如何在 Word 中翻譯文字：所有選項和技巧

如果您每次需要翻譯文字時都將其複製並貼上到線上翻譯器中，那麼您就錯過了一個非常方便的選擇：Microsoft Word 整合了一個自動翻譯器，您可以使用它來轉換片段或整個文檔，而無需離開程式。

本指南涵蓋了充分利用 PDF 文件所需的一切：從翻譯選定內容或整個文件，到配置校對語言、添加或移除語言包、處理從右到左的語言，以及評估Google翻譯或 DeepL 等替代方案。我們還將介紹 PDF 的常見挑戰、何時最好諮詢專業人士，以及一個關於世界上翻譯次數最多的文件的有趣案例研究。

在 Microsoft Word 中直接翻譯文本

Word 可讓您直接從功能區進行翻譯。首先，前往「審查」選項卡，然後在「語言」群組中，按一下「翻譯」。您將看到兩個主要選項：翻譯選定內容或翻譯整個文件。

如果您選擇翻譯一段文字，文件右側會彈出一個面板，您可以在其中選擇來源語言（Word 通常會自動偵測語言）和目標語言。翻譯內容將顯示在該面板中，您可以使用專用按鈕將其插入文件中。

選擇「翻譯文件」時，Word 會自動在新視窗中開啟翻譯後的文件。這樣可以保持原文完整，並允許您同時處理兩個文件：來源文檔和翻譯成所選語言的文檔，從而避免覆蓋原有內容。

另一種快捷方法：右鍵單擊單字或段落，然後從上下文選單中選擇“翻譯”。這非常適合解決具體疑問或翻譯特定術語，而不會中斷您的工作流程。

請注意，為了提供這些功能，Word 可能會將內容傳送到線上翻譯服務。在某些環境下，尤其是在企業環境中，出於隱私和合規性考慮，此資訊至關重要；如果您的組織有此要求，請在使用機器翻譯之前諮詢您的 IT 部門，以了解當前的政策。

• 常用路線： 審閱 > 翻譯 > 翻譯所選內容 o 翻譯文件.
• 在 Outlook 中，類似的選項稱為 翻譯元素 用於電子郵件。
• 面板顯示偵測到的語言和目標語言；您可以 插入翻譯 到文檔。

選擇並配置翻譯語言

在開始翻譯之前，最好先設定您偏好的語言對。在「審閱」標籤上的「語言」下方，依序點選「翻譯」>「選擇翻譯語言」。您可以在這裡定義未來翻譯的來源語言和目標語言。

Word 支援自動偵測來源語言，但如果您總是使用某些組合，最好儲存這些組合，以免在每次工作階段中重複選擇。

1. 打開標籤 要審查.
2. 點擊 翻譯 > 選擇翻譯語言.
3. 選擇語言 出發地和目的地 並確認「接受」。

儲存設定後，開啟翻譯面板時，您會看到這些語言已預先選中，這可以加快翻譯速度，並減少重複項目中的選擇錯誤。

從右到左的語言：支援和顯示

Word 的設計旨在處理從右到左書寫系統（例如阿拉伯語或希伯來語）的文字編寫、編輯和顯示，即使與從左到右的語言混合使用也能正常運作。這包括支援上下文相關的字體更改和適配的介面選項。

如有需要，您可以變更選單和控制佈局，使其從右向左顯示，或調整單一文檔，使其內容正確顯示。此功能有助於自動或手動翻譯更好地遵循這些語言的閱讀方向和格式。

在 Word 中新增、變更和刪除語言

除了翻譯功能外，Word 還允許您管理顯示語言和創作語言，包括字典和校對工具。了解二者的差異至關重要：顯示語言影響介面（選單、按鈕、對話方塊），而創作語言決定文字的校對和驗證方式（拼字、文法）以及佈局首選項（縱向、混合或從右到左）。

如果您需要使用預設語言以外的其他語言進行寫作，並希望拼字檢查器幫助您避免錯誤，請新增該原始語言。這樣，您就可以利用特定的字典和語法規則，這對於經常使用多種語言寫作的人來說至關重要。

更改Office 顯示語言：

• 開啟文件後，前往 檔案 > 選項 > 語言.
• 在「Office 顯示語言」下，點選 從 Office.com 安裝其他顯示語言.
• 從 Microsoft 網站的清單中選擇語言， 下載並安裝它.
• 如果出現提示，請關閉 Office 應用程序，然後重新開啟它們時設定新的顯示語言。

