完整的 Copilot Word 逐步教學

如果你曾經盯著空白的Word文件不知從何下手， Copilot 可以成為你寫作更快、更輕鬆的最佳助手。。這位助理 人工智能 它整合到 Microsoft 365 中，能夠產生草稿、重寫整個章節、總結長文檔，甚至可以與您討論螢幕上的內容。

遠非一個簡單的「為你寫作」的工具， Word 中的 Copilot 功能旨在幫助您更好地思考、組織思維並潤飾文字。無論您是從零開始還是已經擁有一個高級文檔，關鍵在於了解如何與文檔進行溝通以及它在每種情況下提供的選項，而這正是我們將在本教程中詳細探討的內容。

Word 中的 Copilot 是什麼？它能為您做些什麼？

Word 中的 Copilot 是一位以人工智慧為基礎的助手 OpenAI （GPT）可直接整合到 Microsoft 365 應用程式中 在文件中產生和轉換文字內容它不是一個單獨的應用程序，而是顯示在功能區和文件畫布上的一個功能。

實際上，這意味著 它可以在幾秒鐘內將一張白紙變成相當不錯的草稿。根據您提供的指示：短語、大綱、一些簡短筆記，甚至是文件和會議記錄作為參考。

除了創建新內容外，Copilot 還用於 改寫、縮短、加長或改變已寫文字的語氣如果你的文字太隨意，你可以要求使用更正式的語言；如果文字太晦澀難懂，你可以要求使用更清晰、更直接的版本。

另一個優點是其文件分析能力：它可以 使用 Copilot 匯總 Word 文檔從已有內容中提取要點，產生清單或表格，並回答有關該特定文件的問題，包括引用來源段落的參考文獻。

最後，整合的聊天面板讓您可以保持聯繫 與 Copilot 就您的文件進行來回對話無需離開 Word，即可提出問題、要求補充想法或提供當前文本中未提及的補充資訊。

要求以及如何在 Word 中檢查 Copilot 是否可用

在使用之前，請務必確認： 您的 Microsoft 365 帳戶和安裝與 Copilot 相容 那你能做什麼 在 Microsoft Word 中啟動 Copilot並非所有許可證都包含此功能，如果您不符合某些要求，則「副駕駛」按鈕甚至可能不會出現。

在家庭領域，你需要 有效的 Microsoft 365 個人版或家用版訂閱，或 Copilot Pro 訂閱在企業環境中，擁有 Microsoft 365 Business Basic、Standard、Premium、E3、E5、F1 或 F3 等授權的使用者可以使用 Copilot，前提是該組織也購買了 Microsoft 365 Copilot。

對於新建立的文件或尚未儲存的文件， 在 Word 視窗頂部看到的主帳戶應該是獲得 Copilot 許可的帳戶。如果您使用的是另一個未經授權的帳戶，即使您以其他身分擁有有效的訂閱，Copilot 也不會顯示。

此外，最好也檢查 Microsoft 365 應用程式中的帳戶隱私設定。在“文件”>“帳戶”下，您會看到一個部分，其中… 使用「管理設定」選項保護帳戶隱私你需要確保啟用「分析內容的體驗」選項。

在同一部分中，向下滾動直到找到設定。 「所有互聯體驗」也已啟用，請檢查是否已啟用。如果停用這些選項中的任何一個，Copilot 可能不會在 Word、Excel 或 PowerPoint 中顯示或無法正常運作。

如何在 Word 中使用 Copilot 產生初稿

Copilot 在 Word 中最強大的功能之一是它能夠… 根據簡單的指示建立初稿它非常適合用於提案、文章、信件、技術文件或幾乎任何需要結構化文字的內容。

當您開啟一個新的空白文檔，或在現有文檔中另起一行時，體驗會有所不同。 在畫布上「使用 Copilot 產生草稿」。您可以在那裡寫下您的請求，也稱為“提示”。

結果的品質很大程度取決於 你在最初的請求中表達得多麼清晰詳細？你可以要求一些簡單的題目，例如“寫一篇關於棒球的文章”，或一些更具體的題目，例如：“為大學生寫一段關於時間管理的段落”。

為了獲得最佳效果，請嘗試在郵件中包含以下內容： 文件類型、目標、語氣、受眾以及您想要闡述的關鍵點例如，“請為我的團隊寫一篇文章，談談照顧好自身健康的重要性，語氣要友好且激勵人心，並包含一些實用技巧。”

點擊「生成」後，Copilot 將建立內容並將其插入文件。之後您可以… 接受草稿（保留）、完全丟棄或請求重新產生。 取得更符合您需求的其他版本。

以文件、電子郵件和會議記錄為基礎起草草案。

Copilot 不僅可以處理你在文字方塊中輸入的內容，它還可以 請根據組織內現有的文件和資料起草草稿。如果您需要與內部術語和關鍵績效指標 (KPI) 保持一致的文檔，這將特別有用，這有助於… 針對本地工作流程最佳化 Copilot.

