如何一步一步壓縮 Word 或 PowerPoint 文件

當您需要共用文件時，如果收到文件過大的典型警告，那將非常麻煩。 學習如何壓縮 Word 或 PowerPoint 文件 這決定了你只需幾秒鐘就能發送工作成果，還是會費力地處理電子郵件（或學習如何處理電子郵件）。 在 Outlook 中傳送大文件）、雲端或公司訊息傳遞。

此外，這不僅僅是能夠連接它的問題： 減小文檔大小 這也使得它們在硬碟上佔用的空間更少，從而為…服務。 存儲 檔案儲存在雲端，開啟速度更快，這對於團隊協作或每天處理大量文件的使用者來說至關重要。幸運的是，Word 和 PowerPoint 都提供了強大的選項，可以在不損失品質的情況下縮小文件大小，此外還有其他方法。 外部工具 這還能對你更有幫助。

為什麼有些 Word 和 PowerPoint 檔案會非常大？

在你開始瘋狂壓縮身體之前，最好先了解這些額外的重量都來自哪裡。 Word 或 PowerPoint 檔案的大小 這主要取決於內容：長文字、大圖像、圖形、表格、視訊或音訊都會增加檔案大小，使檔案大小飆升至兆位元組。

在 Word 文件中，最常導致文件增大的因素是： 高解析度嵌入式影像尤其是如果你直接從手機或相機貼上圖片而沒有進行任何調整的話。在 PowerPoint 中，除了圖片之外， 嵌入式音訊和視訊片段 它們是造成簡報過於冗長乏味的罪魁禍首。

一些不太明顯的調整也會產生影響，例如 字體嵌入 （字體儲存在文件本身中），這保證了文件在任何電腦上看起來都一樣，但代價是文件大小顯著增加。

另一個鮮為人知的因素是，在 Office 中編輯圖像時會保存額外的資訊。 當你裁剪或修改影像時 在 Word 或 PowerPoint 中，程式可以保留原始資料以便稍後恢復，但這會增加您通常不需要的數千位元組的空間。

最後要指出的是，某些影像格式（例如，包含多種顏色的 PNG 或未壓縮的 TIFF） 它們並非為節省空間而設計的如果在 Office 文件中未經最佳化就使用它們，即使內容看起來並不複雜，最終的檔案大小也會急劇增加。

如何查看 Word 或 PowerPoint 文件的大小

在開始調整設定之前，最好先快速檢查一下。 您的 Word 或 PowerPoint 文件有多大？ 以及應用每種壓縮方法後它的變化。這樣你就能看出是否真的值得繼續調整。

最直接的方法就是透過程式本身。 開啟您的 Word 文件或 PowerPoint 簡報。 然後轉到頂部標籤頁，即可看到主選單。

然後點擊 “檔案”位於左上角。在該選單中，選擇“部分”選項。 “信息” 您會在左側欄看到它。此面板顯示有關文件的各種詳細資訊。

在文件的「一般資訊」部分，您將能夠看到 檔案大小及其他屬性例如頁數或投影片數、字數或修改日期。這是一種快速判斷文件是否過長需要精簡的方法。

一旦你習慣了查看這個部分，經常查看就會變得非常實用。 體重如何變化 每次調整後都進行調整，而不是盲目嘗試。這比猜測為什麼郵件不允許添加附件方便得多。

停用字體嵌入，即可減少 Word 或 PowerPoint 文件的大小。

之一的 技巧 更有效，而且很多人不知道的是， 管理文件中嵌入的字體. 微軟的Office 它可以保存文件本身使用的字體，這樣即使接收電腦沒有安裝這些字體，文字看起來也是如此。

這項功能在設計方面非常有用，但它是有代價的： 嵌入字體會顯著增加檔案大小尤其是在使用粗體字或多種字形變體（粗體、斜體等）時。因此，當文件過大時，值得檢查一下這個選項。

若要在 Word 或 PowerPoint 中變更此設置，請開啟文件並點擊頂部的選單。 “檔案”然後，在左側欄中選擇 “選項”這將打開程序設定視窗。

在該視窗中，轉到“類別” “保存”在標題類似於「儲存此文件時保持原樣」的部分，您會看到一個方框。 “將字體嵌入檔案中”如果想盡可能減輕檔案大小，最簡單的辦法就是取消選取該選項，這樣文件中就不會包含任何字型。

如果您出於任何原因需要嵌入字體，您仍然可以透過啟用以下兩個選項來顯著減小檔案大小： “僅插入文件中使用的字元（建議這樣做以減小文件大小）” y “請勿嵌入常用系統字體”這樣一來，只會保存實際使用的字符，避免保存幾乎所有計算機都已包含的標準字體。

透過這種調整，您通常會達到 尺寸明顯縮小對於設計複雜的簡報或使用特殊字體的文檔，這一點尤其明顯。但是，如果您完全停用嵌入功能，在沒有安裝該字體的電腦上，文字的顯示效果可能會略有變化。

在 Word 和 PowerPoint 中壓縮圖片以減少檔案大小

在大多數文件中，圖片是最需要改進的地方。 高解析度照片佔用大量空間 而且，對於辦公室報告或課堂演示來說，你很少需要它們達到最高品質。

Word 和 PowerPoint 都內建了壓縮文件中所有圖片的工具，無需逐一操作。一個快捷方法是使用“另存為”快捷鍵。 文件開啟後，按 F12 鍵 直接開啟高級儲存視窗。