對於創作語言（校對）：

• 去吧 檔案 > 選項 > 語言.
• 在「Office創作語言和校對」中，加入所需的語言和 確定其優先級.
• Word 將啟動該語言的校對工具（拼字、文法）。

在同一文件中處理多語言文字時，要避免出現“紅色下劃線雨”，請定義片段的校對語言：從“審閱”>“語言”>“設定校對語言”，選擇該段落的語言並確認。

不再需要安裝某種語言？您可以將其刪除以簡化清單。依序點選“檔案”>“選項”>“語言”，選擇“選擇編輯語言”，然後選擇要刪除的語言，點選“刪除”。刪除後，該語言的校對工具將不再可用。

Word 的替代品：Google Translate 和 DeepL

神經網路的出現大大提升了機器翻譯的層次。例如， Google翻譯就採用了GNMT技術來提高流暢度。即便如此，在許多情況下，人工幹預仍然是必要的，它可以幫助我們完善翻譯並確保準確性。

若要使用 Google 翻譯翻譯文檔，請在瀏覽器中開啟服務，然後前往「文檔」標籤。您可以上傳DOCX、PPTX、XLSX 和 PDF 檔案。上傳後，它會產生翻譯版本，您可以將其下載為 PDF 檔案。

請注意，翻譯結果通常會帶有「由Google翻譯」的浮水印。雖然它基本上保留了原文格式，但可能存在表達不自然或對複雜句子理解錯誤的情況。雖然它有助於理解大致意思，但還是建議校對一下。

DeepL是另一個高品質的選擇。免費版的「文件轉換」功能可讓您每月登入後轉換最多三個文件（Word .docx、PDF、PowerPoint .pptx）。如果您需要轉換更多文檔，可以選擇 DeepL Pro。

或者，您可以複製貼上文字進行分段翻譯，免費版每個文字區塊最多可翻譯1.500 個字元。 DeepL 聲稱可以偵測 33 種語言，對於許多語言對，其輸出結果通常比其他服務更自然、更準確。

DeepL 在翻譯 PDF 文件時會顯示一條警告：由於技術原因，它會將文件發送給Adobe進行轉換，使其變為可編輯和可處理的格式。該公司聲明其遵守 GDPR 法規，不會永久儲存內容，並允許用戶在設定中停用向 Adob​​e 發送 PDF 文件的功能。

在對比測試中，DeepL 通常能保持良好的格式，不帶浮水印，並產生流暢的文字。即便如此，對於專業用途，仍建議進行人工審核，以完善風格、術語和一致性。

翻譯文件和 PDF 時的常見挑戰

翻譯並非只是改變文字：文件具有獨特的特性，必須加以考慮。其中最常見的挑戰包括格式（表格、樣式）、設計（內容佈局）、圖形以及行業特定術語。

如果原始檔案是 PDF 格式，通常的做法是將其轉換為可編輯格式，進行翻譯，然後再重新產生 PDF。這需要花費時間重新設計，以確保最終結果看起來專業且與原稿一致。

• 格式：樣式表、標題、表格、清單。
• 企業網站規劃建置：段落、間距、分隔符號和分佈設定。
• 圖像：帶有嵌入文字的表格和圖像。
• 術語：詞彙表和風格指南保持一致。

建立PDF的基本步驟：

• 將 PDF 轉換為可編輯格式（Word、PowerPoint 等）。 檢查文字是否可選 而不是純粹的圖像。
• 翻譯內容（自動+後製編輯或人工翻譯）。
• 恢復格式並再次匯出至 PDF.

如果 PDF 檔案包含複雜元素（例如圖像中的文字、多個圖層、特殊字體），您可能需要桌面排版 (DTP) 服務（例如，將 Word 檔案轉換為 InDesign 檔案）。專業的 DTP 開發人員可以精確調整文字、圖像和樣式，使所有內容在轉換後完美契合。

實用桌面排版技巧：

• 識別最困難的區域（帶有文字的圖像、密集的佈局）和 就如何對待他們達成一致.
• 決定是否先建立一個「乾淨」的可編輯版本進行翻譯，或者您是否願意 單獨翻譯 然後應用文字。
• 最後驗證拼字和格式，特別是當排版師不懂 目標語言.