在副駕駛文字方塊中，您可以輸入您的請求，然後， 在檔案名稱後面加上斜線“/” 你想用作參考文件。 Word 將顯示符合文件的清單。 的SharePoint 或者您也可以透過 OneDrive 選擇它們。

企業導向的 Copilot 有許多版本 參考多達數十個相關項目（文件、簡報、電子郵件或會議記錄）這樣一來，您就可以建立有內部資料充分支援的文本，而無需手動複製貼上。

透過添加這些文件，Copilot 能夠 提供更準確的草稿，包含貴公司日常使用的資料、產品名稱和表達方式。這樣可以減少後續的修改工作，因為基礎已經適應了您的專業環境。

所有這些材料的使用都受到嚴格控制： 您只能引用您在 SharePoint 或 OneDrive 中已擁有存取權限的檔案。並且資訊將保存在貴組織制定的安全和合規限制範圍內。

在現有文件中新增內容

如果您已經有正在撰寫的文檔，Copilot 也能為您提供協助。 在不中斷寫作流暢性的情況下，加入新的段落、章節或範例來擴展文章。只需另起一行，撥打 Copilot 即可。

當您選擇頁邊距或功能區中的「副駕駛」圖示時，會開啟一個對話框，您可以在其中進行解釋。 你想添加什麼類型的內容，以及採用什麼語氣？例如：「以專業的語氣加入一個關於優缺點的章節」或「包含一個日常使用的實際範例」。

產生擴充功能後，Copilot 將顯示建議的文本，您將有多個選項： 喜歡就保留，想要不同版本就重新生成，或是丟棄。 如果篇幅不夠，你也可以像編輯其他 Word 文件一樣手動編輯它。

此外，您也可以直接在 Copilot 控制面板中撰寫指令，以完善您剛剛建立的內容。例如： 「讓它聽起來更正式一些」、「讓它更簡短一些」或「調整一下這個草稿，使其更適合兒童讀者」。 它們允許您完善內容，而無需從頭開始。

這樣，Copilot 就以某種方式融入寫作過程中。 用於快速遍歷文字的工具將自動建議與您自己的手動更正相結合，以更快地獲得您想要的結果。

使用 Transform 函數重寫和轉換文本

處理文件時最耗時的任務之一是 使用 Word 中的 Copilot 改進文本修正文風、簡化句子、消除重複。 Copilot 的轉換功能可以幫助你節省大量時間。

使用方法很簡單，只需… 選擇要變更的文字片段，然後點擊左側邊距出現的「副駕駛」圖標在上下文選單中，您會看到幾個操作，包括自動重寫。

選擇自動重寫時，Copilot 會建議原文的不同版本，通常會提供 風格、簡潔性或思路順序上的變化您可以瀏覽這些建議，並決定哪一個最符合您的需求。

如果以上選項都無法完全說服你，你還有另一種可能性： 重新產生一套新的替代方案 或者，您也可以在編輯框中透過具體指示來完善您想要的內容，例如「使其更具說服力」或「使用更中性的語氣」。

這種轉換功能還包括將文字轉換為表格。只需選擇一段文本，然後選擇相應的選項。 在“副駕駛”選單中選擇“以表格形式檢視”該工具會自動將這些資料重新整理成表格格式。

表格創建完成後，您可以… 請求對 Copilot 進行其他調整，例如「新增第三個空列」、「變更列的順序」或「按類別分組」。如果您不喜歡結果，您可以隨時將其丟棄，並保留文字原樣。

與 Copilot 討論您的 Word 文檔

除了具體操作之外，Copilot 還提供了一個聊天面板，您可以透過該面板進行以下操作： 就您的文件保持持續對話。它通常是從功能區“主頁”選項卡上的“副駕駛”圖示打開的。

在這個小組中，你可以像諮詢普通助手一樣提出開放式問題，但它的最大價值在於： 它能夠理解目前文件的內容，並能將其用作上下文，這要歸功於… 使用 Copilot 進行語意搜索這樣一來，它就能針對你所寫的內容給出具體的答案。

例如，你可以問他： “請用五點概括這份文件”或“請告訴我這份報告的主要目標是什麼”Copilot 會將資訊連同參考資料一起回傳給您，以表示資訊取自文件的哪一部分。

