甚至可以手動建立新的資料來源。清單中的每一行代表一個不同的包裹，包含姓名、地址、郵遞區號等欄位。

接下來，只需將合併網域插入信封或第一個標籤即可。例如，您可以將名字、姓氏、地址、城市和郵遞區號放置在實際列印位置。執行合併後，Word 將產生與資料來源記錄數相同的信封或標籤，每個信封或標籤都包含收件者的個人化資訊。

在標籤部分，接受設定後，文件將變成一個表格，其中定義了每個標籤的邊界。表格邊框起初可能不太明顯，但它們確實存在：您可以啟用或修改邊框顯示，以便更輕鬆地操作。不過，為了避免在標籤上繪製不必要的線條，最好在列印前先停用邊框或刪除所有可見的線條。

一切設定完畢後，剩下的就是運行組合程式：您可以查看先前的結果，如果您不想使用整個列表，可以篩選收件人，滿意後，即可發送批量列印，因為每個信封或標籤都將包含正確的資訊。

使用 Outlook 聯絡人清單和其他選項

除了電子表格或資料庫等資料來源外，Word還能與微軟的電子郵件用戶端 Outlook 無縫整合。如果您已經整理好了聯絡人訊息，包括姓名、郵寄地址和其他想要用於郵件發送的數據，那麼這種整合功能尤其有用。

在「信封和標籤」選項中，您通常會找到一個形狀像通訊錄或筆記本的小按鈕，點擊即可直接匯入 Outlook 聯絡人。點擊該按鈕，您可以選擇要使用的聯絡人，系統會自動填充諸如收件地址之類的字段，無需複製貼上。

這項整合極大地簡化了為單一聯絡人建立信封或標籤的過程，如果您使用通訊錄作為資料來源，它還可以用於郵件合併。這樣，每個聯絡人都會成為大量郵件中的一個收件者記錄。

在「信封和標籤」對話方塊中，您還可以找到其他實用資訊，例如印表機紙匣中的紙張方向以及最終列印效果預覽。您可以使用「選項」按鈕調整所有這些設置，確保螢幕上顯示的內容與實際列印效果一致。

另一個您可能感興趣的功能是添加電子郵資（如果您的國家/地區提供此功能）。要使用此功能，您需要下載相容的電子郵資程序，通常可以透過第三方服務或微軟提供的連結取得。建議您諮詢當地郵局，以了解此選項是否可用以及如何將其整合到您的工作流程中。

一切準備就緒（格式、聯絡人、列印選項）後，只需按下「列印」按鈕即可。但避免浪費信封或標籤的關鍵在於，事先花幾分鐘時間正確設定尺寸、邊距、紙張方向和資料來源。這可以確保每封​​郵件看起來都很專業，並且印表機不會對紙張進行任何異常處理。

掌握 Word 中的信封和標籤列印技巧，意味著從每次發貨時都為印表機而苦惱，轉變為擁有一個可靠、快速的系統，該系統完全適應您的工作方式，無​​論您是每月發貨幾次，還是準備有數百名收件人的大規模活動。