譯後編輯：如何改進機器翻譯

機器翻譯速度很快，但如果沒有校對，就可能出現含義、風格或連貫性方面的錯誤。這時就需要進行譯後編輯，將機器輸出與語言學家的專業知識結合。

主要有兩種方法。輕度後期編輯(LPE) 僅進行必要的最小程度的修改，以確保文本可讀且忠實於原文，優先考慮速度和成本。當目標是快速理解或發布，而對格式要求不高時，這種方法非常適用。

完整的後期編輯（FPE）會對文本的準確性、語法、語氣、術語和文化適宜性進行全面審查。目標是讓文字聽起來就像是用目標語言寫成的，這對於品牌內容、法律內容或醫療內容至關重要。

專業服務和翻譯管理系統 (TMS)

當工作量增加或品質至關重要時，尋求專業人士的幫助是明智之舉。語言服務提供者 (LSP)提供翻譯、在地化、校對，甚至桌面排版 (DTP) 服務，其流程旨在提高效率並保證質量，包括變更追蹤和回饋機制。

線上平台中的 PSI 範例：Gengo可讓您上傳文件、選擇語言組合併調整預算和品質；TextMaster提供基於雲端的 SaaS 服務，可以直接透過瀏覽器管理訂單。

如果您更傾向於自行挑選翻譯團隊，可以考慮一些擁有數千名譯者的社區，例如：ProZ（根據經驗和競賽進行評分）、TM-Town（按專業領域匹配譯員）或TranslatorsCafé。通常情況下，為每種語言聘請一名譯員和一名校對員可以提高最終譯文的品質。

為了擴大規模，翻譯管理系統 (TMS)集中管理翻譯流程：它可以自動匯入/匯出內容、分配資源、控製品質、追蹤成本和時間，並支援多種語言並行翻譯。

此外，翻譯管理系統整合了翻譯記憶庫、術語表和自動校對功能，以減少人為錯誤。它可以連接到內容管理系統、儲存庫或雲端服務（例如Dropbox ），並促進所有利害關係人之間的即時協作。

大多數現代運輸管理系統 (TMS) 都是基於雲端的服務：可隨時隨地安全存取、無縫更新且具有高可用性。借助遠端團隊和跨多個伺服器的備份，您可以避免投資和維護本地基礎設施。

一個典型案例：《世界人權宣言》，翻譯次數最多的文件

要了解翻譯文件的複雜性，《世界人權宣言》就是一個令人鼓舞的例子；自 1948 年以來，它是世界上翻譯版本最多的文本，有數百個不同語言的版本。

當有人向聯合國提出新的譯文時，一個團隊會檢查該譯文是否已存在，是否尊重原文的結構，是否完整（包含全部 30 條條款），以及文件格式是否正確（PDF、Word、HTML 或其他可接受的格式）。

這個持續的過程使我們能夠將服務範圍擴展到偏遠的語言社群。該舉措強調了在正式發布譯文之前，明確品質和格式標準的重要性。

適用於日常生活的教訓：

• 有效的翻譯需要幾個步驟（準備、翻譯、修改、 質量控制 和出版）。
• 格式和佈局與文字一樣重要，以確保可讀性。
• 專業術語需求 詞彙表 和主題體驗。
• 風格指南和審查流程增強了一致性和實用性。

如何在 Word 中翻譯：選擇與整個文件（逐步）

總結一下實用方法，如果您只需要翻譯特定部分，請用遊標選取文本，然後前往「審閱」>「翻譯」>「翻譯所選內容」。 Word 會在右側面板中顯示翻譯結果；按一下「插入」將其插入文件中。

若要一次翻譯所有內容，請依序點選「審閱」>「翻譯」>「翻譯文件」。定義來源語言（或使用自動偵測）和目標語言；Word 將在新視窗中開啟翻譯後的副本，您可以將其另存為單獨的檔案。

有時，根據版本和設定的不同，Word 可能會在瀏覽器中開啟翻譯文件，以便並排顯示原文和翻譯。無論如何，原文都會被保留下來，並建立一個副本，這對於比較和審查非常有用。

如需快速解答，右鍵單擊單字或短語並選擇「翻譯」即可解決單一術語的問題，讓您專注於文件而無需切換視窗。

完成後，您可以按「X」關閉翻譯面板，繼續正常工作，如果覺得方便，也可以保留語言設定以供將來使用。

歸根結底，Word 最方便的功能在於它將寫作、格式設定和翻譯整合在一個地方。這種整合節省了時間，並減少了在不同外部工具之間切換的次數。

以上種種都表明，你無需離開 Word 就能像翻譯高手一樣進行翻譯：只要擁有合適的面板，正確配置語言，並在必要時進行一些後期編輯，你就能在短時間內取得非常可靠的成果。

那些追求高品質或需要處理大量翻譯的用戶總會有其他選擇（DeepL、Google Translate、PSI、TMS），但 Word 的內建翻譯器可以輕鬆快速地滿足大多數常見需求。