您也可以使用聊天功能產生元素，然後將這些元素複製到文件中： 想法清單、對比圖表、段落範例，甚至是俳句或其他創意文本 你想插入或修改的內容。

一個有趣的優點是 聊天記錄會自動儲存到歷史記錄中。這樣，您就可以回顧先前的對話，處理待解決的問題，或在其他文件中重複使用對您行之有效的說明。

關於如何開始使用 Copilot 的實用說明建議

如果你是新手，那麼一小批… 您可以複製、修改並直接貼上到 Copilot 中的提示或訊息 看看它在 Word 中能做到什麼程度。

如果您要從零開始創作內容，您可以嘗試以下方法： “寫一篇關於創造工作與生活平衡的重要性的文章”表明您希望使用友善、正式或商務的語氣。

另一個有用的方法是詢問 結構較偏技術性的文檔，例如「撰寫一份關於專案管理的技術文檔，包含引言、方法論和結論三個部分」。Copilot 會產生一個結構相對合理的方案，然後您可以對其進行完善。

它還可以幫助您撰寫更正式的文件，例如求職信或商業計劃書。例如，您可以要求： “請撰寫一份銷售職位的工作邀請函。入職日期：8月1日。年薪：6萬美元，另加獎金。” 然後根據具體數據進行調整。

如果要引用先前的信息，可以使用「/」將提示文字與文件引用結合。例如： “請使用 /New Flavor Research.docx 文件，為 Fourth Coffee 拿鐵系列撰寫一份新口味提案。”前提是該文件存在且內容相關。

在聊天面板中，您也可以要求文件中未包含的資訊（在您所在環境允許的範圍內）。例如： “我需要一份巧克力曲奇餅乾的食譜”或“請用表格列出該食譜所需的所有材料” 它們用於查看它如何將一般請求轉換為結構化內容。

Copilot 的隱私、安全性和當前局限性

Word 中的 Copilot 功能依賴 Microsoft 365 基礎架構，因此 繼承了適用於您資料的相同安全、隱私和合規措施 在此平台上，文件將根據您所在組織的設定受到保護。

當 Copilot 根據文件產生摘要或回答問題時， 它包含參考文獻，並附有引文，說明資訊的來源。這有助於驗證內容是否基於文件的實際章節，而不是脫離上下文而捏造的。

也就是說，重要的是要記住： Copilot 依賴人工智慧模型，這些模型可能會出錯、混淆概念或產生不準確的文字。有時它甚至會產生一些看起來很有說服力但不完全準確的內容。

因此，微軟建議，而且謹慎的做法是… 務必審核 Copilot 產生的內容，檢查敏感資料、數字、專有名詞或任何關鍵資訊。 在接受文件或與他人分享文件之前。

也可能出現這樣的情況： 來自不同使用者的類似請求會產生類似的文字。對於非常通用的短語或常見模式，這一點尤其重要。不建議依賴 Copilot 來創建完全原創或需要保密的內容，除非經過人工審核。

如果系統在任何時候產生您認為不恰當、出乎意料或冒犯性的回复， 可以直接從 Copilot 介面發送評論。通常每個答案旁邊都會有點讚或按踩的圖示。

如何透過評論和樣式調整更好地使用 Copilot

Copilot 的一大優點在於，你不必拘泥於它提供的第一個答案； 透過額外的指導，你可以塑造它帶給你的回饋。 這樣做就好像你在給作家下指令一樣。

Copilot 產生文字片段後，您可以要求它執行以下操作： 使其更簡潔、更詳盡、更專業、更非正式，或針對特定受眾。一句簡單的「讓內容更簡潔一些」或「讓措辭更專業」就能徹底改變內容的語氣。

這種迭代方法既適用於新內容，也適用於基於選定章節的內容。例如，您可以 從您的文件中選擇一個段落，要求重寫，然後透過諸如「減少技術術語」或「添加實際範例」之類的細微差別對其進行完善。 直到它完全符合你的要求為止。

不應忘記的是，儘管副駕駛可以完成許多繁重的工作， 最終決定權一直在你手中：你可以編輯、合併版本、刪除不合適的部分，只保留有用的部分。把 Copilot 看作是提案助手，而不是作者的完全替代品。

使用該工具時，你會發現 你最喜歡的、非常適合你寫作風格的短語和說明將這些想法保存下來，或從聊天記錄中重新利用它們，可以加快準備每個新文件的速度。

Copilot 在 Word 中提供的所有功能——快速草稿、智慧重寫、上下文聊天、文字到表格的轉換以及參考文件支援——都讓操作變得更容易。 更快地將初步想法轉化為最終的成品，並減少創作瓶頸只要你認真審視它產生的內容，並將其與你自己的專業判斷結合。