在該視窗中，就在儲存按鈕旁邊，你會看到一個名為「儲存」的按鈕。 “工具”點擊那裡並選擇該選項 “壓縮影像”此時會打開一個窗口，其中包含影響文件中所有圖像的各種設定。

在壓縮選項中，您會看到不同的預設解析度。對於要透過電子郵件發送或在線共享的文檔，選擇合適的解析度通常就足夠了。 “電子郵件（96 dpi）：最大限度減小文件大小，便於共享”此設定會降低所有影像的分辨率，使其佔用最小的空間，同時保持可接受的螢幕品質。

選擇電子郵件選項或適當的解決方案後，確認並返回主儲存視窗。現在您只需… 在 Word 中選擇 .docx 格式，或在 PowerPoint 中選擇 .pptx 格式。 然後點選「儲存」。建議使用不同的檔案名稱儲存，以便比較原始檔案和壓縮檔案。

除了這個全域工具之外，您還可以查看 Office 中的進階影像選項。 檔案 > 選項 > 進階在“影像尺寸和品質”部分，您可以勾選該複選框。 “放棄編輯數據” 這樣，程式就能刪除編輯影像後將其恢復到原始狀態所需的資訊。

在同一個模組中，確保 “請勿壓縮檔案中的圖像” 它未被選中，因為如果選中，將停用自動壓縮。在下方“預設解析度”中，您可以選擇一個值。 150 dpi 或更低對於大多數僅在螢幕上查看的文件來說，這已經綽綽有餘了。

如何逐步減小 Word 文件的大小

如果您想專注於 Word，您可以將多個設定組合起來。 讓你的文件更輕便 在不遺漏重要內容的前提下，理想情況下，應遵循邏輯順序，以免遺漏任何內容。

首先請查看文件中的圖片。 避免直接貼上大幅圖片。 請勿使用手機或相機拍攝圖片；或者，您可以事先縮小圖片尺寸，或依照上述步驟（F12 > 工具 > 壓縮影像）讓 Word 壓縮圖片。

然後，輸入 檔案 > 選項 > 進階 在“影像大小和品質”部分，選取“丟棄編輯資料”，並將預設解析度設為 150 dpi 或更低。這樣可以確保 Word 不會「以防萬一」而保存不必要的圖像資訊。

然後去 文件 > 選項 > 保存 檢查字體嵌入設定。如果您不需要保證所有裝置上字體使用的一致性，請停用「將字體嵌入檔案」。如果您確實需要，請至少啟用以下選項： 只插入使用的字符，不要嵌入常用字體。.

此外，建議避免過度使用重物，例如： 非常複雜的圖形或從其他程式插入的圖形 盡量使用未壓縮格式。盡可能使用 Word 自帶的圖形或已最佳化以減少檔案大小的圖片。

調整完畢後，將文件另存為 .docx 格式（如果仍為 .doc 格式，則為舊格式），並檢查文件資訊部分。 文件大小已減小在許多情況下，這種變化是根本性的，尤其是當原始文件經過多年編輯而沒有任何最佳化時。

如何在 Windows 系統中壓縮 PowerPoint 簡報

在 PowerPoint 簡報中，除了程式內建的工具外，您還可以使用… Windows 檔案壓縮 目的是為了減小發送文件的大小。這不會減少簡報本身的大小，但會將其打包成一個更易於管理的文件。

為此，請打開 檔案總管（或 Windows 資源管理器）您可以從“開始”功能表或透過以下方式存取它： 鍵盤快捷鍵具體操作取決於您的 Windows 版本（例如，在 Windows 8 及更高版本中，使用 Windows 鍵）。

開啟瀏覽器後，前往儲存要共用的簡報的資料夾。 右鍵單擊 .ppt 或 .pptx 文件 開啟包含不同選項的上下文功能表。

在該選單中，將滑鼠懸停在該選項上 “發給” 在開啟的子選單中，選擇 «壓縮資料夾 (zip)»Windows 會在同一目錄下建立一個與簡報同名但已壓縮的 .zip 檔案。

這個壓縮檔案通常比原始簡報小得多， 它非常適合郵寄。 或者，如果它仍然很大， 將其分成幾個部分收件者只需雙擊 zip 檔案並解壓縮，即可完全恢復簡報。

減小 PowerPoint 中視訊和音訊檔案的大小

PowerPoint的另一個關鍵點是多媒體內容。 嵌入式視訊和音訊文件 他們可以製作一個看似簡單的演示文稿，但文件大小可能達到幾十甚至幾百兆位元組。

PowerPoint 包含一項特定功能 壓縮簡報中的多媒體文件雖然具體路徑可能因版本而異，但通常可以在媒體選項或檔案工具中找到它。

透過啟用媒體壓縮，該程式會將視訊和音訊重新編碼為更有效率的格式，並降低其位元率，這通常意味著 文件總大小顯著減少 在標準演示過程中，這種差異不會對品質造成太明顯的影響。

除了使用這個工具之外，從一開始就插入也是一個不錯的做法。 影片已優化 （例如，縮短時長，並以合理的分辨率（如 720p）播放）而不是上傳巨大的 4K 文件，因為在普通投影機或小屏幕上播放時，這些文件沒有任何意義。

如果您的簡報仍然過大，您也可以考慮連結到某些線上影片（例如，來自諸如…的服務）。 流）而不是嵌入它們。這樣， PowerPoint 文件會小得多。但是，您在觀看演示期間需要連接互聯網。